Regeling vervallen per 05-05-2023

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hellevoetsluis 2009

Geldend van 01-01-2009 t/m 04-05-2023

Intitulé

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hellevoetsluis 2009

Nummer: 18-09-08/ 7B

De raad der gemeente Hellevoetsluis;

gehoord de rekeningcommissie;

gehoord het college van burgemeester en wethouders;

gehoord de commissie algemene zaken en middelen;

gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier van 11 augustus 2008, nummer 18-09-08/7;

gelet op artikel 213a gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Hellevoetsluis (ex art. 213a GW).

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    doelmatigheid : de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

  • b.

    doeltreffendheid : de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

Het college onderzoekt periodiek de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente.

Artikel 3. Onderzoeksplan

  • 1. Het college meldt ieder jaar bij de aanbieding van de begroting aan de raad of in het volgende jaar één of meerdere onderzoeken zullen plaatsvinden. Als tot onderzoek wordt besloten, zendt het college daaraan voorafgaand een onderzoeksplan naar de raad.

  • 2. In het onderzoeksplan wordt zoveel mogelijk rekening gehouden en afgestemd met de planning van de te verrichten onderzoeken door de Rekenkamercommissie Hellevoetsluis en overige door de raad voorgenomen onderzoeken.

  • 3. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek;

    • b.

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • c.

      de onderzoeksmethode;

    • d.

      de doorlooptijd van het onderzoek;

    • e.

      de wijze van uitvoering.

  • 4. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college, indien nodig, een plan van verbetering op. De rapportage en het plan verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.

  • 2. Op het moment van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hellevoetsluis 2005”.

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hellevoetsluis 2009”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 september 2008.
De raad voornoemd,
de plv. griffier, de voorzitter,
Y.Brouwer-Stam. C.A. Kleijwegt.

Toelichting behorende bij de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hellevoetsluis 2009

De Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Hellevoetsluis (ex artikel 213a GW).

Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In dit artikel wordt het college opgedragen periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en

doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Er wordt geen minimum aantal onderzoeken voorgesteld omdat naast deze onderzoeken in het kader van deze verordening ook door de raad en door de Rekenkamercommissie Hellevoetsluis onderzoeken worden geëntameerd.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van de middelen.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend wil de raad weten wat de plannen zijn en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en zonodig invloed uitoefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan geeft een volledig beeld van de voorgenomen onderzoeken.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, ook in een door de raad ingestelde raadscommissie, maar het wordt door het college vastgesteld.

Aangegeven wordt wat globaal in het onderzoeksplan moet worden opgenomen.

De onderwerpen genoemd in het tweede lid behelzen het volgende:

  • a.

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven, dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten.

    Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

    De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen.

    De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • c.

    Aangegeven moet worden welke methoden gebruikt gaan worden (bijvoorbeeld benchmarking, enquête, enzovoorts).

  • d.

    Aangegeven moet worden de ingeschatte duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • e.

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien het onderzoek in eigen (ambtelijk) beheer wordt uitgevoerd zullen in de onderzoeksopzet waarborgen moeten worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of de adviezen ter verbeteringen zoveel mogelijk worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens betreffende de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand dat in deze paragraaf eveneens gerapporteerd wordt over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur, inclusief eventuele verbeterpunten. Tussentijds zal het college omtrent de voortgang rapporteren via de Maraps en de Voorjaarsnota.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. Ingevolge artikel 213a, lid 2 Gemeentewet dienen de bevindingen van de onderzoeken schriftelijk te worden gerapporteerd aan de raad. Betreffende rapportages dienen volgens artikel 197, lid 2 Gemeentewet tevens te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering.

Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.