Regeling budgethouderschap van de gemeente Heusden

Artikel 6. Budgethouderschap: plichten (deel-)budgethouders.

• 1. Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de (deel-)budgethouders de volgende plichten:

  • a.

    de (deel-)budgethouder is zowel kwantitatief als kwalitatief verantwoordelijk voor de realisatie van de budgettaak;

  • b.

    de budgethouder maakt zo nodig afspraken met deelbudgethouders. Met deze afspraken wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren en bedrag), tegen welke kwaliteit wanneer worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de hoofdbudgethouder;

  • c.

    de (deel-)budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor de daaraan ten grondslag liggende budgettaak;

  • d.

    de (deel-)budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien terzake een toereikend budget aanwezig is;

  • e.

    de (deel-)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten;

  • f.

    de budgethouder is verplicht overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 te rapporteren;

  • g.

    de budgethouder verstrekt de teammanager alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving;

  • h.

    de (deel-)budgethouder legt de op een budgettaak betrekking hebbende verplichtingen vast, zodat te allen tijde de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale budget duidelijk is.

  • i.

    de (deel-)budgethouder legt op een door hem te bepalen wijze de voortgang van de productie vast door registratie van gerealiseerde prestaties per nader bepaalde tijdstippen.

• 2. Een activiteit mag niet worden aangevangen eerder dan er budget beschikbaar is gesteld via de begroting of vastgestelde begrotingswijziging.

• 3. Voor de bouwgrondexploitatie geldt dat vooraf de grondexploitatie voor de gehele planperiode is voorgelegd aan de raad. Afhankelijk van de omvang en samenstelling en de looptijd van het plan kan het krediet nader worden onderverdeeld in jaarlijks door het college van B&W te verstrekken budgetten voor deelactiviteiten die in dat jaar aanvangen.

Artikel 7. Informatie-uitwisseling.

• 1. De financieel consulenten binnen het team bedrijfseconomisch control worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de Raad en het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de organisatie-eenheden voorgenomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

• 2. Het team bedrijfseconomisch control verstrekt aan de budgethouders tijdig de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.

• 3. De in deze regeling genoemde (deel-)budgethouders verstrekken elkaar bij voortduring de informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.

• 4. In geval van compensatie, genoemd in artikel 3 lid d, informeert de budgethouder de financieel consulent.

Artikel 8. Rapporteren door budgethouders.

• 1. Budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoordingsrapportage aan de hoofdbudgethouder;

• 2. De hoofdbudgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoordingsrapportage aan de coördinerend manager.

• 3. Er wordt uitsluitend gerapporteerd over gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen tussen de in de begroting per budgettaak geraamde aantallen en/of bedragen en de voorziene realisatie daarvan aan het einde van het jaar; voor zover deze afwijkingen de in lid 3 van dit artikel gestelde grenzen te boven gaan.

• 4. De budgethouder rapporteert over afwijkingen ten aanzien van prestaties per budgettaak en over de afwijkingen bij de hiervoor aangewende mensuren indien deze afwijkingen groter zijn dan € 10.000. Bij financiële middelen geldt dat afwijkingen gelijk of groter dienen te zijn dan een bedrag van € 10.000.

• 5. De coördinerend manager rapporteert aan de directeur. De hoofdbudgethouders doen dit overeenkomstig de vastgestelde procedures, voorschriften en modellen.

• 6. Bij te rapporteren afwijkingen dienen te worden vermeld:

  • -

    oorzaak van de afwijking;

  • -

    incidenteel of structureel karakter;

  • -

    de wijze van bijsturing.

Artikel 10. Administratief-organisatorische voorschriften uitvoering budgethouderschap.

• 1. De in artikel 3 genoemde bevoegdheden, die voortvloeien uit het in deze regeling omschreven budgethouderschap, worden uitgeoefend overeenkomstig de bij of krachtens de bij financiële verordening gemeente Heusden en daaruit volgende regelingen.

• 2. De in lid 1 bedoelde voorschriften bevatten in ieder geval bepalingen omtrent:

  • -

    aanbestedingen

  • -

    offertes

  • -

    het plaatsen van een bestelling

  • -

    controle van een levering

  • -

    behandeling van facturen

  • -

    onverenigbaarheid van functies.