Treasury Statuut 2009

Nr.2008-133

de Raad van de gemeente Heerhugowaard;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 november 2008;

Gelet op:

• a.

  de wet FIDO en daaraan verbonden besluiten en regelgeving;

• b.

  het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• c.

  de Financiële Verordening gemeente Heerhugowaard;

b e s l u i t :

• 1.

  het treasurystatuut 2009 vast te stellen conform het bij dit voorstel gevoegde concept;

• 2.

  kennis te nemen van het aan dat statuut verbonden beheersdeel;

• 3.

  de raad zo snel mogelijk te informeren over collegebesluiten tot wijziging van dat beheersdeel.

Heerhugowaard, 16 december 2008.

De Raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

Treasurystatuut Gemeente Heerhugowaard

Beleidskader nadere uitwerking van artikel 14 Financieringsfunctie van de “Financiële Verordening gemeente Heerhugowaard”

vastgesteld door de Gemeenteraad op 28 oktober 2003

Memorie van toelichting

Algemeen

Per 1 januari 2001 is de Wet Financiering decentrale overheden (Wet FIDO) ingevoerd. In deze wet zijn de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. Deze functie wordt als volgt gedefinieerd:

het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

Als gevolg van deze wet FIDO is door de Gemeenteraad het Treasurystatuut 2003 vastgesteld; dat statuut is per 1 januari 2004 in werking getreden.

Het voornemen van het Kabinet is om een aantal wijzigingen van de Wet FIDO in te voeren per een nog bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip. Het voorstel daarover is op 2 oktober 2008 zonder beraadslaging en zonder stemming aangenomen door de Tweede Kamer. De Eerste Kamer heeft het voorstel op 28 oktober 2008 als hamerstuk afgedaan.

De wijzigingsvoorstellen gaan zowel over min of meer technische wijzigingen van voorwaarden voor lenen en uitzetten als over drie bestuurlijk gevoeligere onderwerpen:

• -

  een verbod op hypotheekverstrekking aan het eigen personeel en aan politieke ambtsdragers; dit verbod geldt voor nieuwe hypotheken en ook voor garanties door openbare lichamen van dergelijke leningen.

• -

  het ongewijzigd laten van het verlenen van sociaal krediet.

• -

  het verder beheersen van het EMU-saldo: de minister van Financiën kan beheersingsmaatregelen nemen > hij kan bij wijze van ultimum remedium het aandeel van de decentrale overheden of overheidslagen in een eventuele Europese EMU-boete vaststellen na voorafgaande bestuurlijk overleg; een dergelijke boete zal geen “dubbele” effecten mogen hebben op de accressen van het provincie- en gemeentefonds.

Het is ook van belang om ons statuut op de praktische werking te beschouwen. Realiteit is dat het statuut van 2003 bestaat uit een beleidsdeel en uit een beheersdeel. Vanuit de kaderstellende functie van de Gemeenteraad hoort het beheersdeel dan in feite geen onderdeel meer te zijn van een door de raad vast te stellen (actualisering van een) statuut.

In artikel 212 van de Gemeentewet (de basis voor de Financiële Verordening) is aan de Raad de bevoegdheid toegekend om kaders te stellen voor het beheer van de financiële functie. In de memorie van toelichting op artikel 160 van die wet staat dat het beheer van de administratieve organisatie (A.O.) van de gemeente een bevoegdheid is van het College van Burgemeester en Wethouders. Het is de bedoeling om artikel 212 lid c van die wet nu zo te wijzigen dat de regels over de A.O. van de financieringsfunctie niet langer in de Financiële Verordening i.c. het treasurystatuut moeten worden opgenomen.

In het beheersdeel komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie aan de orde. Het accent ligt op de eenduidigheid over de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die nodig is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.

De actualisering van dat beheersdeel is daarom niet meer opgenomen in het nu voorgelegde statuut (dat deel ligt overigens wel voor uw raad ter inzage).

Dat heeft als bijkomend voordeel dat zo nodig via een snelle aanpak dat deel kan worden geactualiseerd. Wanneer er sprake is (geweest) van zo’n actualisering, dan wordt uw raad daarover geïnformeerd (om praktische redenen wellicht via uw raadscommissie).

Als gevolg van wetgeving (de Wet FIDO en het BBV) zijn er twee instrumenten op het gebied van treasury:

• -

  het treasurystatuut; daarin is de ‘beleidsmatige infrastructuur’ van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten; het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk;

• -

  de jaarlijkse – verplichte – treasuryparagraaf (paragraaf D: Financiering)in de begroting en in de jaarstukken; hierin komen de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury aan de orde.

In dit statuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd. Die worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury:

• -

  risicobeheer,

• -

  gemeentefinanciering

• -

  kasbeheer.

In deze Memorie van Toelichting worden, waar nodig, de in het treasurystatuut opgenomen artikelen toegelicht.

Toelichting per (deel van een) artikel

Artikel 2 lid 1

In de eerste plaats dient de treasury ervoor te zorgen dat de gemeente ‘duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen acceptabele condities’. Gewaarborgd moet zijn dat de gemeente duurzaam in staat is de voor haar activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. haar overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten (bijv. bij banken). De condities die daarbij worden bedongen, moeten op het desbetreffende moment acceptabel (tenminste marktconform) zijn.

Artikel 2 lid 2

De gemeente loopt op de volgende terreinen financiële risico’s: rente, koers, krediet, interne liquiditeit en valuta. Het is de taak van de treasury om dergelijke risico’s tegen acceptabele condities te beperken. De artikelen 4 tot en met 8 gaan over de manier waarop dit gebeurt.

Artikel 2 lid 3

De derde doelstelling van de treasuryfunctie is het zo efficiënt mogelijk uitvoeren (minimaliseren van de kosten) van het beheer van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer.

Artikel 2 lid 4

De bedoeling is om de renteresultaten te optimaliseren. Dit betekent dat er geen middelen onbenut blijven, maar dat gestreefd wordt naar zo hoog mogelijke rentebaten c.q. zo laag mogelijk rentelasten, zonder dat daarbij overmatige risico’s worden gelopen.

De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s; de functie is immers niet winstgericht (‘profit center’).

Artikel 3

De Wet FIDO geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten voor treasury. Dit betreft enerzijds de ‘publieke taak’ waarvoor leningen en garanties dienen en anderzijds het prudente karakter van (overige) uitzettingen. Er is dus een specifiek onderscheid tussen het verstrekken van leningen ‘uit hoofde van de publieke taak’ en het uitzetten van middelen ‘uit hoofde van treasury’.

De wet stelt geen eisen aan het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak. Hiermee wordt recht gedaan aan de eigen verantwoordelijkheid van openbare lichamen over de afbakening van die publieke taak en de wettelijke taakomschrijving.

Artikel 3 lid 1

Beleid is om geen geldleningen te verstrekken aan derden. Dit beleid is ook vastgelegd in dit statuut.

Artikel 3 lid 2

Ons beleid is om onder bepaalde voorwaarden garanties te verstrekken. In 2002 is dit beleid aangescherpt. In samenwerking met de diverse waarborgfondsen worden rente- en aflossingsverplichtingen van geldleningen gegarandeerd. Afhankelijk van de instelling voor wie de gemeente bereid is garant te staan, wordt aan het desbetreffende waarborgfonds advies gevraagd. Deze fondsen toetsen de aanvraag op onder meer:

• -

  sporttechnische aspecten;

• -

  het investerings- en financieringsplan;

• -

  de financiële gegevens;

• -

  de meerjarenbegroting.

Op basis van het advies van het waarborgfonds wordt een besluit genomen; daarbij worden o.a. de financieringsvoorwaarden en de mogelijke implicaties voor de totale financiële positie van de gemeente betrokken.

Artikel 3 lid 4 tot en met 6

Via diverse separate besluiten in 1992, 2000 en 2002 zijn door de Gemeenteraad de kaders voor het verstrekken van garanties vastgesteld. Deze kaders staan in dit statuut.

Artikel 3 lid 7

Conform de Wet FIDO moeten uitzettingen ‘uit hoofde van treasury’ (zie toelichting artikel 3 lid 1) een prudent karakter hebben.

In de wet en in de bijbehorende ministeriële regelingen wordt het begrip ‘prudent’ nader uitgewerkt. Het aangaan van financiële transacties met als oogmerk om die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, is nadrukkelijk niet toegestaan (artikel 2 lid 2 van de wet en de memorie van toelichting op die wet). Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomsten – zijn als gevolg van deze bepaling verboden. De richtlijnen en limieten van dit statuut vallen binnen de kaders van de Wet FIDO.

De limieten en richtlijnen van dit statuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen; deze hebben derhalve géén betrekking op (eventueel) verstrekte leningen of garanties uit hoofde van de ‘publieke taak’ van de gemeente .

Artikel 3 lid 8

Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden o.a. gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. De wet stelt dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico’s.

Artikel 4 lid 1

Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van (externe-) rentewijzigingen op de financiële resultaten van de gemeente.

Een belangrijk uitgangspunt van de wet is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Om een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in de wet de zogenaamde kasgeldlimiet opgenomen. Het renterisico kan met name voor korte financiering aanzienlijk zijn, omdat rentefluctuaties bij zo’n financiering

direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten.

De kasgeldlimiet is een percentage van het totaal van de primaire begroting.

Artikel 4 lid 2

Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s bij herfinanciering. De norm is vanaf de wijziging per 1 januari 2009 een vastgesteld percentage (20%) van het begrotingstotaal.

Deze norm is tot en met 2008 gebaseerd op realisatiegegevens; dat is minder effectief als sturingsinstrument voor het beoogde financieringsgedrag. In de wetswijziging wordt voorgesteld om het renterisico te bepalen voor de komende vier jaar en om de norm te relateren aan het desbetreffende begrotingsjaar. Tot en met 2008 was de norm gekoppeld aan “de vaste schuld”. Door de relatie met de begroting kan, wanneer die schuld lager is dan het begrotingstotaal, de spreidingsduur van de financiering korter worden. Als die schuld groter is, dan neemt de spreidingsduur naar verwachting toe. De wetgever verwacht dat dit geen probleem is omdat gemeenten met relatief grote vaste schulden al voor een langere spreiding zullen hebben gekozen.

Artikel 4 lid 3

Afstemming op de financiële positie en de prognose is bedoeld om middelen te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat die echt nodig respectievelijk beschikbaar zijn.

Artikel 4 lid 5

Een rentevisie is een verwachting over de renteontwikkeling; op basis daarvan wordt een financiering- en beleggingsbeleid gevoerd. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van gezaghebbende financiële instellingen, waaronder de huisbankier.

Afstemming van het beleid op de rentevisie betekent bijvoorbeeld dat de financiering van complexe investeringsprojecten worden gebaseerd op actuele prognoses.

De rentevisie van de gemeente is die van onze huisbankier (Bank Nederlandse Gemeenten).

Artikel 4 lid 6

Door spreiding aan te brengen in de periode dat de rente van een uitzetting vast is, wordt de invloed van een rentedaling op de renteresultaten gespreid over meerdere jaren. Deze spreiding is slechts mogelijk als uit de liquiditeitsprognose blijkt dat middelen gedurende een langere periode beschikbaar zijn.

Artikel 5 lid 1

De provinciaal toezichthouder heeft bij brief van 13 maart 2002 voorgeschreven dat er alleen bij volledige garantie van terugbetaling van de hoofdsom uitzettingen mogen worden gedaan.

Artikel 5 lid 2

Bij het uitzetten van gelden via rekening courant, daggeld of deposito’s worden geen koersrisico’s gelopen. Het kan bij dergelijke producten echter voorkomen dat de opnamemogelijkheden beperkt zijn (in het bijzonder bij deposito’s). Certificates of deposit, commercial papers, obligaties en medium term notes zijn vastrentende waarden die (tussentijds) verhandelbaar zijn. Bij tussentijdse verkoop kunnen koersrisico’s worden gelopen. Als deze waarden tot het einde van hun looptijd worden aangehouden, dan wordt minimaal de nominale waarde en de vooraf overeengekomen (minimale) rente uitgekeerd.

Garantieproducten zijn beleggingsproducten waarbij de uitgevende (financiële) instelling garandeert dat op de afloopdatum (een bepaald percentage van) de hoofdsom wordt uitgekeerd. Garantieproducten keren vaak minder of geen rente uit en bieden in plaats daarvan bijvoorbeeld een rendement dat gebaseerd is op een aandelenindex (zoals de AEX-index). Garantieproducten waarbij minder dan 100% van de hoofdsom wordt gegarandeerd zijn expliciet wettelijk niet toegestaan. Bij deze producten wordt vaak alleen de hoofdsom gegarandeerd. Omdat de reële waarde (de koopkracht) van de hoofdsom door inflatie kan verminderen, verdient het aanbeveling om bij een langere looptijd naast een hoofdsomgarantie een minimaal rendement (bijv. ter hoogte van het inflatieniveau) te eisen.

Voor uitzettingen uit hoofde van de publieke taak van de gemeente staan in dit statuut geen richtlijnen voor producten. Het is van belang dat de Gemeenteraad bepaalt dat de desbetreffende uitzetting tot de ‘publieke taak’ hoort. In dit kader is het bijvoorbeeld mogelijk dat uitzettingen in de vorm van aandelen tot de publieke taak behoren.

Artikel 5 lid 3

Koersrisico’s kunnen nooit volledig worden uitgesloten. Als de organisatie in een vastrentend product heeft belegd maar - wegens wijziging in de liquiditeitsprognose - voor de afloopdatum die uitzetting moet verkopen, dan wordt niet 100% van de hoofdsom uitbetaald, maar de actuele waarde van de uitzetting. Die waarde is afhankelijk van de rente en van de resterende looptijd. Om deze risico’s zoveel mogelijk te beperken stemt de gemeente de looptijd van de uitzetting af op de liquiditeitsprognose.

Artikel 6

Ter beperking van kredietrisico’s staan in dit artikel richtlijnen voor de minimale kredietwaardigheid van de partijen waarbij de gemeente middelen kan uitzetten of beleggen. Daarnaast worden voorwaarden gesteld aan de relatie tussen het minimale balanstotaal van de desbetreffende instelling en het daarbij behorende maximale bedrag voor uitzetting.

Een (credit-)rating is een beoordeling van de kredietwaardigheid van een instelling. Die wordt voor zowel de korte als de lange termijn toegekend door gerenommeerde rating ‘agencies’ als Standard & Poor’s, Moody’s en Fitch IBCA.

De hoogste kredietwaardigheid wordt bij Standard & Poor’s en Fitch IBCA vermeld met AAA, gevolgd door AA en A. Moody’s kwalificeert van hoog naar laag Aaa, Aa en A. Daarnaast kent men kwalificaties met letters B, C en D. Een A-rating staat voor “zeer kredietwaardig”. AA staat ook voor zeer kredietwaardig maar de veiligheidsmarge is niet zo hoog als bij de AAA-categorie. De indeling AAA komt overeen met “extreem kredietwaardig”.

Een solvabiliteitsratio van 0% (ofwel een ‘solvabiliteitsvrije status’) is een status die door een bancaire toezichthouder in een EER-lidstaat (bijv. De Nederlandsche Bank) wordt toegekend aan het schuldpapier van een instelling. Dat betekent dat een bank voor het desbetreffende papier geen reserves (0%) hoeft aan te houden. Die status wordt onder meer toegekend aan papier dat is uitgegeven of gegarandeerd door (centrale) overheden. De gemeente kan dus bij andere overheden geld uitzetten of beleggen in papier waaraan een overheidsgarantie is verbonden (zoals door het Waarborgfonds Sociale Woningbouw gewaarborgde leningen van woningbouwcorporaties).

Aangezien niet alle financiële instellingen over een rating beschikken, terwijl ze wel voldoende kredietwaardig kunnen zijn (minimaal vergelijkbaar met een A-rating), biedt de Wet FIDO de mogelijkheid om ook bij die financiële instellingengeld uit te zetten. Dat is toegestaan mits dit op een transparante wijze gebeurt. Voorop staat dat deze transparantie aan de gemeentelijke controleorganen inzicht biedt en daarmee een belangrijk mechanisme vormt om ervoor te zorgen dat kritisch wordt omgegaan met dergelijke financiële instellingen (aldus de toelichting op de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden).

Kredietrisico’s kunnen worden verminderd wanneer bij uitzettingen rekening wordt gehouden met de kredietwaardigheid van de desbetreffende financiële instellingen.

Het gaat hier specifiek om de geldnemer; dat hoeft niet dezelfde te zijn als de instelling waar het desbetreffende product in portefeuille wordt gehouden: bij het kopen van een staatsobligatie via een bank is de Nederlandse Staat de geldnemer en niet de desbetreffende bank.

Artikel 7

Interne liquiditeitsrisico’s doen zich o.a. voor wanneer middelen voor een bepaalde periode zijn uitgezet en gedurende de looptijd daarvan blijkt dat (een deel van) die middelen (onverwacht) nodig (is) zijn. Dit kan tot gevolg hebben dat tijdelijk een lening moet worden afgesloten (de uitzettingen kunnen vast staan in een deposito) of dat tussentijds een uitzetting moet worden verkocht (een obligatie). Dit kan in beide gevallen negatieve gevolgen hebben voor de financiële resultaten.

Ter beperking van dit risico baseert de gemeente haar financiële transacties op een liquiditeitsprognose. Daarin zijn de organisatiebrede toekomstige inkomsten en uitgaven opgenomen. Om aansluiting te hebben met de meerjarige investeringsplanning gaat die prognose minimaal over een periode van vier jaar (conform artikel 22 van het BBV: het begrotingsjaar en drie daarop volgende jaren).

In de praktijk is het opstellen van een betrouwbare en nauwkeurige liquiditeitsprognose niet eenvoudig. Dit heeft te maken met de inherente onzekerheden die zijn verbonden aan de gemeentelijke activiteiten en met mogelijke financiële gevolgen. Het is daarom van groot belang dat de afdeling die zich bezighoudt met treasury, vanuit alle disciplines in de organisatie juist, tijdig en volledig wordt geïnformeerd over de lopende en toekomstige financiële gevolgen.

Artikel 9 lid 1

Dit artikel is gebaseerd op artikel 2 van de wet FIDO: het aantrekken van middelen met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is nadrukkelijk niet toegestaan.

Artikel 9 lid 2

Onderhandse geldleningenzijn leningen waarvan de voorwaarden in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld.

Een Medium Term Note (MTN) is een verhandelbare schuldbekentenis aan toonder met een minimumlooptijd van twee jaar. Het is een beleggingsvorm voor grote(re) bedragen door instellingen en bedrijven die regelmatig actief zijn op de geldmarkt.

Artikel 9 lid 3

Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van financieringen te waarborgen, voor bijv. te betalen rentepercentages, provisies, (boete-)clausules bij vervroegde aflossing. Via het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat er een objectief beeld is van de gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten op het moment van afsluiten van overeenkomsten van geldlening.

Artikel 10 lid 2

Deze richtlijn is vrijwel gelijk aan die van artikel 9 lid 3 met dien verstande dat het nu gaat om het uitzetten van financieringsmiddelen. Het artikel is bedoeld om de marktconformiteit van uitzettingen te waarborgen, voor bijv. het effectieve rendement, de hoogte van transactiekosten etc.

Artikel 11 lid 1

Om structuur aan te brengen in de momenten waarop de beoordeling van bankrelaties plaats heeft, is opgenomen dat deze beoordeling minimaal eens in de vijf jaar plaats moet hebben.

Artikel 11 lid 4

Tussenpersonen zijn intermediair bij het afsluiten van financiële transacties en vallen niet onder het begrip ‘tegenpartijen’. De vereisten van lid 2 gelden daarom niet voor tussenpersonen. Om dit te ondervangen is de eis dat tussenpersonen onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben.

Artikel 11 lid 5

Bij gelijkwaardige aanbiedingen gaat de voorkeur uit naar bankrelaties, dan welproducten van bankrelaties, die zich richten op een duurzame samenleving.

Artikel 12 lid 1

Het beheer van geldstromen gaat met name om het zorgen voor een efficiënt betalingsverkeer. Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op de verwachte ontvangsten. Zo wordt voorkomen dat tijdelijk middelen moeten worden aangetrokken (c. q. dat het uitzetten van middelen niet wordt verlengd) om te voorzien in de liquiditeitsbehoefte.

Artikel 12 lid 2

Het uitvoeren van het betalingsverkeer door één bank heeft efficiencyvoordelen: de kosten van het overboeken van middelen tussen verschillende banken worden vermeden en de omgang van treasury kan beperkt blijven tot de ontwikkeling van het saldo op één bankrekening i.c. die van de huisbankier.

Artikel 13 lid 1

Het beheer van saldi en liquiditeiten gaat over de dagelijkse saldi op de rekeningen(-courant). In de praktijk worden diverse rekeningen bij één bank aangehouden. Om de noodzaak tot interne overboekingen te beperken, worden die rekeningen opgenomen in een zogenaamd rentecompensatiecircuit. Datis een systeem waarbij de (valutaire) debet- en creditsaldi van alle rekeningen van een klant worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo waarover de rente wordt berekend.

Artikel 13 lid 3

Naast de algemeen bekende rekening courant zijn er de volgende korte termijn financieringsinstrumenten:

• -

  daggeld (ook wel callgeld genoemd) staat voor opgenomen of uitgezette middelen voor onbepaalde tijd die dagelijks gewijzigd kunnen worden.

• -

  kasgeldleningen zijn niet verhandelbare leningen voor een vast bedrag en voor een vaste periode (van maximaal twee jaar) tegen een vooraf overeengekomen rentepercentage.

Beheersdeel

Administratieve organisatie en interne controle

Algemeen:

Bijlage 1 bij dit beheersdeel gaat over de procedure voor het aantrekken en uitzetten van geld. Die bijlage is een onlosmakelijk document van dit beheersdeel.

A. Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 1

Van de treasuryfunctie zijn de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle van toepassing:

• 1.

  De verantwoordelijkheden van de treasuryactiviteiten zijn op éénduidige wijze schriftelijk vastgelegd.

• 2.

  De bevoegdheden liggen via delegatie en mandaat eveneens schriftelijk vast.

• 3.

  Bij de activiteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • a.

    iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

  • b.

    de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

  • c.

    de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

• 4.

  Gewaarborgd wordt dat:

  • -

    de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

  • -

    de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

  • -

    de risico’s kunnen worden beheerst;

  • -

    de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is.

• 5.

  Tegenpartijen moeten de bevestigingen van iedere transactie naar de gemeente sturen zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties.

• 6.

  Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

• 7.

  Na ontvangst van de bevestiging wordt die transactie direct gecontroleerd door de functionaris die is belast met de interne controle.

B. Verantwoordelijkheden

Artikel 2

De verantwoordelijkheden voor de gemeentelijke treasuryfunctie staan in de volgende tabellen.

BESTUURLIJK NIVEAU

Bevoegd orgaan, Soort functie, Verantwoordelijkheden:

GemeenteraadAutorisatie en controle Het vaststellen van de treasurydoelstellingen, het beleid, de beleidskaders en de limieten.

Het vaststellen van de paragraaf “Financiering” in de raadsbegroting en in de jaarstukken. Het toezicht houden op het beleid en op de uitvoering.

Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het beleid.

Het uitvoeren van de niet aan het College van Burgemeester en Wethouders overgedragen activiteiten.

Treasurycommissie Adviserend Het adviseren en rapporteren aan het College van B&W over het (eventueel bijstellen van) het beleid.

College van B&W Beheertechnisch, bedrijfseconomisch en verantwoording. Het uitvoeren van het beleid (formele verantwoordelijkheid). Het bekrachtigen van de afgesloten transacties.

Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het beleid.

Het vaststellen van de bestuurlijke documenten over treasury.

Het kennis nemen van de verplichte rapportages aan derden.

Portefeuillehouder Financien Uitvoerend (bestuurlijk verantwoordelijk)Het uitvoeren van het beleid en voorzitter van de treasurycommissie

AMBTELIJK NIVEAU

Bevoegdheid, Taken, Verantwoordelijkheden:

Concerncontroller Voorwaardenscheppend n toetsend. Het adviseren over de kaders (ontwikkelingen in wet- en regelgeving) en implementatie in brede zin (administratieve organisatie, planning en control).

Het (laten) opstellen van administratieve richtlijnen voor het bestuurlijke budgetcyclische document. Het aangeven welke informatie voor een verantwoord beheer beschikbaar moet zijn en wie over die

informatie moet beschikken. Het bewaken van de kwaliteit van de processen. Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening over treasury en het hierover (laten) rapporteren aan het College van B&W. Het periodiek (laten) controleren of het gevoerde beleid voldoet aan de vastgestelde richtlijnen, limieten e.d.

Medewerker afd. FD. Control. Het uitvoeren van de interne controle achteraf op de transacties en het rapporteren hierover aan de concerncontroller. Het afleggen van verantwoording aan de concerncontroller over de uitvoering van zijn activiteiten.

Hoofd afdeling FD. Eindverantwoordelijkheid. Formeel eindverantwoordelijk voor de kwaliteit,

kwantiteit en informatie in de Raadsbegroting, het

sectorplan, de periodieke rapportages en in de

Jaarstukken.

Het rapporteren en afleggen van verantwoording aan

het College van B&W over de uitvoering van beleid en

beheer.

Hoofd afdeling FD. Adviserend en uitvoerend. Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde activiteiten conform het statuut en het vastgestelde

beleid. Het rapporteren en adviseren over de doelmatigheid,

de effectiviteit en het afleggen van verantwoording

over de uitvoering van het beheer en beleid aan de

concerncontroller. Beschikkend. Het besluiten tot het afsluiten van leningen ug/og; Het beleggen van geldmiddelen.

Medewerker(s) team. Budgetcyclus afd. FD. Uitvoerend/adviserend. Het uitvoeren van de activiteiten conform het statuut van de volgende deelfuncties:

• -

  het risicobeheer;

• -

  financiering, uitzetting en relatiebeheer;

• -

  kasbeheer.

Het opstellen en actueel houden van de liquiditeits prognose.

Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit de vermelde deelfuncties. Het controleren van de bevestiging van de transactie op volledigheid en overeenstemming met de voorwaarden.

Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer. Het beheer van de geldstromen.

Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen. Het schriftelijk vastleggen van de transacties en het informeren van / doorgeven aan het hoofd van de afdeling FD en aan de concerncontroller (via een afschrift). Het opstellen van beleidsvoorstellen.

Het adviseren van de budgethouders over de financiële gevolgen voor treasury van hun activiteiten en projecten. Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens voor de treasury administratie.

Het afleggen van verantwoording aan zijn afdelingshoofd over de uitvoering van de gemandateerde activiteiten. Het opstellen van de verplichte rapportages aan derden.

Kassier. Registrerend. Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen.

Het afhandelen en bewaken van het contante en girale betalingsverkeer.

Het rapporteren aan het afdelingshoofd over de uitvoering van de gemandateerde activiteiten.

Medewerker cluster Registratie afdeling FD. Administrerend. Het vastleggen van uitgevoerde besluiten in de administratie en het aanleveren van benodigde informatie aan het afdelingshoofd.

Afdelingshoofden en budgethouders. Uitvoerend. Het zorgen voor het tijdig aanleveren van prognoses en betrouwbare operationele

informatie over toekomstige geldstromen, positie en risico (liquiditeitsprognose) aan de medewerker(s) team budgetcyclus van de afdeling FD. Het verstrekken van informatie over - mogelijke –

gevolgen van budgetbeheer aan de medewerker(s) team budgetcyclus van afdeling FD. Hiervoor kan eventueel ondersteuning worden gevraagd aan een sectoradviseur van datzelfde team. Het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten van de budgethouders.

Sectoradviseurs. Adviserend. Het adviseren van de budgethouders over de te en toetsend verwachten gevolgen van het gevoerde

budgetbeheer en de financiële planning. Het zorgen voor een goede kwaliteit van de informatie over uitgaven, ontvangsten en verplichtingen die door

de budgethouder moet worden verstrekt aan de medewerker(s) Budgetcyclus.

DERDEN

BevoegdheidTaken Verantwoordelijkheden

Accountant; Controlerend t.b.v.: Het als onderdeel van zijn taak, functie

• -

  tussentijdse rapportage en positie controleren van het uitgevoerde

  aan College van B&W; treasurybeheer en, waar nodig, adviseren

• -

  Rapport van Bevindingen over dat beheer.

  aan de Gemeenteraad. Het controleren van de kwaliteit van de

  treausy werkzaamheden.

C Bevoegdheden

Artikel 3.

In onderstaande tabel staan de bevoegdheden over de treasuryactiviteiten met de daarbij benodigde fiattering.

Onderwerp Bevoegd Autorisatie door

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

1.Het uitzetten van middelen via allgeld en deposito tot en met 10 mln. Medewerker budgetcyclus. Hoofd Financiële Dienstverlening (hierna hoofd FD)

2.Het uitzetten van middelen via callgeld en deposito vanaf 10 mln.

Hoofd FD. College van B&W

3.Het aantrekken van middelen via call- of kasgeld. Medewerker budgetcyclus. Hoofd FD.

4.Betalingsopdrachten voorbereiden. Medewerker budgetcyclus. Hoofd F

5.Betalingsopdrachten versturen1. Medewerker administratie. Hoofd FDD.

Bankrelatiebeheer

• 6.

  Bankrekeningen openen, sluiten. Medewerker budgetcyclus. College van B&W

• 7.

  Bankcondities en tarieven. Hoofd FD. College van B&W

afspreken.

Risicobeheer

8.Het afsluiten van derivatentransacties. Medewerker budgetcyclus. Hoofd FD.

Financiering en uitzetting

9.Het vaststellen van kredietfaciliteiten. Hoofd FD. College van B&W.

10.Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen en Medium Term Notes (MTN's) zoals bedoeld in het statuut tot en met 10 mln. Medewerker budgetcyclus Hoofd FD.

11.Het aantrekken van middelen via onderhandse

leningen en Medium Term Notes (MTN’s) zoals bedoeld in

het statuut vanaf € 10 mln. Hoofd FD. College van B&W.

12.Het uitzetten van middelen via (staats) obligaties, MTN’s,

CP’s, CD’s en onderhandse geldleningen zoals bedoeld

in het statuut. Medewerker Budgetcyclus. Hoofd FD.

• 13.

  Het garanderen van middelen. Afdelingshoofd vakafdeling. Sectordirecteur.

• 14.

  Het garanderen van middelen. College van B&W. Nvt

vanaf € 250.000.

D. Informatievoorziening

Artikel 4.

Over de treasury activiteiten dient tenminste de hieronder vermelde informatie te worden verstrekt door / aan de desbetreffende functionarissen:

Informatie, Frequentie, Verstrekker, Ontvanger:

Gegevens over toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitsprognose. Minimaal per kwartaal. Tussentijds (incidenteel) als het niet geplande mutaties van minimaal € 250.000 betreft. Budgethouder. Medewerker budgetcyclus.

Liquiditeitsprognose (rapportages). Maandelijks. Budgethouder. Hoofd FD.

Liquiditeitsprognose (rapportages). Kwartaal. Hoofd FD. Sectordirecteur OO,

Concernstaf en College van B&W.

Treasury paragraaf (D) van de begroting en de jaarstukken. Jaarlijks. Is intern traject binnen afdeling FD.

Verantwoording over uitvoering treasury paragraaf. Jaarlijks. Hoofd FD. Gemeenteraad als onderdeel van de jaarstukken.

Informatie aan derden (Provincie en CBS) zoals genoemd in artikel 8 of vervangende artikelen van de Wet FIDO. Wettelijke termijnen. Medewerker Budgetcyclus. Derden.

Garantiebesluiten. Binnen 7 dagen na het besluit. Hoofd van de vakafdeling. Medewerker team registratie afd. FD.

Besluiten tot uitzetting van geldmiddelen en tot het garanderen van geldleningen. Binnen 14 dagen na besluit. College van B&W. Ter informatie aan de provincie.

E. Inwerkingtreding

Artikel 5.

Dit statuut treedt in werking per 1 januari 2009.