Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Heusden 2009

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  bevoegd gezag: het bestuursorgaan van de gemeente dat bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

• b.

  commissie: de Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid;

• c.

  gemeente: de gemeente of gemeentelijke instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

• d.

  ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e. van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling;

• e.

  klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven;

• f.

  klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een klacht over ongewenst gedrag indient;

• g.

  aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en over wiens gedrag geklaagd wordt;

• h.

  informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

• i.

  vertrouwenspersoon: de door het bevoegd gezag aangestelde persoon, tot wie de medewerker die geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, zich kan wenden voor advies en ondersteuning;

j. bemiddelaar: de interne of externe persoon die (in overleg met de klager) is aangewezen door de vertrouwenspersoon en die door bemiddeling probeert tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen. Uiteraard alleen indien de klager daarin toestemt. De bemiddelaar is ook gehouden aan de bepalingen van deze regeling; met name de in artikel 5, lid 3, genoemde geheimhoudingsplicht van deze regeling is tevens van toepassing op de bemiddelaar.

k. gemeentesecretaris: het hoofd van de ambtelijke organisatie.

Artikel 1a. Klachten over politieke ambtsdragers

Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1, onder g, de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van de gemeente jegens klager. Voordat het bevoegd gezag een klacht doorzendt naar de commissie, dient eerst de interne informele procedure via de externe vertrouwenspersoon als genoemd in artikel 4 doorlopen te zijn.

Artikel 2. Instelling, taakstelling en samenstelling van de commissie

• 1.

  Er is een klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid.

• 2.

  De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

• 3.

  De commissie bestaat uit drie leden waaronder een voorzitter.

• 4.

  De commissie beslist bij gewone meerderheid van stemmen.

• 5.

  Een lid van de commissie wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

• 6.

  Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

• 7.

  De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

• 8.

  De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 3. De vertrouwenspersoon

• 1. Het bevoegd gezag stelt twee interne en één externe vertrouwenspersoon aan.

  2. Er dient in ieder geval een vrouwelijke vertrouwenspersoon aangesteld te worden.

  • 3.

    Het bevoegd gezag stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn/haar taken naar behoren te vervullen.

Artikel 4. Taken van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft tot taak

• 1.

  de klager (direct) op te vangen, bij te staan en te adviseren in geval van ongewenst gedrag;

• 2.

  de klager in contact te brengen met een bemiddelaar die kan proberen om tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen. Dit geschiedt alleen indien de in lid 1 bedoelde klager daarin toestemt;

• 3.

  het doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties als verdere opvang noodzakelijk en/of gewenst is;

• 4.

  de klager desgewenst te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie;

• 5.

  het onderhouden van contact met de klager gedurende het gehele traject;

• 6.

  het registreren van de aard, omvang en afhandeling van de problemen op het gebied van ongewenst gedrag die hem/haar worden meegedeeld;

• 7.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeentesecretaris en het bevoegd gezag over een passend beleid ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag (met name op het gebied van voorlichting en preventie).

• 8.

  het bevoegd gezag en/of leidinggevenden gevraagd en ongevraagd te adviserenover eventueel te treffen maatregelen en desgevraagd het geven van voorlichting aan de medewerkers;

• 9.

  het jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen aan het bevoegd gezag over het aantal en de aard van de klachten die zijn ingediend en over het resultaat van de afwikkeling, waarbij de anonimiteit van klager en aangeklaagde gewaarborgd blijft. Het bevoegd gezag stuurt dit verslag ter kennisneming en bespreking naar de ondernemingsraad

.

Artikel 5. Werkwijze, bevoegdheden en positie van de vertrouwenspersoon

• 1.

  De vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke positie in de organisatie en ten opzichte van de klager een partijdige en adviserende rol;

• 2.

  De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn werkzaamheden als vertrouwenspersoon ter kennis komt. De geheimhoudingsplicht vervalt niet na beëindiging van de aanstelling als vertrouwenspersoon;

• 3.

  Personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd worden geacht de gevraagde informatie te verstrekken, eventueel te bemiddelen en geheimhouding in acht te nemen. Deze verplichtingen gelden ook voor het bevoegd gezag.

• 4.

  In voorkomende gevallen kan de vertrouwenspersoon externe deskundigen raadplegen. De kosten komen voor rekening van het bevoegd gezag.

• 5.

  De richtlijnen en procedures (folder en/of beleidsplan) met betrekking tot voorliggende klachtenregeling worden op aanvraag verstrekt door de vertrouwenspersoon;

• 6.

  Anonieme ingediende klachten worden door de vertrouwenspersoon niet in behandeling genomen;

• 7.

  De vertrouwenspersoon houdt een archief bij volgens de bepalingen in de Archiefwet en de Archiefverordening gemeente Heusden;

  8.(Voormalige) vertrouwenspersonen zullen niet uit hoofde van hun functie als vertrouwenspersoon worden benadeeld in hun positie als medewerker van de gemeente Heusden.

Artikel 6. Secretaris commissie en administratie

• 1.

  De voorzitter van het College voor Arbeidszaken wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een plaatsvervangend secretaris aan.

• 2.

  De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Artikel 7. Indienen van de klacht

• 1.

  De klager dient een klacht bij de commissie in. De klager kan niet rechtstreeks een klacht indienen bij de klachtencommissie, maar stelt de kwestie eerst (mondeling of schriftelijk) aan de orde bij één van de vertrouwenspersonen als genoemd in artikel 3. Een klacht over de gemeentesecretaris kan klager alleen aan de orde stellen bij de externe vertrouwenspersoon als genoemd in artikel 3.

• 2.

  Als de klager een formele klacht wil indienen, ondersteunt en begeleidt de vertrouwenspersoon de klager.

• 3.

  De klager en de vertrouwenspersoon moeten hun werktijd kunnen onderbreken voorgesprekken over het indienen en de behandeling van de klacht.

• 4.

  In de klacht wordt zo mogelijk vermeld de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die klager reeds heeft ondernomen.

• 5.

  Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager er vermeldt daarbij dat de commissie over de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

• 6.

  De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. De aangeklaagde wordt tijdig van de ingediende klacht op de hoogte gesteld door de commissie, in ieder geval direct na de ontvankelijkheidstoets.

Artikel 11. Omgang met persoonsgegevens

• 1.

  De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

• 2.

  Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

• 3.

  De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 13. Afdoening van de klacht

• 1.

  Het bevoegd gezag stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 12, eerste lid, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de gegrondheid van de klacht alsmede de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Indien de conclusies van het bevoegd gezag afwijken van het advies van de commissie wordt de reden van die afwijking vermeld.

• 2.

  Het bevoegd gezag kan de afdoening bedoeld in het eerste lid voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan van klager en aangeklaagde.

• 3.

  Het bevoegd gezag stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 12, derde lid, klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

• 4.

  Het bevoegd gezag kan de afdoening bedoeld in het derde lid voor ten hoogste vier

weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager. Indien de conclusies van het bevoegd gezag afwijken van het advies van de commissie wordt de reden van die afwijking vermeld.

5.Het bevoegd gezag zendt een afschrift van de conclusies bedoeld in het eerste en derde lid naar de commissie.

Artikel 15. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Heusden, 14 april 2009

Burgemeester en wethouders van Heusden,

de secretaris, de burgemeester,

mr. J.T.A.J. van der Ven drs. H.P.T.M. Willems