Handvest actieve informatieplicht|

Handvest actieve informatieplicht

Nr.RB.2004-022

de Raad van de gemeente Heerhugowaard;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 december 2003

gelet op artikel 169, tweede en derde lid, en artikel 180, tweede en derde lid, Gemeentewet;

gelet op het advies van het Raadsconvent van 13 januari 2004;

besluit

• -

  in te stemmen met bijgaand Handvest "actieve informatieplicht" en de daarbij behorende toelichting;

• -

  het Handvest in te voeren per 1 maart 2004;

• -

  het Handvest na een periode van 6 maanden na invoering te evalueren op praktische bruikbaarheid en zonodig naar de inzichten van dat moment te optimaliseren.

Heerhugowaard, 24 februari 2004

De Raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

Handvest “actieve informatieplicht”

De burgemeester, het college en de raad van de gemeente Heerhugowaard;

Gelet op artikel 169, tweede en derde lid, en artikel 180, tweede en derde lid, Gemeentewet;

Hebben de volgende uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester vastgesteld:

Algemeen

• 1.

  Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

• 2.

  Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage iggen.

• 3.

  Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van de informatie.

• 4.

  De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:

  • a.

    over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Hiervoor wordt rubriek d van het agendapunt “ingekomen stukken” van de Raadsagenda benut. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;

  • b.

    daarnaast wordt de raad in ieder geval geïnformeerd: - wanneer de uitvoering van het Raadsprogramma 2002-2006 in het geding is;

    • -

      voorzienbaar niet binnen een door de raad vastgesteld kader kan worden gebleven;

    • -

      bij financiële afwijkingen die onder de grens van 25.000 euro liggen of 20% van het budget en waarvan het college verwacht, dat deze financiële afwijkingen in het nog resterende begrotingsjaar of daarna boven de aangegeven rapportagegrens komen, zoals die geldt voor de BURAP’s.

• 5.

  De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd voorzover het de kaderstellende rol van de Raad raakt en/of de uitvoering van het Raadsprogramma 2002-2006.

• 6.

  Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang en/of de bepalingen van de Wet openbaarheid van Bestuur, dan zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.

Specifiek

• 7.

  Het college verstrekt de raadsleden de concept openbare collegeagenda per e-mail de vrijdag voorafgaande aan de collegevergadering van de dinsdag daarop.

• 8.

  Het college bepaalt aan het eind van de collegevergaderingen of er punten zijn waarover het wenselijk is de raad te informeren.

• 9.

  Persberichten van het college gaan gelijktijdig naar de pers en de fractievoorzitters per e-mail.

• 10.

  Het college zorgt dat de raad de openbare besluitenlijsten van de vergaderingen van het college maximaal 12 werkdagen na de vergadering d.m.v. plaatsing op Infonet ter beschikking heeft.

• 11.

  De wethouders en de burgemeester maken actief gebruik van de mogelijkheid die artikel 8, lid 2 van de verordening op de Raadscommissies van de Gemeente Heerhugowaard biedt om bij het agendapunt “mededelingen” de raadscommissies actief te informeren.

• 12.

  Een voorstel voor een raadsagendapunt wordt minimaal 25 werkdagen voor de raadsvergadering aan de raad gemeld door het college, behoudens ten aanzien van aangelegenheden die geen uitstel kunnen dulden. Hiervoor geldt een termijn van uiterlijk 72 uur voor de aanvang van de raadsvergadering.

Toelichting op het handvest:

• 1.

  Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

  Het college heeft deze verplichting op grond van artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet en de burgemeester op grond van artikel 180, tweede lid, van de Gemeentewet. Beide organen hebben de verplichting de raad actief te informeren.

• 2.

  Het college informeert de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen en geeft daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen.

  De uitgangspunten bij het informeren van de raad op grond van de actieve informatieplicht zijn dat de raad:

  • -

    op hoofdlijnen wordt geïnformeerd;

  • -

    op korte bondige wijze informatie wordt verstrekt;

  • -

    ter inzage legging wordt geregeld voor achterliggende informatie;

  • -

    algemene informatie via intranet krijgt;

  • -

    actief om gedetailleerde informatie vraagt.

    Deze uitgangspunten zijn om verschillende redenen genoemd. Het op hoofdlijnen informeren voorkomt, dat de raad wordt overspoeld met informatie en gaat meebesturen. Wanneer informatie echter politiek relevant is, zullen details eventueel ook moeten worden verstrekt.

    De ter inzage legging zal vaak via de Raadskamer worden geregeld, maar kan ook zo ingevuld worden dat de informatie bij een ambtenaar is te verkrijgen.

    Het verstrekken van algemene informatie via intranet zorgt voor vermindering van de hoeveelheid informatie. Een raadslid moet zelf de selectie maken wat hij naast de gegeven informatie nog nodig heeft.

    Het actief om gedetailleerde informatie vragen door raadsleden geeft aan dat het juist, volledig en tijdig informeren een verantwoordelijkheid is van het college. De raad heeft echter zelf ook een rol in het goed uitvoeren van zijn taken.

• 3.

  Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en in ieder geval niet later dan een week nadat het college een beslissing heeft genomen dan wel kennis heeft genomen van de informatie.

  Voor deze bepaling is het nodig dat raad en college samen definiëren wat onder tijdig wordt verstaan. Het college kan de raad informeren zodra een verkoop, incident, voorval of uitkomst uit onderzoek bekend is.

• 4.

  De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:

  • a.

    over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e,f,g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Hiervoor wordt rubriek d van het agendapunt “ingekomen stukken” van de Raadsagenda benut. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;

  • b.

    daarnaast wordt de raad in ieder geval geïnformeerd:

    • -

      wanneer de uitvoering van het Raadsprogramma 2002-2006 in het geding is;

    • -

      voorzienbaar niet binnen een door de raad vastgesteld kader kan worden gebleven;

    • -

      bij financiële afwijkingen die onder de grens van 25.000 euro liggen of 20% van het budget en waarvan het college verwacht, dat deze financiële afwijkingen in het nog resterende begrotingsjaar of daarna boven de aangegeven rapportagegrens komen, zoals die geldt voor de BURAP’s.

      De voorwaarde van informeren bij ingrijpende gevolgen voor de gemeente (169, vierde lid Gemeentewet) is gesteld, zodat bijvoorbeeld niet elk contract aan de raad gemeld hoeft te worden. Dit zou er toe bijdragen dat de raad wordt overspoeld met informatie. Op grond van artikel 169 Gemeentewet neemt het college geen besluit, indien er sprake is van ingrijpende gevolgen voor de gemeente, dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen terzake ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

      In het Raadsconvent van 8 april 2003 is afgesproken, dat in de BURAP’s (Bestuursrapportages) alleen melding wordt gemaakt van financiële afwijkingen groter dan 25.000 euro of 20% van het budget. Daarbij is tevens de afspraak gemaakt, dat actieve informatieverstrekking door het college plaatsvindt bij financiële afwijkingen die onder de grens van 25.000 euro liggen of 20% van het budget en waarvan het college verwacht, dat deze financiële afwijkingen in het nog resterende begrotingsjaar of daarna boven de aangegeven rapportagegrens komen, zoals die geldt voor de BURAP’s.

• 5.

  De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces geïnformeerd, voorzover het de kaderstellende rol van de Raad raakt en/of de uitvoering van het Raadsprogramma 2002-2006.

  Het gehele beleidsproces bestaat uit de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie. Dit zorgt er voor dat de raad in staat wordt gesteld zijn controlerende en kaderstellende rol uit te voeren. Veelal kan op basis van een Plan van Aanpak of een Startnotitie dat aan de beleidsontwikkeling en –vorming voorafgaat, bepaald worden op welke momenten de raadscommissies en/of de raad geïnformeerd, geconsulteerd, om advies moet worden gevraagd of gevraagd moet worden een beslissing te nemen.

• 6.

  Wanneer informatie niet verstrekt kan worden aan de raad op grond van strijd met het openbaar belang en/of de bepalingen van de Wet openbaarheid van Bestuur, dan zal het college de raad zo ver mogelijk op hoofdlijnen informeren.

  Artikel 169, derde lid, Gemeentewet regelt dat het college informatie op grond van strijd met het openbaar belang kan achterhouden. Ook de Wet Openbaarheid van Bestuur bevat hierover bepalingen.

• 7.

  Het college verstrekt de raadsleden de concept openbare collegeagenda per e-mail de vrijdag voorafgaand aan de collegevergadering van de dinsdag daarop.

  Nummer 7 spreekt voor zich.

• 8.

  Het college bepaalt aan het eind van de collegevergaderingen of er punten zijn waarover het wenselijk is de raad te informeren.

  Door het op te nemen als vast agendapunt aan het eind van elke collegevergadering wordt er elke week bewust stilgestaan bij het actief informeren van de Raad.

• 9.

  Persberichten van het college gaan gelijktijdig naar de pers en de fractievoorzitters per e-mail.

  Met deze werkwijze wordt voorkomen dat raadsleden “overvallen” worden door berichten in de pers, waarvan het college initiatiefnemer is.

• 10

  Het college zorgt dat de raad de openbare besluitenlijsten van de vergaderingen van het college maximaal 12 werkdagen na de vergadering door middel van plaatsing op infonet ter beschikking heeft.

  Hierdoor zijn raadsleden op de hoogte welke besluiten het college genomen heeft en welke agendapunten eventueel zijn aangehouden door het college.

  Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken op grond van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet. De termijn van verzending van een afschrift van maximaal 12 werkdagen na de collegevergadering zorgt er voor dat de raad tijdig op de hoogte is. Het college is verplicht de besluitenlijst openbaar te maken door publicatie aan alle inwoners van de gemeente. Deze bepaling regelt dat aan de raad een afschrift wordt verstuurd. Alleen een besluitenlijst beschikbaar stellen aan de raad is niet voldoende voor het actief informeren van de raad. Belangrijke zaken dient het college ook uit zichzelf en apart direct aan de raad te vermelden.

• 11.

  De wethouders en de burgemeester maken actief gebruik van de mogelijkheid die artikel 8, lid 2 van de verordening op de Raadscommissies van de Gemeente Heerhugowaard biedt om bij het agendapunt “mededelingen” de raadscommissies actief te informeren. Zij doen hiervoor tijdig een verzoek bij de betreffende commissievoorzitter door tussenkomst van de raadsgriffier.

  De verordening op de Raadscommissies biedt wethouders en de burgemeester de mogelijkheid voorzitters van raadscommissies te verzoeken om het agendapunt “mededelingen” te benutten om raadscommissies actief te informeren. Het voordeel hiervan is, t.o.v. schriftelijke informatie, dat gelijk interactie over de verstrekte informatie kan plaatsvinden met de commissieleden.

• 12.

  Een voorstel voor een raadsagendapunt wordt minimaal 25 werkdagen voor de raadsvergadering aan de raad gemeld door het college, behoudens ten aanzien van aangelegenheden die geen uitstel kunnen dulden. Hiervoor geldt een termijn van uiterlijk 72 uur voor de aanvang van de raadsvergadering.

  De raad stelt zelf zijn agenda vast, maar het college kan wel aan het raadsconvent die de agenda voorbereidt, aangeven dat zij adviseren een punt op de agenda te zetten. De termijn van 25 werkdagen is gehanteerd om ook behandeling in een raadscommissie mogelijk te maken voorafgaande aan behandeling in de raad. Er moet uiteraard wel ruimte zijn om bij aangelegenheden die geen uitstel kunnen dulden kort voor de raadsvergadering alsnog het punt op de raadsagenda te krijgen. Het Reglement van orde van de Raad (artikel 8,lid 2) biedt de voorzitter van de raad de mogelijkheid tot 48 uur voor de vergadering een aanvullende raadsagenda op te stellen. Om te zorgen dat hij zich aan deze termijn kan houden is voor het college in dit handvest een termijn van 72 uur aangehouden.