Regeling vervallen per 01-08-2015

Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011

Geldend van 22-10-2011 t/m 31-07-2015

Intitulé

PRIVACYREGLEMENT VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISREGISTRATIE PERSONEN HELMOND 2011

Burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond;

gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Personen Helmond 2011;

besluiten:

vast te stellen het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • c.

    verordening: de Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Personen Helmond 2011 vastgesteld door

    de gemeenteraad d.d 11 januari 2011;

  • d.

    basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de

    gemeente Helmond als bedoeld in artikel 2 van de wet;

  • e.

    basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van

    persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Helmond;

  • f.

    GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

  • g.

    autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de

    systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van

    andere gemeenten;

  • h.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA,

    in de basisadministratie is opgenomen;

  • i.

    geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Helmond en over wie de

    verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;

  • j.

    authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel

    3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

  • k.

    aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven

    anders dan ter uitvoering van de wet;

  • l.

    verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de

    basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit;

  • n.

    bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte

    van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt

    gevoerd;

  • o.

    beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de

    basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

  • p.

    afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

  • q.

    binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

  • r.

    derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde;

  • s.

    vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet.

  • t.

    protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de basisregistratie

Artikel 2 Het doel van de basisregistratie personen

De basisregistratie personen heeft tot doel:

  • 1.

    de krachtens een besluit van de beheerder aangewezen binnengemeentelijke afnemers te voorzien van

    gegevens ter vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers kunnen voldoen aan de

    verplichtingen als bedoeld in artikel 3b en 62 van de wet;

  • 2.

    de krachtens een besluit van de verantwoordelijke aangewezen derden te voorzien van gegevens;

  • 3.

    een ingeschrevene en een geregistreerde van hem betreffende gegevens te voorzien;

  • 4.

    gegevens te leveren ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.

Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen

  • 1. Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is de afdelingsmanager Stadswinkel.

  • 2. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan de verstrekking van gegevens aan

    binnengemeentelijke afnemers overeenkomstig de wijze van verstrekking als bedoeld in artikel 5 en

    onder de in dat artikel bepaalde voorwaarden.

  • 3. De besluiten van de beheerder op grond van lid 2 van dit artikel zijn opgenomen in bijlage 1 van dit

    reglement

Artikel 4 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikel 5, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 5 Wijze van gegevensverstrekking en voorwaarden

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben de beheerder en de door hem

    aangewezen medewerkers van de afdeling Stadswinkel.

  • 2. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet kan verstrekking van gegevens aan

    binnengemeentelijke afnemers plaatsvinden door middel van:

    • a.

      rechtstreekse raadpleging van de basisadministratie en of het gegevensmagazijn en of de GBA-V (ad hoc verstrekkingen);

    • b.

      spontane verstrekking gebaseerd op afnemersindicaties geplaatst bij de daarvoor in aanmerking

      komende persoonlijsten in de basisadministraties van andere gemeenten en de eigen gemeente.

  • 3. Een binnengemeentelijk afnemer mag deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de bij of

    krachtens wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 4. Een binnengemeentelijke afnemer is slechts bevoegd tot rechtstreekse raadpleging van de GBA-V voor

    zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit

  • 5. Een binnengemeentelijk afnemer dient de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en

    bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 6 Beperkte toegang via binnengemeentelijke afnemer

  • 1. De geautoriseerde binnengemeentelijke afnemer voor de huisvestingstaak als aangewezen in de bijlage bij dit reglement verschaft de daarin genoemde derden directe beperkte toegang ten behoeve van de aan hen gemandateerde taken.

  • 2. De bijlage als bedoeld in het vorige lid vermeld tot welke gegevens toegang wordt verschaft.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 2 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers

    gegevens worden verstrekt betreffende de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt

    geschaad.

  • 2. Een verzoek tot verstrekking van gegevens op grond van lid 1 van dit artikel dient :

    • a.

      schriftelijk te worden ingediend bij de beheerder

    • b.

      een opgave te bevatten van het doel waarvoor en de grond waarop de informatie gevraagd wordt;

    • c.

      aan te geven welke persoon of personen het verzoek behelst;

  • 3. Voor deze verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij

    zijn gedaan.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven

    dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie

    persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar

    aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet

    en de artikelen 62 en 63 van het besluit.

Artikel 10 Protocolplicht

De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.

Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

  • 1. Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van

    gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder.

  • 2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter

    vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 12 Recht op correctie

  • 1. Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en

    aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

  • 2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter

    vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 13 Verwijdering van gegevens

  • 1. Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de

    basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke.

  • 2. De beheerder verwijdert deze gegevens zo spoedig mogelijk na dit besluit.

Artikel 14 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 15 Vernietiging

Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking

Besloten in de vergadering van 18 oktober 2011.

Burgemeester en wethouders van Helmond,

De burgemeester, de secretaris,

Drs. A.A.M. Jacobs Dhr. A.A.M. Marneffe RA

Ondertekening

Besloten in de vergadering van 18 oktober 2011.
Burgemeester en wethouders van Helmond,
De burgemeester,
Drs. A.A.M. Jacobs
De secretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA
Bekend gemaakt op:
21 oktober 2011
De gemeentesecretaris,
Dhr. A.A.M. Marneffe RA

Bijlage 1

Autorisatietabellen

Bijlage 2

Lijst van vrije derden

Toelichting op het Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen Helmond 2011

Dit reglement vloeit voort uit de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen (BRP). De verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding met ingang van 1 januari 2011. De raad heeft hierin de nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de BRP. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement betreft de basis¬registratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin de gegevens zijn geregistreerd van personen die in gemeente Helmond woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken nodig, het in dit artikel genoemde autorisatiebesluit.

De basisregistratie bevat naast gegevens van inwoners en niet-inwoners de zogenaamde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van voormalige inwoners van gemeente Helmond, die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie worden gerekend.

Artikel 2 Doel van de basisregistratie personen

In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen.

Artikel 3 Het beheer van de basisregistratie personen

Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij de afdelingsmanager Stadswinkel. Deze kan verder invulling geven aan de wijze van distribueren van persoonsgegevens aan de binnengemeentelijke afnemers, binnen de randvoorwaarden die daarvoor worden gesteld in artikel 5. De beheerder moet dit overigens zodanig invullen, dat de afnemers in ieder geval voorzien worden van de authentieke gegevens die zij verplicht zijn te gebruiken op grond van artikel 3b van de Wet GBA.

Artikel 5 Toegang tot de basisregistratie personen, verstrekkingwijzen en voorwaarden

Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "on-line verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de afdelingen die uitvoering geven aan de Wet GBA.

De verstrekking van persoonsgegevens aan binnengemeentelijke afnemers kan plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging, de verstrekking van mutatieberichten en door selecties gebaseerd op specifieke vragen van afnemers. Om mutatieberichten te kunnen ontvangen, plaatst een afnemer een indicatie bij de GBA-gegevens van de persoon die binnen de doelgroep van de afnemer valt.

Behalve de reguliere afdelingen, zoals belastingen of het werkplein, kan het regionale politiekorps op dezelfde voet als een binnengemeentelijk afnemer de GBA raadplegen. Dit is geregeld in artikel 96, tweede lid van de lid Wet GBA.

De besluiten van de beheerder over de wijze van verstrekking en de gegevens welke worden verstrekt, maken deel uit van dit privacyreglement (bijlage 1).

Artikel 8 Overige verstrekkingen

Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden.

Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.

Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking op grond van artikel 100 aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevens uit de GBA. Ook de categorie van gegevens die mag worden verstrekt, is verder afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens worden verstrekt. Ingevolge artikel 102 van de Wet GBA heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.

Gegevensverstrekking op basis van artikel 100 wet GBA is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking aan commerciële instellingen en bedrijven uitgesloten. Zo hebben instellingen als incassobureaus en postorderbedrijven geen recht op gegevens uit de GBA voor hun buitengerechtelijke incassowerkzaamheden. .

Onder artikel 100 Wet GBA is gegevensverstrekking alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 110 van de wet).

Artikel 9 Terugmeldplicht

Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen, om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens, terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.

Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om:

nadere regels te stellen omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de basisadministratie;

nadere regels te stellen omtrent de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;

binnengemeentelijke afnemers aan te wijzen die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft.

De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Helmond als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.

Artikelen 11 tot en met 13 Rechten van de burger

De wet GBA regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger in dit kader op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in dit reglement.

Artikel 14 Beveiliging

De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:

Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:

  • -

    Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en

    bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

  • -

    de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of

    verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • -

    de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming,

    wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

In gemeente Helmond zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zullen worden opgenomen in een beveiligingsplan.

Artikel 16 Slotbepaling

Gegeven de substantiële wijzigingen stellen wij voor om het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Helmond 2008 van 25 november 2008 in zijn geheel te vervangen door het onderhavig Reglement basisregistratie personen.