Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond houdende regels omtrent melding en onderzoek integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste gedragingen (Regeling melding en onderzoek integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste gedragingen gemeente Helmond 2019)

1. Een medewerker kan bij een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag melding doen:

• a)

  Bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan de medewerker zelf;

• b)

  Bij de vertrouwenspersoon;

• c)

  Bij de coördinator integriteit (het meldpunt).

2. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon geeft meldingen van (vermoedens van) integriteitsschendingen, misstanden en ongewenst gedrag, met instemming van de werknemer, door aan de coördinator integriteit.

3. Situaties waarin instemming van de werknemer niet genoodzaakt is, zijn situaties waarin het niet doorsturen van de melding leidt tot een conflict van plichten bij de leidinggevende of vertrouwenspersoon. De leidinggevende en de vertrouwenspersoon stelt de melder altijd op de hoogte van zijn acties.

1. Een oud-medewerker of medewerker van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de gemeente Helmond in aanraking is gekomen en een vermoeden heeft van integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag binnen de gemeente Helmond kan rechtstreeks bij de coördinator integriteit een melding doen.

2. Een burger die een vermoeden heeft van integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag binnen de gemeente Helmond kan hiervan melding doen bij de coördinator integriteit.

1. De vorm van melding is vrij.

2. Bij voorkeur bevat de melding:

• a)

  Naam en (email)adres van de melder;

• b)

  Omschrijving van de integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag die/dat wordt vermoed;

• c)

  Of de melder toestemming geeft om diens identiteit bekend te maken bij het meldpunt.

3. De coördinator integriteit neemt de melding in ontvangst en legt deze per ommegaande voor aan de gemeentesecretaris.

4. In geval van een redelijk vermoeden dat de gemeentesecretaris, een collegelid of een raadslid bij de vermoede misstand betrokken is, wordt de melding voorgelegd aan de burgemeester;

5. De gemeentsecretaris neemt de melding in behandeling, tenzij:

• a)

  het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of

• b)

  op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag.

6. De gemeentesecretaris beoordeelt de melding en bepaalt of en hoe de melding in behandeling wordt genomen.

7. Als de gemeentesecretaris besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder schriftelijk binnen twee weken na de melding. Daarbij wordt gemotiveerd aangegeven waarom er geen onderzoek wordt ingesteld.

8. De gemeentesecretaris informeert de melder onverwijld dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

9. De persoon in kwestie wordt op dezelfde wijze geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

1. Soms brengt de aard van een melding met zich mee dat het onwenselijk is dat de persoon in kwestie zich op de werkplek bevindt of zijn functie uitoefent. Ingeval de gemeentesecretaris van mening is dat een ordemaatregel aangewezen is, kan die worden genomen, met inachtneming van de daarvoor geldende voorwaarden en bedingen.

2. De impact van een melding is voor de persoon in kwestie doorgaans groot, ook tijdens de onderzoeksfase en er nog geen conclusie is getrokken. Desgewenst kan passende begeleiding of ondersteuning door de gemeentesecretaris worden aangeboden (zie Leidraad ondersteuningsmogelijkheden voor medewerkers bij vermoeden van integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag).

1. Op eenieder die een melding ontvangt of daarvan wetenschap heeft, rust de verplichting om op zorgvuldige manier met die melding om te gaan.

2. De melding wordt vertrouwelijk behandeld. De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt zonder zijn/haar instemming.

3. Indien de melder zijn/haar identiteit niet bekend wil maken, kan de melder vertrouwelijk melden via zijn leidinggevende of een vertrouwenspersoon. Deze treedt dan namens de melder op als melder. Alle communicatie tussen de oorspronkelijke melder en de gemeentesecretaris loopt via de leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

4. Het in behandeling nemen van anonieme meldingen - waarbij niemand de identiteit van de melder kent - heeft niet de voorkeur. Tenzij de ernst van de vermoedde misstand, de mate waarin de melder concrete feiten en omstandigheden aandraagt en de aanknopingspunten die de melding biedt, voldoende aanleiding geeft voor het doen van onderzoek.

1. De medewerker die te goeder trouw een melding doet, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn/haar (rechts)positie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever.

2. Indien (uit onderzoek) blijkt dat het handelen van de melder zelf een vermoeden van integriteitsschending, misstand of ongewenst gedrag oplevert dan valt dit handelen niet onder deze bescherming.

3. De medewerker kan samen met de vertrouwenspersoon bespreken welke risico’s op benadeling aanwezig zijn en welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan.

4. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan, worden genomen.

5. De medewerker die meent dat er sprake is van benadeling door het doen van een melding, kan de gemeentesecretaris verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.

6. Indien de melding een vermoeden van misstand betreft kan de medewerker ook het Huis voor Klokkenluiders inschakelen voor advies over of onderzoek naar benadeling van zijn positie.

1. De vertrouwenspersoon kan slechts voor één van de partijen optreden.

2. Aan de vertrouwenspersoon komt het recht van verschoning toe, tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen.

3. De gemeente zal de vertrouwenspersoon niet verplichten om de gemeente te informeren noch voor de gemeente te getuigen over de zaken die zij in hoedanigheid van vertrouwenspersoon hebben vernomen.

1. De medewerker kan het vermoeden van een integriteitsschending of misstand tijdens of na een interne melding ook extern melden bij het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl) of een andere daartoe bevoegde instantie, indien de medewerker:

• a)

  Het niet eens is met het standpunt van het college over het gemelde vermoeden;

• b)

  Van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;

• c)

  Niet binnen een redelijke termijn een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.

2. De medewerker kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit, of als sprake is van:

• a)

  Acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

• b)

  Een vermoeden dat de werkgever bij de vermoedde integriteitsschending of misstand betrokken is;

• c)

  Een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor benadeling van zijn (rechts)positie in verband met het doen van een interne melding;

• d)

  Een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

• e)

  Een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand of onregelmatigheid, die misstand niet heeft weggenomen;

• f)

  Een plicht tot directe externe melding.

3. De medewerker kan (de afdeling onderzoek van) het Huis voor Klokkenluiders verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen.

4. Op de externe procedure is de Wet voor Huis voor Klokkenluiders van toepassing.

1. Een medewerker die met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd kan, voordat hij een formele klacht indient bij de klachtencommissie, zich gedurende een periode van 2 jaar na het ongewenste gedrag zich met een klacht wenden tot zijn leidinggevende, een vertrouwenspersoon dan wel direct tot de externe klachtencommissie

2. Indien een melding van ongewenst gedrag geen of onvoldoende oplossing biedt, kan de melder een klacht indienen bij de externe klachtencommissie.

3. De gemeente Helmond heeft zich aangesloten bij de LKOG: de externe klachtencommissie ongewenst gedrag van de VNG. Deze landelijke commissie geeft advies aan het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot klachten op het gebied van ongewenst gedrag. De klachtenprocedure van LKOG is hier terug te vinden.

4. Een klacht bij de LKOG kan rechtstreeks of via het college of via de gemeentesceretaris worden ingediend.

5. Indien een klacht wordt ingediend bij het college of de gemeentesecretaris, dan wordt de klacht onverwijld doorgestuurd naar de externe klachtencommissie.

6. Er worden enkel stappen ondernomen richting LKOG in overleg met de melder.

1. De coördinator integriteit fungeert als meldpunt voor (vermoedens van) integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste gedragingen.

2. De coördinator integriteit neemt de melding in ontvangst en legt deze per ommegaande voor aan de gemeentesecretaris.

3. De gemeentesecretaris beoordeelt of een melding een vermoeden van integriteitsschending, misstand, of ongewenst gedrag betreft en beslist of de melding in behandeling genomen kan worden.

1. De coördinator integriteit heeft een onafhankelijke positie ten aanzien van de rest van de gemeentelijke organisatie en valt onder directe verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en/of de burgemeester.

2. De coördinator integriteit heeft tot taak/bevoegdheid:

• a)

  In ontvangst nemen van de melding;

• b)

  De melding per ommegaande voor te leggen aan de gemeentesecretaris;

• c)

  De melding voor te leggen aan de burgemeester in geval van een redelijk vermoeden dat de gemeentesecretaris, een collegelid of een raadslid bij de vermoede misstand betrokken is;

• d)

  Adviseren en ondersteunen van de gemeentesecretaris tijdens de behandeling van de melding;

• e)

  Coördineren van een opgedragen onderzoek;

• f)

  Optreden als contactpersoon voor alle betrokkenen;

• g)

  Registreren van alle meldingen conform de wettelijke richtlijnen.

3. De gemeentesecretaris kan een opdracht verstrekken aan een extern bureau voor onderzoek.

1. Een onderzoek vindt alleen plaats nadat er op grond van concrete aanwijzingen een vermoeden van een misstand of integriteitsschending is ontstaan;

2. Een onderzoek kan achterwege blijven als de verwachting is dat onderzoek (nagenoeg) geen resultaat zal opleveren of het vermoeden niet of nauwelijks te onderzoeken valt;

3. Is de melding onvoldoende concreet, dan kan besloten worden om eerst een vooronderzoek te starten om meer duidelijkheid te verkrijgen over de vermeende misstand of integriteitsschending;

4. De opdrachtgever wijst de interne dan wel externe onderzoekers aan. De onderzoekers zijn voldoende objectief en deskundig en zijn op geen enkele wijze betrokken bij de vermeende integriteitsschending, misstand of ongewenste gedraging dan wel de mogelijke pleger daarvan.

1. Bevoegdheden: het onderzoek wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en met gebruikmaking van de onderzoeksbevoegdheden die de opdrachtgever als werkgever heeft.

2. Zorgvuldigheid: het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle rechten en belangen (de belangen van de persoon in kwestie, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen, melder en eventueel benadeelde) worden gewogen.

3. Subsidiariteit: bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient afgewogen te worden in hoeverre gekozen wordt voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat afgewogen wordt: is dit de beste manier om het (onderzoeks)doel te bereiken? Zijn er andere, minder ingrijpende manieren die hetzelfde doel bereiken?

4. Proportionaliteit: in het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De ingezette methode moet in verhouding zijn tot de ernst van de zaak en de belangen van de persoon in kwestie.

5. Rechtmatigheid: het meldpunt en onder diens aanwijzing werkzame onderzoekers zullen bewijs niet onrechtmatig vergaren en de rechten en plichten van betrokken personen worden in acht genomen. Te allen tijde onthouden onderzoekers zich van het doen van misleidende mededelingen/gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische en/of fysieke druk/dwang.

6. Hoor en wederhoor: niet alleen de melder van een vermoeden van een integriteitsschending wordt gehoord, maar ook de persoon in kwestie wordt gehoord op hetgeen ten aanzien van hem in de melding is gesteld en wordt in de gelegenheid gesteld om zijn eigen verhaal te vertellen.

7. De kring van betrokkenen in een onderzoek wordt zo klein mogelijk gehouden.

1. Na overleg tussen de opdrachtgever en de onderzoekende instantie wordt de opdracht tot het verrichten van het onderzoek schriftelijk vastgelegd. De opdracht bevat in ieder geval:

• a)

  de aanleiding;

• b)

  een duidelijk omschreven doelstelling;

• c)

  de onderzoeksvragen;

• d)

  de onderzoeksmethode(n);

• e)

  de vermoedelijke duur van het onderzoek;

• f)

  de vermelding dat de opdrachtgever instemt met het gebruik door het onderzoeksbureau van de hem toekomende onderzoeksbevoegdheden.

2. Als tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek meer tijd vergt dan verwacht, wordt de opdrachtgever daarvan tijdig op de hoogte gesteld.

1. De opdrachtgever stelt na overleg met de onderzoekende instantie, de persoon in kwestie op de hoogte van het feit dat een onderzoek is ingesteld naar zijn handelingen. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk nadat het onderzoek is gestart, tenzij het onderzoeksbelang zich hier tegen verzet.

2. De kennisgeving als bedoeld in het eerste lid kan de volgende elementen bevatten:

• a)

  Een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een onderzoek;

• b)

  De vermelding dat de persoon in kwestie en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord;

• c)

  De mededeling dat de persoon in kwestie zich door een raadsman of persoon naar keuze kan laten bijstaan;

• d)

  De mededeling dat wanneer andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang zijn voor de vaststelling van omvang, aard en ernst van de integriteitsschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden;

• e)

  De mededeling wie een kennisgeving hebben gekregen;

• f)

  De mededeling dat, om frustratie van het onderzoek te voorkomen en in het belang van de persoonlijke levenssfeer van de persoon in kwestie zelf en andere betrokkenen, van de in kennis gestelde(n) verwacht wordt geen mededelingen aan derden te doen en geen contact te zoeken met personen die bij het onderzoek betrokken zijn.

1. Tijdens het onderzoek wordt de opdrachtgever geregeld mondeling door de onderzoekende instantie over de voortgang op de hoogte gehouden . Hiervoor wordt door de onderzoekende instantie een journaal van het onderzoek bijgehouden;

2. De opdrachtgever en de onderzoekende instantie maken afspraken over de wijze waarop tussenrapportages, mondeling of schriftelijk, worden uitgebracht;

3. Voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het onderzoek stelt de onderzoekende instantie zonder toestemming van de opdrachtgever geen informatie aan derden ter beschikking, tenzij de onderzoekende instantie daartoe door een wettelijk voorschrift of gerechtelijke uitspraak wordt verplicht. De opdrachtgever blijft te allen tijde eigenaar over de onderzoeksinformatie .

1. Verstrekking van informatie over het onderzoek aan de media, het publiek, de eigen organisatie en overige personen geschiedt uitsluitend door de opdrachtgever, na voorafgaand overleg met de onderzoekende instantie;

2. De opdrachtgever stelt de onderzoekende instantie in kennis van de vragen die voor, tijdens en na het onderzoek zijn gesteld en van de antwoorden die zijn gegeven;

3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de wijze waarop de persoon wiens informatie de aanleiding is geweest tot het geven van een onderzoeksopdracht , wordt ingelicht over het onderzoek en de resultaten ervan. Als de opdrachtgever deze persoon gedurende het onderzoek wil informeren, gebeurt dit na voorafgaand overleg met de onderzoekende instantie.

1. Degene die wordt gehoord, wordt voor het gesprek geïnformeerd over de aard en verwachte duur van het gesprek.

2. Van het gesprek kan (indien gewenst) een verslag worden gemaakt. Degene die gehoord is, wordt de mogelijkheid geboden commentaar te geven op het gespreksverslag. Worden de onderzoekers en degene die gehoord is het niet eens over de tekst van het gespreksverslag, dan wordt de afwijkende opinie van degene die gehoord is aan het verslag toegevoegd.

3. Van het gesprek kan een geluidsopname worden gemaakt.

1. Naast het horen van betrokkenen, zijn onder andere onderstaande onderzoeksmethoden door de onderzoekers mogelijk. Daarbij zijn de behoorlijkheidsnormen zoals beschreven in artikel 3 leidend:

• a)

  Raadplegen van dossiers: onder andere personeelsdossiers en dossiers op het gebied van interne administratie en bedrijfsvoering (bijvoorbeeld facturen, contracten, aanbestedingen, offertes (daaronder begrepen het raadplegen van geautomatiseerde systemen met betrekking tot deze dossiers);

• b)

  Raadplegen van geautomatiseerde bestanden: zoals met betrekking tot personeelsgegevens, geautomatiseerde betalingssystemen en registratiesystemen (zoals tijd- en toegangsregistratie) om informatie veilig te stellen en te verstrekken. Geautomatiseerde bestanden bestemd voor de uitvoering van gemeentelijke taken zijn alleen in te zien indien dit noodzakelijk is om een schending met betrekking tot die taken vast te stellen op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming;

• c)

  Raadplegen van e-mail, internetgebruik en communicatiemiddelen: zoals aard, volume en inhoud mailverkeer en frequentie, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming;

• d)

  Raadplegen openbare bronnen: zoals Kamer van Koophandel, Kadaster, Internet;

• e)

  Doorzoeken van de werkplek: onderzoek kasten, bureau, voertuigen, geautomatiseerde data– en systeembestanden vindt zoveel mogelijk in aanwezigheid van de persoon in kwestie plaats en indien wenselijk de direct leidinggevende maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van de persoon in kwestie en leidinggevende plaatsvinden;

• f)

  Observatie: kan worden gebruikt indien gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan de persoon in kwestie of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek. Observatie is slechts mogelijk in opdracht van en met toestemming van de gemeentesecretaris. De observatie kan zowel binnen werktijd als buiten werktijd plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of het vermoeden van onverenigbare nevenactiviteiten. Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gebeurt conform het privacybeleid en protocol cameratoezicht van de gemeente Eindhoven.

1. Zodra de feiten zijn vastgesteld en er een concreet vermoeden van een integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand bestaat, wordt de persoon in kwestie in de gelegenheid gesteld om mondeling of schriftelijk zijn zienswijze/verantwoording te geven.

2. Alle relevante onderzoeksbevindingen worden aan de persoon in kwestie op verzoek ter inzage gegeven onder voorwaarde dat de persoon in kwestie geen stukken meeneemt of geheel of gedeeltelijk reproduceert. Voor deze handelwijze is gekozen ter bescherming van bij dit onderzoek betrokken getuigen. Het maken van aantekeningen is toegestaan. Bij het wederhoor is het mogelijk zich te laten vergezellen door een raadsheer/raadsvrouw of een andere persoon naar keuze.

1. Het onderzoeksrapport en eventuele bijlagen worden samen met de weergave van het wederhoor aan de opdrachtgever overhandigd.

2. Het onderzoeksrapport bevat alle relevante interviews en overige feitelijke informatie die gedurende het onderzoek zijn verkregen, voorzover deze relevant zijn . De verslagen van de interviews worden als bijlagen aan het onderzoeksrapport toegevoegd. In het onderzoeksrapport wordt ook verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard . Zo krijgt de persoon in kwestie de mogelijkheid de rechtmatigheid van de onderzoeksmethoden te (laten) beoordelen.

3. De gemeentesecretaris beoordeelt het onderzoeksresultaat en concludeert of een melding een integriteitsschending, misstand, of ongewenst gedrag betreft.

4. De gemeentesecretaris adviseert het college over mogelijke maatregelen naar aanleiding van de melding.

5. De persoon in kwestie ontvangt van de opdrachtgever het onderzoeksrapport met eventuele bijlagen.

6. Het onderzoeksrapport als zodanig maakt geen deel uit van het personeelsdossier van de persoon in kwestie.

7. Deze wijze van opslag laat onverlet dat aan de persoon in kwestie, in geval van een ten aanzien van hem gestarte rechtspositionele procedure, alle relevante stukken ter beschikking worden gesteld.

1. Jaarlijks wordt door de coördinator integriteit een jaarverslag integriteit opgemaakt. Het jaarverslag wordt aangeboden aan de raad.

2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen gemeld:

• a)

  het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een integriteitsschending;

• b)

  het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek geleid heeft;

• c)

  het aantal onderzoeken dat heeft plaatsgevonden.

3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor verzending van een afschrift van het rapport aan de ondernemingsraad.

1. De vertrouwenspersonen registreren de meldingen en gesprekken die zij gevoerd hebben en rapporteren jaarlijks hierover geanonimiseerd aan de gemeentesecretaris;

2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor verzending van een afschrift van het rapport aan het college en de ondernemingsraad.