INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER GEMEENTERAAD HET HOGELAND

Artikel 1 Ondersteuning en informatie raad

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden, de fractieassistenten, de fracties, de bijeenkomsten van de raad en overige activiteiten van of namens de raad.

• 2.

  De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt.

• 3.

  De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van Orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

• 4.

  De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 5.

  Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier.

Artikel 2 Bijstand raadsvoorzitter

De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

Artikel 3 Voorbereiding vergaderingen raad en andere overlegvormen van de raad

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en andere overlegvormen en activiteiten van de raad.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

• 3.

  De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

• 4.

  De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de agenda van de raadsvergaderingen en andere overlegvormen en activiteiten. Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad en de jaaragenda treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning en programmering.

• 5.

  Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 4 Vergaderingen fractievoorzittersoverleg en raadscommissies

• 1.

  De griffier is aanwezig bij vergaderingen van het presidium

• 2.

  De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij het presidium of betreffende commissie anders besluit.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.

Artikel 5 Verantwoordelijkheid voor griffie

• 1.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

• 2.

  De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

  • b.

    het tijdig en voldoende voorzien van de raad van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

  • c.

    planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.

Artikel 6 Budgethouderschap

• 1.

  De griffier is budgethouder van de budgetten voor de raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten voor zover de uitgaven worden gedaan binnen de geraamde uitgaven voor raad en griffie.

• 2.

  De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.

Artikel 7 Afwezigheid

• 1.

  Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

• 2.

  De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.

Artikel 8 Opdracht tot bijstandverlening

• 1.

  Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.

• 2.

  Indien één of meerdere raadsleden of fractieassistenten bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier of door een griffiemedewerker.

• 3.

  Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier op grond van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning de gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 9 Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier overleg met de werkgeverscommissie.

Artikel 10 Citeertitel

Deze instructie kan worden aangehaald als Instructie griffier gemeenteraad Het Hogeland 2019

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2019.