Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heiloo 2018

Geldend van 24-05-2018 t/m heden

Intitulé

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heiloo 2018

De raad van de gemeente Heiloo:

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 januari 2018;

gelezen het advies van de commissie BZ / d.d. 17 april 2018;

gelet op het bepaalde in artikel 213a Gemeentewet

besluit:

de volgende “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heiloo 2018” vast te stellen:

Artikel 1 Definitie

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

  • b.

    Doeltreffendheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

  • 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van de uitvoering van het beleid.

  • 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen.

  • 3. Van de in het eerste en tweede lid genoemde onderzoeken betreft tenminste één onderzoek de eigen gemeente en wordt tenminste één onderzoek gezamenlijk uitgevoerd met de andere gemeenten, die deelnemen in de Werkorganisatie BUCH.

Artikel 3 Onderzoeksjaarplan

  • 1. Het college zendt jaarlijks een onderzoeksjaarplan naar de raad van te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.

  • 2. In het onderzoeksjaarplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek;

    • b.

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • c.

      de onderzoeksmethode;

    • d.

      doorlooptijd van het onderzoek;

    • e.

      de wijze van uitvoering.

  • 3. In het onderzoeksjaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende onderzoeksbudgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 6 Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

  • 1. De Doelmatigheidsverordening wordt ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heiloo 2018".

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van 14 mei 2018.

De heer R. Vennik

griffier

De heer. T.J. Romeyn

voorzitter

Toelichting op de artikelen van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heiloo

Artikel 1 Definitie

Dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de Werkorganisatie BUCH, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de eenheden van de Werkorganisatie. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

  • a.

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), eenheden van de Werkorganisatie BUCH en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke eenheden van de Werkorganisatie en niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • c.

    Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

  • d.

    Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • e.

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door de Werkorganisatie (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de Werkorganisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Artikel 7. Citeertitel

Deze artikelen spreken voor zich en behoeven geen nadere toelichting.