Treasurystatuut Helmond 2010

Ondertekening

Bijlage 1 Taken en bevoegdheden

Bijlage 2 Toelichting op treasurystatuut

1.         De gekozen aanpak

Naar aanleiding van de gewenste kwaliteitsverbeteringen van de treasuryfunctie en de toetsing van het bestaande treasurybeleid door de externe adviseurs van BNG advies, is gekozen voor onderstaande beleidstructuur:

1.    vastlegging van de algemene uitgangspunten voor de treasuryfunctie door de raad in de Financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet;

2.    vastlegging van de “beleidsmatige infrastructuur” voor de uitoefening van de treasuryfunctie in een nieuw treasurystatuut;

3.    vastlegging van een hierop aansluitende mandatering in het mandaatregister;

4.    jaarlijks opnemen van een Treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening;

5.    elk kwartaal een treasuryrapportage met bepaling treasurystrategie

In hoofdzaak is aldus sprake van een “drietrapsraket”: verordening – statuut – mandatering.

Voordelen van de nieuwe opzet zijn:

1.    deze past in een duale aanpak, waarbij de raad de hoofdkaders vaststelt en het college de nadere uitwerking;

2.    in het nieuwe treasurystatuut zijn de treasurybepalingen neergezet “per activiteit” (financiering, uitzetten), zodat voor de medewerkers duidelijke checklists ontstaan. Deze opzet is geadviseerd door BNG Advies en wordt in meer gemeenten toegepast.;

3.    de bevoegdheden zijn uit het treasurystatuut gehaald en zijn opgenomen in het mandaatregister;

Het treasurystatuut wordt als een uitvoeringsregeling van de Financiële verordening vastgesteld door het college.

2.         Algemene opzet/inhoud van het nieuwe treasurystatuut

In het treasurystatuut wordt het treasurybeleid van de gemeente op hoofdlijnen vastgelegd. De “beleidsmatige infrastructuur” van de treasuryfunctie is vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk.

De gemeente Helmond onderkent het belang van een verantwoord en adequaat beheer van haar financiële middelen en wenst zij haar activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten.

De beoogde transparantie en beheersbaarheid worden in de eerste plaats bereikt door het aangeven van de doelstellingen van de treasuryfunctie. Vervolgens geeft het bestuur in het treasurystatuut aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelswijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft. Een belangrijk deel van de limieten en richtlijnen is bepaald door de Wet Financiering decentrale overheden. Door middel van de limieten en richtlijnen wordt het “risicoprofiel” van de gemeente bepaald, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd.

Ook in de nieuwe opzet voor de beleidformulering van de treasuryfunctie is er sprake van een zekere mate van overlap. Immers, in de algemene uitgangspunten voor de treasuryfunctie in de Financiële verordening worden gedeeltelijk bepalingen aangegeven die ook al wettelijk zijn vastgelegd. Evenzo worden in het treasurystatuut uitgangspunten aangehaald die al in de Financiële verordening (en wet) zijn vastgelegd. Deze “dubbeltellingen” zijn echter alleen opgenomen voor de leesbaarheid en de samenhang van de teksten. Zij komen met elkaar overeen en geven geen aanleiding tot onduidelijkheid.

Belangrijke wijziging in het treasurystatuut is dat de bepalingen zijn gegroepeerd per type activiteit, zoals “uitzetten” of “lenen”. Hierdoor is inzichtelijker waar bij een activiteit op moet worden gelet. Deze “checklist”-benadering is geadviseerd door BNG Advies.

Verhouding tot Paragraaf Financiering

Naast het treasurystatuut neemt de gemeente jaarlijks een treasuryparagraaf op in zowel de begroting als in de jaarrekening. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid ten aanzien van de treasuryfunctie weergegeven.

Implementatie/communicatie

Tenslotte dient het treasurystatuut te worden geïmplementeerd in de organisatie. Een succesvolle implementatie vereist een breed draagvlak binnen de gemeente voor de geformuleerde beleidskeuzes. Een goede communicatie behoort hierbij tot de belangrijkste succesfactoren. Duidelijk moet zijn welke bijdrage en informatievoorziening van de afdelingen wordt verwacht.

3.         Toelichting per artikel

Artikel 1      Bevoegdheid vaststelling regeling Treasury

Conform het dualisme kan het treasurystatuut als een uitvoeringsregeling van de Financiële verordening door het college worden vastgesteld. Als kaders voor het treasurystatuut gelden de Wet Fido, Ruddo, provinciale kaders, financiële verordening, gemeente Helmond (art.212 gemeentewet). Het kan voorkomen dat landelijke wetgeving wijzigt waardoor een (tijdelijke) situatie ontstaat dat het treasurystatuut in strijd is met de landelijke wetgeving. In die situaties geldt de hoogste regelgeving.

Artikel 2      Doelstellingen treasuryfunctie

Ad a) In de eerste plaats dient ervoor gezorgd te worden dat de gemeente “duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen marktconforme condities”. Treasury dient te waarborgen dat de gemeente duurzaam in staat is de voor haar activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. haar overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten (bijv. bij banken). De condities die daarbij worden bedongen dienen, in het licht van de op het betreffende moment gebruikelijke condities, acceptabel (tenminste marktconform) te zijn.

Ad b) De gemeente loopt de volgende financiële risico’s: renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en interne liquiditeitsrisico’s. Het is de taak van treasury dergelijke risico’s tegen acceptabele condities te beperken. In het treasurystatuut wordt aangegeven op welke wijze dit wordt gewaarborgd.

Ad c) De derde doelstelling van treasuryfunctie is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Ad d) De gemeente streeft ernaar de renteresultaten te optimaliseren. Dit betekent dat de gemeente geen middelen onbenut laat maar streeft naar zo hoog mogelijke renteopbrengsten (c.q. zo laag mogelijk rentekosten) zonder dat daarbij overmatige risico’s worden gelopen. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s; de gemeente is immers géén winstgerichte organisatie. Binnen het acceptabele risicoprofiel zoals vastgesteld in de Wet fido en dit treasurystatuut dient desondanks te worden gestreefd naar optimalisatie van de renteresultaten.

Artikel 3      Uitzettingen en garanties

De Wet fido geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten met betrekking tot treasury. Dit betreft de “publieke taak” waarvoor garanties en het verstrekken van leningen dienen enerzijds en het prudente karakter van (overige) uitzettingen anderzijds. Er wordt hierbij dus een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen en garanties “uit hoofde van de publieke taak” en het uitzetten van middelen “uit hoofde van treasury”.

Artikel 3.1  Uitzettingen en garanties uit hoofde van de publieke taak

ad a) De wet stelt geen eisen aan het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak. Wel wordt in de toelichting op de Wet fido het volgende aangegeven: “Het gemeentebestuur bepaalt de publieke taak”. Niettemin zal het college de raad in de gelegenheid stellen om haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken in het geval dat uitzettingen of garanties een hoog risicoprofiel kennen of de aard van de uitzetting of garantie nieuw is. Het college zal per situatie afzonderlijk de afweging maken om de raad te informeren.

Ad b) Hierin is een rol weggelegd voor concernfinanciën. Deze adviseert over bijv. de garantievoorwaarden en de implicaties van de betreffende aanvraag voor de totale financiële positie van de gemeente.

Ad c) Om het risico, dat de gemeente loopt op haar garantiestellingen te minimaliseren maakt de gemeente zoveel mogelijk gebruik van de bestaande waarborgfondsen,  zoals het Waarborgfonds Sociale Woningbouw, Waarborgfonds Sport en Waarborgfonds Zorg. Dit zijn waarborgfondsen, die onder bepaalde voorwaarden garant kunnen staan voor financiering aan instellingen, die in de statuten van deze fondsen zijn opgenomen. Ook de voorwaarden zijn in deze statuten opgenomen. Waarborgfonds Sport is er kort gezegd voor sportverenigingen en Waarborgfonds Zorg voor zorginstellingen, ziekenhuizen, verpleegorganisaties.

Ad d) Met deze informatie kan de gemeente haar risicopositie ten opzichte van de verstrekte lening of garantstelling bepalen om hier vervolgens risicobeheersingmaatregelen op te nemen.

Artikel 3.2   Uitzettingen uit hoofde van treasury

Ad a) Conform de Wet fido, dienen uitzettingen “uit hoofde van treasury” een prudent karakter te hebben. In de Wet fido en Ruddo wordt het begrip “prudent” nader uitgewerkt. Het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, is nadrukkelijk niet toegestaan (zie artikel 2 lid 2 Wet fido en de memorie van toelichting op de Wet fido). Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen – zijn als gevolg van deze bepaling verboden. De limieten en richtlijnen van dit statuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen.

Ad b) Andere valuta dan de euro zijn niet toegestaan.

Ad c) Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in de Wet fido als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting in tact blijft. Bij alle in dit artikel genoemde producten wordt aan het einde van de looptijd ten minste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de “nominale waarde”) uitgekeerd.

“Garantieproducten”

Garantieproducten zijn beleggingsproducten waarbij de uitgevende financiële onderneming garandeert dat op de afloopdatum (een bepaald percentage van) de hoofdsom wordt uitgekeerd.

Garantieproducten keren vaak minder of geen rente uit en bieden in plaats daarvan bijvoorbeeld een rendement dat gebaseerd is op een aandelen-index (zoals de AEX-index). Garantieproducten waarbij minder dan 100% van de hoofdsom wordt gegarandeerd zijn expliciet niet toegestaan onder de Wet fido.

Bij garantieproducten is vaak enkel de hoofdsom gegarandeerd. Aangezien de reële waarde (de koopkracht) van de hoofdsom door inflatie kan verminderen, verdient het de aanbeveling om bij een langere looptijd naast een hoofdsomgarantie een minimaal rendement (bijv. ter hoogte van het

inflatieniveau) te eisen.

“Beleggingsfondsen”

De belangrijkste voorwaarde bij deelname in een beleggingsfonds is dat de onderliggende beleggingen in het fonds voldoen aan de eisen van de Ruddo. Dat wil zeggen dat de tegenpartijen waar zo’n fonds in belegt financiële ondernemingen met minimaal een A-rating hebben voor onderliggende beleggingen tot 3 maanden en een AA-minus rating voor looptijden langer dan 3 maanden. Het gemiddelde risicoprofiel van het fonds dient minimaal AA-minus te zijn.

Met het opnemen van de bepaling “voldoen aan de eisen van de Ruddo” wordt ook bereikt dat indien de Ruddo wordt gewijzigd, dit statuut niet behoeft te worden gewijzigd.

Ad d) Om een onderbouwde beslissing te kunnen nemen dient inzicht te zijn in het huidige saldo en de verwachte inkomsten en uitgaven. Ook de marktsituatie is van invloed op de beleggingsbeslissing. Een renteverwachting is een toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling, op basis waarvan financiering- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. Afhankelijk van de (interne- of externe) ontwikkelingen zal de gemeente haar renteverwachting actualiseren. De renteverwachting kan daarbij gebaseerd worden op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen, zoals de huisbankier. Afstemming van het beleid op de rentevisie betekent bijvoorbeeld het uitstellen van uitzettingen met een lange looptijd indien men een rentestijging verwacht.

Ad e) Een solvabiliteitsratio van 0% (ofwel een “solvabiliteitsvrije status”) is een status die door een bancaire toezichthouder in een EER-lidstaat (bijv. De Nederlandsche Bank) wordt toegekend aan het schuldpapier van een instelling. Deze status houdt in dat een bank voor desbetreffend papier geen reserves (0%) hoeft aan te houden en wordt onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (centrale) overheden. Het is de gemeente dus toegestaan om bij andere overheden geld uit te zetten, of om te beleggen in papier waaraan een overheidsgarantie is verbonden (zoals door het waarborgfonds sociale woningbouw geborgde leningen van woningcorporaties).

Vooralsnog wordt in het statuut alleen de mogelijkheid gegeven bij Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen binnen Nederland tijdelijk gelden uit te zetten. In de toekomst kan worden overwogen dit te verbreden naar overheden of andere publiekrechtelijke lichamen binnen de EU of EER.

Ad f tm j) Ter beperking van kredietrisico’s zijn in deze subartikelen richtlijnen opgenomen voor de minimale kredietwaardigheid van de financiële ondernemingen waar de gemeente middelen uitzet / belegt.

Een (credit-) rating is een beoordeling van de kredietwaardigheid van een instelling, die voor zowel de korte als voor de lange termijn wordt verschaft door gerenommeerde rating “agencies” zoals Standard & Poor’s, Moody’s en Fitch IBCA.

Overzicht ratingkwalificaties

N.B. De - en + ratings (bijvoorbeeld AA-) geven aan dat de rating naar beneden (-) of naar boven (+) neigt.

Kosteloos toegang tot deze informatie kan worden verkregen via registratie op de website van bijv. Moody’s (www.moodys.com).

De minimale eisen van Ruddo (peildatum 2009) zijn dat Financiële ondernemingen in landen moeten zijn gevestigd, die minimaal een AA-rating hebben en onder Nederlands of anderszins EER-toezicht vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer.

Tussenpersonen hebben een intermediairsfunctie bij het afsluiten van financiële transacties en vallen niet onder de “tegenpartijen”. De gemeente stelt als eis dat tussenpersonen onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen.

Ad k) Offertes worden in de praktijk altijd telefonisch afgegeven. Na het door de financiële ondernemingen afgegeven offertes worden deze door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Ad l) De gemeente zet de middelen uit conform een vastgelegde procedure beschrijving. In deze procedure is functiescheiding en interne controle gewaarborgd.

Artikel 4      Financiering

Ad a) Het aantrekken van middelen met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is door artikel 2 lid 2 van de Wet fido (zie ook memorie van toelichting op de Wet fido) nadrukkelijk niet toegestaan.

Ad b) Andere valuta dan de euro zijn niet toegestaan.

Ad c) Indien er liquiditeiten beschikbaar zijn zal externe financiering zoveel mogelijk worden beperkt.

Ad d) Afstemming op de verwachte inkomsten en uitgaven beoogt middelen slechts te lenen gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig zijn. Om een onderbouwde beslissing te kunnen nemen dient inzicht te zijn in het huidige saldo en de verwachte inkomsten en uitgaven. Ook de marktsituatie is van invloed op de financieringsbeslissing.

Ad e) Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage (8,5% peil 2009) van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar (zie artikel 3 en 4 van de Wet fido en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden). Als de kasgeldlimiet drie kwartalen achtereen wordt overschreden dient de gemeente dit te melden aan de toezichthouder. Deze kan dan ontheffing verlenen of maatregelen eisen om de overschrijding teniet te doen.

Ad f) Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s op de vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille. De renterisiconorm kan worden berekend door een vastgesteld percentage (20% peil 2009) te vermenigvuldigen met het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar (zie artikel 3 en 4 van de Wet fido en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden).

Ad g) Door het sluiten van een netting-overeenkomst wordt het kredietrisico op deze tijdelijke terugbelegging weggenomen.

Ad h) Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. De Wet fido stelt dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico’s. Naast deze belangrijke voorwaarden stelt de gemeente zichzelf de voorwaarde dat dergelijke instrumenten dusdanig geadministreerd moeten kunnen worden dat een eventuele waardeontwikkeling van het instrument gevolgd kan worden en er, indien noodzakelijk na overleg binnen de treasurycommissie, actie op genomen kan worden.

Ad i)  Offertes worden in de praktijk altijd telefonisch afgegeven. Na de door de financiële ondernemingen afgegeven offertes worden deze door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Ad j) De gemeente trekt financieringsmiddelen aan conform een vastgelegde procedure beschrijving. In deze procedure is functiescheiding en interne controle gewaarborgd.

Artikel 5      Werkkapitaalbeheer

Ad a) Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op verwachte ontvangsten. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente tijdelijk middelen aan moet trekken (cq. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken) teneinde de betreffende betaling (tijdelijk) te financieren.

Ad b) In overleg met de treasurycommissie zal besloten worden welke maatregelen genomen worden om het risico in te dekken.

Ad c) Het elektronisch laten uitvoeren van het betalingsverkeer bank heeft als voordeel dat de kosten kunnen worden geminimaliseerd.

Ad d) Teneinde de noodzaak tot het doen van interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen die de gemeente bij een bank aanhoudt, opgenomen in een rentecompensatiecircuit. Dit is een systeem waarbij de (valutaire) debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend. De gemeente kan met haar bank aanvullende afspraken maken over de renteberekening in dit stelsel.

Ad e en f) Jaarlijks wordt beoordeeld of de bancaire afspraken met de huisbankier nog marktconform zijn en of het partnerschap nog naar tevredenheid wordt ingevuld. 

Ad g) Waar mogelijk worden contante geldstromen zoveel mogelijk omgezet in girale geldstromen.

Ad h) Het debiteurenbeheer richt zich primair op de beperking van de bestaande debiteurenpositie. Het gaat daarbij met name om maatregelen, die een correcte en tijdige ontvangst bewerkstelligen.

Ad i) Het crediteurenbeheer richt zich enerzijds op maatregelen die dienen te voorkomen dat de gemeente onnodig vroeger betaalt dan noodzakelijk is, waardoor er sprake is van rentederving en anderzijds op maatregelen die de rechtmatigheid en beveiliging van de betalingen waarborgen. Voorts zal het beheer zich moeten richten op voorkoming dat de gemeente wordt geconfronteerd met boetes of extra rentelasten door te late betaling.

Artikel 6      Administratieve Organisatie/ Interne Controle

Ad a) Om verantwoordelijkheidsrisico’s te vermijden dient duidelijk te worden vastgelegd wie voor welke taak in de treasuryprocessen verantwoordelijk is;

Ad b) Het vier-ogen principe is een belangrijk uitgangspunt bij het afsluiten van treasurytransacties.

Ad c) De eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het treasurybeleid ligt primair bij het college. Teneinde niet onnodig te worden belast met het dagelijkse treasurybeheer draagt het bestuur een deel van haar bevoegdheden over aan de ambtelijke organisatie. De praktische uitvoering van het beleid heeft dus vooral op ambtelijk niveau plaats, met als voordeel een slagvaardiger optreden.

Ad d) Deze controles waarborgen de rechtmatigheid van de treasuryactiviteiten. Van deze controle vindt verslaglegging plaats.

Ad f) De gemeente heeft een treasurycommissie die twee keer per jaar, of zoveel vaker als de marktsituatie daartoe aanleiding geeft, overleg pleegt over het te voeren treasurybeleid. Onderwerpen die behandeld worden zijn de tussentijdse informatievoorziening, uitzettingen en aantrekken van financiering van enige omvang. De treasurycommissie bestaat uit de wethouder financiën, de concernmanager Financiën, de teamleider Treasury, en een externe deskundige.

Artikel 7      Informatievoorziening

De bestuurlijke sturing op de treasuryfunctie vindt plaats door middel van de planning & control-cyclus van de Treasury. Deze cyclus hangt zeer nauw samen met de algemene planning & control-cyclus van de gemeente. Informatievoorziening speelt hierin een essentiële rol.

Voor het aanleveren van planning- en verantwoordingsinformatie, dient de Treasury haar operationele informatie op orde te hebben. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken dienen de indeling en de onderwerpen van de treasuryparagraaf in de jaarrekening aan te sluiten bij de treasuryparagraaf van de begroting van het betreffende jaar.