Verordening van de gemeenteraad van Heerlen betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop Heerlen 2020. (Archiefverordening Heerlen 2020)

Geldend van 04-02-2021 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van Heerlen betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop Heerlen 2020. (Archiefverordening Heerlen 2020)

De raad van de gemeente Heerlen;

Gelezen het voorstel van het bestuur van het Historisch Centrum van Limburg conform art 2b lid 1d van de gemeenschappelijke regeling;

Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede het interne toezicht daarop, Heerlen 2020.

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het bestuur van het Historisch Centrum Limburg aangewezen archiefbewaarplaats

  • c.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

  • d.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet door het bestuur van het Historische Centrum Limburg aangewezen gemeentearchivaris

  • e.

    beheerder: de door het college aangewezen functionaris belast met het beheer van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

  • f.

    wet: de Archiefwet 1995

  • g.

    college: College van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;

  • h.

    de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg te Maastricht.

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden vast.

Artikel 4 Middelen

Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 5 Personeel

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 6 Beheervoorschriften

Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.

 

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9 Toezichthouder

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10 Uitvoering toezicht

De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.

Artikel 11 Informatieverstrekking

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

Artikel 12 Toegang tot archiefbescheiden

De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.

Artikel 13 In kennis stelling door archivaris

De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

Artikel 15 Verslag van de archivaris over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden

De archivaris brengt minimaal éénmaal per twee jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 16 Het afleggen van verantwoording door de archivaris over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. 

Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 17

Het college van burgemeester en wethouders brengt minimaal eenmaal per twee jaar verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 18 Intrekking

De Archiefverordening Heerlen 2019 wordt ingetrokken.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 20 Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Heerlen 2020.

Ondertekening

Aldus besloten tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad van de gemeente Heerlen van 27 januari 2021.

voorzitter,

R.P.E. Meyer

griffier,

drs. T.W. Zwemmer