Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van Heerhugowaard gevoerde bestuur

Ondertekening

Toelichting op de artikelen.

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doel-treffendheid van het gevoerde bestuur. Er worden door de raad een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college gevraagd. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op onze organisatie-eenheden.

Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid.

Artikel 3 Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als de raad dat nodig acht, invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het plan worden per onderzoek uitgewerkt. Het plan wordt tegelijk met de begroting aangeboden aan de raad en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. Het plan bevat de volgende onderwerpen:

• a.

  Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven, dat duidelijk is aangegeven wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures, instrumenten en gemeentelijke taken. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

• b.

  De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

• c.

  Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête enz.).

• d.

  Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• e.

  Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door de ambtelijke organisatie (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien onze organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te wor-den ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en / of adviezen ter verbetering worden gegarandeerd. Dat betekent, dat het onderzoek mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk han-delen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet.

De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra die zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, te denken over en te streven naar verbetering. Daarom vermeldt deze verordening, dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet.

De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 197 Gemeentewet luidt:

• 1.

  Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag.

• 2.

  Het college voegt daarbij de accountantsverklaring, bedoeld in artikel 213, derde lid, het verslag van bevindingen, bedoeld in artikel 213, vierde lid, en de verslagen, bedoeld in artikel 213a, tweede lid.

• 3.

  De in het eerste en tweede lid bedoelde stukken liggen, zodra zij aan de raad zijn overgelegd, voor een ieder ter inzage en zijn algemeen verkrijgbaar. Van de ter inzage legging en de verkrijgbaarstelling wordt openbaar kennis gegeven. De raad beraadslaagt over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving.