Regeling vervallen per 01-07-2016

Instructie voor de griffier gemeente Helmond

Geldend van 15-03-2003 t/m 30-06-2016

Intitulé

Instructie voor de griffier gemeente Helmond

De raad van de gemeente Helmond;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen het document richtingwijzers

Raadsgriffie Richtingwijzer 1

Het presidium van de gemeenteraad in Helmond behartigt de zaken die het functioneren van de raad betreffen. Hiertoe hanteert hij richtingwijzers.

De kaders voor agendering in raad en commissies zijn de doelstellingen van dualisme in brede zin en wet en regelgeving (inclusief de Helmondse verordeningen). De richtingwijzers beginnen kort met de kern van dit kader.

Deze richtingwijzers geven meer duidelijkheid over praktische zaken rond het functioneren van de raad. Ze beogen niet meer en niet minder dan het woord zegt: het gaat niet om regels, maar om het bieden van houvast aan ieder die een rol speelt bij het raadswerk. Ze kunnen werkendeweg verder ontwikkeld, aangepast of uitgebreid worden.

In alfabetische volgorde:

  • 1.

    Agendering raad en commissies

  • 2.

    Burgemeester

  • 3.

    Fractievoorzitters

  • 4.

    Gemeentesecretaris

  • 5.

    Griffie

  • 6.

    Ingekomen stukken

  • 7.

    Informatie aan raad, commissies en raadsleden

  • 8.

    Inspraak

  • 9.

    Kadernota, begroting en jaarrekening

  • 10.

    Openbaarheid en vertrouwelijkheid

  • 11.

    Pers

  • 12.

    Vergader- en spreektijd

  • 13.

    Wethouders

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: agendering raad en raadscommissies

1. Doel

Voor de agendering van raad en commissies schetst deze richtingwijzer

  • a.

    werkwijze

  • b.

    criteria

2. Algemeen

De agenda voor de raad: Het presidium bereidt de vergaderingen van de raad voor en stelt de agenda voorlopig vast. De raad beslist over de definitieve agenda.

De agenda voor de commissies: Een raadscommissie bereidt besluitvorming van de raad voor, kan de raad gevraagd en ongevraagd adviseren, en overlegt met college of burgemeester. Het presidium bespreekt de algemene werkwijze van agendering van de commissies. De commissievoorzitter stelt de agenda voor zijn commissie voorlopig vast. De commissie beslist over de definitieve agenda.

Alvorens de raad een besluit neemt dat niet is voorbereid door het college, geeft de raad het college de gelegenheid zijn mening kenbaar te maken.

3. Kader

I. Algemeen

  • .

    meer lange dan korte termijn

  • .

    meer toevoegen dan overdoen

  • .

    afstand in betrokkenheid

II. De raad

Het zwaartepunt van het debat ligt in de raad. Niet alle onderwerpen worden eerst in een commissie behandeld.

  • a.

    De raad neemt besluiten

  • b.

    De raad stelt kaders

  • c.

    De raad toetst

  • d.

    De raad beraadt zich op ontwikkelingen

  • e.

    De raad controleert.

III. De raadscommissies

De commissies zijn het platform voor

  • a.

    het krijgen van informatie (van ambtenaren of bestuur; het gaat om informatie voor de raad als geheel en verdergaand dan wat simpel op andere wijze is te krijgen) (zie ook Richtingwijzer informatie)

  • b.

    het peilen van meningen indien nodig om een besluit voor te bereiden (door commissieleden onderling dan wel door het college); de verzoeker geeft aan waarom de peiling nodig is

  • c.

    de relatie met burgers (zie ook Richtingwijzer over inspraak)

  • d.

    het geven van gevraagd (door het presidium, ter voorbereiding van de raad) of ongevraagd advies (aan de raad, aan het presidium)

    Bij belangrijke onderwerpen kan het presidium besluiten leden van andere commissies op de hoogte te stellen van agendering en uit te nodigen voor de bijeenkomst.

    Degene die over agendering iets voorstelt, adviseert of besluit, hanteert dit kader.

4. Ambtelijke ondersteuning

Bij de voorbereiding van agendapunten op initiatief van de raad, een commissie of raadsleden, kan ambtelijke ondersteuning worden verleend. Individuele raadsleden kunnen bij het voorbereiden van een agendapunt ook ambtelijke ondersteuning vragen. Als deze steun uitgebreid zal zijn of gevoelige onderwerpen betreft, wordt het verzoek gedaan bij de griffie. Zo nodig overlegt de griffier met de gemeentesecretaris. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierbij van toepassing.

5. Agendering raad

Aandragen onderwerpen door het college:

In de vergadering van het college worden onderwerpen die behandeling in commissie en/of raad behoeven aan de hand van een commissiemodel besproken. In het commissiemodel wordt aangegeven wat de reden van behandeling van het onderwerp in raad of commissie is en in welke commissie(s). De reden voor aandragen van onderwerpen kan zijn gelegen in:

  • a.

    de raad moet een besluit nemen op grond van regelgeving

  • b.

    het college peilt wensen en bedenkingen op grond van art. 160 en 169 Gemeentewet (toegelicht in Richtingwijzer over informatie)

  • c.

    het voorstel is een wezenlijke uitwerking van het collegeprogramma

  • d.

    het voorstel betreft anderszins de kaderstellende of toetsende rol van de raad

  • e.

    de raad heeft verzocht om agendering

De betrokken onderwerpen worden doorgeleid naar de betreffende secretarissen van de raadscommissies dan wel naar de griffie voor die onderwerpen die rechtstreeks op de agenda van de raad worden geplaatst. De agenda van de raadscommissie wordt opgesteld door de voorzitter van de raadscommissie in overleg met de commissiegriffier. De conceptagenda van de raadsvergadering wordt opgesteld door de griffie en aangeboden aan het presidium. Het presidium stelt de agenda voorlopig vast.

Agendering door (leden van) de raad:

  • a.

    Raadsleden hebben hun rechten op grond van het Reglement van orde (voorstel voor agenda art. 7 lid 3, voorstel van orde art. 35, initiatiefvoorstel art.36, interpellatie art 36a, mondelinge beantwoording schriftelijke vragen art. 37, mondelinge inlichtingen art. 38)

  • b.

    Raadsleden kunnen via indiening van commissiemodel onderwerpen aandragen ter bespreking. De voorzitter van de commissie respectievelijk het presidium besluiten over agendering

Het presidium stelt de voorlopige agenda vast. De raad beslist over de definitieve agenda.

6. Agendering commissies

Aandragen onderwerpen door het college:

In de vergadering van het college van B&W worden voorstellen besproken om onderwerpen al dan niet ter agendering voor te dragen voor behandeling in een commissie. Zij geeft daarbij de reden voor zijn voorstel:

  • a.

    de commissie wordt verzocht de raad te adviseren ter voorbereiding van een door de raad te nemen besluit.

  • b.

    de commissie heeft verzocht om agendering

  • c.

    het college heeft de behoefte om de mening van de commissie te peilen en geeft motivatie

  • d.

    het college wenst de commissie te informeren en geeft motivatie.

Agendering door commissieleden:

Commissieleden kunnen een voorstel voor agendering indienen bij de voorzitter van de commissie. Het voorstel is gemotiveerd en concreet. Dit betekent dat duidelijk is waarom het voorstel in de commissie behandeld moet worden, dat het de manier van behandeling aangeeft en dat het uitmondt in een advies indien het om een raadsvoorstel gaat. In artikel 12, lid 3 van de Tijdelijke verordening raadscommissies is de regeling opgenomen. De voorzitter stelt de voorlopige agenda vast. De voorzitter hanteert een termijnagenda en stelt prioriteiten. De commissie beslist over de definitieve agenda.

7. Hamerstukken

Over hamerstukken wordt in de raad niet gesproken, tenzij een raadslid daarom vraagt.

In het geval dat een onderwerp eerst is geagendeerd in een commissie en alle aanwezigen zijn het erover eens om het stuk de status van hamerstuk, dan komt het voorstel op de hamerstukkenlijst van de eerstvolgende raadsvergadering waarover de agenda nog niet is verstuurd.

De voorzitter van de commissie doet een voorstel aan de commissieleden of een stuk wordt gecategoriseerd in een hamerstuk resp. debatstuk.

Bij vaststelling van de agenda in de raad kan een lid van de raad voorstellen de status te veranderen van een hamerstuk naar een debatstuk.

Raadsgriffie Richtingwijzer 2

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: burgemeester

1. Doel

De burgemeester is na de invoering van de dualisering van het gemeentebestuur zowel voorzitter van de raad als van het college gebleven. Daarnaast is hij verantwoordelijk als portefeuillehouder. Deze richtingwijzer markeert de positie van de burgemeester.

2. Kader

De nieuwe verhouding tussen college en raad betekent een andere verdeling van taken en bevoegdheden. De burgemeester heeft als voorzitter van beide organen als belangrijke opgave het bewaken van de bestuurlijke continuïteit.

3. Burgemeester als voorzitter

  • a.

    Als voorzitter van de raad legt de burgemeester de verbinding met werkzaamheden van het college en zorgt hij voor terugkoppeling van raad naar college.

  • b.

    Als voorzitter van het college zorgt hij voor de controle op loyale uitvoering van raadsbesluiten en terugkoppeling van zaken vanuit het college naar de raad voorzover van belang voor de agenda.

4. Burgemeester als portefeuillehouder

  • a.

    De burgemeester wordt in zijn rol van portefeuillehouder op dezelfde manier als een wethouder uitgenodigd om aanwezig te zijn in raad of commissie en deel te nemen aan de beraadslagingen (zie Richtingwijzer wethouders).

  • b.

    Als de burgemeester als portefeuillehouder in de raad optreedt, spreekt hij vanaf het spreekgestoelte.

5. Burgerjaarverslag

De burgemeester brengt elk jaar een burgerjaarverslag uit. Het verslag gaat in ieder geval over de kwaliteit van

  • a.

    de dienstverlening van de gemeente aan burgers en

  • b.

    de manier waarop met burgerparticipatie wordt omgegaan.

Het verslag wordt aan de raad aangeboden tegelijk met de jaarrekening en het jaarverslag.

6. Waarnemend voorzitter raad

  • a.

    De raad heeft een waarnemend voorzitter benoemd.

  • b.

    De waarnemend voorzitter van de raad heeft tot taak de voorzitter van de raad in geval van diens afwezigheid te vervangen. Voorts heeft de waarnemend voorzitter samen met de voorzitter van de raad te oordelen of een onderwerp vanwege spoed alsnog aan de raadsagenda wordt toegevoegd.

Raadsgriffie Richtingwijzer 3

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: fractievoorzitters

1. Doel

Doel van deze richtingwijzer is de relatie tussen presidium en fractievoorzitters af te bakenen.

2. Kader

Omdat de positie van de raad is veranderd, is er uit zijn midden een presidium benoemd. Het presidium vervult in de eerste plaats een procedurele rol bij de voorbereiding van de raadsvergadering. In de tweede plaats is het presidium het aanspreekpunt voor alle andere procedurele zaken dan de voorbereiding van raadsvergaderingen. Voorbeelden zijn afspraken over werkbezoeken. In de derde plaats heeft het presidium tot taak de zaken te behartigen die de werkgeversrol van de raad betreffen.

Om de raadsfracties van de politieke partijen goed te doen functioneren en om hun werk voor te bereiden en onderling af te stemmen, hebben de fracties fractievoorzitters benoemd. De manier waarop zij hun werkzaamheden en de onderlinge afstemming invullen, is de verantwoordelijkheid van henzelf en niet vastgelegd. Als er zich (actuele) politieke zaken voordoen, die met spoed een reactie van de raad of inzicht in de meningen van de raad vragen, dan kunnen voorzitter en waarnemend voorzitter in onderling bepalen dat het onderwerp aan de raadsagenda wordt toegevoegd. Zo nodig consulteren zij daarover nog de andere leden van het presidium. Het presidium verantwoordt zich desgevraagd over deze besluiten. In die gevallen dat het niet gaat om agendering van actuele politieke zaken maar wel over het peilen van de mening en inzicht van de raad in de vorm van opiniërend overleg, dan zijn de fractievoorzitters het aanspreekpunt. Het seniorenconvent komt alleen bijeen voor penibele kwesties, die nopen tot vertrouwelijk beraad.

Gezien deze rollen is het van belang dat presidium en fractievoorzitters contact houden, op gezette tijden overleggen over de invulling van hun taken en elkaar informeren over hun zienswijzen.

3. Presidium, seniorenconvent en fractievoorzitters

  • a.

    De fractievoorzitters ontvangen de agenda en besluitenlijst van het presidium.

  • b.

    Het presidium nodigt de fractievoorzitters ten minste twee maal per jaar uit voor overleg.

  • c.

    Het seniorenconvent komt bijeen in penibele kwesties, die nopen tot vertrouwelijk beraad.

Raadsgriffie Richtingwijzer 4

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: gemeentesecretaris

1. Doel

Deze richtingwijzer geeft aan hoe de verhouding tussen de raad met zijn ondersteunende griffie en de gemeentesecretaris als verantwoordelijke voor het ambtelijk apparaat vorm krijgt.

2. Kader

Sinds de Wet dualisering gemeentebestuur beschikt de raad over eigen ondersteuning. Een griffier is benoemd en een griffie ingesteld, met de raad rechtstreeks als opdrachtgever (zie Richtingwijzer griffie). De gemeentesecretaris werkt sindsdien voor het college. Hij is verantwoordelijk voor het (overig) ambtelijk apparaat.

Uitgangspunt is het feit dat raad en college en ambtenaren (die van de griffie incluis) samen staan voor het belang van de hele gemeente, haar inwoners, organisaties, instellingen, bedrijven. Een open en toegankelijke houding op basis van vertrouwen biedt de beste kansen voor het goed besturen van de stad.

Voor informatie, advies of technische bijstand dienen raadsleden zich te wenden tot de griffier of griffie. De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierbij van toepassing.

3. Werkafspraken

  • a.

    De secretaris en de griffier maken werkafspraken en hebben regelmatig overleg om af te stemmen en knelpunten op te lossen.

  • b.

    De neerslag van deze afspraken is te vinden in de richtingwijzers (zie Richtingwijzer agendering, griffie, ingekomen stukken, informatie).

Raadsgriffie Richtingwijzer 5

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: griffie

1. Doel

De gemeenteraad heeft een griffier benoemd en een griffie gevormd. Deze richtingwijzer geeft duidelijkheid over de manier van werken, de bereikbaarheid en aanspreekbaarheid van de griffie. Hij geeft ook inzicht in het vervullen van de werkgeversrol van de raad ten opzichte van de griffier.

2. Kader

  • .

    De opdracht aan de griffier is te vinden in de Gemeentewet en in de Instructie voor de griffier.

  • .

    De gemeenteraad stelt het financiële kader vast voor de kosten van de griffie en de gevolgen van de dualisering.

  • .

    De gemeentesecretaris en de griffier maken werkafspraken over de verhouding tot de ambtelijke organisatie (zie ook richtingwijzer gemeentesecretaris).

3. Organisatie

  • a.

    De griffie is een eigen, onafhankelijk onderdeel van het gemeentelijk apparaat, met de raad als opdrachtgever.

  • b.

    Voor aansluiting bij en het gebruik van organisatorische ambtelijke kennis, zijn afspraken gemaakt met de gemeentesecretaris.

  • c.

    De griffier is verantwoordelijk voor het functioneren van de griffie en treedt op als leidinggevende voor de griffiemedewerkers.

4. Griffier

  • a.

    De burgemeester geldt als eerste aanspreekpunt voor de griffier voor de dagelijkse gang van zaken.

  • b.

    Het presidium voert eenmaal per jaar een plannings- en beoordelingsgesprek met de griffier, voor de eerste keer in het tweede kwartaal van 2003. Het is aan het Presidium hoe hij dit voorbereidt, bijvoorbeeld met de raadsfracties.

  • c.

    De griffier zorgt voor een rapportage aan het presidium. Hierin komen aan de orde bijzondere ontwikkelingen en gebeurtenissen van de afgesloten periode, personele ontwikkelingen, opvallende afwijking van de uren- en productenplanning, een overzicht van verleende ambtelijke bijstand en de financiële stand van zaken.

  • d.

    Zo mogelijk wordt ook een indicatie gegeven van het tijdsbeslag aan ambtelijke bijstand door niet-griffiemedewerkers; hierin wordt praktisch gehandeld, zo min mogelijk geformaliseerd.

5. Taken

  • a.

    De griffie geeft de raad, de raadscommissies en de leden de informatie die zij nodig hebben voor een goed functioneren.

  • b.

    Raad(-sleden) kunnen een verzoek indienen bij de griffie voor het verlenen van bijstand bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden. De verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierbij van toepassing.

  • c.

    De griffie verzorgt de voorbereiding van de vergadering van de raad en de raadscommissies, en heeft daarbij ook een adviserende taak. Tevens is de griffie verantwoordelijk voor een snel en goed verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming nodig zijn.

  • d.

    De griffie verzorgt de voorbereiding en vastlegging van de vergaderingen van het presidium.

  • e.

    De griffie bewaakt acties en toezeggingen die zijn gedaan.

6. Aanspreekbaarheid

Er zijn grenzen aan wat de griffie kan doen. Binnen de mogelijkheden en het beschikbare budget moeten er prioriteiten worden gesteld in de taken die worden uitgevoerd. Bij het maken van keuzes beslist de griffier, waarnodig in overleg met het presidium.

7. Bereikbaarheid

Er is een evenwicht nodig tussen een optimale bereikbaarheid van de griffie en de mogelijkheid om de overige werkzaamheden goed te verrichten, inclusief de noodzaak tot

  • .

    onderling overleg

  • .

    regelmatig werk buiten kantooruren.

    • a.

      De griffie is beschikbaar voor vragen en ondersteuning op werkdagen van 9.00 - 12.30 en van 13.30 - 17.00 uur.

    • b.

      Tijdens deze uren is de griffie ook telefonisch bereikbaar.

    • c.

      De griffie zorgt voor ondersteuning bij de reguliere avondbijeenkomsten. Is bij uitzondering andere ondersteuning nodig buiten kantooruren, dan vindt daarover eerst overleg plaats.

    • d.

      Bij uitzondering is de griffie gedurende genoemde uren niet bereikbaar. Er wordt dan gezorgd voor vervangende bereikbaarheid voor noodgevallen. Zo mogelijk wordt de raad tevoren op de hoogte gesteld.

    • e.

      Tijdens periodes van reces kunnen afwijkende tijden gelden. Daarvan wordt de raad tevoren op de hoogte gesteld.

8. Evaluatie

Na het eerste jaar vindt een evaluatie plaats van de ervaringen met het dualisme en de griffie.

Raadsgriffie Richtingwijzer 6

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: Ingekomen stukken raad

1. Doel

Het aanbrengen van structuur in de behandeling van al dan niet terecht aan de gemeenteraad gerichte brieven.

2. Kader

De raad beslist over de wijze van afdoening van aan hem gerichte brieven (art. 18 Reglement van orde).

3. Aan de raad geadresseerde brieven

De voorzitter van de raad doet een voorstel aan de raad over de wijze van afdoening.

Bij uitzondering zal de raad besluiten de afdoening zelf ter hand te nemen, bijvoorbeeld wanneer het functioneren van (een lid van) het college aan de orde wordt gesteld en de controlerende taak van de raad aan de orde is. De beantwoording wordt dan voorbereid door de griffie.

De raad kent de volgende manieren van afdoening:

  • a.

    advies burgemeester en wethouders

    (het college komt terug met een raadsvoorstel)

  • b.

    afdoening burgemeester en wethouders

    (het college doet de zaak af en stuurt de betreffende raadscommissie een kopie van de brief)

  • c.

    afdoening presidium

    (het presidium doet procedurele zaak af en stuurt de raad een kopie van de brief)

  • d.

    kennisgeving

  • e.

    antwoorden conform voorstel.

De raad wordt via een afzonderlijke lijst in kennis gesteld van ingekomen stukken die bij de raad zijn binnengekomen nadat de raadsagenda is verzonden.

4. Ten onrechte aan de raad gestuurde brieven

Een deel van de aan de raad gerichte brieven gaat over onderwerpen die niet (meer) tot de bevoegdheid van de raad behoren. Volgens de Algemene wet bestuursrecht worden dergelijke brieven doorgestuurd naar degene die wel bevoegd is.

De briefschrijver krijgt een brief van de griffie waarin wordt uitgelegd dat de brief bij een andere instantie thuishoort en dat hij via die weg antwoord krijgt. Dit bericht geldt tevens als ontvangstbevestiging.

5. Griffie en ambtenaren

Inhoudelijke advisering van de aan de raad gerichte brieven gebeurt door de functionele afdelingen. De griffie zorgt ervoor dat zij op de hoogte zijn van wat er van hen wordt verwacht. De afdeling bewaakt de afdoening, de griffie registreert en houdt de vinger aan de pols.

Raadsgriffie Richtingwijzer 7

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: informatie

1. Doel

Doel van deze richtingwijzer is duidelijkheid bij het geven en vragen van informatie. Hij schetst

  • a.

    werkwijze

  • b.

    criteria

2. Kader

Een evenwicht moet gevonden worden tussen de behoefte

  • .

    zo geïnformeerd te zijn dat de taken van de raad zo goed mogelijk te vervullen zijn

  • .

    niet bedolven te worden onder een overmaat aan informatie, waardoor inzicht en keuzes bemoeilijkt of onmogelijk worden.

De raad heeft met zijn verantwoordelijkheid een grotere afstand tot het bestuur en het uitvoeren van beleid. De raad zal zich minder details hoeven eigen te maken en zich kunnen concentreren op wat hij wil bereiken en zijn bestuur opdragen om dat doel (zo goed mogelijk) te realiseren. Heeft hij twijfels over de uitkomsten, dan kan hij (externe) deskundigen laten nagaan of deze terecht zijn en daar zijn maatregelen op afstemmen. Raadsleden hoeven geen specialisten te zijn en niet alles zelf te weten. Raadsleden houden goed voeling met wat er leeft in de samenleving en durven hun verantwoordelijkheid te nemen in het algemeen belang.

Het college heeft als bestuur zijn eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheid. Het college heeft een actieve en passieve informatieplicht (art. 169 Gemeentewet) en een consultatieplicht (art. 160 lid 2 , 165 lid 3 en art. 169 lid 4 Gemeentewet).

Daarnaast zal het college bij belangrijke of gevoelige onderwerpen de behoefte hebben de raad extra te betrekken of tussentijds te consulteren. Hier zal een evenwicht gevonden moeten worden, en wel tussen

  • .

    het nemen van de eigen verantwoordelijkheid

  • .

    het vermijden van het risico werk over te moeten doen.

Bij het geven van redenen of het nemen van besluiten hierna, is dit kader uitgangspunt.

3. College informeert raad

  • a.

    De openbare besluitenlijst van de collegevergaderingen wordt via het BIS openbaar gemaakt.

    Raadsleden kunnen hiervan kennis nemen. Dit valt niet onder actief aangeboden informatie, hiervoor is geen motivatie nodig.

  • b.

    Het college geeft alle inlichtingen die de raad nodig heeft om zijn taken goed uit te kunnen oefenen (art. 169 lid 2). Het college geeft bij het aanbieden van stukken ter kennisname aan raad of commissie aan waarom hij van mening is dat de raad de stukken nodig heeft.

  • c.

    De raad heeft het recht (schriftelijke) vragen te stellen aan het college (art. 169 lid 3 Gemeentewet en art. 37 Reglement van orde).

  • d.

    De raad heeft het recht inlichtingen te vragen (art. 169 lid 4 Gemeentewet) over de bevoegdheden als beschreven onder 4 b. voordat het college deze uitoefent. De raad geeft bij het gebruik maken van dit recht de reden waarom hij vooraf inlichtingen wenst.

4. Raad informeert college

  • a.

    Het college heeft de plicht tot consultatie van de raad voor hij besluit tot oprichting en deelneming in rechtspersonen of voor hij bevoegdheden overdraagt aan een bestuurscommissie (art. 160 lid 2 en 165 lid 3). Het college vraagt de raad zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken voordat het college de collegebevoegdheid gebruikt. Het college geeft de raad een redelijke termijn. (Zie ook Richtingwijzer agendering).

  • b.

    Het college heeft de plicht tot consultatie van de raad, indien de uitoefening van de bevoegdheden van het college om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, om te procederen en om marktdagen vast te stellen, ingrijpende gevolgen zal hebben. Indien het college de raad op deze grond consulteert, geeft hij aan waarom hij van mening is dat de gevolgen dermate ingrijpend zijn dat de raad vooraf zijn mening geeft.

  • c.

    Het college kan de behoefte hebben de mening van de raad te peilen

    • .

      alvorens een besluit te nemen op grond van zijn overige bevoegdheden

    • .

      bij het voorbereiden van een voorstel aan de raad.

    Het peilen van meningen gebeurt in de raadscommissies. (Zie ook Richtingwijzer agendering).

5. Ambtelijke informatie

  • a.

    Raadsleden kunnen via de griffier informatie vragen aan ambtenaren.

  • b.

    Zo nodig overlegt de griffier met de gemeentesecretaris.

  • c.

    Stukken die eenvoudig verstrekt kunnen worden (er zijn bijvoorbeeld voldoende exemplaren beschikbaar of een notitie is eenvoudig te kopiëren), worden zonder meer gegeven. Andere stukken worden ter inzage of te leen gegeven. Eventuele vermenigvuldiging doet het raadslid zelf.

  • d.

    Informatie op initiatief van ambtenaren wordt alleen aangeboden dat het college of individuele collegeleden zijn geconsulteerd (zie 3b).

  • e.

    Raadsleden worden op de hoogte gesteld van gemeentelijke folders, inspraak- en informatiebijeenkomsten. Persberichten staan op de website.

  • f.

    De griffier beslist of en zo ja, hoe de informatie aan de raad wordt aangeboden.

6. Informatie raadsleden onderling

  • a.

    Raadsleden kunnen de griffie informatie aanbieden die interessant is voor andere raadsleden.

  • b.

    Zij geven aan waarom de raadsleden naar hun mening op de hoogte moeten zijn van de informatie.

  • c.

    De griffier beslist of en zo ja, hoe de informatie aan de raadsleden wordt aangeboden.

  • d.

    Als de informatie niet door de griffie wordt verspreid via de raadspost(vakjes) of niet ter inzage wordt gelegd, kan het raadslid uiteraard zelf de stukken aan andere raadsleden sturen of informatie per e-mail aanbieden.

7. Informatie van burgers en organisaties

  • a.

    Burgers en instellingen of organisaties kunnen informatie aanbieden die interessant is voor raadsleden. Voorover het om ingekomen stukken gaat, zie de betreffende richtingwijzer.

  • b.

    De griffie vraagt hen zo nodig aan te geven waarom de raadsleden over de informatie moeten beschikken.

  • c.

    De griffier beslist of en zo ja, hoe de informatie aan de raadsleden wordt aangeboden.

  • d.

    Als de informatie niet door de griffie wordt verspreid, kunnen de verzoekers de informatie zelf aan de raadsleden toesturen. Een adressenlijst is beschikbaar. De griffie zal adviseren hiermee terughoudend om te gaan.

8. Kenbaarheid stukken ter inzage

De griffie zorgt voor ter inzagenlegging van raads-en commissiestukken in de visiekamer.

9. Informatie aan burgers

  • a.

    De openbaarmaking van raadsstukken en raadsbesluiten verloopt deels via gemeentelijke media, zoals gemeentepagina in Trompetter, brochures of de website. Ook via de pers als intermediair probeert de gemeenteraad de voor hem belangrijke doelgroepen te bereiken.

  • b.

    De agenda's van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies worden gepubliceerd via de website. De stukken liggen ter inzage in de Stadswinkel.

  • c.

    Verzoeken van burgers om informatie over de raad of over zaken die de raad in behandeling heeft, worden gedaan aan de griffie. De griffie beoordeelt welke informatie wordt gegeven. (Zie ook Richtingwijzer openbaarheid en vertrouwelijkheid.)

Raadsgriffie Richtingwijzer 8

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: inspraak

1. Doel

De dualisering heeft verandering gebracht in de taakverdeling tussen college en raad. Deze richtingwijzer behandelt de rolverdeling tussen college en raad bij het betrekken van inwoners en belanghebbenden bij de politieke besluitvorming.

2. Algemeen

De raad is gekozen door de inwoners van de gemeente en vertegenwoordigt de bevolking. De raad staat dicht bij de samenleving en zet de noden en verlangens op de politieke agenda. Volksvertegenwoordiging is nodig, omdat het niet mogelijk is iedereen over alles mee te laten praten, omdat niet elke burger geïnteresseerd is en omdat niet elke burger in staat is over alles mee te praten. Politici zijn gemandateerd door de kiezers om (ook lastige en weerbarstige) keuzes te doen, die bij overheidsbeslissingen aan de orde kunnen zijn.

Desalniettemin is het optimaal betrekken van inwoners en belanghebbenden bij de voorbereiding van besluitvorming wezenlijk. Voor het goed kunnen afwegen van het belang van de hele stad tegen dat van de persoonlijke of buurtgerichte burger, is goed inzicht in de achtergronden gewenst.

3. Kader

  • a.

    De raad stelt de beleidskaders vast.

  • b.

    Deze beleidskaders zijn onder meer gebaseerd op de kennis die raadsleden en hun partijen hebben van de (plaatselijke) samenleving en op hun normatieve keuzes.

  • c.

    Het college werkt de kaders uit en zorgt daarbij voor het betrekken van de inwoners en belanghebbenden bij de voorbereiding ervan.

  • d.

    De raad kan bij het stellen van nieuwe en vernieuwende kaders ook zelf inwoners en andere belanghebbenden betrekken.

  • e.

    De raad heeft de inspraakprocedures vastgelegd in een verordening. Ook bij d. voert het college de inspraakprocedure uit.

  • f.

    In de raadscommissies hebben toehoorders het recht het woord te voeren over punten die op de agenda staan.

  • g.

    Voorkomen moet worden dat bij het behandelen van onderwerpen te veel wordt overgedaan.

4. Inspraak door het college

  • .

    Het college zorgt dat de raad op de hoogte is van inspraakbijeenkomsten. Raadsleden kunnen bijeenkomsten (doen) bijwonen om te horen wat leeft.

  • .

    Het college zorgt dat de raad goed geïnformeerd is door een verslag.

5. Het peilen van meningen door de raad

  • .

    Ambtelijke ondersteuning van het proces

    Als de raad bij het stellen van nieuwe of vernieuwende kaders ook zelf inwoners en andere belanghebbenden rechtstreeks wil betrekken (zie 3 d. en e.), dan overleggen griffier en secretaris over de wijze van ondersteuning van dit proces.

  • .

    Raadscommissie

    Als er voldoende inspraak is geweest, is in principe geen behandeling in een commissie meer nodig om burgers nogmaals de gelegenheid te geven hun argumenten naar voren te brengen. De argumenten zijn gewisseld en duidelijk, het politieke debat kan in de raad plaatsvinden. Op deze regel is een uitzondering mogelijk als de raad gegronde redenen heeft om aan te nemen dat de inspraak niet voldoende was. Alvorens een voorstel waarop is ingesproken rechtstreeks in de raad te agenderen, beziet het presidium het voorstel op dit aspect. Zonodig wordt een betrokken commissie geraadpleegd.

Raadsgriffie Richtingwijzer 9

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: Voorjaarsnota, begroting en jaarrekening

1. Doel

Stroomlijning van de jaarcyclus van, voorjaarsnota, begroting en jaarrekening

2. Kader

De scheiding in posities en bevoegdheden tussen raad en college heeft gevolgen voor de inrichting en invulling van de cyclus rond behandeling voorjaarsnota, begroting en jaarrekening.

De begroting voor de raad is nu nog een produktenbegroting maar wordt een programmabegroting en wordt aan het einde van het jaar voor het volgende jaar vastgesteld. Daarnaast stelt de raad in het voorjaar de jaarrekening vast over het vorige jaar. Het college legt daarmee verantwoording af over het gevoerde beleid. De jaarrekening zal eenzelfde opzet als de begroting hebben. In het voorjaar geeft de raad zijn prioriteiten mee aan het college ter voorbereiding van de begrotingsbehandeling in het najaar. Dit gebeurt bij de behandeling van de voorjaarsnota.

Er zijn dus drie relevante momenten voor de jaarcyclus:

  • 1.

    Voorjaarsnota

  • 2.

    (Meerjaren)Begroting

  • 3.

    Jaarverslag/jaarrekening

3. Voorjaarsnota

college levert materiaal

  • .

    Raad houdt algemene beschouwingen en doet richtinggevende c.q. kaderstellende uitspraken voor begrotingsopstelling door college

  • .

    Op hoofdlijnen: "welke kant moet het op/ zou het op moeten? welke doelen stellen we"

  • .

    Dus geen "concrete" activiteiten

  • .

    Uitmondend in vaststelling van de Voorjaarsnota.

  • .

    Behandeling in april/mei

  • .

    Debat in plenaire raad, geen commissiebehandeling

  • .

    Zwaartepunt begroting verschuift van najaar naar voorjaar

(Meerjaren)begroting

  • a.

    raadsbehandeling:

    • -

      debat op hoofdlijnen/ programmaniveau

    • -

      politieke beschouwingen op hoofdlijnen

    • -

      controleren of kaders gevolgd zijn

    • -

      doel: formele begrotingsvaststelling, evt. geamendeerd

    • -

      planning voortgang raadsprogramma

  • b.

    procedure raadsbehandeling:

    • -

      schriftelijke behandeling in eerste termijn

    • -

      mondelinge behandeling in tweede termijn in één raadszitting

    • -

      spreektijdverdeling zoals geregeld in Richtingwijzer 12.

4. Jaarverslag/jaarrekening

Voorbereiding door reguliere commissie

Financiële techniek in commissie

Accountantsrapportage aan raad

Jaarlijks verantwoordingsdebat tussen raad en college in aparte raadsvergadering

Doel: afrekenen c.q. dechargeren college, formeel en politiek

vaststellen jaarrekening

Politieke beschouwingen op hoofdlijnen: "zijn we op de goede weg?"

"doet het college het goed?"

5. Rollen duaal bestel

  • a.

    externe controle door accountant

    • .

      accountant rapporteert (ook) rechtstreeks aan raad

    • .

      accountant geeft verklaring over "getrouw beeld" en over "rechtmatigheid"

    • .

      bandbreedte van de controle in overleg met raad

  • b.

    interne controle door gemeentecontroller

    • .

      gemeentecontroller geen rechtstreekse formele rol naar raad

    • .

      gemeentecontroller wel beschikbaar als adviseur/informant

  • c.

    raad heeft formeel tot zijn beschikking: accountant en rekeningcommissie

6. De cyclus in het duale bestel

We kennen de volgende stappen in deze cyclus:

Raadsniveau Collegeniveau Planning

berekening begrotingsruimte jan./febr.

Voorjaarsnota april/mei

begrotingsopstelling mei/juni

slotbehandeling college juni

begroting schriftelijk oktober

raadsvaststelling mondeling november

uitvoeringsrapportages diverse malen

begrotingswijzigingen diverse malen

afrekening maart

jaarrekening

jaarverslag voorjaar

accountantsrapport

Raadsgriffie Richtingwijzer 10

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: openbaarheid en vertrouwelijkheid

1. Doel

Deze richtingwijzer geeft aan hoe de raad omgaat met de spanning tussen openbaarheid en vertrouwelijkheid.

2. Kader

Een open bestuurscultuur dient het belang van een goede en democratische besluitvorming. Inzicht in het proces van besluitvorming en de overwegingen die daarbij een rol spelen verhelderen de keuzes die gemaakt worden en voorkomen onnodig wantrouwen bij publiek en pers.

De keuze voor een open bestuurscultuur neemt niet weg dat er omstandigheden zijn waarbij andere zwaarwegende belangen voorrang moeten hebben op het beginsel van openbaarheid. Aansluiting wordt gezocht bij de principes van de Wet openbaarheid bestuur (WOB). Alleen als één van de belangen of omstandigheden die daar genoemd worden zich voordoen, besluit de raad tot vertrouwelijkheid. Dit principe ligt ook ten grondslag aan het Reglement van orde en de Verordening op de raadscommissies.

Gezien de bevoegdheden van de gemeenteraad ten opzichte van die van het college, zal de belangrijkste grond voor de raad om eventueel besloten te vergaderen liggen op het vlak van de economische en financiële belangen van de gemeente.

3. Bijeenkomsten van de raad en zijn commissies

  • a.

    De raad en de raadscommissies vergaderen openbaar.

  • b.

    Bij uitzondering (gemotiveerd op grond van de WOB) wordt in beslotenheid vergaderd.

  • c.

    Informele, informatieve dan wel technische bijeenkomsten en voorlichtingsavonden voor raad en commissies, bijvoorbeeld een voorlichtingsavond over de begroting of een training, zijn in beginsel openbaar.

Raadsgriffie Richtingwijzer 11

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: pers

1. Doel

Duidelijkheid geven over het omgaan met vragen van de pers over en aan de raad.

2. Kader

  • .

    De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en zijn commissies.

  • .

    De overheid, en dus ook de gemeente Helmond, heeft een openbaarmakingsplicht (Wet Openbaarheid Bestuur, WOB). Bij uitzondering zijn stukken of besluiten niet openbaar. De uitzonderingen staan in de WOB genoemd. Doorgaans zal het afwegen van de belangen bij beslissingen over openbaarheid tot de taken van het college behoren. De belangrijkste gevallen waarmee de raad geconfronteerd kan worden, zullen zijn het afwegen van het belang van openbaarheid tegen de economische of financiële belangen van de gemeente en tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

3. Werkwijze

  • a.

    Aanspreekpunt voor persvragen over agendering van raad en commissies is de griffie.

  • b.

    De griffie geeft algemene informatie over besluiten van de raad en zijn commissies. De griffie beantwoordt vragen en betrekt waar nodig raadsleden.

  • c.

    In een bijzonder geval wijst het presidium iemand aan uit zijn midden of uit de raad als woordvoerder.

  • d.

    Indien gevraagd wordt naar politieke standpuntbepaling, verwijst de griffie naar een raadsfractie of raadslid.

Raadsgriffie Richtingwijzer 12

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: vergader- en spreektijd

1. Doel

Door het toedelen van vergader- en spreektijd evenwicht te vinden tussen

  • .

    een aanvaardbare vergadertijd

  • .

    voldoende ruimte voor het politieke debat.

2. Kader

De nieuwe taakverdeling binnen het politieke bestuur wil het zwaartepunt van de politiek voor de raad weer leggen bij het debat en de kern van de politieke keuzes. De gekozen volksvertegenwoordigers besteden minder tijd aan vergaderen en overleg binnen het gemeentehuis en meer aan hun activiteiten in de samenleving.

3. Raad

  • a.

    De raad vergadert de eerste dinsdag van de maand, maximaal drie uur, van 19.30 -22.30 uur, reces en uitzonderingen daargelaten.

  • b.

    Het presidium zorgt voor een agenda die niet overladen is.

  • c.

    Het presidium hanteert een onderscheid tussen hamerstukken, begrotingswijzigingen en agendapunten. (Zie Richtingwijzer agendering, 7 en 8).

  • d.

    Een lid van de raad kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden (art. 22 Reglement van orde). In overleg met de voorzitter en de waarnemend voorzitter kan een afspraak worden gemaakt over de spreektijd.

  • e.

    Bij vergaderingen met een bijzonder karakter, kan een afwijkend spreektijdvoorstel worden gedaan.

4. Commissies

  • a.

    Commissies vergaderen 's avonds, maximaal 3,5 uur, van 19.30 - 23.00 uur.

  • b.

    De voorzitter zorgt voor een agenda die niet overladen is en maakt een tijdsraming per agendapunt.

  • c.

    Afhankelijk van het onderwerp verdeelt de voorzitter de spreektijd.

  • d.

    Bij een informatieve bijeenkomst of meningspeiling kan discussie meer open zijn en kan volstaan worden met de duur van het agendapunt in het algemeen. Dan hoeft er ook geen spreektijd per fractie te worden verdeeld, maar bestaat de mogelijkheid dat meerdere fractieleden deelnemen aan de discussie of vragen stellen.

De voorzitter kan bij het agenderen een spreektijdverdeling voor de commissieleden vaststellen. Deze wordt bij aanvang van de vergadering aan de commissie gemeld.

5. Derden (burgers, organisaties, deskundigen)

  • a.

    Belanghebbenden hebben spreekrecht in de commissies over punten die op de agenda staan (art. 22 tijdelijke verordening raadscommissies). Burgers hebben spreekrecht in de raad over geagendeerde onderwerpen (art. 14 Reglement van orde)

  • b.

    In al die gevallen bepaalt de voorzitter de beschikbare vergader- en of spreektijd.

Raadsgriffie Richtingwijzer 13

Datum: 25 februari 2003

Onderwerp: wethouders

1. Doel

De nieuwe verhouding tussen college en raad na de dualisering vergt een nieuwe manier van samenwerken. In deze richtingwijzer geeft het presidium voor de raad en zijn organen praktische invulling aan de verhouding met de wethouders.

2. Kader

Met respect voor elkaars bevoegdheden en rollen dragen raad en college zorg voor een optimale basis voor hun functioneren. Alleen dan kunnen beide organen het nodige gezag en draagvlak verwerven voor het vervullen van hun taken.

Raadsleden als politici moeten aansluiting hebben met wat er in de maatschappij leeft. Door goed te kijken en te luisteren, krijgen en behouden zij er een getrouw beeld van.

Wethouders vormen geen onderdeel meer van de raad, zijn niet langer gekozen volksvertegenwoordigers. De wethouders vormen samen met de burgemeester het bestuur. Zij bereiden besluitvorming van de raad voor en worden door de raad gecontroleerd. Analoog aan het landelijk systeem, is het college te beschouwen als de stadsregering en de raad als het stadsparlement.

3. Wethouders

  • a.

    De wethouders zijn altijd uitgenodigd voor vergaderingen van de raad en kunnen aan de beraadslagingen deelnemen.

  • b.

    De wethouders zijn welkom bij een commissie. Zij ontvangen de agenda en het verslag van commissies. De voorzitter van een commissie nodigt wethouders speciaal uit als hun aanwezigheid bij agendapunten en deelname aan de beraadslagingen gewenst is. De betrokken wethouders ontvangen dan de betreffende stukken.

  • c.

    Wethouders kunnen ook zelf verzoeken om deelname aan de beraadslagingen in raad of commissie.

4. Voorstellen en opdrachten van de raad

  • a.

    Alvorens een besluit te nemen over een voorstel dat niet is voorbereid vanuit het college, geeft de raad het college de gelegenheid zijn mening kenbaar te maken.

  • b.

    De griffie zorgt voor terugkoppeling van toezeggingen in commissies en besluiten of moties in de raad naar de wethouders.

Ondertekening

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.
De raad voornoemd,
De voorzitter,
drs. A.A.M. Jacobs
De griffier,
mr. J.P.T.M. Jaspers
Bekend gemaakt op:
14 maart 2003
De gemeentesecretaris,
Mr. A.C.J.M. de Kroon.

Besluit II

Bijlage: 48

Raadsvergadering d.d.: 25 februari 2003

De raad van de gemeente Helmond;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

A. in te trekken de 'Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 27 juni 1995, alsmede de 'Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 3 augustus 1971.

B. vast te stellen de 'Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003'.

Paragraaf 1 ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1.

    een raadslid kan zich wenden tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      advies, in de betekenis van het geven van een deskundig oordeel;

    • d.

      technische bijstand bij het formuleren van initiatief voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2.

    de informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3.

    Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 4.

    Het advies en de technische bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c en d, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien het gevraagde advies of de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die het gevraagde advies of de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1.

    een raadslid dat informatie, advies of technische bijstand wenst kan zich wenden tot de griffier of griffie;

  • 2.

    de griffier wendt zich tot de betrokken ambtenaar of directeur van betreffende dienst;

  • 3.

    ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:

    • a.

      niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad als zodanig;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 5 verstoort.

  • 4.

    de secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het derde lid geweigerd wordt.

  • 5.

    indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1.

    indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2.

    indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep wordt gedaan op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 6

De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c en d.

Artikel 7

  • 1.

    de griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere organisatie wordt opgenomen:

    • a.

      welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

    • b.

      over welk onderwerp om bijstand heeft verzocht;

    • c.

      de gemeentelijke dienst of afdeling die de bijstand heeft verleend;

    • d.

      de reden waarom een verzoek is geweigerd.

  • 2.

    de griffier verstrekt het presidium en de secretaris regelmatig een afschrift van het verzoek uit het register.

Paragraaf 2 fractieondersteuning

Artikel 8

  • 1.

    de fracties zoals bedoeld in het reglement van orde ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    in de in het eerste lid genoemde bijdrage wordt de jaarlijkse indexering doorberekend.

Artikel 9

  • 1.

    fracties besteden hun bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.

  • 2.

    de bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van :

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (goederen diensten) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden hebben ontvangen.

Artikel 10

  • 1.

    de bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 11

  • 1.

    indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de op artikel 7 te baseren nieuwe verdeling. De hoogte van de nieuw vastgestelde vergoeding gaat in op de eerste dag van de maand, waarin de fractiesplitsing plaatsvindt.

Artikel 12

  • 1.

    elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2.

    controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening.

Artikel 13

  • 1.

    elke fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag maximaal 50% van de fractievergoeding sparen. Het meerdere niet bestede geld wordt door de fractie teruggestort in de gemeentekas.

  • 2.

    het terugstorten als genoemd in het eerste lid vindt plaats binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar waarvoor de bijdrage werd ontvangen.

  • 3.

    de fractie, die na het verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad stort het bedrag, dat resteert na de datum van de ontbinding van de raad binnen 3 maanden na die datum terug in de gemeentekas.

Paragraaf 3 slotbepalingen

Artikel 14

De 'Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 27 juni 1995, alsmede de 'Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad', zoals vastgesteld op 3 augustus 1971, worden ingetrokken.

Artikel 15

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003'.

Artikel 16

Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend referendum worden gehouden. Gelet hierop treedt deze verordening in werking zes weken na de bekendmaking hiervan, tenzij een inleidend verzoek tot het houden van een raadgevend referendum over deze verordening onherroepelijk is toegelaten.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

drs. A.A.M. Jacobs

De griffier,

mr. J.P.T.M. Jaspers

Bekend gemaakt op:

14 maart 2003

De gemeentesecretaris,

Mr. A.C.J.M. de Kroon.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijken. Indien het gaat om een verzoek om feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact op met de griffier.

De griffier beoordeelt wie het beste de betreffende informatie kan geven of de gevraagde inzage kan verzorgen. Bij feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang kan gedacht worden aan routinematig te verstrekken informatie. Een verzoek kan ook betrekking hebben op inzage of afschrift van documenten die openbaar zijn. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het heeft in de Wet openbaarheid van bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van dezelfde wet. Voor niet openbare documenten wordt een regeling getroffen in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Technische bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties betreft een zwaardere categorie. Zonodig wordt daarbij de gemeentesecretaris ingeschakeld. Tenslotte kan ook een verzoek om 'andere bijstand' worden gedaan. Daarbij kan het gaan om meer dan technische bijstand of informatie van meer dan geringe omvang. Het kader waarbinnen een dergelijk verzoek beoordeeld moet, respectievelijk gedaan kan worden wordt gevormd door de volgende elementen. Allereerst, en ook in dit geval, de weigeringsgronden als genoemd in het eerste lid van artikel 2. In het bijzonder zal daar onderdeel c, waar de relatie wordt gelegd met artikel 5 (het werkbare evenwicht) van belang zijn. In dat licht bezien kan vervolgens worden gesteld dat de redelijkheid meebrengt dat de mogelijkheden om een verzoek als bedoeld te doen, ophouden daar waar andere reguliere mogelijkheden aanwezig zijn en meer voor de hand liggen. Bij voorbeeld het hanteren van het vragenrecht of een interpellatie. In het uiterste geval kan het enquêterecht worden ingezet. In het verlengde hiervan kan tenslotte worden aangevoerd dat de ambtelijke bijstand met name ziet op het functioneren van de raad als organisatie/instituut. Anders gezegd: wanneer de afweging of ambtelijke bijstand als hier bedoeld wel verleend kan worden werkelijk een politieke wordt, dan behoort de vergadering van de raad de plek te zijn waar een en ander tussen raad en college wordt besproken en uiteindelijk beslecht via de daarvoor geëigende en beschikbare instrumenten. De wel als zodanig aangeduide spagaat van de burgemeester hoeft in dit verband ook niet al te zwaar te worden aangezet. Immers, wanneer de zaak een zware politieke lading krijgt, dan ontstaat er een nieuwe route met de eerder bedoelde, daarbij behorende instrumenten. Buiten de raadsvergadering om is er vanzelfsprekend met name het vragenrecht, schriftelijk of mondeling in de commissie.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffier en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt er toe dat de ambtelijke organisatie ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een zekere formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat ere voortgang blijft in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

In het vierde lid is sprake van een aanwijzingsbevoegdheid voor de secretaris.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 2, eerste lid, onderdeel c wordt de relatie gelegd met het bepaalde in artikel 5. Aldus wordt voorkomen dat er als het ware een 'open eind' regeling ontstaat. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien, naar de mening van een raadslid, op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor heeft gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Niet gekozen is voor de benadering die in de modelverordening van BZK en VNG is opgenomen waar het betreft de mogelijkheden om verzoeken om ambtelijke bijstand te limiteren. Daarbij zou volgens het model gekozen kunnen worden voor een maximaal te noemen keren of een maximaal te noemen uren. De praktijk tot nu toe wijst uit dat in een relatief gering aantal gevallen een beroep wordt gedaan op verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid. Om de gemeentesecretaris enig houvast te geven is het criterium 'werkbaar evenwicht' in de verordening opgenomen.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is, respectievelijk kan zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die de dualisering heeft teweeggebracht, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 7

Ieder raadslid kan een beroep doen op ambtelijke bijstand. Het bijhouden van een register door de griffier maakt het mogelijk na te gaan wat de behoefte aan ambtelijke bijstand is (frequentie, omvang en aard) en of daarin langs deze weg wordt voorzien.

Artikel 8

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor deze vorm van ondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad moeten worden vastgesteld.

Artikel 9

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage wordt besteed aan werkzaamheden die verband houden met het functioneren van de fractie. De verordening noemt in dit verband het versterken door fracties van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Bij onderwerpen waar de fractievergoeding wel voor gebruikt mag worden kan gedacht worden aan secretariële ondersteuning van de fractie, het bekostigen van stageplaatsen alsmede het organiseren van vaardigheidstrainingen teneinde de mogelijkheden als raadslid of commissielid adequaat te kunnen organiseren zo optimaal mogelijk te doen zijn. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze niet al te gedetailleerd worden geregeld. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 10

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan kan dit verrekend worden.

Artikel 11

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden, of geheel verdwijnen, nog over de gehele maand waarin de waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden of nieuwe fracties gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren.

Artikel 12

De methodiek voor het afleggen van financiële verantwoording is eenvoudig gehouden. De betreffende fractie legt verantwoording af in een verslag. De controle van het verslag kan door de accountant worden meegenomen met de controle op de jaarrekening.

Artikel 13

De fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag maximaal 50% van de fractievergoeding sparen.

Artikel 14

In deze bepaling worden de bepalingen genoemd die ingetrokken kunnen worden. In plaats van twee regelingen is thans sprake van één verordening.

Artikel 15

In deze bepaling wordt de citeertitel van de verordening genoemd.

Artikel 16

Ten aanzien van deze verordening kan een raadgevend referendum worden gehouden. Gelet hierop treedt deze verordening in werking zes weken na de bekendmaking hiervan, tenzij een inleidend verzoek tot het houden van een raadgevend referendum over deze verordening onherroepelijk is toegelaten.

Besluit III

Bijlage: 48

Raadsvergadering d.d.: 25 februari 2003

De raad van de gemeente Helmond;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de instructie voor de griffier van de gemeente Helmond

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1.

    de griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2.

    De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1.

    de griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2.

    De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3.

    De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning seniorenconvent

  • 1.

    de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2.

    Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze wordt gegeven.

Artikel 6 Ondersteuning presidium

  • 1.

    de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2.

    Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze wordt gegeven.

Artikel 7 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 9 Organisatie griffie

  • 1.

    De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 2.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 3.

    De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 10 Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier meer dat tien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

  • 2.

    De plaatsvervangend griffier neemt dan de taken over.

Artikel 11 Slotbepaling

  • 1.

    in alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 februari 2003, bijlage 48.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

drs. A.A.M. Jacobs

De griffier,

mr. J.P.T.M. Jaspers

Bekend gemaakt op:

17 maart 2003

De gemeentesecretaris,

Mr. A.C.J.M. de Kroon.

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt verleend door de griffie.

Artikel 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de voorzitter van de raad tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning.

Veelal zullen de commissiegriffiers van de raadscommissies, en niet de griffier, aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5 en 6

De griffier en de medewerkers van de griffie staan zowel het seniorenconvent als het presidium bij in de uitoefening van de taken.

Artikel 7

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze ondersteuning zal worden verschaft vanuit de griffie omdat een enquêtecommissie een raadscommissie is. Wellicht dient voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel te worden aangenomen vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 8

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand wordt verleend. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 9

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is er voor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier, voorzover het de werkzaamheden betreft die betrekking hebben op de ondersteuning van de raadscommissies dan wel het werkzaamheden betreft die voortkomen uit aan de griffie opgedragen taken.

Artikel 10

In die gevallen dat de griffier gedurende een periode van tenminste tien dagen verhinderd is zijn werkzaamheden te vervullen, doet hij hiervan mededeling aan de raad. De plaatsvervangend griffier neemt dan zijn taken over. De functie van plaatsvervangend griffier is gekoppeld aan die van de beleidsmedewerker werkzaam bij de griffie.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.