Uitwerkingsbesluit diensten aan derden

uitwerkingsbesluit

uitwerkingsbesluit “diensten aan derden”

Inleiding

Dit besluit geeft aan welk bedrag aan derden in rekening gebracht moet worden als Heerlense ambtenaren voor hen werken, bijvoorbeeld het onderhouden van verkeerslichten of het uitvoeren van toezicht in een andere gemeente. Bij dit besluit is een checklist gevoegd met aandachtspunten voor de eigen bedrijfsvoering en het opstellen van de samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten. Voor hulp en / of ondersteuning kan worden aangeklopt bij de Stafafdeling Jurap / cluster Juridische Zaken.

Inhoudelijk

• ·

  Dit besluit vervangt de bestaande regeling uit 2012 en gaat op 1 juli 2013 in.

• ·

  De regeling gaat uit van een apart tarief voor elke functieschaal.

• ·

  Uitgangspunt is de hoogste rang binnen de betreffende schaal, omdat in het algemeen de meest bekwame dus duurste medewerkers hiervoor worden ingezet. Vertrekpunt is niet het salaris, maar zijn de werkgeverslasten.

• ·

  Het uurtarief bevat een opslag, gebaseerd op een integrale kostprijsberekening.

• ·

  Wordt de uitgehuurde ambtenaar bij de gemeente Heerlen vervangen door een uitzendkracht, dan blijft doorberekening van de opslag (op de ambtenaar) achterwege en wordt alleen de werkgeverslast (linker kolom in onderstaand schema) in rekening gebracht. Als de inhuurvergoeding van de uitzendkracht hoger is dan de werkgeverslast, dan geldt dat hogere bedrag.

• ·

  Bij een volledige aanstelling (1 fte) wordt uitgegaan van 1350 productieve uren.

• ·

  De bedragen worden jaarlijks door S&C aangepast, waarop Jurap het uitwerkingsbesluit nieuw laat vaststellen (streefdatum januari / februari).

• ·

  Bestaande overeenkomsten hoeven niet opgezegd te worden; of het nieuwe tarief wordt toegepast hangt af van wat in de overeenkomst daarover bepaald is.

• ·

  Maatwerk is altijd mogelijk als de omstandigheden daartoe nopen.

• ·

  Alle nieuwe contracten dienen voorgelegd te worden aan A&O ter controle. In het geval afgeweken wordt van de tarieven dient toetsing door de stafafdeling S&C plaats te vinden. Zwaarwegende afwijkingen vereisen een directiebesluit.

  Bedragen per 1 januari 2013 (in €)

  Risico-opslag en bijkomende kosten

  • ·

    Het uurtarief is inclusief 10% risico opslag vanwege onder andere de onderstaande situaties:

    • o

      als een vervanger georganiseerd moet worden om de levering van de dienst voort te zetten bij ziekte of andere vormen van afwezi g heid dan regulier verlof;

    • o

      als door de gemeente Heerlen verplichtingen bij derden moeten worden aangegaan om de dienst te kunnen leveren en deze een langere opzegte r mijn kennen dan de dienstverleningsovereekomst;

    • o

      als door de gemeente Heerlen wachtgeldverplichtingen en andere doorlopende verplichtingen moeten worden aangegaan.

  • ·

    Bijkomende kosten, zoals het gebruik van materialen en voertuigen, worden als “maatwerk” berekend en aanvullend in rekening gebracht.

  Randvoorwaarden

  Bij het aanbieden van diensten aan derden geldt:

  • ·

    deze regeling en het daarin genoemde tarief is het uitgangspunt;

  • ·

    alle nieuwe contracten dienen voorgelegd te worden aan A&O ter controle. In het geval afgeweken wordt van de tarieven dient toetsing door de stafafdeling S&C plaats te vinden. Zwaarwegende afwijkingen vereisen een directiebesluit;

  • ·

    de dienst wordt alleen aangeboden aan met overheidsgeld gefinancierde instellingen zoals gemeenten, woningbouwverenigingen, scholen etc;

  • ·

    geen diensten of werkzaamheden worden aangeboden / uitgevoerd die het volume ingevolge de aanbestedingsrichtlijn EU 2004-18 te boven gaan (*);

  • ·

    in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) moet de aansprakelijkheid van de gemeente Heerlen beschreven en beperkt worden;

  • ·

    de DVO wordt opgenomen in de contractenbank / decos.

  (*) de afnemer moet voldoen aan de aanbestedingsregels

  Besluitbevoegdheid

  Het afdelingshoofd is bevoegd mìts de werkzaamheden in het afdelingsplan zijn benoemd en voldaan wordt aan de randvoorwaarden. Het afdelingshoofd besluit tot het verrichten van de werkzaamheden en gaat namens de gemeente een (civielrechtelijke) overeenkomst aan. In alle andere gevallen is het aangaan van een overeenkomst en het besluiten daarover een bevoegdheid van de directie.

  Heerlen,

  de Algemeen Directeur,

  Mw. C.L.A.M. Bruls

  Bijlage

  Samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomst met andere overheidsorganisaties. Checklist voor het maken van afspraken en het opstellen van een overeenkomst.

  De centrale vraag voor samenwerking en dienstverlening is:

  ·waarom werken we samen of verlenen wij een dienst en als we het doen waar moeten we dan op letten?

  Aandachtspunten eigen bedrijfsvoering:

  • ·

    wat is ons belang; waarom voeren wij taak uit ten behoeve van andere overheidsorganisatie;

  • ·

    betreft het een taak die wij al voor onszelf uitvoeren of gaan uitvoeren;

  • ·

    als het een taak is die wij niet zelf hoeven te doen en dus alleen voor de ander doen, wat betekent dat voor de uitvoering van ons eigen takenpakket; kunnen we ons eigen werk dan nog doen;

  • ·

    hoeveel fte is gemoeid met de uitvoering van de taken;

  • ·

    raming van kosten (zie daarvoor de tarievenlijst);

  • ·

    is de dienstverlening kostendekkend;

  • ·

    handelt opdrachtgevende organisatie overeenkomstig het aanbestedingsrecht?

  Aandachtspunten bij het opstellen van een overeenkomst:

  • ·

    de Algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing;

  • ·

    let op onderhandelingsprotocol;

  • ·

    maak duidelijke afspraken met de andere overheidsorganisatie;

  • ·

    leg de afspraken vast in een overeenkomst;

  • ·

    overeenkomst opstellen volgens methode contractenbank;

  • ·

    wat is het begrippenkader met definitie van begrippen;

  • ·

    wat is het doel van de overeenkomst, wat willen we bereiken;

  • ·

    wat moet het resultaat zijn; duidelijke en heldere formulering; moet toetsbaar zijn;

  • ·

    aansprakelijkheid; wie is aansprakelijk voor het geval er iets mis gaat; zijn wij voor eventuele schade verzekerd;

  • ·

    behandeling klachten van burgers; klachtenregeling;

  • ·

    bezwaar en beroepsprocedure; wie behandelt;

  • ·

    duur van de overeenkomst;

  • ·

    welke werkzaamheden moeten daarvoor worden uitgevoerd;

  • ·

    welke taakomschrijving hoort daarbij;

  • ·

    welke faciliteiten op gebied van huisvesting; kantooromgeving; middelen;

  • ·

    welk tarief wordt afgesproken (zie tarievenlijst);

  • ·

    wijze van betaling en termijnen;

  • ·

    is er mandaat of machtiging nodig, zo ja een mandaat moet schriftelijk aanvaard worden;

  • ·

    opzegging overeenkomst;

  • ·

    geschillenregeling (géén arbitrage afspreken!);

  • ·

    inwerkingtreding;

  • ·

    evaluatie.