Gemeente Heerlen - Onderzoeksprotocol van burgemeester en wethouders Heerlen inzake integriteitschendingen/misstanden (Onderzoeksprotocol Integriteitschendingen/Misstanden gemeente Heerlen 2020)

Artikel 1. Definities

Voor de gemeentelijke (interne) meldingsprocedure en definities van de begrippen werknemer, melder, vertrouwenspersoon en vermoeden van integriteitsschending wordt verwezen naar de Regeling melden vermoeden misstand Heerlen 2020. Ook burgers of andere instanties kunnen melding doen van een vermoeden van niet integer gedrag of handelen van een medewerker in dienst bij de gemeente Heerlen. In dit Onderzoeksprotocol wordt verstaan onder:

• 1.

  Getuige: degene die gehoord wordt in het kader van een integriteitonderzoek om informatie te geven over de vermoedelijke integriteitschending.

• 2.

  Betrokkene: degene waar het onderzoek bij een vermoedelijke integriteitschending zich op richt of zich mogelijk op gaat richten. Deze betrokkene is in dienst van de gemeente Heerlen – in welke vorm dan ook - of treedt namens deze op.

• 3.

  Benadeelde: als benadeelde wordt beschouwd diegene, die door of ten gevolge van de integriteitschending persoonlijk nadeel en/of leed heeft ondervonden.

• 4.

  Feitenonderzoek: een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van alle relevante feiten en omstandigheden naar aanleiding van een melding van integriteitschending.

• 5.

  Onderzoeker: degene(n) die opdracht heeft gekregen een onderzoek naar de mogelijke integriteitschending uit te voeren. Hij/zij verricht deze onderzoeken onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag uit.

• 6.

  Rapportage: rapport opgemaakt door een onderzoeker, waarin alle relevante feiten, (voor het onderzoek relevante delen van) verklaringen, maar ook omstandigheden en beweegredenen worden vermeld die betrekking hebben op de vermeende integriteitschending.

• 7.

  Beslisdocument: het aangevulde rapport van de onderzoeker, opgemaakt door de functionaris integriteit (FI) en indien nodig afgestemd met andere ambtelijke disciplines, op grond waarvan de verantwoordelijke wordt geïnformeerd over het uitgevoerde onderzoek en wordt geadviseerd over het al dan niet nemen van arbeidsrechtelijke of andere maatregelen. Op basis van dit document wordt de verantwoordelijke in staat gesteld een beslissing te kunnen nemen over de melding.

• 8.

  Opdrachtverstrekking: naar aanleiding van een melding bij de functionaris integriteit (FI) door de verantwoordelijke verstrekte opdracht tot het instellen van een onderzoek. Hierbij kunnen voorwaarden gesteld worden.

• 9.

  Verantwoordelijke: de in artikel 3 bedoelde verantwoordelijke functionaris (bevoegd gezag) die opdracht kan verstrekken tot het instellen van een onderzoek.

Artikel 2. Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen/Misstanden

In dit protocol wordt beschreven hoe een onderzoek naar een vermoeden van een integriteit-schending of misstand verloopt. Er gelden diverse regelingen die van toepassing (kunnen) zijn bij onderzoeken naar integriteitschendingen. Te denken valt aan de Gemeentewet, Algemene wet bestuursrecht, Ambtenarenwet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de cao-gemeenten, normen in de Gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Heerlen en de Regeling melden vermoeden misstand Heerlen 2020.

Wanneer een vermeende integriteitschending heeft plaatsgevonden, zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van de vermeende integriteitschending van meet af aan duidelijk zijn.

Ook de rol van betrokken personen (zoals melder(s), getuigen, betrokkene(n)) is vaak nog onduidelijk. Een feitenonderzoek zal hierover duidelijkheid moeten verschaffen.

Artikel 3. Verantwoordelijke voor deugdelijk onderzoek

• 1.

  Indien een vermoeden van een integriteitschending of misstand m.b.t. een ambtenaar is gemeld bij de functionaris integriteit (FI), die in deze optreedt als meldpunt, is de gemeentesecretaris/algemeen directeur in beginsel verantwoordelijk voor het (doen) instellen van een onderzoek .

• 2.

  Indien de melding de gemeentesecretaris/algemeen directeur betreft, is de portefeuillehouder Personeelszaken verantwoordelijk.

• 3.

  Indien de melding een wethouder betreft, is de burgemeester verantwoordelijk.

• 4.

  Indien de melding de burgemeester betreft, is de Commissaris van de Koning(in) (Gouverneur) verantwoordelijk.

• 5.

  Indien de melding een griffie-medewerker betreft, is de griffier verantwoordelijk.

• 6.

  Indien de melding de griffier betreft, is de burgemeester verantwoordelijk.

• 7.

  De leden 5 en 6 zijn alleen van toepassing indien de raad deze regeling van toepassing heeft verklaard op de griffie.

Artikel 4.1. Intake van de melding

De melding bij de functionaris integriteit (FI), die als meldpunt fungeert, wordt opgenomen in een intakegesprek, dit wordt (bij voorkeur direct, maar uiterlijk twee weken na binnenkomst) gehouden en op schrift gesteld en ter lezing aangeboden aan de melder. De melder wordt in de gelegenheid gesteld correcties aan te brengen zodat het gesprek juist is weergegeven.

De melding wordt in principe door de functionaris integriteit (FI) opgenomen. In het geval de melder te kennen geeft dit bij een ander persoon te willen doen, wordt dit gerespecteerd. De verantwoordelijke wordt geïnformeerd over alle meldingen die een werknemer van de gemeente betreffen of iemand die namens de gemeente optreedt.

De gemeente Heerlen wil de openheid en transparantie bij integriteitzaken bevorderen en stelt in beginsel geen onderzoek in op basis van anonieme (schriftelijke) meldingen, tenzij de melding goed onderzoekbaar is. Men kan persoonlijk melding doen bij de functionaris integriteit (FI), zodat de betrouwbaarheid en onderzoekswaardigheid kan worden beoordeeld. De mogelijkheid bestaat om vertrouwelijk te melden waardoor bij de verdere behandeling van de melding de persoonsgegevens van de melder niet worden gebruikt; dit betekent (verdere) anonimiteit voor de melder.

Artikel 4.2. Verzoek medewerking aan extern integriteitsonderzoek

In geval een verzoek aan de Gemeente Heerlen wordt gedaan om medewerking te verlenen aan een integriteitsonderzoek dat door een externe instantie aldaar is ingesteld, zal men de werknemer(s) van Heerlen beschouwen als getuige, benadeelde of als (mede)betrokkene. In het laatste geval heeft de verzoekende instantie ook altijd de mogelijkheid om via de Regeling Melden Misstanden bij Heerlen melding te doen. Het verzoek van de externe instantie wordt, nadat dit is voorzien van een advies van de functionaris integriteit (FI) en de functionaris gegevensbescherming (FG), aan de portefeuillehouder Personeelszaken voorgelegd. Deze besluit om het verzoek (eventueel onder voorwaarden) te honoreren of af te wijzen. Medewerking aan een extern integriteitsonderzoek wordt slechts toegestaan als minimaal dezelfde waarborgen worden gehanteerd als in dit onderzoeksprotocol zijn benoemd. Om hierop – en op eventueel gestelde voorwaarden – toe te zien kan de functionaris integriteit (FI) de opdracht krijgen om toe te zien op het “Heerlense deel” van het externe integriteitsonderzoek.

Artikel 5.1 Beoordeling onderzoekswaardigheid door de functionaris integriteit (FI)

Na registratie van een melding beoordeelt de functionaris integriteit (FI) of de melding onderzoekswaardig is. Een melding wordt als onderzoekswaardig aangemerkt als:

• •

  de melding voldoende betrouwbaar en concreet is;

• •

  de melding in redelijkheid onderzoekbaar is (er zijn voldoende onderzoeksmogelijkheden);

• •

  de melding door de functionaris integriteit (FI) als een vermoedelijke integriteitschending wordt aangemerkt;

De beoordeling wordt - gemotiveerd - aan de verantwoordelijke voorgelegd.

Artikel 5.2 Niet-onderzoekswaardige meldingen

Als de melding als niet-onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt deze als zodanig – voorzien van een onderbouwing - voorgelegd aan de verantwoordelijke. Na besluitvorming hierover wordt de melder in ieder geval schriftelijk geïnformeerd. In de brief wordt uitleg gegeven over de reden waarom er geen verder onderzoek wordt gedaan en wordt, indien van toepassing, verwezen naar de persoon of instantie waar de melder wel terecht kan. De melding wordt afgesloten en als niet-onderzoekswaardig vastgelegd.

Voor de gevallen dat onderzoek zonder het prijsgeven van de identiteit van de melder niet mogelijk is, en de melder vast wil houden aan het niet prijsgeven van zijn identiteit in relatie tot de melding, en een andere ingang voor het onderzoek ontbreekt, wordt de melding als ‘niet-onderzoekswaardig’ aangemerkt.

Voor de gevallen waarbij op basis van de intake het vermoeden bestaat dat met opzet een onterechte melding heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld uit rancune) kan de verantwoordelijke besluiten tot een disciplinair onderzoek jegens de melder. De uitkomst daarvan kan leiden tot een rechtspositionele maatregel.

Artikel 5.3 Onderzoekswaardige meldingen

Als de functionaris integriteit (FI) de melding als onderzoekswaardig heeft beoordeeld, wordt dit voorgelegd aan de verantwoordelijke met een advies voor het vervolg. Over het algemeen zal dit een feitenonderzoek behelzen.

Artikel 5.4. Strafrechtelijk onderzoek

Als er voorafgaand aan het onderzoek, hangende het onderzoek of na afronding van het onderzoek blijkt dat er mogelijk sprake is van een geconstateerd strafbaar feit wordt overgegaan tot aangifte bij de politie en/of Officier van Justitie. Ingeval van bedreiging of toepassing van geweld tegen werk-nemers in functie of in diens eigendom toebehorende goederen wordt de werknemer gestimuleerd om aangifte te doen. In deze situatie kan door of namens de gemeente een steunaangifte worden gedaan.

Mocht er strafrechtelijk onderzoek door politie/Officier van Justitie ingesteld worden, kan eventueel gelijktijdig een eigen onderzoek uitgevoerd worden (als de onderzoeken elkaar niet belemmeren). Plichtsverzuim kan meer omvatten dan de delictsomschrijving van een specifiek strafbaar feit. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij de verantwoordelijke op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult. Wanneer in het kader van het strafrechtelijk onderzoek een proces-verbaal is vervaardigd, is de mogelijkheid aanwezig dat ten behoeve van het eigen interne onderzoek inzage in het proces-verbaal wordt gevraagd bij de Officier van Justitie.

Artikel 6.1. Opdracht tot onderzoek

De verantwoordelijke besluit bij een onderzoekswaardige melding over het wel of niet instellen van een feitenonderzoek. Hij neemt daarbij het advies van de functionaris integriteit (FI) mee. Indien besloten wordt om een feitenonderzoek in te stellen voert een onderzoeker dit uit in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de betreffende verantwoordelijke. Het onderzoek mag niet worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is bij de vermoede integriteitsschending ter voorkoming van mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding. Het doel van het onderzoek is te komen tot waarheidsvinding op basis waarvan de functionaris integriteit (FI) het bevoegd gezag adviseert of er sprake is van een integriteitschending.

De verantwoordelijke zal afhankelijk van de omstandigheden een keuze maken voor een interne dan wel een externe onderzoeker. Het onderzoek wordt gecoördineerd door de functionaris integriteit (FI).

Indien gekozen wordt voor een interne onderzoeker dan kan ook de functionaris integriteit (FI) belast worden met het onderzoek. Onderzoek door een extern onderzoeker zal soms nodig zijn gezien de complexiteit of gevoeligheid van de aard van de zaak dan wel de benodigde specifieke expertise of gezien de gevergde omvang van onderzoekscapaciteit. Het Onderzoeksprotocol Integriteits-schendingen/Misstanden gemeente Heerlen 2020 is – ook indien onderzoek door een externe onderzoeker wordt uitgevoerd - leidend.

De verantwoordelijke komt schriftelijk een onderzoeksopdracht overeen met de gekozen onderzoekers. De opdrachtverstrekking bevat de volgende punten:

• a.

  De aanleiding

• b.

  Een duidelijk omschreven opdracht

• c.

  De onderzoeksvragen

• d.

  De onderzoeksmethoden en/of eventueel de vermelding dat de verantwoordelijke instemt met het gebruik van onderzoeksmethoden door onderzoekers.

• e.

  De bevoegdheden waarvan gebruik gemaakt kan worden

• f.

  De grenzen waarbinnen gewerkt wordt

• g.

  De te verwachten duur/doorlooptijd van het onderzoek.

• h.

  De te verwachten kosten/benodigde inzet

Artikel 6.2. Afwegingen ten aanzien van de betrokkene

• •

  Indien mogelijk wordt betrokkene zo snel mogelijk door de functionaris integriteit (FI) in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat betrokkene onmiddellijk wordt geïnformeerd indien dit in het belang van het onderzoek is.

• •

  De direct leidinggevende of het verder betrokken management wordt geïnformeerd of betrokken bij het onderzoek zodra dit kan en als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij de verantwoordelijke.

• •

  Soms brengt de aard van de integriteitschending met zich mee, dat het niet wenselijk is dat betrokkene zich op de werkplek bevindt of zijn functie uitoefent. Tijdens het onderzoek naar een integriteitschending of gedurende de periode dat een strafrechtelijk onderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk zijn een ordemaatregel uit te vaardigen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal, relevant voor het onderzoek, kan worden vernietigd. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door daartoe gemandateerde functionarissen.

• •

  Indien een onderzoek wordt opgestart naar een OR-lid, of als een OR-lid wordt opgeroepen als getuige in een onderzoek, wordt de voorzitter van de OR vooraf geïnformeerd. Indien de melding de voorzitter van de OR betreft, wordt de vice-voorzitter van de OR geïnformeerd.

Artikel 7. Onderzoeksbevoegdheden

• •

  Bij het onderzoek kan gebruik worden gemaakt van de bevoegdheden die de gemeente Heerlen als werkgever heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, zoals de Gemeentewet, Algemene wet bestuursrecht, Ambtenarenwet 2017, Burgerlijk Wetboek , Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de cao gemeenten. Relevante regelingen voor Heerlen zijnde o.a. de Regeling melden vermoeden misstand Heerlen 2020 , de Gedragscode voor ambtenaren bij de gemeente Heerlen, richtlijnen en protocollen die onderdeel uitmaken van het integriteitsbeleid.

• •

  In het geval dat er sprake is van een externe onderzoeker die voor of namens de gemeente Heerlen optreedt, dan gelden dezelfde bevoegdheden, voor zover deze niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving.

• •

  Onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden – zoveel mogelijk - van tevoren neergelegd in de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker.

Artikel 8.1. Eisen aan de methode van onderzoek

• •

  Zorgvuldigheid: het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle rechten en belangen (de belangen van betrokkene, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen, melder en eventueel benadeelde) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen afgewogen dienen te worden.

• •

  Subsidiariteit: bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient afgewogen te worden in hoeverre gekozen wordt voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, voor de lichtere variant gekozen moet worden.

• •

  Proportionaliteit: in het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode kunnen disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang).

• •

  Rechtmatig: de functionaris integriteit (FI) en onder diens aanwijzing werkzame onderzoekers zullen bewijs niet onrechtmatig vergaren en de rechten en plichten van betrokken personen worden in acht genomen.

• •

  Te allen tijde onthouden onderzoekers zich van het doen van misleidende mededelingen/ gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische en/of fysieke druk/dwang.

• •

  Hoor en wederhoor: niet alleen de melder van een vermoeden van misstand wordt gehoord maar ook de betrokkene wordt gehoord op hetgeen ten aanzien van hem in de melding is gesteld en wordt in de gelegenheid gesteld om zijn eigen verhaal te vertellen.

Artikel 8.2 Interviewen van melder, betrokkene en getuigen als onderzoeksmethode

In het kader van het feitenonderzoek kunnen melder, betrokkene en eventuele getuigen worden verzocht tot het verstrekken van informatie (mondelinge of schriftelijke interviews).

Voor aanvang van het gesprek worden de te interviewen personen op de hoogte gesteld van de aard, het doel van het gesprek (onderzoeksopdracht), de vermoedelijke duur en de persoon die de interviews afneemt. Interviews worden in de regel uitgevoerd door een intern of extern onderzoeker.

Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in:

• •

  verzoek tot het verstrekken van informatie m.b.t. feiten en/of omstandigheden;

• •

  verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken (al dan niet digitaal) en/of goederen.

De te interviewen persoon mag zich bij het interview laten bijstaan door een raadsman of een vertrouwenspersoon (voor werknemers) als toehoorder bij het gesprek indien en voor zover deze raadsman c.q. vertrouwenspersoon niet zelf of anderszins betrokken is bij het onderzoek. Inhoudelijk neemt de raadsman (of vertrouwenspersoon) niet deel aan het gesprek als zodanig.

Het betreft hier een gesprek in het feitenonderzoek in een bestuursrechtelijke (ambtenaar-rechtelijke) context. De raadsman vervult hier niet dezelfde rol als bij onderzoek in het strafrecht. Bij een onderzoek wordt gesproken met de te interviewen persoon zelf en niet via de raadsman als gemachtigde. De raadsman mag deze persoon bijstaan door aanwezig te zijn bij het onderzoek om toe te zien op een correct verloop van het gesprek en ter ondersteuning.

Een ander persoon kan ook bij het gesprek worden toegelaten, tenzij dit in het belang van het onderzoek of in het belang van derden ongewenst is. De bijstand van een specifieke raadsman (of vertrouwenspersoon) kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen. Met deze mogelijkheid wordt uitermate terughoudend omgesprongen.

Te maken juridische kosten (raadsman) zijn voor eigen rekening en worden niet vergoed.

Medewerking

Werknemers zijn verplicht mee te werken aan het onderzoek. Dit komt direct voort uit het in het Burgerlijke wetboek neergelegde beginsel “goed werknemerschap”.

Het nemen van rechtspositionele maatregelen is geen vorm van strafvervolging. In dat kader is voor werknemers daarom niet het beginsel van toepassing dat zij niet hoeven mee te werken aan hun eigen bestraffing. Evenmin hebben zij een zwijgrecht. Wanneer een werknemer niet wil meewerken, levert dit plichtsverzuim op. De medewerking houdt in het verschaffen van informatie ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de werknemer verstrekt, dient op waarheid te berusten.

Gespreksverslag

Van het gesprek wordt een gespreksverslag opgemaakt en vervolgens ter verificatie aan de geïnterviewde voorgelegd. Indien de geïnterviewde en de onderzoeker het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het verslag – eventueel na het aanbrengen van wijziging - geheel definitief vastgesteld.

In bijzondere gevallen kan de onderzoeker, nadat dit is overlegd met de te interviewen persoon, besluiten om een gesprek op band (audio) op te nemen. De geïnterviewde persoon wordt geïnformeerd dat de bandopname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen zullen echter bewaard blijven zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna zullen zij worden vernietigd.

Artikel 8.3 Overige soorten onderzoeksmethoden

Onderzoeksmethoden en onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden, met in achtneming van het gestelde in artikel 8.1, neergelegd in een werkinstructie als onderdeel van de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker. Indien tijdens de uitvoering van het feitenonderzoek blijkt dat het noodzakelijk is om additionele onderzoeksmethoden in te zetten dan gebeurt dit – net als bij de initiële opdrachtverstrekking - niet zonder uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke.

De volgende onderzoeksmethoden zijn - onder andere – mogelijk (niet limitatief):

• •

  Raadplegen van dossiers: onder andere personeelsdossiers en dossiers op het gebied van interne administratie en bedrijfsvoering (bijvoorbeeld facturen, contracten, aanbestedingen, offertes (daaronder begrepen het raadplegen van geautomatiseerde systemen met betrekking tot deze dossiers);

• •

  Raadplegen van geautomatiseerde bestanden: zoals met betrekking tot personeelsgegevens (o.a. YouForce) en geautomatiseerde betalingssystemen en registratiesystemen (zoals tijd- en toegangsregistratie of logbestanden van specifieke applicaties) om informatie veilig te stellen en te verstrekken;

• •

  Geautomatiseerde bestanden bestemd voor de uitvoering van gemeentelijke taken (zoals bestanden bij burgerzaken, de BRP, en bij de sociale dienst) zijn alleen in te zien indien dit noodzakelijk is om een schending met betrekking tot die taken vast te stellen op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatie-beveiliging dan wel privacybescherming. Zo nodig vindt overleg plaats met de functionaris voor de gegevensbescherming (FG);

• •

  Raadplegen van e-mail, Outlook-agenda, internetgebruik en communicatiemiddelen: zoals aard, volume en inhoud zakelijk e-mailverkeer, agenda-items, en frequentie, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming. Zo nodig vindt overleg plaats met de functionaris voor de gegevensbescherming (FG);

• •

  Raadplegen openbare bronnen: zoals Kamer van Koophandel, Kadaster, internet.

• •

  Doorzoeken van de werkplek: onderzoek kasten, bureau, voertuigen, geautomatiseerde data –en systeembestanden vindt zoveel mogelijk in aanwezigheid van betrokkene plaats en indien wenselijk de direct leidinggevende maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van betrokkene en leidinggevende plaatsvinden.

• •

  Observatie: kan worden gebruikt indien gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek. De observatie, waarbij gebruik gemaakt kan worden van een foto- en/of videocamera, kan zowel binnen werktijd als buiten werktijd plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of het vermoeden van onverenigbare nevenactiviteiten. Voorafgaand aan het gebruik van observatie zal door de functionaris gegevensbescherming (FG) aan vastgestelde (wettelijke) verplichtingen worden getoetst en voldaan.

Artikel 9. Duur van het onderzoek

De duur van het onderzoek is afhankelijk van wederzijdse beschikbaarheid en beschikbaarheid van stukken. Uitgangspunt is om het onderzoek zo kort mogelijk te laten duren.

Artikel 10. Afronding onderzoek door middel van feitenrapportage.

Na afronding van het onderzoek stelt de onderzoeker een objectieve feitenrapportage op. In de feitenrapportage worden de onderzoeksbevindingen vastgelegd en wordt verantwoording afgelegd over de wijze waarop informatie is vergaard en wordt eventueel relevante wet- en regelgeving vermeld. Het feitenrapport bevat alle relevante (onderdelen van) gespreksverslagen en overige informatie die gedurende het onderzoek is verkregen, en is derhalve niet geanonimiseerd.

Artikel 11. Beslisdocument

Na afronding van het onderzoek door de onderzoeker wordt aan de hand van de (niet geanonimi-seerde) feitenrapportage een Beslisdocument opgesteld door de functionaris integriteit (FI). In het Beslisdocument – dat de verantwoordelijke in staat moet stellen om een besluit te nemen over de integriteitsmelding en daar eventuele consequenties aan te verbinden - wordt een samenvatting van onderzoeksgegevens opgenomen, voorzien van een oordeel en eventueel advies. Het oordeel betreft een onderbouwde uitspraak met betrekking tot het gegrond of ongegrond zijn van een melding. Bij het gegrond zijn van een melding worden de mate van verwijtbaarheid van de onderzochte gedragingen en de (verzachtende) omstandigheden meegenomen in een advies over een passende reactie vanuit de werkgever. Daarnaast kan een advies bijvoorbeeld beleidsmatig van aard zijn (uitwerken beleid n.a.v. schending), procedureel van aard zijn (opstellen/aanscherpen procedures), of adviseren om een mogelijk vervolgtraject op te starten (bijv. aandacht voor cultuur, gedragscode).

Het opmaken van het Beslisdocument is een separaat traject van het onderzoek waarbij de onafhankelijkheid en objectiviteit zijn gewaarborgd. De functionaris integriteit (FI) is belast met het uitvoeren of coördineren van het feitenonderzoek, en is tevens verantwoordelijk voor het opstellen c.q. het totstandkomen van het Beslisdocument. Hij heeft echter geen rol bij het bepalen welke rechtpositionele maatregel passend is bij de bevindingen van het onderzoek of bij het opleggen hiervan. De eerste rol is voorbehouden aan de in deze fase bij het onderzoek te betrekken adviseur arbeidsvoorwaarden, de tweede aan de verantwoordelijke of de leidinggevende van de betrokken medewerker.

Indien door de verantwoordelijke noodzakelijk geacht wordt het college van burgemeester en wethouders - dan wel wanneer de melding de griffie betreft, de raad - geïnformeerd over de melding en de wijze van afdoening.

De stukken worden opgenomen in het integriteitarchief en in alle gevallen – ook als de melding ongegrond is gebleken – wordt het Beslisdocument ook opgenomen in het personeelsdossier van betrokkene.

Artikel 12.1. Communicatie bij aanvang van en tijdens het onderzoek

Bij het instellen van een feitenonderzoek moet bij aanvang en uitvoering worden gecommunicerd waarbij de volgende lijn wordt gehanteerd:

• •

  De direct leidinggevende van de betrokkene wordt door de verantwoordelijke of de functionaris integriteit (FI) op de hoogte gesteld van de melding en het feit dat er een feitenonderzoek wordt ingesteld naar een medewerker van hem/haar.

• •

  In het kader van de zorgvuldigheid en het principe van hoor en wederhoor wordt de betrokkene tegen wie het onderzoek is gericht, zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek is ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang. Dit gebeurt uiterlijk op het moment waarop betrokkene uitgenodigd wordt voor een verantwoordingsgesprek (interview) in het kader van een feitenonderzoek. Het heeft de voorkeur dat de direct leidinggevende en de functionaris integriteit (FI) dit samen doen.

• •

  In verband met vertrouwelijkheid ten aanzien van de identiteit van de melder wordt diens naam niet bekend gemaakt bij derden of de betrokkene ten aanzien van wie de melding is gedaan, tenzij deze hiervoor toestemming geeft.

• •

  Ook de melding zelf wordt niet aan een betrokkene verstrekt, tenzij op grond van een wettelijke verplichting of als de melder hiervoor toestemming geeft. Betrokkene wordt in het bezit gesteld van een afschrift van zijn eigen gespreksverslag.

• •

  Getuigen en derden worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun eigen gespreksverslag. In belang van het onderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld.

• •

  Gedurende het onderzoek wordt de verantwoordelijke geregeld door de functionaris integriteit (FI) op de hoogte gehouden over de voortgang ervan.

Artikel 12.2. Communicatie na afronding onderzoek

De verantwoordelijke moet, eventueel aan de functionaris integriteit (FI) gedelegeerd, na afloop van het onderzoek een aantal bij het onderzoek betrokken personen informeren:

• •

  Als geen integriteitschending is vastgesteld, wordt dit aan betrokkene en diens leidinggevende medegedeeld.

• •

  Als er wel sprake is van een integriteitschending volgt in de meeste gevallen een rechtspositioneel traject en is het de (direct) leidinggevende die de vervolgprocedure mededeelt aan de betrokkene.

• •

  De melder, eventuele benadeelden en getuigen krijgen na afloop van het onderzoek bericht dat het onderzoek is afgerond.

• •

  Intergriteitsschending op het gebied van informatiebeveiliging welke aangemerkt kan worden als datalek wordt bij de functionaris voor de gegevensbescherming gemeld.

• •

  Na afloop van een integriteitsonderzoek wordt de voorzitter van de OR vertrouwelijk geinformeerd dat er een onderzoek heeft plaatsgevonden en in welk domein dat is geweest. Er wordt geen inhoudelijke informatie gedeeld.

Artikel 12.3. Informatieverstrekking

Voorafgaand aan, gedurende en na afloop van het onderzoek stelt de functionaris integriteit (FI) zonder toestemming van de verantwoordelijke geen informatie aan derden ter beschikking, tenzij de functionaris integriteit (FI) daartoe door een wettelijk voorschrift of gerechtelijke uitspraak wordt verplicht. De verantwoordelijke en niet de functionaris integriteit (FI), is te allen tijde eigenaar van de onderzoeksinformatie.

Het is aan de verantwoordelijke welke informatie wordt gedeeld en op welke wijze de melder, betrokkene, getuigen en de direct leidinggevende van de betrokkene worden geïnformeerd over het onderzoek en de resultaten ervan.

Verstrekking aan de media, aan het publiek, de eigen organisatie en overige personen van informatie over het onderzoek geschiedt door de verantwoordelijke, na voorafgaande kennisgeving aan de functionaris integriteit (FI) en de functionaris gegevensbescherming (FG). Op verzoek kunnen zij de verantwoordelijke hierover adviseren.

De functionaris integriteit (FI) stelt jaarlijks een integriteitsrapportage over het voorafgaande jaar op. Hierin wordt cijfermatig aangegeven hoeveel meldingen er in dat jaar zijn geweest, van welke aard deze waren, hoeveel onderzoeken hebben plaatsgevonden, wat – in algemene termen – de uitkomsten zijn geweest, en hoe deze zijn afgedaan. Ook eventuele trends en algemene bevindingen worden hierin vermeld.

Artikel 13. Wat gebeurt er met onderzoeksgegevens?

• •

  De functionaris integriteit (FI) verstrekt de rapportage van het feitenonderzoek alleen aan de verantwoordelijke. De dossiers rond integriteitsmeldingen en onderzoeken worden bewaard conform dezelfde richtlijnen als personeelsdossiers, maar op een aparte locatie die alleen toegankelijk is voor functionarissen die belast zijn met integriteitsonderzoeken.

• •

  Voor zover noodzakelijk voor de totstandkoming van het Beslisdocument wordt informatie uit het feitenonderzoek verstrekt aan de bij de totstandkoming van het Beslisdocument betrokken functionarissen.

• •

  Na afloop van een onderzoek kan een betrokkene inzage krijgen in het personeelsdossier en het beslisdocument dat altijd in het personeelsdossier wordt opgenomen. Er wordt geen inzage gegeven in de rapportage over het feitenonderzoek (daar deze niet is geanonimi-seerd) en er worden bij een vertrouwelijke melding geen namen kenbaar gemaakt.

• •

  In voorkomende gevallen kan de verantwoordelijke afwijken van bovenstaande en besluiten om betrokkene wel inzicht te geven in de rapportage van het feitenonderzoek. Indien de melder geen instemming heeft verleend tot het kenbaar maken van zijn of haar identiteit dan wordt de melding vertrouwelijk behandeld en wordt zijn/haar identiteit ook in dit geval niet prijsgegeven. Dit betekent in de praktijk dat de feitenrapportage hierop zal moeten worden aangepast.

• •

  De functionaris integriteit (FI) zal aan betrokkene geen inzage in stukken van een onderzoek geven als daarmee de privacy van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving verplicht is.

Artikel 14. Nazorg en leerproces

• •

  Na het onderzoek wordt door de functionaris integriteit (FI) aan interne en externe bij het onderzoek betrokken personen gevraagd of behoefte is aan nazorg. Als dit zo is, dan wordt dit door de werkgever geboden. Gesprekken met bovenstaande personen kunnen individueel of groepsgewijs plaats vinden, met of zonder de verantwoordelijke of (hogere) leidinggevende. De functionaris integriteit (FI) kan ondersteuning geven aan deze gesprekken.

• •

  Een afgerond onderzoek naar een vermoeden van integriteitschending kan aanleiding zijn om in (een) bijeenkomst(en) met werknemers van de betreffende afdeling lering te trekken uit wat is voorgevallen. Ook hierbij kan de functionaris integriteit (FI) ondersteuning bieden.

• •

  Een uitkomst van het feitenonderzoek kan ook zijn dat betrokkene geen schending heeft gepleegd. Soms kan dat pas worden aangetoond na een zwaar onderzoek waarbij betrokkene in het belang van het onderzoek bijvoorbeeld ook nog in het kader van een noodzakelijk geachte ordemaatregel is geschorst. Indien aan de orde kan ten aanzien van betrokkene eerherstel of rectificatie worden verleend.