Verordening Auditcommissie gemeente Heumen 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de auditcommissie,

• b.

  accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening

• c.

  de voorzitter: het lid dat is aangewezen als de voorzitter van de auditcommissie

• d.

  de griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger

• e.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Instelling

Er is een vaste commissie van de raad, genaamd de Auditcommissie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit zoveel leden als er raadsfracties zijn, één raadslid of commissielid per fractie, waarvan één lid tevens voorzitter is.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie, waarbij de raad een lid tevens als voorzitter van de commissie benoemd.

• 3.

  De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 4.

  In geval van verhindering kan een commissielid zich laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie.

• 5.

  De commissie heeft vaste adviseurs: de wethouder financiën; de concerncontroller; de uitvoerend ambtenaar financiën/control.

• 6.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 7.

  De griffier is de secretaris van de commissie.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere adviezen voor de raad.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten, die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentelijke financiën en op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen de controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b.

    eerste aanspreekpunt voor de accountant voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te laten besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

  • d.

    overlegplatform voor bespreking van uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

  • g.

    afstemmingsoverleg voor de voorgenomen onderzoeken van de accountant, rekenkamercommissie en college.

• 3.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert in beginsel twee keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2.

  Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

• 3.

  Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de bestuursrapportage van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

• 4.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 5.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 6.

  Het verslag en de adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7.

  Vastgestelde verslagen van niet openbare vergaderingen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad en liggen ter inzage op de griffie.

Artikel 7 Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad en het college over elke vergadering door het verstrekken van het verslag met daarin opgenomen mogelijke adviezen aan de raad dan wel het college.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een voorbereidende vergadering dan wel in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Auditcommissie gemeente Heumen 2019.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Aldus besloten door de raad van de gemeente

Heumen in zijn openbare vergadering van 20 december 2018

Toelichting

Algemeen

De Auditcommissie is geen "politieke" commissie. De Auditcommissie voert zo objectief en neutraal mogelijk haar werkzaamheden uit, zonder dat politieke standpunten worden ingenomen. Het politieke debat over de adviezen en bevindingen van de Auditcommissie vindt plaats in de raad.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

Per fractie een vertegenwoordiger zorgt ervoor dat iedere fractie rechtstreeks contact heeft met de accountant en direct invloed heeft op de adviezen van de Auditcommissie. De voorzitter is tevens lid, dit betekent dat er niet vanuit één fractie een lid en een voorzitter deelnemen in de commissie. Bij afwezigheid van de voorzitter kan de commissie een vervanger aanwijzen.

Het lidmaatschap is gelijk aan de raadsperiode, dus bij de nieuwe raad worden de leden wederom benoemd, ook die leden die al lid waren.

Uit pragmatische overweging is ervoor gekozen om een lid te laten vervangen mocht deze niet aanwezig kunnen zijn, zodat toch elke fractie wel vertegenwoordigd is. De insteek is dat de leden bij de vergaderingen aanwezig zijn en zich niet of in ieder geval zo min mogelijk laten vervangen.

De vaste adviseurs zijn diegenen die zich bezig houden met de P&C cyclus binnen de gemeentelijke organisatie en de wethouder die daar over gaat.

De commissie kan anderen uitnodigen, maar daar is geen apart budget voor geregeld, dus in principe alleen diegenen die daarvoor niet apart uren in rekening brengen. De overleggen met de accountant zijn inbegrepen bij de overeenkomst met de accountant.

De griffier vervult het secretariaat van de commissie. De griffier is tevens de eerste adviseur van de commissie en mengt zich in de vergadering als hij dit nodig acht. Voorafgaand aan de vergadering zorgt de griffier dat de commissie alle benodigde informatie ontvangt en dat de verslagen tijdig beschikbaar zijn voor de raad. Tevens let de griffier erop dat afspraken nagekomen worden en onderneemt hiervoor zonodig actie.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter is tevens lid en mag zich actief in de vergadering mengen, maar let daarbij op dat de vergadering goed verloopt. De griffier voert in feite de voorbereidende taken van de voorzitter uit, maakt de agenda in overleg met de afdeling financiën en sluit deze met de voorzitter kort.

Artikel 5 Taken commissie

Het takenpakket van de commissie omvat vooral het advies geven aan de raad over mogelijke extra aandachtspunten voor de accountant en advies aan de accountant over zijn verslaglegging. Is de verslaglegging voldoende helder opgeschreven en uitgelegd?

De commissie geeft ook advies over de P&C-cyclus, gevraagd of ongevraagd. Tevens let de commissie erop dat de informatie over de P&C cyclus en de inhoudelijke bijbehorende stukken zodanig zijn verwoord dat de raad kan begrijpen waarover de raad besluiten neemt. Daarbij kijkt de commissie ook naar het proces of dit voor verbetering vatbaar is en geeft daar dan zonodig adviezen over.

De commissie zorgt voor de afstemming van te houden onderzoeken en raadpleegt daarvoor het college en de rekenkamercommissie over welke onderzoeken zij willen gaan doen. Zonodig nodigt de commissie vertegenwoordigers van het college en de rekenkamercommissie uit om een goede afstemming te krijgen.

De commissie is niet bevoegd om besluiten te nemen, de commissie dient slechts ter advisering van de raad. Wel voert de commissie de selectie van de accountant uit, maar doet daarvan een voordracht aan de raad, de raad beslist uiteindelijk en benoemt de accountant.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

Zowel de raad als het college hebben toegang tot het verslag en dit is ook openbaar. Zowel de raad als het college zijn verder geen verantwoording schuldig aan de commissie. De raad, maar ook het college kan de voorzitter van de commissie uitnodigen om een toelichting te komen geven over de adviezen of overige zaken in het verslag.