Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Hengelo

Artikel 1.1 Begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2.1 Organisatiedoelstellingen

1.De organisatiedoelstellingen van de griffie:

• a

  Ondersteuning en advisering van de raad, het presidium en ingestelde commissies bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol;

• b

  Stimuleren en faciliteren van een goed functioneren van de raad;

• c

  Bijdragen aan het waarmaken van de ambities van de raad;

• d

  Het verrichten van werkzaamheden en het leveren van producten die kwalitatief hoogwaardig en betrouwbaar zijn;

• e

  Een werkwijze die zich kenmerkt door partijpolitieke onafhankelijkheid en openheid;

• f

  Een bedrijfsvoering hanteren die aansluit bij de systematiek van de ambtelijke organisatie.

Formatie

2.De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.

Artikel 2.2 Aansturing griffie

• 1

  De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van de griffie.

• 2

  De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie een instructie vast, zoals bedoeld in artikel 107a Gemeentewet.

• 3

  De griffier handelt naar zijn instructie.

• 4

  De griffier legt verantwoording af aan de raad over het functioneren van de griffie in het jaarplan en jaarverslag.

Artikel 2.3 Financiën

De raad stelt jaarlijks de begroting van de griffie vast

Artikel 2.4 Beheer en ondersteuning

• 1.

  Het algemeen beheer van de griffie berust bij de werkgeverscommissie.

• 2.

  Onder toezicht van de werkgeverscommissie is het dagelijks beheer en de algehele leiding van de griffie opgedragen aan de griffier.

• 3.

  De griffie maakt in ondersteunende zin gebruik van de binnen de ambtelijke organisatie bestaande faciliteiten, met name op het terrein van het personeels-, informatie- (waaronder mede communicatie moet worden verstaan), organisatie-, financieel-, juridisch -, automatiserings -, en huisvestingsbeheer en –beleid.

• 4.

  Voor zover de ondersteunende functies werkzaamheden ten behoeve van de griffie uitvoeren handelen zij overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 4.1

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg

met de werkgeverscommissie.

Artikel 4.2

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Organisatieverordening van de griffie van degemeente Hengelo’.

Artikel 4.3

Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 21 januari 2014

de griffier, de voorzitter,

Toelichting organisatieverordening griffie

Algemeen

De raad kan op grond van artikel 107e Gemeentewet regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad legt deze regels vast in een organisatieverordening. In een dergelijke verordening worden op hoofdlijnen de taken benoemd van de griffie, het regelt in hoofdlijnen de positie van de werkgeverscommissie t.o.v. de griffie, en de verordening spreekt zich uit over de wijze waarop de medezeggenschap van het griffiepersoneel is geregeld. Nadere uitwerking van de onderdelen vindt bij separate besluiten plaats.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel spreekt voor zich

Artikel 2.1 Organisatiedoelstellingen en formatie

Het is van belang dat de raad stilstaat bij wat voor een soort griffie hij als ondersteuning wenst te hebben en dus welke functies hij wenst te zien ingevuld. Bij een open cultuur is het vanzelfsprekend dat de griffier zowel gevraagd als ook uit eigen beweging adviezen kan geven die bijdragen aan het vervullen van de rollen van de raad.

In dit artikel worden de organisatie doelstellingen benoemd en worden regels gesteld over de wijze waarop de formatie van de griffie wordt bepaald.

Artikel 2.2 Aansturing griffie(r)

De raad van de gemeente Hengelo laat de griffie aansturen door een werkgeverscommissie bestaande uit leden van de raad. Deze commissie is verantwoordelijk voor het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. Daarnaast stuurt de raad van de gemeente Hengelo de griffier aan op grond van de vastgestelde Instructie voor de griffier. De griffier legt als diensthoofd verantwoording af aan de raad over het functioneren van de griffie in een jaarplan en jaarverslag.

Het jaarplan van de griffie voor enig jaar omvat mede het jaarverslag van het voorgaande jaar en wordt uiterlijk in februari van het lopende jaar door de werkgeverscommissie vastgesteld. De raad wordt hierover geïnformeerd.

Artikel 2.3 Financiën

De financiële planning en verantwoording maakt onderdeel uit van de reguliere p&c-cyclus en wordt opgenomen in de bij die p&c-cyclus behorende documenten. Dit betekent dat de begroting van de griffie wordt vastgesteld bij de begroting van de gemeente en dat de jaarrekening van de griffie wordt vastgesteld bij de vaststelling van de jaarrekening van de gemeente.

Artikel 2.4 Beheer

Het is niet efficiënt en doelmatig dat de griffier alle uit de arbeidsvoorwaardenregelingen en de hierop gebaseerde personele besluiten voortvloeiende technische uitvoeringshandelingen verricht. Dat geldt evenzeer voor overige bedrijfsvoeringtechnische handelingen (huisvesting, financiën, e.d.). Daarnaast is het ook van belang de advisering en de overige ondersteuning van bijvoorbeeld een afdeling Personeelszaken te regelen.

In de gemeente Hengelo is bij de invoering van het duale stelsel gekozen voor een netwerkgriffie, dat wil zeggen dat de kerntaken van de griffie door de griffiemedewerkers zelf worden uitgeoefend. De overige bedrijfsvoeringwerkzaamheden en taken worden door de ambtelijke organisatie behartigd en geleverd. De griffie is in dat opzicht klant van bijvoorbeeld de afdeling communicatie, van de afdeling DIV, van het secretariaat en Flexpool en van de afdeling facilitaire zaken (boden, post).

Dit betekent dat de griffier bij de vervulling van zijn taken een beroep kan doen op de expertise van de ambtelijke organisatie verbonden aan het college van B&W, al dan niet door tussenkomst van de gemeentesecretaris, waarbij de griffier de verantwoordelijkheid behoudt.

Artikel 3.1 Ondernemingsraad

De ambtelijke organisatie en de griffie vormen formeel twee aparte ondernemingen in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De rechtspersoon gemeente Hengelo is de (enige) ondernemer. De griffiemedewerkers hebben geen actief en passief kiesrecht voor de ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie. Als de griffie een eigen OR zou hebben, is niet de directeur maar de griffier bestuurder in de zin van de WOR.

De WOR biedt de ondernemer met meer dan één onderneming echter de mogelijkheid om de m e dezeggenschap binnen de ondernemingen te combineren. Als er in de ondernemingen samen ten minste 50 personen werkzaam zijn, kan een gemeenschappelijke OR worden ingesteld (artikel 3 WOR). De ondernemingen worden dan beschouwd als één onderneming in de zin van de WOR. Dit is wenselijk wanneer de ondernemingen zo sterk met elkaar samenhangen dat de instelling van aparte ondernemingsraden minder effectief is of een van de ondernemingen te klein is voor de instelling van een eigen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (PVT). Ook is e.e.a. als wenselijk aan te merken wanneer er zaken aan de orde zijn die alle ondernemingen betreffen, zoals belangrijke investeringen (bijv. ingrijpende verbouwingen, milieuvoorzieningen, technologische voorzieningen). Tenslotte kunnen aangelegenheden aan de orde zijn die het personeelsbeleid of de arbeidsomstandigheden in alle ondernemingen betreffen.

In dit artikel wordt de griffie aangesloten bij de ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie. Burgemeester en wethouders dienen hiertoe overigens afzonderlijk te besluiten. Om praktische redenen is ervoor gekozen om de directeur ook v.w.b. de griffie als bestuurder in de zin van de WOR aan te merken. Om in geval van bespreking van onderwerpen m.b.t. de griffie in de overlegvergadering de inbreng van de griffier te waarborgen, is bepaald dat de griffier tezamen met de directeur aan de overlegvergadering kan deelnemen.

De verslagen van de OR vergaderingen worden op intranet geplaatst en zijn op die wijze ook voor het personeel van de griffie te lezen. Mochten er niet openbare verslagen worden gemaakt die specifiek over de griffie gaan dan worden die aan het griffiepersoneel toegestuurd.

Artikel 3.2 Georganiseerd overleg

Het commissiebestel is ten gevolge van de Wet dualisering gemeentebestuur gewijzigd. Er is geen sprake meer van gemengde commissies, bestaande uit raadsleden en collegeleden, e.e.a. met uitzondering van de bezwaarschriftencommissie en de klachtencommissie. In het nieuwe stelsel stelt ieder bestuursorgaan eigen commissies in. De wet spreekt van "bestuurscommissies" en "andere commissies". Aangezien het Georganiseerd Overleg (GO) geen overgedragen bevoegdheden uitoefent, moet het GO worden beschouwd als een "andere commissie" in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet. Aangezien het college bevoegd is de rechtspositie van ambtenaren vast te stellen, geldt het GO als een door het college ingestelde commissie; raadsleden kunnen daarin volgens de wet geen zitting hebben. De raad is bevoegd om de rechtspositie van de griffie vast te stellen, maar kan geen deel meer uitmaken van het bestaande GO. Voor zover op het griffiepersoneel de  gemeentelijke rechtspositie geheel van toepassing is vormt dit geen probleem; de vertegenwoordiger uit het college vertegenwoordigt het gemeentebestuur in zijn algemeenheid. Anders ligt het bij toekomstige ingrijpende organisatieveranderingen op de griffie. De organisatie van de griffie is geen zaak van het college. Voor overleg daaromtrent zal een vertegenwoordiger door de raad moeten worden aangewezen om overleg met de vakorganisaties te voeren. In dit artikel wordt bepaald dat de aanwijzing geschiedt door en uit de werkgeverscommissie.