Controleverordening Gemeente Helmond

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor, hiertoe kan de raad enkele leden uit haar midden aanwijzen. Het college stelt het programma van eisen vast, gehoord hebbende de raad.

3. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het college in overleg met de raad (of een afvaardiging van de raad) de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant (digitaal) beschikbaar zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen tijdig aan de raad zodat de raadsbehandeling vóór uiterlijk 15 juli kan plaatsvinden.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De afspraken hieromtrent worden vastgelegd in het auditplan van de accountant.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging van) de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en de manager financiën.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. Hierbij wordt de geldende wet- en regelgeving (b.v. privacy) in acht genomen.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. De raad kan de accountant opdracht geven bepaalde specifieke thema’s in de controle te betrekken en de raad daarover te informeren. Voor zover mogelijk worden deze vastgelegd in het jaarlijkse auditplan van de accountant.

2. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

3. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

4. Het college draagt de zorg voor de wettelijke verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet-bestuurlijk belang aan: de betreffende ambtenaar, de manager van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller, de manager financiën en eventueel andere betrokken ambtenaren.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant is aanwezig bij de bespreking van het verslag van bevindingen bij de behandeling in de rekenkamercommissie.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling. De verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2017 en volgende jaren.

2. Bij inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de controleverordening gemeente Helmond d.d. 30 september 2003.