Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2009.

1. Het college is het bevoegd gezag voor de ambtelijke organisatie en is verantwoordelijk voor het algemeen beheer.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stuurt de ambtelijke organisatie aan.

3. Het college richt zich met name op de uitvoering van de hoofdlijnen van het vastgestelde beleid, als richtinggevend kader voor alle gemeentelijke clusters en afdelingen, en op de coördinatie tussen de verschillende beleidsterreinen.

4. Organisatorische eenheden worden gevormd op basis van samenhangende beleidsterreinen.

5. De voorbereiding en uitvoering van het beleid vinden plaats binnen de clusters en afdelingen. Tussen voorbereiding en uitvoering dient een wisselwerking te zijn.

6. De bedrijfsvoering van de clusters en afdelingen is gebaseerd op integraal management en gaat uit van de volgende uitgangspunten:

• -

  klantgerichtheid;

• -

  resultaatgerichtheid;

• -

  rechtmatigheid;

• -

  effectiviteit;

• -

  efficiency;

• -

  professionaliteit;

• -

  continuïteit.

1. Met inachtneming van het gestelde in artikel 3 stelt het college, op voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur de hoofdtaken van elk cluster vast.

2. Op basis van de in het vorige lid bedoelde hoofdtaken stelt het college, op voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur de hoofdstructuur van de clusters vast.

3. De onder de diverse clusters ressorterende afdelingen kunnen door het college, op voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, voor één of meerdere taakvelden worden gesplitst in teams, nadat hierover advies is ingewonnen bij de ondernemingsraad.

4. Op voorstel van gemeentesecretaris/algemeen directeur, en gehoord de ondernemingsraad (artikel 25 WOR), kan het college onderdelen van het takenpakket van een cluster aan een andere cluster toewijzen.

5. Het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing op het takenpakket van een afdeling.

1. Bij projecten van belang die directieoverstijgend zijn, zulks ter beoordeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, neemt de Directieraad een besluit tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen delen van clusters als projectorganisatie.

2. Tot het instellen van een projectorganisatie wordt niet eerder besloten dan nadat het college is gehoord.

3. Bij projecten welke personele gevolgen hebben of kunnen hebben, wordt niet eerder tot het instellen van een projectorganisatie besloten dan nadat de Ondernemingsraad om advies is gevraagd.

4. Bij het besluit tot het instellen van een projectorganisatie wordt een ambtelijk opdrachtgever, zijnde een directeur, een politiek opdrachtgever, zijnde een lid van het college, alsmede een ambtelijk projectleider aangewezen.

1. Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college.

2. Er wordt bestuurd op hoofdlijnen en op resultaten, zoals geformuleerd in het College beleidsprogramma.

1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is tevens algemeen directeur van de organisatie.

3. Het dagelijks beheer van de cluster Algemeen Bestuur is opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur handelt in die hoedanigheid als directeur van een cluster.

4. Onder de verantwoordelijkheid van gemeentesecretaris/algemeen directeur is het dagelijks beheer van een cluster opgedragen aan de directeur.

5. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur is het dagelijks beheer van een afdeling opgedragen aan het afdelingshoofd.

6. Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd is het dagelijks beheer van een taakveld opgedragen aan een coördinator.

7. In een mandaatbesluit heeft het college de mandaten en volmachten vastgelegd ten behoeve van de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordiging- en ondertekeningsmandaten.

8. In het mandaatbesluit wordt in ieder geval opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur ondermandaat verleent aan het hoofd Bestuurs- en Managamentondersteuning ten aanzien van het ondertekenen van rechtspositionele besluiten ingevolge of krachtens de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hellevoetsluis voor zover deze geen betrekking hebben op:

• a.

  aanstelling, disciplinaire straf, schorsing en ontslag van de directeur of afdelingshoofd en

• b.

  disciplinaire straf, schorsing en ongevraagd ontslag van de overige medewerkers.

1. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn tot de naleving van de actieve informatieplicht, zoals bedoeld in de artikelen 169, lid 2 en 180, lid 2 van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning”.

1. De gemeentesecretaris draagt de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester.

2. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen.

4. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming en voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

5. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een verslag, dan wel een besluitenlijst.

1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator als bedoeld in artikel 170 lid 1 sub a van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester en de raadsgriffier de afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 14 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitoefening van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op de directie en op alle ambtenaren welke onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

2. De gemeentesecretaris heeft het recht ten behoeve van de uitoefening van zijn taken op grond van deze paragraaf bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers de inlichtingen in te winnen die daartoe nodig zijn.

1. De gemeentesecretaris is als algemeen directeur ambtelijk eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

2. De gemeentesecretaris bevordert en bewaakt de integriteit van de ambtelijke organisatie.

3. De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college.

4. De gemeentesecretaris heeft binnen de door het college gegeven richtlijnen en het door het college geformuleerde en gevoerde beleid de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie;

• b.

  de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;

• c.

  het voorzien van de bestuursorganen en afzonderlijke leden van het college van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• d.

  de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen, waarbij getoetst wordt op:

  • -

    de door het bestuur geformuleerde wensen;

  • -

    de financiële en juridische rechtmatigheid;

  • -

    doelmatigheid;

  • -

    vastgestelde begrotingsdiscipline;

  • -

    personele aspecten.

    Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van het bepaalde in de verordening als bedoeld in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet.

• e.

  de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de ambtelijke organisatie;

• f.

  de kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;

• g.

  het ter zijde staan van de bestuursorganen, met uitzondering van de raad.

5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers aanwijzingen te geven omtrent het uitoefenen van hun functie/taken.

6. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad.

7. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waarbinnen binnen de totale organisatie de medezeggenschap goed kan functioneren.

8. De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft inhoud aan zijn verantwoordelijkheden in goed overleg met de burgemeester in diens hoedanigheid van voorzitter van het college en voorzitter van de gemeenteraad.

9. Per Marap-periode legt de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoording af over het gevoerde dagelijkse beheer van de organisatie door middel van bestuursrapportages.

1. Het college benoemt één of meer loco-gemeentesecretarissen.

2. De loco-gemeentesecretaris vervangt de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij diens afwezigheid en treedt, tenzij anders is bepaald, in al zijn rechten en bevoegdheden.

3. Het gestelde in deze verordening is voor de loco-gemeentesecretaris van overeenkomstige toepassing.

4. In afwijking met de leden van 2 en 3 kan het college, gehoord de gemeentesecretaris/algemeen directeur, besluiten dat de loco-gemeentesecretaris alleen met de taken wordt belast ingevolge de Gemeentewet en een ander lid van de directie wordt aangewezen als plaatsvervangend algemeen directeur.

6. het gestelde in artikel 18 is niet van toepassing op de loco-gemeentesecretaris die niet tevens is benoemd tot plaatsvervangend algemeen directeur.

7. De artikelen 12 tot en met 17 zijn niet van toepassing op de plaatsvervangend algemeen directeur die niet tevens tot loco-gemeentesecretaris is benoemd.

8. Behoudens de artikelen 12 tot en met 17 wordt in het geval als bedoeld in het voorgaande lid voor “gemeentesecretaris” gelezen “algemeen directeur”, voor zover dit niet reeds expliciet is aangegeven.

1. De directeuren worden aangesteld, geschorst en ontslagen door het college.

2. De afdelingshoofden worden op advies van de gemeentesecretaris/algemeen directeur aangesteld, geschorst en ontslagen door het college.

3. De overige ambtenaren worden op advies van hun clusterdirecteur aangesteld, geschorst en ontslagen door het college.

1. De directeuren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en deze is eerste ambtelijk beoordelaar van het functioneren van de directeuren.

2. De afdelingshoofden zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de directeur van de cluster waaronder hun afdeling ressorteert en deze is ambtelijk beoordelaar van het functioneren van het betreffende afdelingshoofd.

3. De overige ambtenaren zijn hiërarchisch ondergeschikt aan het afdelingshoofd van de afdeling waarvoor zij werkzaam zijn en het betreffende afdelingshoofd is ambtelijk beoordelaar van het functioneren van de overige ambtenaren welke onder zijn leiding werkzaam zijn.

1. De directeur draagt zorg voor de uitvoering en bewaking van de doelstellingen van zijn cluster en de voorbereiding en uitvoering van taken die hieruit voortvloeien.

2. De directeur ziet toe op de naleving van de afdelingsplannen en de uitvoering van het personeels- en organisatiebeleid in zijn cluster.

3. De directeur geeft integraal leiding aan de beleidsvoorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en beheer van zijn cluster.

4. Conform de cyclus van het Beleids- en Begrotingsinstrumentarium legt de directeur aan de gemeentesecretaris verantwoording af over het gevoerde dagelijkse beheer.

1. De directeuren vervangen elkaar tijdens hun afwezigheid in een door de gemeentesecretaris/ algemeen directeur te bepalen volgorde, met dien verstande dat bij afwezigheid van de directeur Middelen de taken van concerncontroller worden waargenomen door de plaatsvervangend concerncontroller.

2. Bij het ontstaan van een vacature of bij langdurige afwezigheid van een directeur wijst het college op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur een plaatsvervangend directeur aan.

1. Het afdelingshoofd heeft een afgeleide verantwoordelijkheid ten opzichte van de directeur van het cluster waaronder zijn afdeling ressorteert met betrekking tot de doelstellingen en hoofdtaken die binnen de vastgestelde hoofdstructuur zijn te verrichten door zijn afdeling.

2. Hij is belast met het opstellen van het afdelingsplan en de eerstverantwoordelijke voor de uitvoering daarvan.

1. Het afdelingshoofd wordt tijdens diens afwezigheid in beginsel vervangen door het plaatsvervangend afdelingshoofd vervangen.

2. Bij het ontstaan van een vacature of bij langdurige afwezigheid van een afdelingshoofd wijst de directeur een plaatsvervangend afdelingshoofd aan.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren vormen de directieraad, welke optreedt als adviesorgaan voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten aanzien van:

• a.

  het adviseren in de richting van het college en de burgemeester in de in artikel 29 genoemde aangelegenheden en

• b.

  de besluitvorming in de in artikel 29 genoemde aangelegenheden voor zover die tot de competentie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur behoren.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van directieraad.

3. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt de eerste loco-secretaris op als voorzitter van de directieraad.

4. De voorzitter van de directieraad stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de directieraad vast.

5. Ieder lid van het directieraad kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieraad.

6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid genoemde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het directieraad deel te nemen.

1. Ter bevordering van de coördinatie en integratie van het handelen van de ambtelijke organisatie bestaat er een permanente overlegstructuur, genaamd het Gemeentelijk Managementoverleg (GMO).

2. Het overleg kent naast de gemeentesecretaris/algemeen directeur als voorzitter, de directeuren, de afdelingshoofden en een afvaardiging van de Ondernemingsraad als leden.

3. De leden van het overleg kunnen zich in geval van verhindering laten waarnemen door hun plaatsvervanger.

4. De voorzitter bepaalt de datum en agenda voor de vergaderingen.

5. De leden 5 en 6 van artikel 28 zijn van overeenkomstige toepassing.

1. Periodiek worden werkbesprekingen georganiseerd tussen de directieraad en het college. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op onderwerpen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde.

2. Het bepaalde in het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

3. De gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

1. De functie van concerncontroller wordt uitgeoefend door de directeur Middelen.

2. De concerncontroller voert zijn functie uit met inachtneming van een door het college vast te stellen instructie waarin in ieder geval regels worden gesteld omtrent zijn positie binnen de organisatie, zijn taken en doelen alsmede zijn relatie tot het college, gemeentesecretaris/algemeen directeur en de ambtelijke organisatie.

3. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het toezicht op de bedrijfsvoering van de gehele ambtelijke organisatie en heeft daarin een toetsende en een adviserende taak,

4. De concerncontroller is onafhankelijk in zijn toetsende en adviserende taak. Hij rapporteert gevraagd en ongevraagd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en rapporteert zonodig, naar eigen inzicht, aan het college.

5. Het college kan de concerncontroller rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoek naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van onderdelen van de organisatie.

6. De functie van concerncontroller is onverenigbaar met die van beheerder financiën en kassier.

7. Het college wijst één of meerdere consulentcontrollers aan die de concerncontroller vervangen in geval van diens afwezigheid of ontstentenis.

8. Artikel 25 lid 2 is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend concerncontroller.

1. De controlfunctie met betrekking tot de afzonderlijke clusters en de daaronder ressorterende afdelingen wordt onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller uitgeoefend door één of meer door hem aan te wijzen ambtenaren in de functie van consulentcontroller.

2. De wijze van uitoefening van de controlfunctie wordt door de consulentcontrollers regelmatig afgestemd met de concerncontroller.

3. Artikel 32 lid 6 is van overeenkomstige toepassing op de consulentcontrollers.

1. Ten behoeve van de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer van het concern biedt de concerncontroller uiterlijk gelijktijdig met de jaarrekening het jaarverslag ter vaststelling aan bij het college.

2. Het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing op de jaarverslagen van een cluster.

1. Door middel van een primatenstelsel wordt eenduidig aangegeven welke afdeling eerstverantwoordelijk is voor welke taak, en met name voor de advisering over die taak aan het college.

2. Indien een onderwerp het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primaathouder medeadvies aan die andere afdeling.

3. De afdeling die mede advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de primaathouder, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

4. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de primaathouder.

5. Als de primaathouder en de medeadviseur niet tot overeenstemming over de inhoud van het advies kunnen komen, voegt de primaathouder het mede advies onverkort toe aan het advies, vergezeld van een slotadvies van de primaathouder.

1. Er wordt regulier beleidsoverleg gevoerd met de verantwoordelijke portefeuillehouder. Dit overleg vindt plaats met de directeur en de betrokken afdelingshoofden. Daarnaast wordt door de afdelingshoofden bilateraal overleg met de portefeuillehouder gevoerd over de dagelijkse gang van zaken.

2. Behandelende ambtenaren voeren in voorkomende gevallen rechtstreeks overleg met de portefeuillehouders over de voortgang en inhoud. Over de inhoud hiervan worden directeur en afdelingshoofd zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.

1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet, bepaalt het college welke diensten ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen diensten bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels die gelden voor de gemeentelijke diensten.

1. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Met ingang van de dag van inwerkingtreding vervalt de Organisatieverordening 2006, zoals sedertdien gewijzigd.