Regeling vervallen per 13-04-2010

Gewijzigde verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractie-assistenten.

Geldend van 25-03-2010 t/m 12-04-2010 met terugwerkende kracht vanaf 11-03-2010

Intitulé

“VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND, FRACTIEONDERSTEUNING EN FRACTIE-ASSISTENTEN 2010. “

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1 verzoek om informatie of bijstand

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar van oordeel is dat het verzoek geen betrekking heeft op informatie als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, legt hij dit voor aan de Algemeen Directeur. De Algemeen Directeur beslist daarna op het verzoek.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de Algemeen Directeur verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.

Artikel 2 weigeren van bijstand

  • 1. De Griffier wijst een verzoek om bijstand af indien:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en de bedrijfsvoering dit niet toelaat.

  • 2. De Algemeen Directeur kan op dezelfde gronden een verzoek om ambtelijke bijstand weigeren.

  • 3. Indien een verzoek om bijstand wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid dat besluit voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk of de weigering terecht is.

Artikel 3 ongenoegzame bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over verleende bijstand, doet hij zijn beklag bij de griffier.

  • 2. Indien dit niet leidt tot een voor alle betrokkenen bevredigende oplossing, wordt dit voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 4 register ambtelijke bijstand

  • 1. De Algemeen Directeur houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

    • a.

      welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

    • b.

      over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

    • c.

      welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

    • d.

      hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

    • e.

      de reden waarom een verzoek is geweigerd.

  • 2. Het register is openbaar.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 5 fractievergoeding

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5, eerste lid van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een bedrag van € 800 per raadszetel, met een maximum van drie raadszetels.

  • 3. Het bedrag genoemd in het tweede lid wordt jaarlijks in januari geïndexeerd, overeenkomstig de consumentenprijsindex van de maand september van het voorafgaande jaar.

Artikel 6 besteding fractievergoeding

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    • e.

      opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 7 betaling fractievergoeding

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. Niet uitgegeven middelen worden daarbij terugbetaald aan de gemeente.

  • 4. Een fractie kan tegenover de griffier verklaren afstand te doen van het recht op een fractievergoeding.

paragraaf 3: fractieassistenten

Artikel 8 fractie-assistent

  • 1. Een fractie-assistent wordt door de fractievoorzitter schriftelijk voor benoeming door de raad aangemeld bij de voorzitter van de raad.

  • 2. Een fractie-assistent verleent advies en verricht werkzaamheden ten behoeve van de fractie in de gemeenteraad waaraan hij verbonden is.

Artikel 9 benoemingseisen

  • 1. Een fractie-assistent moet voldoen aan de vereisten die gelden voor het raadslidmaatschap.

  • 2. Hij dient voor te komen op de kandidatenlijst van de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen van die politieke groepering waarvoor hij het fractie-assistentschap gaat vervullen.

  • 3. Per fractie kunnen maximaal drie fractie-assistenten worden aangemeld bij de voorzitter.

  • 4. Bij de aanmelding worden bijgevoegd:

    • a.

      een schriftelijke verklaring van de fractie-assistent waarin deze verklaart de geheimhouding als bedoeld in artikel 25 juncto artikel 86 Gemeentewet in acht te nemen;

    • b.

      een uittreksel uit het bevolkingsregister;

    • c.

      indien van toepassing een lijst met de nevenfuncties van de aangemelde persoon of personen als bedoeld in paragraaf 5.

Artikel 10 benoemingsduur

  • 1. De raad benoemt op voorstel van de voorzitter een fractie-assistent voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.

  • 2. De raad weigert de benoeming tot fractie-assistent indien niet voldaan wordt aan het bepaalde in artikel 9.

  • 3. De raad kan op voorstel van de voorzitter een benoeming tot fractie-assistent intrekken en daarmee de faciliteiten in deze verordening beëindigen dan wel weigeren in het geval dat:

    • a.

      de fractie-assistent de werkzaamheden als fractie-assistent beëindigt;

    • b.

      de fractie het fractie-assistentschap opzegt;

    • c.

      niet meer voldaan wordt aan het bepaalde in artikel 9;

    • d.

      zich naar het oordeel van de raad andere dan de onder a t/m c genoemde zwaarwichtige omstandigheden voordoen.

Artikel 11 vergoeding

De fractie-assistent ontvangt geen vergoeding ten laste van de gemeentekas.

Artikel 12 kennisname raadsstukken

  • 1. De fractie-assistent heeft toegang tot de leeskamer van de raad en heeft inzage in de stukken die in deze kamer ter lezing liggen.

  • 2. De raadsvoorstellen worden gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden aan de fractie-assistent gezonden.

Artikel 13 plaatsvervanging in commissies

  • 1. Een lid van een commissie als bedoeld in de verordening op de raadscommissies kan een fractie-assistent aanwijzen als zijn plaatsvervanger in de betreffende commissie, met inachtneming van de bepalingen in deze verordening.

  • 2. Van deze aanwijzing wordt schriftelijk melding gemaakt aan de voorzitter van de betreffende commissie.

  • 3. Indien kenbaar is gemaakt, dat de vervanging een structureel karakter draagt, zal de toezending van agenda en vergaderstukken in het vervolg plaatsvinden aan de aangewezen fractie-assistent.

paragraaf 4 FACILITEITEN

Artikel 14 Computer en internetverbinding

  • 1.

    Op aanvraag stelt het college het raadslid of fractieassistent ten laste van de gemeente voor de uitoefening van het raadslidmaatschap resp. fractieassistentschap een computer, bijbehorende apparatuur en software in bruikleen ter beschikking.

  • 2.

    Indien geen computer, bijbehorende apparatuur en software ter beschikking is gesteld, verleent het college een raadslid of fractieassistent op aanvraag voor de uitoefening van het raadslidmaatschap resp. fractieassistentschap een tegemoetkoming voor aanschaf van een computer, bijbehorende apparatuur en software. De tegemoetkoming bedraagt maximaal

€ 900,00 inclusief BTW.

  • 3.

    Het raadslid of fractieassistent ondertekent voor de bruikleen en voor de vergoeding als bedoeld in lid 2 een overeenkomst met de gemeente.

  • 4.

    Het college stelt de modellen van de overeenkomsten vast.

Artikel 15 cursussen en congressen

  • 1. Een verzoek tot een bijdrage in de kosten van een cursus of een congres wordt door de fractievoorzitter schriftelijk bij de Griffier ingediend.

  • 2. De Griffier honoreert dit verzoek indien deelname voor de uitoefening van het ambt van belang is.

  • 3. De kosten worden op declaratiebasis vergoed tot 90%, mits de betreffende factuur is voorzien van een handtekening van de fractievoorzitter.

  • 4. De bijdrage bedraagt per fractielid maximaal € 600,-- incl. BTW met een maximum van € 2.500,-- incl. BTW per fractie per kalenderjaar.

Paragraaf 5 Integriteit van fractieassistenten

Artikel 16 belangenverstrengeling

  • 1. Een fractieassistent doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt.

  • 2. Onder financiële belangen wordt niet verstaan het aandelenbezit van beursgenoteerde ondernemingen.

  • 3. Een fractieassistent neemt geen zaken, geld of diensten aan die zijn onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.

  • 4. Op uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke wordt altijd besloten in een openbare commissie of raadsvergadering.

Artikel 17 nevenfuncties

  • 1. Een fractieassistent vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente.

  • 2. Een fractieassistent maakt bij de griffier melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is.

  • 3. De griffier houdt hiervan een register bij.

Artikel 18 informatie

  • 1. Een fractieassistent gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn fractieassistentschap beschikt.

  • 2. Een fractieassistent verstrekt geen informatie die hem uit hoofde van zijn functie ter kennis is gekomen, tenzij het openbare karakter daarvan klaarblijkelijk is.

  • 3. Een fractieassistent maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het fractieassistentschap verkregen informatie.

Paragraaf 6 Slotbepaling

Artikel 19 inwerkingtreden

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgend op de dag van publicatie en werkt terug tot 11 maart 2010.

  • 2.

    Aan alle raadsleden en fractieassistenten wordt bij het van kracht worden van deze verordening c.q. bij hun aantreden een exemplaar hiervan verstrekt.

  • 3.

    Met het van kracht worden van deze verordening vervalt de verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractie-assistenten vastgesteld op 14 maart 2006, laatstelijk gewijzigd op 5 juli 2006.

Ondertekening

Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad der gemeente Heerlen van 10 maart 2010.

Griffier, voorzitter,

Algemene toelichting

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet, dat ingrijpend is gewijzigd bij het van kracht worden van de Wet dualisering gemeentebestuur. Dat artikel legt namelijk expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Tevens geeft deze verordening uitvoering aan het rapport Korsten/Notten en het daarop gebaseerde besluit van de raad op 5 juli 2005, tot het treffen van allerlei verbeteringen en veranderingen zoals het onderbrengen in één verordening van onderwerpen als ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en faciliteiten.

Bij het vaststellen van de integriteitscodes voor de burgemeester, raadsleden en bestuurders is besloten om de integriteitscode voor de fractieassistenten niet apart te formuleren, maar onderdeel te laten uitmaken van de regeling voor fractieassistenten zelf.

Vanuit de VNG is slechts een modelverordening beschikbaar voor ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Deze is slechts gedeeltelijk overgenomen, omdat de bepalingen voor ambtelijke bijstand onvoldoende duaal zijn, en de bepalingen voor fractieondersteuning onnodig complex zijn. De afwijkingen worden in de artikelsgewijze toelichting verklaard.

Voor de fractieassistenten is geen modelverordening beschikbaar. Daarvoor is aansluiting gezocht bij de bestaande regeling die gestroomlijnd is. Voor de integriteitscode voor fractieassistenten is aansluiting gezocht bij de integriteitscode voor raadsleden. De gegevens inzake financiële belangen en nevenfuncties zijn niet openbaar ingevolge het bepaalde in artikel 10 Wet Openbaarheid van Bestuur, gelet op het privacy-aspect. Dit in tegenstelling tot raadsleden waarbij sprake is van een actieve openbaarmaking. Ook blijft het mogelijk dat fractieassistenten in de uitoefening van een bedrijf aan de gemeente leveren.

Kenmerkend aan deze verordening is de centrale rol van de griffier als instituut dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden. Hij is het eerste aanspreekpunt en de schakel naar zowel het college als de ambtelijke organisatie. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de Algemeen Directeur de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de Algemeen Directeur weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikel 2

Dit artikel is niet VNG conform. Het bevat evenwel dezelfde bepalingen als de artikelen 2 en 3 uit de modelverordening. Bovendien is het artikel dwingender geformuleerd met een duidelijke rol voor de griffier.

Beoordeling of één van de in lid 1 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de griffier die het verzoek van het raadslid ontvangt. De Algemeen Directeur die de inzet van de ambtelijke organisatie eveneens moet beoordelen, kan een verzoek van de griffier op dezelfde gronden afwijzen. De burgemeester beschikt in geval van onenigheid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 3

Dit artikel is niet VNG conform. Klachten van raadsleden richten zich (i.t.t. de modelverordening) alleen tot de griffier. Die is verantwoordelijk voor de verdere afhandeling. Wordt geen bevredigende oplossing gevonden dan beslist de burgemeester.

Artikel 4

Dit artikel is niet VNG conform. Het vervangt de artikelen 5 t/m 7 uit de modelverordening. In tegenstelling tot de modelverordening wordt de ambtelijke bijstand niet vooraf gequantificeerd, maar wordt per geval beoordeeld wat nodig en haalbaar is. In de praktijk blijkt dat goed te werken. Wel wordt bijgehouden aan wie de meer uitgebreide bijstand is verleend als bedoeld in artikel 1, lid 1 sub c.

Artikel 5

De fractievergoeding was eerder geregeld in de “Verordening op de fractieassistenten” en ook bedoeld als “… tegemoetkoming in de kosten, verband houdend met de ondersteuning door fractie-assistenten.” Die koppeling is nu niet langer aanwezig. Gevolgd wordt de modelverordening, en toegespitst op de hier geldende systematiek en hoogte van bedragen.

Artikel 6

Dit artikel is conform het model.

Artikel 7

Het VNG model kent de methodiek van een vast bedrag per fractie en daar boven op een bedrag per fractielid. Omdat daarin verder rekening wordt gehouden met hoge bedragen, is een uitgebreide en complexe regeling opgenomen met betrekking tot tussentijdse verandering van fractie-grootte, afsplitsingen, het vormen van reserves voor volgende jaren, en jaarlijkse verantwoording middels een verslag met accountantscontrole.

De Heerlense vergoedingen en systematiek zijn van dien aard dat volstaan kan worden met die elementen uit het model die daarvoor volstaan. Tevens is opgenomen dat ongebruikt geld wordt terugbetaald bij het afleggen van verantwoording over de uitgaven, of dat van het recht op een fractievergoeding kan worden afgezien.

Artikelen 8 tm 13

Deze zijn inhoudelijk gelijk aan de verordening op de fractieassistenten uit 1994, maar dan uiteraard vertaald naar het huidige duale stelsel. In de oude verordening verliep de benoeming nog via initiatief en voorstel van het college. De daarin geregelde fractievergoeding is nu opgenomen in artikel 5.

Artikel 14

(gereserveerd)

Artikel 15

Een raadslid of fractieassistent die een cursus volgt die voor de uitoefenen van de werkzaamheden als raadslid of fractieassistent noodzakelijk is, krijgt de kosten vergoed tot maximaal 90%.

De fractievoorzitter dient een gemotiveerd verzoek voor een vergoeding in bij de griffier.

Artikel 16 en 17

In tegenstelling tot raadsleden worden belangen en nevenfuncties van fractieassistenten niet actief openbaar gemaakt. Wordt door derden om informatie verzocht, dan wordt dat verzoek getoetst aan de weigeringsgronden als genoemd in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur. Privacygevoelige zaken zijn derhalve niet openbaar.

Nevenfuncties mogen uiteraard niet strijdig zijn met het gemeentelijk belang, maar zijn zeker mogelijk. Om inzicht te hebben in het gevaar op belangenverstrengeling dient aangegeven te worden of de nevenfunctie bezoldigd is.

In tegenstelling tot raadsleden is het fractieassistenten wél toegestaan om in de uitoefening van een beroep of bedrijf voor de gemeente te werken.

Artikel 18

Beoogt is dat een fractieassistent op dezelfde prudente wijze met verkregen informatie omgaat als dat een raadslid dat moet doen. Informatie mag dus niet voor privédoeleinden worden gebruikt, noch om een voordeel ten opzichte van derden te bewerken. Ook dient de fractieassistent zich steeds bewust te zijn van zaken als privacy, bestuurlijke gevoeligheden en gemeentelijke belangen.

Indien het college stukken aan de raad stuurt onder oplegging van geheimhouding, worden deze slechts ter kennis van de raadsleden gebracht. De doorgaans gevolgde procedure is dat zij deze stukken kunnen inzien in aanwezigheid van de griffier. Aan de behandeling in een commissie, ook als deze een besloten karakter draagt, dienen daarom bij een geheim verklaard onderwerp de raadsleden zelf deel te nemen onder uitsluiting van de fractieassistenten.

Artikel 19

Bij het inwerkingtreden van deze verordening vervallen enkele oudere verordeningen die hetzelfde regelen. De tekst van deze verordening wordt bovendien bij hun benoeming uitgereikt aan alle raadsleden en fractieassistenten.

griffier, voorzitter,