Treasury statuut gemeente Hellevoetsluis 2009.

1. De Missie

Het Treasury Statuut van de gemeente Hellevoetsluis (hierna: Statuut) heeft tot doel een formeel kader te scheppen waar binnen de financierings- en beleggingsactiviteiten van de gemeente dienen plaats te vinden. In het Statuut zorgen de vier elementen sturen, beheersen, verantwoorden en toezichthouden in hun samenhang voor duidelijkheid en transparantie in het treasury proces.

1.1. Algemene missie van de Gemeente Hellevoetsluis

De algemene missie van de gemeente is het zo optimaal mogelijk uitvoeren van haar publieke taken. Naast de door de Wet opgedragen taken, bepaalt het Gemeentebestuur welke de publieke taken van de gemeente zijn. In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan en ondersteuning te bieden voor het uitvoeren van deze publieke taken. Meer specifiek zal de financiële continuïteit van de gemeente op korte en lange termijn gewaarborgd dienen te worden.

1.2. Doelstellingen van het treasury beleid

Het treasury beleid is erop gericht binnen de financiële mogelijkheden van de gemeente een zo hoog mogelijk rendement te verkrijgen op overtollige middelen en de lasten zo veel mogelijk te reduceren op aan te trekken middelen, waarbij de risico’s zo goed mogelijk beheerst worden en in ieder geval beperkt blijven binnen het door het Gemeentebestuur vastgestelde kader. Investeringen, deelnemingen en beleggingen die worden gedaan in het kader van de uitvoering van de publieke taak, waarbij bewust risico’s worden aanvaard, vallen buiten de kaders van dit Statuut [[1]]. Over deze investeringen worden in specifieke Raadsbesluiten beslissingen genomen.

De doelstellingen van het treasury beleid zijn:

• -

  Het verkrijgen en handhaven van toegang tot de vermogensmarkten (geld- en kapitaalmarkt) tegen de scherpst mogelijke condities;

• -

  Het zoveel mogelijk beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s zoals rente, valuta, koers, liquiditeit en kredietrisico;

• -

  Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• -

  Het realiseren van een flexibel en controleerbaar cashmanagement in de organisatie;

• -

  Het opzetten en onderhouden van een goede en efficiënte financiële infrastructuur(zoals het opzetten en onderhouden van een rentecompensabel circuit en het ontwikkelen van voldoende kredietfaciliteit bij de huisbanken);

• -

  Het realiseren van informatiestromen ter ondersteuning van het beleid.

1.3 Risicoprofiel

De houding van de gemeente ten aanzien van financieel risico is defensief en risicomijdend. De treasury functie van de gemeente is naar haar aard ondergeschikt aan de uitvoering van de publieke taak. Het risico beleid zal erop gericht zijn toekomstige risico’s inzichtelijk te maken, te beheersen, te verminderen of te verschuiven. De uitvoering van de treasury taak mag in ieder geval niet leiden tot een vergroting van de risico’s voor de gemeente.

Defensief en risicomijdend houden in ieder geval in:

• -

  Het beleid ten aanzien van financieringen is erop gericht een spreiding van toekomstige renterisico’s op korte en lange termijn te bevorderen opdat ook in de toekomst geen overmatige blootstelling aan rentebewegingen optreedt;

• -

  Het beleid ten aanzien van beleggingen is zodanig dat alleen beleggingen kunnen worden gedaan van tijdelijke overschotten en gericht op de beheersing en vermindering van daaraan verbonden risico’s;

• -

  Het gebruik van rente-instrumenten is alleen toegestaan indien de renterisico’s zodanig groot zijn, dat het verminderen of afdekken van financiële risico’s wenselijk is. Het beleid dienaangaande dient prudent en transparant te zijn;

• -

  De gemeente zal zelf normen stellen aan het maximaal aanvaardbare niveau van renterisico’s in de komende jaren. Zij zal daarbij rekening houden met de renterisiconorm en de kasgeldlimiet, zoals bedoeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden.

2.Voorbereiding en vaststelling van het beleid

In algemene zin wordt het treasury beleid voorbereid en uitgevoerd door de medewerker treasury van de afdeling Begroting/Economie/Control/Treasury/Administratie (BECTA), onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling BECTA. Het beleidsvoorstel voor de Treasury Paragraaf van de Begroting wordt, als onderdeel van de Begroting na bespreking door de Concerncontroller en de Algemeen Directeur voorgelegd aan het College van B & W. Na vaststelling door het College wordt het beleid ter goedkeuring voorgelegd aan de Gemeenteraad.

2.1 Meerjarenplan

Eén keer per jaar wordt de meerjarenraming opgesteld. Dit stuk behandelt het basisjaar en de drie op dat begrotingsjaar volgende jaren. De meerjarenraming is een voortschrijdend programma dat inzicht biedt in het meerjarenperspectief van de gemeente.

In de meerjarenraming komen o.a. aan de orde:

• -

  Alle interne en externe ontwikkelingen die op middellange termijn van belang zijn;

• -

  Financiële projecties die gebaseerd zijn op het bestaande beleid;

• -

  De verwachte financieringsbehoefte, beleggingsnoodzaak en de omvang van het renterisico van de gemeente op middellange termijn (minimaal 3 jaar vooruit);

• -

  Het treasury beleid dat de gemeente voorstaat en de financiële consequenties van dat beleid, eventueel ondersteund door scenario-berekeningen. Dit laatste maakt de financiële consequenties van verschillende renteniveau’s in de toekomst inzichtelijk.

2.2 Financiële beleidscyclus/rapportages​

De gemeente gebruikt de jaarlijkse financiële beleidscyclus voor het vaststellen van het treasury beleid, voor het afleggen van verantwoording over dat beleid en voor bijstelling van het beleid door het jaar heen. De beleidscyclus kent een begroting, voorjaarsnota twee tussentijdse bestuursrapportages (Beraps) en een jaarrekening met jaarverslag.

2.2.1 De begroting

De begroting, opgesteld door de afdeling BECTA, wordt elk jaar voor 15 november door de raad  vastgesteld op basis van de gegevens zoals die worden aangeleverd door de verschillende afdelingen die daarvoor verantwoordelijk zijn. In het beleidsdeel van de begroting wordt de Treasury Paragraaf met het financierings- en beleggingsbeleid opgenomen. De Treasury Paragraaf geeft aan welk beleid de gemeente voorstaat met betrekking tot de treasury activiteiten in het komend jaar.

In de Treasury Paragraaf zullen de volgende zaken aan de orde komen:

• -

  Alle interne en externe ontwikkelingen die voor het komende jaar van belang zijn met betrekking tot de liquiditeitspositie en het aantrekken en uitzetten van gelden;

• -

  Een vervalkalender van de leningenportefeuille waaruit blijkt bij welke marktrente welke leningen vervroegd aflosbaar zijn;

• -

  Een prognose van de financiële stromen, posities de omvang van de renterisico’s voor het komend jaar;

• -

  De knelpunten en risico’s voor het geld- en kapitaalbeheer;

• -

  Een algemene rentevisie voor het komend jaar;

• -

  Het treasurybeleid dat de gemeente voorstaat voor het komend jaar en de financiële consequenties ervan;

• -

  De voorgenomen transacties, die het treasury beleid vorm geven

• -

  Toetsing van de renterisico’s middels de renterisiconorm en de kasgeldlimiet

2.2.2 Het mandaat

Middels het vaststellen van de Begroting en daarin opgenomen de Treasury Paragraaf, geeft de Gemeenteraad een mandaat af aan het College van B&W om de in de Treasury Paragraaf voorgestelde transacties ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Het College mandateert de afdeling BECTA om tot het afsluiten van de feitelijke transacties over te gaan.

In de Beraps kan de Algemeen Directeur, op voorstel van de Concerncontroller wijzigingen voorstellen in de “voorgenomen” transacties. Vaststelling van de Beraps door het College van B&W leidt tot een bijstelling in de verleende mandaten aan de afdeling BECTA. De gemeenteraad bekrachtigt middels kennisname van de Beraps en geeft goedkeuring aan de daaraan gekoppelde wijzigingen van de begroting.

3.1 Uitvoering van het beleid Algemeen

De gemeente heeft met de nv Bank voor Nederlandse Gemeenten (BNG) een Overeenkomst Financiële Dienstverlening (overeenkomst) afgesloten. Hierdoor wordt het liquiditeitenbeheer geoptimaliseerd. De feitelijk nodige transacties worden door de BNG binnen de kaders van de overeenkomst uitgevoerd. Als de bepalingen van de overeenkomst zulks toelaten kunnen transacties worden gedaan bij andere in in statuut genoemde instellingen (punt 3.3). Daarbij gelden de volgende afspraken

De medewerker treasury kan binnen de kaders van het door de Gemeenteraad in de Begroting of tussentijdse Management Rapportage vastgestelde mandaat transacties afsluiten. De medewerker sluit transacties af in overleg met minimaal één andere medewerker van de afdeling BECTA. Hiermee wordt het vier-ogen principe gegarandeerd. De medewerkers die de transacties afsluiten toetsen het tarief en de voorwaarden van elke af te sluiten transactie aan de beschikbare marktgegevens en concurrerende tarieven.

Een medewerker van de afdeling BECTA, onderdeel Financiële Administratie (FA) is verantwoordelijk voor de administratieve vastlegging en afhandeling van de transacties. Alle relevante gegevens en originele documenten worden bewaard in het archief van de FA. De medewerker treasury ontvangt steeds een afschrift van de op transacties betrekking hebbende documenten ten behoeve van het treasury dossier.

De medewerker treasury draagt zorg voor initiëren van betalingen voortvloeiende uit treasury transacties. Deze betalingen worden verder voorbereid en klaargezet door een medewerker van de FA. De tekeningsbevoegdheid voor deze betalingen ligt bij de coördinator van de FA (als eerste tekeningsbevoegde) en bij een medewerker van afdeling BECTA of de daartoe aangewezen consulent, die niet zelf betrokken zijn (geweest) bij het afsluiten van de onderliggende transacties of de interne controle.

Gezien de omvang van de organisatie zal er af en toe een uitzondering moeten worden gemaakt met betrekking tot deze functiescheiding. De juiste uitvoering en administratie van de transacties wordt in die gevallen gewaarborgd door een goed functionerende AO/IC.

Figuur 2 Organogram uitvoering, administratie en interne controle op beleid

De verantwoordelijkheid voor de interne controle op de treasury activiteiten ligt bij de consulent Interne Controle (IC). Deze rapporteert aan de concerncontroller. Bij afwezigheid van medewerkers treedt een vervangingsregeling in werking om voortgang van de dagelijkse werkzaamheden te garanderen. In deze regeling wordt het principe van bovenstaande functiescheiding gehandhaafd.

3.2 Korte en lange financiering

Voor het aantrekken van gelden op de geld- en kapitaalmarkt worden aan marktpartijen in principe geen restricties gesteld, anders dan dat zij een goede reputatie behoren te hebben op de financiële markten en in het algemeen maatschappelijk verkeer.

Voor korte financiering geldt dat binnen de grenzen van het jaarlijks vastgestelde (en eventueel bijgestelde) mandaat de medewerker treasury kasgeldtransacties kan voorbereiden en uitvoeren. Hiervoor geldt de procedure als bedoeld in paragraaf 3.1.

Voor lange financiering geldt dat door de medewerker treasury – binnen het door het College van B&W verleende mandaat - een voorstel voor de Concerncontroller wordt voorbereid. Na goedkeuring van dit voorstel is de medewerker gemachtigd om volgens de procedure beschreven in paragraaf 3.1 de geldlening met de meest gunstige condities af te sluiten. Vervolgens hebben het College van B&W en de Gemeenteraad altijd inzicht in alle afgesloten transactie middels het transactieregister.

Bij het uitvoeren van financieringstransacties gelden voorts de volgende richtlijnen en limieten:

• -

  Geld wordt uitsluitend aangetrokken op basis van een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie. De rentevisie van de gemeente is in principe gebaseerd op de rentevisie van minimaal twee gezaghebbende financiële instellingen (zoals de huisbank en een financiële bemiddelaar);

• -

  Het aantrekken van langlopende leningen geschiedt door (tenminste) twee concurrerende offertes bij financiële instellingen aan te vragen;

• -

  Het renterisico op de netto vlottende schuld zal in ieder geval worden begrensd ter hoogte van de kasgeldlimiet van de Wet Financiering Decentrale Overheden, maar de Gemeenteraad kan besluiten hiervoor eigen grenzen te stellen;

• -

  Het renterisico op de netto vaste schuld zal in ieder geval worden begrensd ter hoogte van de renterisiconorm van de Wet Financiering Decentrale Overheden, maar de Gemeenteraad kan besluiten hiervoor eigen grenzen te stellen.

Toegestane instrumenten zijn onderhandse geldleningen, vaste geldleningen, (Euro) Medium Term Notes, obligaties en andere (internationale) financieringsprogramma’s.

3.3 Korte en langebeleggingen

Voor korte beleggingen geldt dat binnen de grenzen van het jaarlijks vastgestelde mandaat de medewerker belast met treasury het uitzetten van kasgeld kan voorbereiden en uitvoeren. Hiervoor geldt de procedure als bedoeld in paragraaf 3.1 en hetgeen hieronder wordt vastgesteld inzake de richtlijnen en limieten voor beleggingen in het algemeen.

Voor lange beleggingen geldt dat door de medewerker belast met treasury - binnen het door het College van B&W verleende mandaat - een voorstel voor de Concerncontroller wordt voorbereid. Na goedkeuring van dit voorstel is de medewerker gemachtigd om volgens de procedure beschreven in paragraaf 3.1 de belegging met de meest gunstige condities te realiseren.

Bij het uitvoeren van beleggingstransacties gelden voorts de volgende richtlijnen en limieten:

• -

  Het uitzetten van gelden dient altijd prudent te geschieden. Geld wordt uitsluitend belegd op basis van beschikbaarheid, een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie. De rentevisie van de gemeente is gebaseerd de rentevisie van minimaal twee gezaghebbende financiële instellingen(zoals de huisbank en een financiële bemiddelaar);

• -

  Kredietrisico’s worden beperkt door uitsluitend gelden uit te zetten bij de NV Bank Nederlandse Gemeenten, de Nederlandse Waterschapsbank NV of bij het Agentschap van het ministerie van Financiën;

• -

  Risico’s bij uitzettingen worden voorts beperkt doordat de hoofdsom minimaal is gegarandeerd.

• -

  Koersrisico’s op de uitzettingen in vastrentende waarden worden beperkt door de omvang en de resterende looptijd te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen of verplichtingen Indien middelen worden belegd die in de toekomst voor een bepaald doel zijn gereserveerd, dan is de looptijd van de belegging begrensd door het moment dat de middelen moeten worden aangewend voor dit bepaalde doel. Het is gewenst deze relatie vooraf aan te geven.;

• -

  Rechtstreekse beleggingen in aandelen zijn in het beleggingsbeleid niet toegestaan. Alleen wanneer substantiële fondsen voor een zeer lange periode, voor een specifieke taak moeten worden aangehouden zijn beleggingen in aandelenfondsen toegestaan, maar alleen nadat de Gemeenteraad op voorstel van het College van B&W hiertoe expliciet besloten heeft in een afzonderlijk Raadsbesluit en nadat de toezichthouder hierover vooraf geconsulteerd is.

3.4 Rente-instrumenten

Rente-instrumenten zullen alleen ingezet worden om toekomstige (rente-) risico’s te verminderen of weg te nemen. Goedkeuring voor het gebruik van rente-instrumenten zal geregeld zijn in de Treasury Paragraaf in de Begroting. Het gebruik van rente-instrumenten is alleen toegestaan indien het verminderen van het (rente-) risico inzichtelijk is gemaakt. Voor afsluiting van de transactie (-s) zullen de werking, de kosten en de risico’s die verband houden met het betreffende instrument (-en) aan de Concerncontroller moeten zijn duidelijk gemaakt. Na goedkeuring van dit voorstel is de medewerker gemachtigd om volgens de procedure beschreven in paragraaf 3.1 het rente-instrument met de meest gunstige condities af te sluiten.

4.1 Toesting en controle, interne controle

Informatie omtrent de beleidsplannen wordt vastgelegd in de Treasury Paragraaf in de Begroting; op basis hiervan wordt het mandaat voor het komende begrotingsjaar opgesteld. Bij het opstellen van de Beraps vindt tussentijdse bewaking en eventueel bijstelling van het treasury beleid plaats. Controle op de uitvoering van het beleid vindt voorts plaats in de Treasury Paragraaf in het Jaarverslag.

De afdeling BECTA zal van alle plannen, nota’s en besluiten zorgvuldig dossiers aanleggen. De FA zal van alle originele documenten met betrekking tot het vastgestelde beleid, de uitgevoerde transacties en eventuele andere documenten zorgvuldig dossiers aanleggen.

Om functiescheiding te garanderen zullen de medewerkers van de afdeling BECTA nooit betrokken zijn bij het feitelijk administratief vastleggen van transacties en posities.

Gezien de omvang van de organisatie zal er af en toe een uitzondering moeten worden gemaakt met betrekking tot deze functiescheiding. De juiste uitvoering en administratie van de transacties wordt in die gevallen gewaarborgd door een goed functionerende AO/IC en het vier-ogen principe.

De consulent IC, die belast is met de controle op de uitvoering van de treasury taak, zal te allen tijde toegang hebben tot de dossiers van de afdeling BECTA. Regelmatig zal de consulent IC controles uitvoeren op de beleidsvaststelling, uitvoering, vastlegging en rapportage en op de toepassing en toepasselijkheid van dit Statuut in het algemeen. De concerncontroller geeft hiertoe opdracht en zal de resultaten van de onderzoekingen beoordelen. Indien van toepassing zullen de benodigde maatregelen worden genomen.

4.2 Externe controle, 4.2.1 algemeen

De Gemeente zal alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve externe controle. De externe accountant zal te allen tijde toegang hebben tot de dossiers van de afdeling BECTA. De wijze van externe controle door de accountant is beschreven in de Controle-Verordening van de gemeente. De Gemeenteraad en het College van B&W geven hiertoe opdracht en zullen de resultaten van de onderzoekingen beoordelen. Indien noodzakelijk zullen zij gerede maatregelen nemen.

Conform de Wet Financiering Decentrale Overheden zal voorts aan de diverse instanties de volgende informatie worden aangeboden.

4.2.2 De toezichthouder(Gedeputeerde Staten van de provincie):

Jaarlijks tezamen met het jaarverslag een opgave van:

• -

  Het begrotingstotaal bij aanvang van het voorgaande jaar;

• -

  De kasgeldlimiet bij aanvang van het voorgaande jaar;

• -

  De gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van het voorgaande jaar;

• -

  De stand van de vaste schuld bij aanvang van het voorgaande jaar;

• -

  De renterisiconorm bij aanvang van het voorgaande jaar;

• -

  Het renterisico op de vaste schuld over het voorgaande jaar.

Aan het einde van ieder kwartaal een opgave van de laatst berekende gemiddelde netto-vlottende schuld en de kasgeldlimiet voor het desbetreffende kalenderjaar.

4.3.3 Het Centraal Bureau voor de Statistiek​

Driemaandelijks een opgave van de stand van het EMU-saldo op een door het Centraal Bureau voor de Statistiek te bepalen wijze, zodat zij de informatie aan het Ministerie van Financiën kan presenteren. Bovenstaande informatie wordt door de de afdeling BECTA verzorgd.