Organisatiebesluit 2015

1. De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in vier afdelingen en een concernstaf en wordt aangestuurd door de gemeentesecretaris, bijgestaan door het managementteam. De raadsgriffie fungeert onder leiding van de raadsgriffier.

2. De afdelingen zijn: Publiekscentrum, Ontwikkeling, Openbare ruimte en Bedrijfsvoering.

3. De afdelingsmanagers en concern controller ressorteren hiërarchisch rechtstreeks onder de gemeentesecretaris/directeur.

4. De raadsgriffie fungeert onafhankelijk van college en managementteam en ressorteert rechtstreeks onder de gemeenteraad. Zij blijft in dit organisatiebesluit buiten beschouwing. Zie hiervoor het Reglement van orde voor de raad.

5. Afdelingen functioneren op hun taakvelden zelfstandig. Zij laten zich daarbij ondersteunen door adviseurs op uiteenlopende gebieden zoals financieel, juridisch, personeel of communicatie.

6. Integraal werken vormt het uitgangspunt van de organisatie, zowel binnen afdelingen als in de samenwerking tussen afdelingen.

1. De Afdeling Publiekscentrum is belast met 1e Lijn Publieksdienstverlening, waar bijna alle vragen van burgers via alle kanalen binnenkomen en in principe de beoordeling van de vraag plaatsvindt, en 2e lijn Publieksdienstverlening.

2. De werkzaamheden in de 2e lijn worden uitgevoerd door het team Burgerzaken en Belastingen, het team Fysieke Leefomgeving (vergunningverlening en handhaving) en het team Sociale Leefomgeving (werk, inkomen en zorg).

3. De Afdeling Ontwikkeling is belast met het ontwikkelen van beleid en de uitvoering en evaluatie hiervan (niet zijnde dienstverlening), vanuit de randvoorwaarde van een integrale aanpak. De afdeling Ontwikkeling bestaat uit vier teams: Ruimtelijk domein, Economie en leefbaarheid, Sociaal domein en Toegang.

4. Het team Ruimtelijk Domein daagt zorg voor een samenhangende ruimtelijke ontwikkeling binnen de gemeente. Het Team Economie en leefbaarheid draagt zorg voor het stimuleren van de (lokale) economie en het borgen van de leefbaarheid en veiligheid. Het team Sociaal Domein draagt zorg voor de activering en ondersteuning van burgers. Het team Toegang is verantwoordelijk voor de uitvoering op het terrein van jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning.

5. De Afdeling Bedrijfsvoering is belast met alle ondersteunende bedrijfsvoerings-activiteiten van de organisatie en voert werkzaamheden uit om de primaire processen zo optimaal en integraal mogelijk te ondersteunen en te faciliteren. De afdeling bestaat uit het team beleid en advies, het team informatiemanagement en het team ondersteuning.

6. Het Team Beleid en Advies bevat alle consulenttaken (advies) en alle beleidstaken gericht op de interne organisatie. Dit team adviseert proactief aan de hele organisatie (inclusief bestuur) op gebied van financiën, personeel & organisatie, juridische zaken, communicatie en inkoop. Het Team Informatiemanagement draagt zorg voor een goede technische en functionele werking van alle applicaties en systemen. Het beheert en voert regie ten behoeve van basisregistraties en registratie en beheer van gegevens. Binnen het Team Ondersteuning zijn alle secretariële, administratieve en facilitaire taken ondergebracht.

7. De Afdeling Openbare Ruimte is belast met het aanleggen, beheren en onderhouden van de openbare voorzieningen in de buitenruimte, gemeentelijke gebouwen, milieu en externe veiligheid. Tot de afdeling Openbare ruimte behoort een binnendienst en een buitendienst.

8. Om aan de kernfunctie uitvoering te kunnen geven zijn binnen de afdeling openbare ruimte ondergebracht: beleid en uitvoering betreffende het beheer en onderhoud van wegen, riolering en stedelijk water, openbaar groen, natuur, openbare begraafplaatsen, openbare verlichting, gemeentelijke gebouwen, civiele kunstwerken en materieel, alsmede beheer bodem en asbestsanering, de realisatie van civieltechnische projecten, mobiliteit en verkeer, afvalinzameling en reiniging, gladheidbestrijding, buitensport accommodaties en meldingen.

1. De concernstaf is belast met het op centraal niveau in de organisatie besteden van aandacht aan kwaliteit, integraliteit, strategie en de relatie met de politiek, vanuit het uitgangspunt dat afdelingen zelf een integrale managementverantwoordelijkheid dragen.

2. De concernstaf speelt een toetsende of regisserende rol in enkele vaste, cyclische processen, namelijk die van bestuurlijke besluitvorming, budgetcyclus, managementrapportages, interne controle en collegeprogramma.

3. De concernstaf functioneert onder leiding van de concerncontroller.

1. Centraal uitgangspunt van het leidinggeven in de organisatie is integraal management.

2. Integraal management betekent dat managers, onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, verantwoordelijk zijn voor input in termen van personele, financiële en andere middelen van hun afdeling en voor output in termen van kwaliteit van dienstverlening, opstellen en realiseren afspraken afdelingsplan en de verantwoording via managementrapportages, bewaking administratieve organisatie en interne controle, risicobeheersing, communicatie, integraliteit en samenwerking met andere afdelingen. Tevens betekent het dat managers de hiervoor benodigde bevoegdheden krijgen toebedeeld.

3. Afdelingsmanagers zijn binnen door het college vastgestelde kaders integraal verantwoordelijk voor het takenpakket dat aan hun afdeling is toebedeeld, met uitzondering van verantwoordelijkheden die op basis van het projectmatig werken bij bestuurlijke projecten zijn toegewezen aan ambtelijk opdrachtnemers en projectleiders, als bedoeld in hoofdstuk 15.

4. Op het feitelijke leidinggeven door afdelingsmanagers zijn van toepassing de kaders vermeld in dit besluit.

5. Voor zover de kaders over een onderwerp in dit besluit niet uitputtend zijn, bevat het besluit een expliciete verwijzing naar de geldende regeling of verordening.

1. De gemeentesecretaris stuurt en leidt de ambtelijke organisatie en vervult daarmee de rol van algemeen directeur. Dit betekent dat hij eindverantwoordelijkheid draagt voor het initiëren, bevorderen en bewaken van het integrale management.

2. De gemeentesecretaris is jegens de gemeentelijke bestuursorganen college en burgemeester eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en de (strategische) politiek-bestuurlijke advisering.

3. De gemeentesecretaris stimuleert (strategische) visieontwikkeling, samenwerking tussen afdelingen en verbindingen en is eindverantwoordelijk voor de integraliteit. Hij faciliteert en bewaakt de samenwerking tussen college en afdelingen.

4. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam en geeft leiding aan de afdelingsmanagers en concerncontroller. Hij stuurt op basis van prestatie-afspraken met behulp van dashboard-managementrapportages.

5. De gemeentesecretaris draagt voorstellen op het gebied van de organisatiestructuur, zoals bedoeld in artikel 10 eerste lid, bij het college voor ter vaststelling.

6. De gemeentesecretaris biedt middels coaching ondersteuning aan afdelingsmanagers en concern controller door middel van periodieke voortgangsgesprekken, en biedt mogelijkheden voor management development.

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders en stelt de agenda op.

2. De gemeentesecretaris vervult een inhoudelijke en procedurele adviesrol tijdens de collegevergadering.

3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het vastleggen van de besluitvorming in de vergadering van het college.

4. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de terugkoppeling van besluiten van het college naar de ambtelijke organisatie.

5. De gemeentesecretaris ziet toe op de uitvoering van genomen besluiten.

1. De gemeentesecretaris vervult de rol van bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden (WOR-bestuurder) en is daarmee gesprekspartner van de ondernemingsraad.

2. De WOR-bestuurder voert regelmatig overleg met de ondernemingsraad over de onderwerpen die in de wet op de ondernemingsraden zijn opgenomen.

3. Bij het overleg bedoeld in het vorige lid geeft de WOR-bestuurder uitvoering aan het convenant dat met de ondernemingsraad is afgesloten.

1. De gemeentesecretaris, afdelingsmanagers en concern controller vormen gezamenlijk het managementteam.

2. Het managementteam is bevoegd om, onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en met diens beslissende stem, gevraagd of ongevraagd te adviseren aan het college.

3. Het managementteam voert periodiek overleg met het college over thema’s die de gemeentelijke beleidsagenda en/of de organisatie aangaan.

4. Het managementteam vergadert wekelijks over strategische en afdelingsoverstijgende onderwerpen betreffende de gemeentelijke beleidsagenda (planning en control, dienstverlening, kwaliteit, gemeentelijke samenwerking en dergelijke).

5. Onderwerpen worden in het managementteam geagendeerd ter informatie, ter advisering of ter besluitvorming.

6. Het managementteam neemt initiatieven om een stijl van leidinggeven toe te passen, waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en met plezier kunnen werken.

1. Het managementteam formuleert strategische vraagstellingen en doelstellingen en bevordert de vertaling van de strategische visie en doelstellingen naar een tactisch niveau.

2. De leden van het managementteam zijn ambtelijk opdrachtnemer voor bestuurlijke projecten.

3. Het managementteam initieert veranderingen ten behoeve van het effectiever en efficiënter werken, stimuleert de burgergerichtheid van de organisatie en neemt initiatieven om de tevredenheid van burgers over de gemeentelijke organisatie te vergroten.

1. Het managementteam initieert ontwikkelingen op het gebied van de organisatie-structuur.

2. Het managementteam stelt de concernkaders vast voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, planning en control en bewaakt de kwaliteit en toepassing hiervan.

3. Het managementteam is verantwoordelijk voor de jaarlijkse beleids- en budgetcyclus, bestaande uit kadernota, programmabegroting, jaarverslag/jaarrekening en bestuursrapportages.

4. Het managementteam bewaakt de samenhang, integraliteit en afstemming van beleidsontwikkeling en uitvoering.

5. Het managementteam bevordert en bewaakt de kwaliteit van het functioneren van de organisatie en de interne en externe dienstverlening.

1. De afdelingsmanager geeft leiding aan de medewerkers werkzaam binnen de afdeling, heeft de zorg voor een goed functionerende afdeling en wordt daarin ondersteund door een of meer teamcoördinatoren.

2. Indien een medewerker door het college is benoemd tot projectleider van een bestuurlijk project, is de afdelingsmanager géén inhoudelijk leidinggevende voor de werkzaamheden die hij of zij uit dien hoofde verricht.

3. De afdelingsmanager hanteert een coachende managementstijl waarin medewerkers gestimuleerd worden zich te ontwikkelen en met plezier kunnen werken.

4. De afdelingsmanager communiceert actief richting medewerkers over besluiten van raad, college, gemeentesecretaris en managementteam die de organisatie of afdeling betreffen.

5. De afdelingsmanager draagt zorg voor functionele en structurele vormen van (werk)overleg binnen (teams van) de afdeling, die noodzakelijk zijn voor een goede afstemming en taakverdeling tussen medewerkers.

6. De afdelingsmanager organiseert de voorbereiding van portefeuillehoudersoverleg en betrekt daarbij medewerkers.

7. Bij afwezigheid van de afdelingsmanager wordt hij/zij waargenomen door een van de overige afdelingsmanagers.

1. De afdelingsmanager initieert en zorgt voor de uitvoering van veranderingen om de eigen afdeling in relatie tot de organisatie effectiever en efficiënter te laten werken.

2. De afdelingsmanager stimuleert de burgergerichtheid en neemt initiatieven om de tevredenheid van burgers over de gemeentelijke dienstverlening te vergroten.

3. De afdelingsmanager bewaakt samenhang, integraliteit en afstemming met overige afdelingen.

4. De afdelingsmanager bevordert kwaliteit in het functioneren van de afdeling en de interne en externe dienstverlening.

5. De afdelingsmanager toetst binnen de afdeling de besluitrijpheid van de collegeadviezen op inhoud, integraliteit met aanverwante beleidsterreinen of taken, financiële en juridische onderbouwing en taalgebruik.

6. De afdelingsmanager ziet toe op een rechtmatige toepassing van regelgeving die in mandaat en ondermandaat wordt uitgevoerd en organiseert interne controle hierop.

1. De afdelingsmanager zorgt voor doorvertaling van de strategische visie en van de beleidsagenda uit de programmabegroting met behulp van het het dashboard/ afdelingsplan, waarin doelen, activiteiten, middelen en resultaten voor het komende jaar worden vastgelegd.

2. Over de resultaatafspraken uit het afdelingsplan wordt aan het begin van het jaar overeenstemming bereikt tussen afdelingsmanager en gemeentesecretaris.

3. De afdelingsmanager zorgt op basis van het afdelingsplan voor effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en control binnen de afdeling.

4. De afdelingsmanager draagt als integraal verantwoordelijk leidinggevende, op basis van het vastgestelde dashboard/afdelingsplan, zorg voor een goede uitvoering van het middelenbeleid met betrekking tot de afdeling.

5. De afdelingsmanager legt drie keer per jaar verantwoording af via het dashboard c.q. de managementrapportage.

6. De afdelingsmanager levert input en bouwstenen voor beleidsontwikkeling en beleids-advisering en signaleert relevante ontwikkelingen op het gebied van de eigen afdeling.

7. De afdelingsmanager draagt zorg voor het tijdig aanleveren van bijdragen van de afdeling voor de opstelling van stukken uit de jaarlijkse budgetcyclus, bestaande uit kadernota, programmabegroting, 1e en 2e bestuursrapportage en jaarverslag & jaarrekening.

1. De afdelingsmanager kan binnen de budgetbevoegdheid en met inachtneming van de regels over tijdelijk personeel en inkoop en aanbesteding, met instemming van de gemeentesecretaris en na advisering door P&O besluiten tot het inhuren van externen.

2. De inhuur van externen kan bestaan uit de volgende structurele vormen van inhuur:

• a.

  onderhoudscontracten (bijvoorbeeld openbaar groen)

• b.

  uitbesteding van diensten (bijvoorbeeld opstellen bestemmingsplan)

• c.

  doorlopende inhuur (bijvoorbeeld detachering medewerker)

3. De inhuur van externen kan bestaan uit de volgende incidentele vormen van inhuur:

• a.

  capaciteitsinhuur bij piekdrukte of onderbezetting

• b.

  specialistische deskundigheid

• c.

  interim-/ projectmanagement

• d.

  advies-/ onderzoeksopdracht.

4. Alvorens tot inhuur wordt besloten toetst de afdelingsmanager op basis van de checklist inhuur externen of de inhuur gelegitimeerd is en of er voldoende budget beschikbaar is.

5. Met behulp van het startformulier inkoop/aanbesteding beoordeelt de afdelingsmanager of sprake is van een aanbestedingsplicht.

6. De afdelingsmanager draagt ervoor zorg dat binnen zijn afdeling in iedere situatie van externe inhuur een adequate invulling wordt gegeven aan het opdrachtgeverschap.

7. Tot de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever behoort een deugdelijke dossier-vorming vanaf de contractvorming tot en met de evaluatie, het toetsen op kwaliteit van de geleverde dienst c.q. werkzaamheid aan het contract en het beoordelen en goedkeuren van facturen in lijn met de budgetbevoegdheid (hoofdstuk 7).

1. De afdelingsmanager is op grond van de Nota integriteitsbeleid verantwoordelijk voor het scheppen van een situatie binnen de afdeling, waarin enerzijds medewerkers integer handelen jegens klanten, collega’s en overige personen, en anderzijds medewerkers door klanten, collega’s en overige personen integer behandeld worden.

2. De afdelingsmanager heeft een informerende functie door periodiek in het werkoverleg aandacht te schenken aan de geldende integriteitsvoorschriften, een signalerende functie voor niet integer handelen en treft zonodig maatregelen.

3. De informatieverstrekking, bedoeld in het vorige lid, omvat onder meer het wijzen op het bestaan van de klachtenregeling, de klokkenluidersregeling en de gemeentelijke vertrouwenspersonen, zoals bedoeld in de hoofdstukken 17 en 18 van dit besluit.

1. Strategische communicatie vormt een instrument dat wordt ingezet om bestuurlijke doelen te bereiken en te ondersteunen.

2. Uitgangspunt van de communicatiestrategie is het creëren van een actieve dialoog met de relaties van de gemeente, zodat in een goede samenwerking de gedeelde ambities kunnen worden gerealiseerd.

3. Strategische communicatie heeft tot doel om ontwikkelingen te monitoren (luisteren), doelgroepen te betrekken (begrijpen), doelgroepen te informeren (begrepen worden) en vertrouwen te versterken (relatie opbouwen).

4. De afdelingsmanager draagt ervoor zorg, dat bij de taakuitvoering op gepaste wijze communicatie (extern en intern) plaatsvindt bij de voorbereiding en uitvoering van besluiten.

5. De adviseur communicatie vervult een pro-actieve, ondersteunende rol bij het strategisch inzetten van communicatie en de toepassing van communicatie-instrumenten.

1. Het college is bevoegd tot het nemen van besluiten betreffende de gemeentesecretaris, afdelingsmanagers en medewerkers.

2. Het college is bevoegd tot het nemen van besluiten betreffende het ontslag van leidinggevenden of medewerkers wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid en ontslag als disciplinaire maatregel.

3. Het college is bevoegd tot het vaststellen en wijzigen van het functieboek.

4. Bevoegdheden tot vaststelling van de CAR/UWO en besluiten betreffende de klokkenluidersregeling zijn voorbehouden aan het college.

1. De gemeentesecretaris is bevoegd tot het nemen van besluiten op grond van de CAR-UWO, Rechtspositieregeling en Sociaal statuut, inclusief aanstelling en ontslag, met uitzondering van besluiten betreffende afdelingsmanagers.

2. De gemeentesecretaris besluit overeenkomstig het voorstel van de afdelingsmanager, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.

1. De afdelingsmanager is bevoegd tot het nemen van besluiten op grond van de CAR-UWO en Rechtspositieregeling voor zover dit betreft de aanstelling van medewerkers of ontslag op eigen verzoek.

2. De afdelingsmanager is bevoegd tot het nemen van besluiten over toepassing van het cafetariamodel, besluiten op grond van de Bezoldigingsverordening en op grond van de Aanzet beloningsdifferentiatie.

3. De afdelingsmanager is bevoegd tot het nemen van besluiten op grond van de regeling attenties en vieringen bij speciale gebeurtenissen.

4. De afdelingsmanager is bevoegd tot het nemen van besluiten op basis van de verlofregeling.

5. De afdelingsmanager is bevoegd tot het nemen van besluiten ten aanzien van verzoeken om zwangerschapsverlof, bevallingsverlof, ouderschapsverlof en buitengewoon verlof inclusief zorgverlof.

6. De afdelingsmanager is bevoegd tot het uitvoeren van de procedure bij (langdurig) ziekteverzuim, alsmede tot het nemen van besluiten over de toekenning van Arbo-hulpmiddelen.

1. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van een team binnen een afdeling.

2. De teamcoördinator draagt zorg voor planning en control, interne werkverdeling, en biedt de afdelingsmanager ondersteuning bij de leidinggevende taak.

3. De teamcoördinator speelt op grond van hoofdstuk 6 van dit organisatiebesluit een rol in het budgetbeheer.

1. Onder bestuursondersteuning wordt verstaan: de taak van de ambtelijke organisatie om de bestuursorganen raad, college en burgemeester, en hun individuele leden, pro-actief en reactief te ondersteunen bij hun werkzaamheden.

2. Het bieden van ondersteuning van (leden van) het bestuur door een afdelingsmanager maakt onderdeel uit van integraal management.

3. Voor de ondersteuning van de gemeenteraad geldt dat primair de griffie de ondersteuning verzorgt (deze blijft in dit organisatiebesluit buiten beschouwing) en dat in aanvulling hierop gebruik kan worden gemaakt van de inzet van medewerkers op grond van de verordening op de ambtelijke bijstand.

4. Bestuursondersteuning begint bij integraal voorbereide voorstellen met informatie over inhoud, voorgeschiedenis, juridische grondslag (gemeenterechtelijke instrumenten) op basis van daarvoor vastgestelde formats.

1. De betrokkenheid van de gemeentesecretaris voorafgaand, tijdens en na de vergadering van burgemeester en wethouders, als bedoeld in artikel 9, volgt uit de wettelijke adviesrol van de gemeentesecretaris.

2. De gemeentesecretaris vervult een ondersteunende rol richting de burgemeester met het oog op diens wettelijke verantwoordelijkheden voor eenheid, integrale besluitvorming en beleidscoördinatie.

3. De ondersteuning van de gemeentesecretaris aan de burgemeester geschiedt onder meer door middel van het periodiek werkoverleg.

1. Het driehoeksoverleg vindt plaats tussen de voorzitter van de raad, de griffier en de gemeentesecretaris.

2. Het overleg wordt wekelijks gehouden. Daarin vindt afstemming plaats over de agenda en planning van de raad en commissies, de nakoming van toezeggingen en het bespreken van actuele politiek-bestuurlijke of organisatorische ontwikkelingen.

1. Individuele leden van het college voeren periodiek portefeuille(houders)overleg met de ambtelijke organisatie over actuele politiek-bestuurlijke onderwerpen die de portefeuille aangaan. Hiertoe behoort de voorbereiding van de collegeagenda.

2. Het portefeuille(houders)overleg is bedoeld om voorstellen voor te bespreken, te klankborden en om signalen van de politiek-bestuurlijke antenne over wat politiek van belang is wederzijds te delen.

3. Vaste agendapunten in het portefeuilleoverleg zijn de beleidsagenda, (bestuurlijke) risico’s, de actieve informatieplicht en de integrale actielijst.

4. De afdelingsmanager treedt op als voorzitter van het portefeuilleoverleg.

1. Uitgangspunt is dat de betreffende afdelingsmanager c.q. betrokken medewerker plaats neemt achter de portefeuillehouder tijdens de behandeling van een voorstel in een raadsvergadering, om zo het collegelid inhoudelijk te kunnen ondersteunen.

2. Vooraf wordt in het portefeuillehoudersoverleg de agenda van de raadsvergadering besproken en afgesproken op welke wijze de ondersteuning tijdens de vergadering zal plaatsvinden. Dit geldt ook voor de aanwezigheid bij informerende bijeenkomsten van de raad.

3. Na afloop van de raadsvergadering draagt de afdelingsmanager zorg voor de nakoming van toezeggingen. Hij/zij baseert zich hierbij mede op de integrale actielijst.

1. De jaarlijkse beleids- en budgetcyclus is op grond van artikel 212 Gemeentewet vastgelegd in de Financiële verordening gemeente Hof van Twente.

2. Het college draagt op grond van de Financiële verordening ervoor zorg, dat de raad jaarlijks voor het zomerreces de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) over het voorgaande jaar kan vaststellen en een kadernota voor het volgende jaar kan vaststellen.

3. Het college draagt op grond van de Financiële verordening ervoor zorg, dat de raad jaarlijks vóór 15 november een programmabegroting kan vaststellen.

4. Het college draagt op grond van de Financiële verordening ervoor zorg, dat de raad jaarlijks twee tussentijdse bestuursrapportages kan vaststellen.

1. Doelstelling van de kadernota is om (financiële) kaders vast te leggen, die nadien een (beleidsmatige) uitwerking krijgen in de programmabegroting. In het jaar van raadsverkiezingen kan worden volstaan met een kaderbrief.

2. Uitgangspunt is dat buiten de kadernota en programmabegroting in beginsel géén tussentijdse voorstellen voor nieuw beleid aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd.

3. De financiële kaders genoemd in het eerste lid hebben hoofdzakelijk betrekking op de volgende onderwerpen:

• a.

  autonome ontwikkelingen (inclusief risico’s) sinds de vaststelling van de programmabegroting;

• b.

  het resultaat van de jaarrekening van het afgelopen jaar;

• c.

  het voorlopig budgettair meerjarenperspectief;

• d.

  de stand van de reserves;

• e.

  geïnventariseerde onderwerpen voor nieuw beleid;

• f.

  bezuinigingsmogelijkheden;

• g.

  financiële ruimte in de gemeentelijke belastingheffing;

4. Ter voorbereiding op de kadernota verzamelen de afdelingsmanagers relevante informatie met betrekking tot autonome ontwikkelingen, onderwerpen voor nieuw beleid en bezuinigingsmogelijkheden die zich binnen zijn afdeling voordoen.

5. De afdelingsmanager bespreekt de verzamelde informatie tijdens regulier portefeuillehoudersoverleg en dient deze vervolgens in bij de afdeling bedrijfsvoering.

6. De afdeling bedrijfsvoering draagt in overleg met de concernstaf en na raadpleging van het managementteam zorg voor de opstelling van een financieel sluitende concept kadernota.

7. De concept kadernota wordt vastgesteld door het managementteam en vervolgens aangeboden ter behandeling aan het college.

8. Het college stelt de kadernota vast als raadsvoorstel en biedt haar aan aan de raad.

9. Het honoreren van een voorstel voor nieuw beleid via Kadernota en programmabegroting laat onverlet, dat indien sprake is van een besluit, waarin kaderstellende beleidskeuzes worden gemaakt, dit ook afzonderlijk door de raad dient te worden vastgesteld.

1. Op basis van de vastgestelde kadernota wordt gestart met de opstelling van de programmabegroting. Deze bestaat uit beleidsinhoudelijke programma’s en paragrafen.

2. De programma’s geven een beschrijving van de doelstellingen en beoogde resultaten op de verschillende beleidsterreinen en worden voorafgegaan door een visieblad.

3. Voor ieder programma en elke paragraaf is een programmacoördinator aangewezen. De programmacoördinator is verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde financiële en beleidsmatige informatie en het opstellen van een concept.

4. De afdeling bedrijfsvoering is belast met de financiële uitwerking en onderbouwing van de programmabegroting. De concernstaf verricht de eindredactie over de teksten van de programmabegroting.

5. De concept programmabegroting wordt door de afdelingsmanager besproken in regulier portefeuillehoudersoverleg. Eventuele wijzigingen of toevoegingen worden per omgaande kenbaar gemaakt aan de concernstaf.

6. Het managementteam besluit tot instemming met de concept programmabegroting.

7. Het college stelt de programmabegroting vast als raadsvoorstel, en biedt deze aan aan de raad ter behandeling en vaststelling.

1. Jaarlijks dienen de jaarstukken, bestaande uit jaarverslag en jaarrekening betreffende het voorgaande jaar te worden vastgesteld door de raad.

2. In het jaarverslag wordt een beleidsmatige verantwoording opgenomen van de realisatie van de verschillende programma’s op basis van de in de programmabegroting tevoren gestelde doelstellingen, activiteiten en acties.

3. De jaarrekening bevat hoofdzakelijk een financiële verantwoording over het afgelopen jaar (programmarekening), de balans, een kredietoverzicht, staten van reserves en voorzieningen, geldleningen en uitzettingen, en een overzicht van de actuele grondcomplexen.

4. Het proces van voorbereiding zoals opgenomen in artikel 28, lid 3 tot en met 7 is van overeenkomstige toepassing op de jaarstukken.

1. De eerste bestuursrapportage biedt een tussentijdse beleidsmatige en financiële verantwoording over de periode tot mei van het lopende begrotingsjaar.

2. De tweede bestuursrapportage biedt een tussentijdse beleidsmatige en financiële verantwoording over de periode tot september van het lopende begrotingsjaar.

3. Het proces van voorbereiding zoals opgenomen in artikel 28, lid 4 tot en met 7 is van overeenkomstige toepassing op de bestuursrapportages.

1. Een afdelingsmanager is budgethouder voor de taakvelden die onder de verantwoordelijkheid vallen van de afdeling.

2. De teamcoördinator is deelbudgethouder voor de taakvelden die onder de verantwoordelijkheid vallen van het team.

3. Een productbeheerder openbare ruimte is deelbudgethouder voor de taakvelden die onder de verantwoordelijkheid vallen van het betreffende product.

4. De ambtelijk opdrachtnemer van een bestuurlijk project is budgethouder voor dit project.

5. Een afdelingsmanager wordt bij afwezigheid vervangen door de teamcoördinatoren van de betreffende afdeling.

6. De teamcoördinatoren van een afdeling kunnen elkaar onderling vervangen in geval van afwezigheid.

7. Een budget wordt vastgesteld per beheersproduct op het moment dat de gemeenteraad op voorstel van het college de programmabegroting vaststelt of tussentijds een begrotingswijziging vaststelt.

1. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan op basis van het geldende Volmachtenbesluit, nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat hiervoor een toereikend budget beschikbaar is.

2. De verplichtingen worden met het oog op de rechtmatigheid vastgelegd in een schrifte-lijke overeenkomst of verklaring dat ingestemd wordt met een uitgebrachte offerte.

3. Voor het inkopen of aanbesteden van werken, leveringen en diensten gelden de kaders van de Aanbestedingswet en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hof van Twente.

4. (Deel)budgethouders mogen verplichtingen boven een bedrag van € 50.000 slechts aangaan nadat toestemming is verkregen van het college.

1. Betalingsstukken en ontvangsten worden voor akkoord getekend door de (deel)budgethouder, die tevens verantwoordelijk is voor de controle op de juiste levering van goederen en diensten.

2. Het coderen (vermelden grootboeknummer als boekingscode bij de factuur) gebeurt door een andere medewerker dan de (deel)budgethouder.

3. De (deel)budgethouder toetst alvorens tot betaling wordt overgegaan of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten.

1. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de op zijn of haar budget betrekking hebbende baten en lasten en zorgt ervoor dat de actuele stand van de reeds gedane uitgaven op ieder moment zichtbaar is.

2. De afdelingsmanager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie.

1. De budgethouder heeft geen bevoegdheid tot het overhevelen van het budget van het ene beheersproduct naar een ander.

2. De budgethouder is wel bevoegd om binnen het toegekende budget van het beheersproduct te schuiven binnen de directe kosten. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• a.

  De oorspronkelijke doelstelling van het budget wordt gerealiseerd en de afgesproken kwaliteit en prestatie wordt geleverd.

• b.

  Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

• c.

  De uitgaven van een budget mogen niet worden gecompenseerd door een hogere inkomst, tenzij deze direct het zelfde doel betreft.

• d.

  Budgetsubstitutie wordt op initiatief van de budgethouder vastgelegd in een technische begrotingswijziging.

3. Van de bevoegdheid bedoeld in het tweede lid zijn uitgesloten: stelposten en subsidies.

1. De budgethouder verstrekt de afdeling Bedrijfsvoering alle gegevens en stukken die ten behoeve van de financiële administratie van de gemeente, de budget- en kredietbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.

2. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de periodieke verantwoording van de geplande en werkelijke uitkomsten van de budgetten van zijn afdeling aan het college, overeenkomstig de budgetcyclus als bedoeld in hoofdstuk 6 van dit organisatiebesluit. Dit betreft zowel verwachte over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kerncijfers.Verantwoording kan geschieden op basis van de (dashboard) managementrapportage.

1. Budgethouders worden in de uitvoering van hun taak actief en reactief ondersteund en van advies voorzien door een financieel adviseur van de afdeling Bedrijfsvoering.

2. De financieel adviseur overlegt periodiek, doch minimaal vier keer per jaar met de budgethouder over de stand van zaken met betrekking tot de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten.

3. Voorstellen voor raad en/of college dienen te worden voorzien van een authentiek advies van de financieel adviseur, tenzij aan het voorstel geen financiële gevolgen verbonden zijn.

1. Een adviesnota wordt digitaal via TESZ via de afdelingsmanager (of ambtelijk opdrachtnemer in geval van een bestuurlijk project), vóór dinsdagmiddag 12.00 uur doorgezet naar de adviseurs van het college.

2. De adviesnota wordt inclusief relevante bijlagen (adviesnota, conceptbrieven, raadsvoorstel, raadsbrief, persbericht, etc.) en voorzover relevant voorzien van deeladviezen (juridisch/financieel/inkoop) aangeleverd.

3. Bij de aanlevering van een adviesnota wordt kenbaar gemaakt of dit als openbaar of niet openbaar wordt aangemerkt.

1. Namens de gemeentesecretaris beoordeelt de concernstaf of de adviesnota aan het college voorgelegd kan worden. Deze neemt zonodig contact op met de afdelingsmanager of medewerker.

2. Een voorstel dat naar het oordeel van de concernstaf onvolledig of onduidelijk is en waarbij verduidelijking of aanvulling in onderling overleg met de opsteller niet per omgaande kan worden gerealiseerd, wordt teruggelegd bij de afdelingsmanager.

3. De definitieve, complete adviesnota’s worden door de concernstaf in Tesz doorgezet naar de gemeentesecretaris voor agendering in de collegevergadering.

1. De gemeentesecretaris draagt in overleg met het secretariaat zorg voor de opstelling van de agenda voor de collegevergadering en stelt de stukken ter beschikking aan de leden van het college.

2. Collegeleden kunnen bij het lezen van adviesnota’s eventuele vragen kenbaar maken aan de opsteller van het voorstel, de afdelingsmanager en de gemeentesecretaris.

3. Collegeleden maken individueel kenbaar of zij akkoord gaan met een adviesnota of bespreking tijdens de collegevergadering wenselijk vinden.

1. Op vrijdagmorgen stelt de gemeentesecretaris in overleg met het secretariaat de bespreekagenda voor de eerstvolgende collegevergadering vast.

2. Op de bespreekagenda worden voorstellen geplaatst, die door een of meerdere collegeleden of de gemeentesecretaris voor bespreking zijn aangemerkt.

3. Onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager dienen voor maandag 12.00 uur antwoorden te worden gegeven op eventuele vragen van collegeleden, zoals bedoeld in artikel 41, tweede lid.

1. Op dinsdagmorgen vergadert het college op basis van de bespreekagenda.

2. De besluitenlijst van de vergadering wordt na gereedkoming kenbaar gemaakt aan de afdelingsmanagers en vastgesteld tijdens de eerstvolgende collegevergadering.

3. De gemeentesecretaris geeft tijdens een mondelinge terugkoppeling op dinsdagmiddag aan de afdelingsmanagers en teamcoördinatoren een toelichting op de door burgemeester en wethouders genomen besluiten.

1. Indien een adviesnota voor het college betrekking heeft op een raadsvoorstel, dan gaat dit gepaard met een volledig raadsvoorstel en ontwerp raadsbesluit, opgesteld op basis van het hiervoor geldende format. De adviesnota is in dat geval slechts begeleidend van aard.

2. Met uitzondering van de griffie, kan vanuit de organisatie een raadsvoorstel uitsluitend door het college worden aangeboden aan de raad. De coördinatie van deze raadsvoorstellen ligt bij het secretariaat.

3. Pas nadat het college heeft ingestemd met een raadsvoorstel of raadsbrief (zie artikel 45) wordt het (digitale) dossier door het secretariaat aan de griffie aangeboden.

1. Om de gemeenteraad te informeren naar aanleiding van een toezegging, een actuele ontwikkeling, een antwoord op een schriftelijk of mondeling gestelde vraag of de vorderingen rondom een beleidsplan of (bestuurlijk) project, wordt gebruik gemaakt van een raadsbrief.

2. In geval van beantwoording van een vraag vanuit de raad geschiedt dit overeenkomstig het Reglement van Orde van de raad binnen 30 dagen.

3. Een raadsbrief wordt vastgesteld door het college, voordat deze via het secretariaat en de griffie wordt toegezonden aan de raad.

1. Jaarlijks stelt het managementteam een formatieplan vast, waarin voor het komende jaar per afdeling de werkelijke en toegestane formatie worden vermeld.

2. Grondslag voor het formatieplan vormt het geconsolideerde functieboek dat is vastgesteld door burgemeester en wethouders.

3. Het formatieplan bevat een actueel overzicht van taakstellingen die op grond van raads- of collegebesluiten uit het verleden nog dienen te worden gerealiseerd.

4. Het formatieplan bevat een overzicht van alle principe-afspraken die het managementteam met individuele afdelingsmanagers op basis van afdelingsplannen heeft gemaakt over de oplossing van voorziene tijdelijke personele knelpunten.

5. De afdeling bedrijfsvoering is belast met het voeren van een doorlopend actuele registratie van het geldende formatieplan en tussentijdse mutaties daarin, alsmede een permanent actuele registratie van loonkosten van de gehele organisatie.

1. Jaarlijks is op basis van de programmabegroting en beheersbegroting een Budget tijdelijk personeel beschikbaar.

2. De gemeentesecretaris is bevoegd te besluiten over aanvragen van afdelingsmanagers voor inhuur van tijdelijk personeel ten laste van het budget tijdelijk personeel en betrekt hierbij het advies van de personeelsadviseur.

3. De gemeentesecretaris toetst de urgentie, redelijkheid en mate waarin het knelpunt niet binnen de afdeling kan worden opgelost door taakverschuiving of prioriteitstelling.

4. De afdeling bedrijfsvoering is belast met het voeren van een permanent actuele registratie van het budget tijdelijk personeel en adviseert over de inzet hiervan.

1. Het managementteam kan op voorstel van de betreffende afdelingsmanager besluiten om vacatureruimte geheel of gedeeltelijk aan te wenden voor de realisatie van een personele taakstelling.

2. De afdeling bedrijfsvoering is belast met het voeren van een permanent actuele registratie van de vacatureruimte en adviseert het managementteam over de aanwending hiervan.

3. De afdelingsmanager levert tijdig informatie aan voor de verantwoording van de besteding van de vacatureruimte aan managementteam en college.

1. Een afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer is bevoegd om in overeenstemming met de doelstelling van een exploitatiebudget of krediet te besluiten tot tijdelijke inhuur van personeel, indien vaststaat dat dit budget of krediet (mede) aangewend mag worden voor personele werkzaamheden.

2. De afdelingsmanager vraagt advies bij de afdeling bedrijfsvoering over het feitelijke tijdsbestek, de omvang en het budget dat gemoeid is met deze vorm van externe inhuur.

1. Een besluit tot het structureel inzetten van vacatureruimte voor een andere functie dan waarvoor deze is bedoeld kan, binnen de randvoorwaarden die burgemeester en wethouders hebben gesteld, uitsluitend worden genomen door het managementteam.

2. Een verzoek om substitutie als bedoeld in het vorige lid wordt gedaan door de afdelingsmanager, zodra deze van oordeel is dat de betreffende vacatureruimte niet geheel of gedeeltelijk ingezet kan worden om een bestaande personele taakstelling te realiseren.

1. Op alle inkoop en aanbestedingen is van toepassing het “Inkoop- en aanbestedings-beleid gemeente Hof van Twente”, zoals vastgesteld op 3 december 2013.

2. Het uitgangspunt van inkoop en aanbesteding is, dat afdelingen primair zelf verantwoordelijk zijn voor een correcte naleving van het Inkoop- en aanbestedings-beleid en het doorlopen van de hierbij behorende procedures.

3. De afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer in geval van een bestuurlijk project, draagt ervoor zorg, dat inkoop en aanbesteding van goederen, diensten of werken binnen zijn afdeling verlopen overeenkomstig het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarbij horende uitvoeringsvoorschriften.

1. De afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer bepaalt welke aanbestedingsvorm dient te worden toegepast volgens de Aanbestedingswet en het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en vraagt met behulp van het startformulier inkoop/aanbesteding advies aan de adviseur inkoop.

2. Burgemeester en wethouders kunnen uitsluitend in bijzondere omstandigheden, met redenen omkleed, besluiten om af te wijken van de voorgeschreven aanbestedingsvormen uit het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

1. De afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer raadpleegt in alle gevallen van aanbesteding de gemeentelijke adviseur inkoop over de te hanteren aanbestedingsvorm op basis van het volledig ingevulde startformulier inkoop/aanbestedingen.

2. De adviseur inkoop neemt in alle gevallen deel aan de selectieprocedure in een aanbestedingstraject.

1. In geval van een enkelvoudig onderhandse aanbesteding draagt de afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer ervoor zorg dat ondertekening van de overeenkomst geschiedt door een persoon die daarvoor volmacht heeft op grond van het Mandaat- en volmachtenbesluit.

2. In overige aanbestedingsprocedures zorgt de afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer ervoor dat de ontvangen inschrijvingen worden beoordeeld op basis van de vastgestelde gunningscriteria en de gunning geschiedt op basis van de economisch meest voordelige aanbieding.

3. Tenminste 20 dagen na het op de hoogte stellen van de niet-gegunde partijen (“stand-still-periode”) kan de overeenkomst, na het bereiken van overeenstemming over de inhoud daarvan, worden gesloten. Dit geschiedt door een collegebesluit of op basis van een volmacht.

4. Alle ondertekende overeenkomsten worden door de hiervoor aangewezen medewerkers van de afdelingen opgenomen in Tesz en (voor zover reeds van toepassing) de digitale centrale verplichtingenadministratie.

5. De afdelingsmanager of ambtelijk opdrachtnemer draagt zorg voor toezicht op een deugdelijke nakoming van de verplichtingen van de contractpartij en voor een volledige en tijdige aanlevering van de informatie die voor een deugdelijke dossiervorming noodzakelijk is.

1. Het uitgangspunt van juridische kwaliteitszorg is dat afdelingen primair zelf verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de juridische kwaliteit van hun bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke handelen (incl. Mandaat- & volmachtenbesluit).

2. Een afdeling draagt zorg voor de besluitvorming door het bestuursorgaan over en het maken van een beslissing op bezwaar nadat de commissie bezwaarschriften advies heeft uitgebracht over een bezwaarschrift. In geval van bezwaren over ruimtelijke zaken draagt het team beleid en advies van de afdeling bedrijfsvoering hiervoor zorg.

3. De afdeling bedrijfsvoering en de concernstaf zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor juridische control. Dit uit zich in de toetsing van college- en raadsvoorstellen, het houden van juridische audits, juridisch vakberaad en incompanytrainingen.

1. Een afdeling kan een juridisch consulent van de afdeling bedrijfsvoering vragen om een concept advies, besluit of brief juridisch op één of meerdere onderdelen te toetsen en hierover advies uit te brengen.

2. Met het oog op de rechtmatigheid, interne controle en risicobeheersing geldt voor alle afdelingen het uitgangspunt, dat het raadplegen van een juridisch consulent in beginsel plaatsvindt in geval van voorstellen en besluiten over:

• a.

  Verordeningen;

• b.

  Beleidsregels;

• c.

  Overeenkomsten, met financiële verplichtingen > € 10.000, tenzij sprake is van een gestandaardiseerd contract dat frequent wordt gehanteerd;

• d.

  Besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur

• e.

  Besluiten afwijkend van verordening of beleidsregel;

• f.

  Publiek-private samenwerking;

• g.

  Delegatie en mandaat;

• h.

  Afwijken van wettelijke/verplichte adviezen;

• i.

  Gemeenschappelijke regelingen;

3. Wanneer een advies is uitgebracht door de juridisch consulent van de afdeling bedrijfsvoering wordt dit expliciet genoemd in het ambtelijk voorstel aan het college en als deelzaak toegevoegd in TESZ.

4. In de richtlijn integrale advisering worden nadere werkafspraken vastgelegd tussen de afdelingen en de adviseurs bedrijfsvoering (juridisch/financieel/p&o/communicatie).

1. De vakafdeling of het team beleid en advies van de afdeling bedrijfsvoering verricht voorbereidende handelingen (opstellen verweerschrift/pleitnota, samenstellen dossier) om namens een bestuursorgaan op te treden in een bezwaar- of beroepsprocedure in het kader van (openbare) (hoor)zittingen van de commissie bezwaarschriften, de rechtbank, de Raad van State of de Centrale Raad van Beroep.

2. De vakafdeling zorgt ervoor dat bij de zittingen een ambtelijk vertegenwoordiger aanwezig is die het woord voert namens het bestuursorgaan. Tevens informeert de afdeling het college over relevante ontwikkelingen gedurende de bezwaar- of beroepsprocedure.

1. Op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dient de gemeente, onder meer met het oog op de jaarlijkse accountantscontrole van de jaarrekening, aantoonbaar rechtmatig te handelen.

2. Bepalend voor het rechtmatig handelen zijn de interne controle en verbijzonderde interne controle bij gemeentelijke processen waaraan financiële risico’s zijn verbonden voor de gemeente.

3. Afdelingsmanagers zijn ervoor verantwoordelijk dat voor de binnen hun afdeling bestaande financieel risicovolle processen actuele procesbeschrijvingen bestaan en dat in de dagelijkse praktijk op basis daarvan wordt gewerkt.

4. De algemene coördinatie van rechtmatigheid geschiedt onder verantwoordelijkheid van de concernstaf.

5. Coördinatie van de financiële rechtmatigheid is een verantwoordelijkheid van de afdeling bedrijfsvoering.

1. Onderdeel van de procesbeschrijvingen, genoemd in artikel 58, dient te zijn een opsomming van de risico’s en een vastlegging van de interne controles die in verband hiermee als vast onderdeel van het proces worden uitgevoerd.

2. Het uitvoeren van interne controles wordt schriftelijk vastgelegd in de betreffende (digitale) dossiers zodat dit ten tijde van de verbijzonderde interne controle inzichtelijk is.

3. Tot de interne controle behoort ook de zorg voor het op orde houden van dossiers en het realiseren van aansluiting tussen het eigen registratiesysteem en het financiële systeem.

1. Afdelingsmanagers dragen in overleg met de concernstaf ervoor zorg dat een medewerker die géén inhoudelijke betrokkenheid heeft bij het proces wordt aangewezen als verbijzonderd intern controleur.

2. Op basis van het intern controleplan, dat jaarlijks door de concernstaf wordt geactualiseerd, voert de verbijzonderd intern controleur periodiek, verspreid over het jaar, controles uit op basis van steekproeven.

3. De verbijzonderde interne controle vindt plaats door het invullen van een daartoe opgestelde werklijst, die samen met schriftelijke bewijsstukken in een werkmap wordt verzameld. De werkmappen zijn beschikbaar voor de accountantscontrole.

4. De concernstaf stelt twee maal per jaar een rapportage verbijzonderde interne controle op op basis van de uitgevoerde verbijzonderde interne controles.

5. De rapportage verbijzonderde interne controle wordt gebruikt door de accountant bij het opstellen van de managementletter naar aanleiding van de interimcontrole en het verslag van bevindingen bij de eindcontrole van de jaarrekening.

1. De organisatie functioneert voor wat betreft haar interne contacten op basis van de communicatiestructuur, zoals vastgelegd in dit hoofdstuk.

2. Communicatie in het kader van projectmatig werken vindt plaats overeenkomstig het handboek projectmatig werken en blijft in dit besluit buiten beschouwing.

1. Raadsvergaderingen en presidiumvergaderingen vinden plaats overeenkomstig de daarvoor geldende reglementen van orde.

2. De bijeenkomsten bedoeld in het eerste lid blijven in dit besluit buiten beschouwing.

1. De auditcommissie heeft tot doel om namens de raad contact te onderhouden met de accountant. Dit geschiedt op grond van de controleverordening.

2. De auditcommissie bestaat uit een vertegenwoordiger uit iedere raadsfractie en vergadert in aanwezigheid van de accountant, de afdelingsmanager bedrijfsvoering en de concern controller.

3. Jaarlijks vindt overleg plaats op basis van de boardletter waarin wordt gerapporteerd over de gehouden interimcontrole en het verslag van bevindingen, waarin verslag wordt gedaan over de eindcontrole van de jaarrekening.

1. De wekelijkse collegevergadering heeft tot doel om overeenkomstig de Gemeentewet besluitvorming te laten plaatsvinden over al die publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden en feitelijke handelingen, die niet op basis van het Mandaatbesluit of Volmachtenbesluit worden genomen.

2. De collegevergadering wordt bijgewoond door de gemeentesecretaris of loco-secretaris.

3. Burgemeester en wethouders bepalen een volgorde waarin de personen die benoemd zijn als loco-secretaris optreden bij afwezigheid van de secretaris.

1. Het managementteam voert tenminste twee maal per jaar een bestuurlijk voortgangsoverleg met het college.

2. Het bestuurlijk voortgangsoverleg heeft tot doel om de realisatie van het collegeprogramma te bespreken en de speerpunten voor het volgend jaar te bepalen.

1. Iedere maand wordt een B&W themabijeenkomst georganiseerd.

2. Doelstelling van deze themabijeenkomst is dat informeel, zonder een voorstel, bestuurlijk-ambtelijk klankbordoverleg wordt gehouden over een actueel thema in aanwezigheid van betrokken medewerkers en afdelingsmanagers.

1. Het georganiseerd overleg heeft tot doel om overeenstemming te verkrijgen tussen vertegenwoordigers van werknemersorganisaties en de werkgever over arbeidsvoorwaardelijke aangelegenheden.

2. De burgemeester is voorzitter van het georganiseerd overleg.

1. Het ambtelijk voortgangsoverleg wordt 3-wekelijks gehouden door de gemeentesecretaris met individuele afdelingsmanagers.

2. Het overleg heeft tot doel om de voortgang, realisatie en eventuele bijstelling van het afdelingsplan/ dashboard te bespreken.

3. In de maand december wordt in het overleg overeenstemming bereikt over het afdelingsplan voor het volgende jaar.

1. Overeenkomstig artikel 11 vijfde lid vindt periodiek werkoverleg plaats binnen teams van afdelingen met een gemeenschappelijk takenpakket.

2. Het werkoverleg heeft als doel om afstemming, taakverdeling en onderlinge informatie-uitwisseling te bewerkstelligen, waarbij het afdelingsplan/ dashboard een centrale rol speelt.

1. Afhankelijk van de functie die een medewerker vervult en het al dan niet routinematige karakter van de werkzaamheden, houdt een afdelingsmanager of teamcoördinator periodiek werkoverleg met een individuele medewerker.

2. Het individuele werkoverleg heeft tot doel om de voortgang in de realisatie van het individuele werkplan van de betrokken medewerker te bespreken.

1. Jaarlijks houdt de afdelingsmanager met iedere medewerker een jaargesprek.

2. Het formulier jaargesprek vormt de leidraad voor dit jaargesprek.

3. Het jaargesprek heeft tot doel om het functioneren van de medewerker te bespreken op basis van de in het voorgaande jaar gemaakte afspraken en de beoordeling van de afdelingsmanager. Zonodig worden ontwikkelingsafspraken gemaakt.

4. Voorafgaand aan een jaargesprek kan op verzoek van de afdelingsmanager informatie worden verzameld via 360 graden feedback. In dat geval worden in onderling overleg 1 of meerdere personen uit de organisatie gekozen aan wie gevraagd wordt een reflectieformulier in te vullen.

1. De behandeling van een mondelinge klacht tegen een gedraging van een medewerker wordt, indien de betrokken medewerker deze niet zelf tijdens een mondeling contact naar tevredenheid van de klager kan oplossen, verricht door de afdelingsmanager.

2. De behandeling van een schriftelijke klacht tegen een gedraging van een medewerker wordt verricht door de afdelingsmanager.

3. Indien de klacht betrekking heeft op een gedraging van een afdelingsmanager, en deze komt niet tot overeenstemming met de klager, dan is de behandeling van de klacht in handen van de gemeentesecretaris.

4. Een klacht gericht tegen de gemeentesecretaris wordt behandeld door het college.

5. Een klacht gericht tegen een bestuursorgaan of lid hiervan, wordt behandeld door het betreffende bestuursorgaan.

6. Een klacht dient eerst intern te worden behandeld en heet daardoor interne klacht. Leidt dit niet tot een bevredigende oplossing voor de klager, dan kan deze zijn klacht voorleggen aan de Nationale ombudsman. Dan is sprake van een externe klacht.

7. Behandeling van een interne klacht geschiedt binnen een richttermijn van 2 weken, maar in ieder geval binnen 6 weken na indiening.

8. Op de klachtenbehandeling is van toepassing de Interne handreiking klachtenbehandeling en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.

1. Door de klachtbehandelaar wordt contact opgenomen met de klager.

2. De klager wordt uitgenodigd voor een gesprek of kan telefonisch worden gehoord. Telefonisch horen is alleen mogelijk met toestemming van de klager. Ook wordt (gelijktijdig) de persoon gehoord op wie de klacht betrekking heeft.

3. Tijdens het horen probeert de klachtbehandelaar te bereiken dat de klacht wordt verduidelijkt, het conflict wordt opgelost en het geschonden vertrouwen wordt hersteld.

4. De klachtbehandelaar draagt er in alle gevallen voor zorg dat van dit gesprek een kort verslag wordt gemaakt waarin de hoofdlijnen worden vastgelegd.

5. Indien het horen naar het oordeel van de klager resulteert in een afdoende behandeling van de klacht, wordt onder verantwoordelijkheid van de klachtbehandelaar de klacht schriftelijk afgedaan. Het verslag van het horen wordt als bijlage toegevoegd.

6. Indien de klacht niet is opgelost legt de klachtbehandelaar de klacht voor aan burgemeester en wethouders.

7. Het oordeel van burgemeester en wethouders over de klacht wordt schriftelijk en gemotiveerd in een antwoordbrief aan de klager bekendgemaakt. De mogelijkheid om de klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman wordt daarbij kenbaar gemaakt.

1. Een mondelinge of schriftelijke klacht wordt gemeld bij de centrale klachtencoördinator, die zorgdraagt voor opname hiervan in de centrale klachtenregistratie.

2. De centrale klachtencoördinator ondersteunt de klachtbehandelaar zowel inhoudelijk als procesmatig door het proces en de hiermee gemoeide termijnen te bewaken en zonodig de klachtbehandelaar op zijn verantwoordelijkheid te wijzen.

3. De klachtencoördinator ontvangt een afschrift van de antwoordbrief.

1. Dit hoofdstuk vormt een samenvatting van het geldende Handboek projectmatig werken.

2. De gemeente Hof van Twente maakt gebruik van projectmatig werken, wanneer niet routinematige werkzaamheden in een tijdelijke situatie met een bekende einddatum in een specifieke organisatiestructuur, losstaand van de lijnorganisatie worden verricht, op basis van een projectplan met tevoren bekende eindresultaten.

3. Het Handboek projectmatig werken is opgesteld als leidraad voor de medewerkers van de gemeente Hof van Twente die betrokken zijn bij het uitvoeren van projecten in de rol van projectleider, projectmedewerker, ambtelijk opdrachtnemer of anderszins.

4. Het Handboek projectmatig werken is richtinggevend, maar biedt afhankelijk van de omvang en complexiteit van een project voldoende ruimte en flexibiliteit om tot een op de specifieke situatie toegesneden invulling te komen.

1. Hof van Twente onderscheidt bestuurlijke projecten en lijnprojecten.

2. Bestuurlijke projecten kenmerken zich door een combinatie van politiek afbreukrisico, diversiteit aan betrokken beleidsvelden, de complexiteit van externe partijen, de lange tijdsduur die met het project gemoeid is en de omvang van het budget dat hiervoor beschikbaar is.

3. Een bestuurlijk project kent een stuurgroep onder leiding van de bestuurlijk opdrachtgever (meestal is dit een projectwethouder) en een projectgroep onder leiding van de projectleider. In de stuurgroep heeft ook een ambtelijk opdrachtnemer zitting.

4. Een bestuurlijk project doorloopt achtereenvolgens een verkenningsfase, ontwikkelingsfase, realisatiefase en een afrondingsfase.

5. In een lijnproject functioneert de projectleider onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager (opdrachtgever), bestaat er geen stuurgroep en kunnen projectfasen eventueel samengevoegd worden.

1. Indien een project is aangemerkt als bestuurlijk project, dan wordt een stuurgroep ingesteld. Een stuurgroep is een tijdelijk besluitvormingsorgaan dat voor de duur van het project sturing geeft aan het project.

2. Het instellen van een stuurgroep geschiedt bij besluit van het college van burgemeester en wethouders. Dit besluit omvat de vaststelling van het projectplan en vormt tevens een mandaatbesluit.

3. De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor het projectresultaat en vertegenwoordigt op bestuurlijk niveau de zakelijke belangen, de belangen van de gebruikers en de belangen van de leveranciers/ uitvoerders van het betreffende project.

4. De leden van de stuurgroep beslissen over de voortgang en stellen middelen en mensen ter beschikking binnen het mandaat als bedoeld in het tweede lid.

5. Vanuit de stuurgroep wordt aan het College van B&W gerapporteerd over de voortgang van het project. Verslagen van stuurgroepbijeenkomsten worden als ingekomen stuk voor de collegevergadering geagendeerd.

6. De projectleider maakt geen deel uit van de stuurgroep, maar neemt wel deel aan vergaderingen van de stuurgroep. Hij/zij rapporteert aan de stuurgroep op basis van hoofdpunten vanuit de projectgroep.

7. De portefeuillehouder is bestuurlijk opdrachtgever van de stuurgroep en is integraal verantwoordelijk voor het project.

1. Als integraal verantwoordelijke informeert de portefeuillehouder het college over de stand van zaken van het project tijdens een collegevergadering aan de hand van de projectenlijst en toegezonden stuurgroepverslagen.

2. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het informeren van de raad over projecten door middel van het doorzenden van projectrapportages.

1. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de zakelijke rechtvaardiging voor het project.

2. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het geven van duidelijkheid over de projectopdracht.

3. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van budget en andere middelen.

4. De opdrachtgever is bevoegd te besluiten over de verdere voortgang van het project.

1. De projectleider is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het project en projectmedewerkers.

2. De projectleider is verantwoordelijk voor het opstellen van projectplan en werkplannen.

3. De projectleider is verantwoordelijk voor een goede kwaliteitsbewaking, planning en begroting als basis voor beheersing van het project.

4. De projectleider is verantwoordelijk voor projectrapportages (o.a. beraps)

5. In geval van een strategisch project is de projectleider budgethouder.

6. De projectleider is verantwoordelijk voor de oplevering van de overeengekomen projectresultaten binnen de gestelde kaders.

7. De projectleider is verantwoordelijk voor een adequate evaluatie tijdens en na afloop van het project.

8. Binnen daarover met de opdrachtgever gemaakte afspraken en de geldende richtlijnen van de gemeente is de projectleider bevoegd tot het nemen van alle besluiten het project betreffende.

1. De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de voortgang van een bestuurlijk project ligt op grond van het handboek projectmatig werken bij de ambtelijk opdrachtnemer. Bij een niet-bestuurlijk project ligt deze bij de ambtelijk opdrachtgever.

2. Het afleggen van inhoudelijke verantwoording over een project geschiedt bij de afronding van iedere projectfase met behulp van de formats uit het handboek projectmatig werken.

3. Voor bestuurlijke projecten geldt, dat de ambtelijk opdrachtnemer verantwoording aflegt aan de gemeentesecretaris en dat jaarlijks in de twee bestuursrapportages een projectrapportage wordt opgenomen.

4. Bij bestuurlijke projecten wordt drie maal per jaar een geactualiseerde projectrapportage aangeboden aan de gemeentesecretaris. De projectrapportages worden door hem besproken met de individuele ambtelijk opdrachtnemer (manager). Indien een rapportage hiervoor aanleiding geeft, informeert de gemeentesecretaris het college over belangrijke ontwikkelingen c.q. knelpunten in een bestuurlijk project.

5. Jaarlijks vindt namens de gemeentesecretaris vanuit de concernstaf een visitatiegesprek plaats met projectleiders en ambtelijk opdrachtnemers over de voortgang in afzonderlijke bestuurlijke projecten. De gemeentesecretaris en het college worden geinformeerd over de uitkomsten van deze gesprekken.

1. Onder ‘ongewenst gedrag’ wordt verstaan het als ongewenst ervaren, discriminerende, treiterende, pestende, agressieve of seksueel geladen gedrag van een medewerker, dat tot uiting komt in woordgebruik, gebaren, handelingen of anderszins, waarbij dit gedrag zowel opzettelijk als onopzettelijk kan zijn.

2. Optreden tegen ongewenst gedrag is noodzakelijk, omdat niet gecorrigeerd ongewenst gedrag van medewerkers andere medewerkers kan belemmeren in hun functioneren en kan leiden tot een verziekte werksfeer, stress, conflicten, groepsvorming, met als gevolg verminderde motivatie en uitval van medewerkers.

1. Het college wijst één of meerdere vertrouwenspersonen aan, die werkzaam zijn binnen de organisatie of als externe vertrouwenspersoon.

2. De vertrouwenspersoon staat de medewerker die slachtoffer is van ongewenst gedrag bij, fungeert als aanspreekpunt voor de medewerker om gevoelens, ervaringen en klachten met betrekking tot ongewenst gedrag en/of integriteit te bespreken.

3. De vertrouwenspersoon zorgt zonodig voor de eerste opvang en eventueel voor directe verwijzing van medewerkers die met ernstig ongewenst gedrag zijn geconfronteerd, bijvoorbeeld naar een deskundige hulpverlener.

4. De vertrouwenspersoon onderneemt niets zonder de toestemming van de betreffende medewerker.

5. De vertrouwenspersoon houdt een anonieme registratie bij met onder andere aantallen, aard van de klachten en afwikkeling, op grond waarvan gegevens kunnen worden verstrekt ten behoeve van het jaarverslag.

1. Een medewerker die te maken heeft met ongewenst gedrag van een andere medewerker maakt meteen, en anders in tweede instantie aan de betrokkene duidelijk dat hij hiervan niet gediend is.

2. Een medewerker die te maken heeft met ongewenst gedrag van een andere medewerker schakelt, als het bespreken met de betrokkene geen effect heeft of het gedrag zo belastend was dat bespreken niet meer aan de orde is, bij voorkeur de leidinggevende in om samen te zoeken naar een oplossing voor de situatie.

3. De leidinggevende zal de medewerker attenderen op de mogelijkheid de vertrouwenspersoon in te schakelen.

4. De medewerker kan ook op eigen intiatief rechtsreeks contact zoeken met één van de vertrouwenspersonen.

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  ambtenaar: de ambtenaar bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hof van Twente.

• -

  vertrouwenspersoon: de functionaris die als zodanig door het college is aangewezen.

• -

  meldpunt: een externe commissie of persoon die als zodanig door het college is aangewezen;

• -

  vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeentelijke organisatie waar de ambtenaar werkzaam is omtrent:

  • a.

    een strafbaar feit;

  • b.

    een schending van regelgeving of beleidsregels;

  • c.

    het misleiden van justitie;

  • d.

    een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of

  • e.

    het bewust achterhouden van informatie over deze feiten.

1. De ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit bij zijn direct leidinggevende, diens leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

2. De ambtenaar kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij het college niet bekend te maken. De ambtenaar kan dit verzoek te allen tijde herroepen.

3. De leidinggevende dan wel de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat het college onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is.

4. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt het college onverwijld een onderzoek in.

5. Het college zendt aan de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de ambtenaar het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld.

1. Het college stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon, binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand.

2. Indien het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan het college de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Het college stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis.

1. Het college wijst een of meer personen aan die het meldpunt vormt of vormen.

2. Het meldpunt heeft tot taak een door de ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daaromtrent te adviseren.

3. Indien het meldpunt uit meerdere personen bestaat, is dit altijd een oneven aantal, inclusief de voorzitter. Tevens kunnen in dat geval een secretaris, een plaatsvervangend voorzitter en andere plaatsvervangende leden worden benoemd. Zij beslissen bij gewone meerderheid van stemmen.

1. De ambtenaar kan het vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij het meldpunt, indien:

• a.

  hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 88;

• b.

  hij geen standpunt ontvangen heeft binnen de termijnen bedoeld in artikel 88.

2. De ambtenaar kan het meldpunt verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen.

1. Het meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de ambtenaar die het vermoeden heeft gemeld.

2. Indien het meldpunt dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt het een onderzoek in.

3. Ten behoeve van het onderzoek omtrent een melding van een vermoeden van een misstand is het meldpunt bevoegd bij het college alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. Het college verschaft het meldpunt de gevraagde inlichtingen.

4. Het meldpunt kan het onderzoek of gedeelten daarvan opdragen aan één van de leden of een deskundige.

5. Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het meldpunt meegedeeld. Het meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden.

1. Indien het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt het meldpunt binnen zes weken zijn bevindingen omtrent de melding van een vermoeden van een misstand neer in een advies aan het college. Het meldpunt zendt een afschrift van het advies aan de ambtenaar met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie.

2. Indien het advies niet binnen zes weken kan worden gegeven, wordt de termijn door het meldpunt met ten hoogste vier weken verlengd. Het meldpunt stelt het college alsmede de ambtenaar daarvan schriftelijk in kennis.

3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van aan het meldpunt verstrekte informatie en de terzake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten.

1. Het college stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies bedoeld in artikel 8, de ambtenaar alsmede het meldpunt, schriftelijk op de hoogte van zijn nader standpunt.

2. Aan de ambtenaar die het meldpunt heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken geschiedt de berichtgeving van het nader standpunt via het meldpunt.

3. Een van het advies afwijkend nader standpunt wordt gemotiveerd.

1. De medewerker beseft zich dat hij/zij onderdeel is van de overheid. Hij/zij dient het algemeen belang en probeert met het handelen het vertrouwen in de overheid te versterken.

2. De medewerker houdt zich aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Hij/zij treedt correct op tegen burgers en bedrijven, discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen.

3. De medewerker voert zijn/haar werk op een professionele manier uit en geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin hij/zij niet volgens professionele normen kan werken stelt hij/zij aan de orde.

4. De medewerker gaat respectvol met collega’s om en houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen.

5. De medewerker is aanspreekbaar op zijn/haar gedrag en gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Hij/zij vermijdt het maken van onnodige kosten, draagt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen en kan de keuzes die hij/zij binnen het werk maakt verantwoorden.

6. De medewerker ondersteunt de verantwoordelijkheid van de leidinggevende door hem of haar waar nodig te informeren.

1. De medewerker gaat binnen en buiten het werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden.

2. De medewerker gaat functioneel om met gevoelige informatie en respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s. Hij/zij gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van de functie en niet voor andere doeleinden.

3. De medewerker ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Hij/zij laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. Hij/zij verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met de afdeling bedrijfsvoering.

4. De medewerker zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als hij/zij de werkplek verlaat en dat de computer is afgesloten.

5. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houdt hij/zij geheim.

1. De medewerker is zich ervan bewust dat activiteiten die hij/zij naast het werk verricht het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap.

2. De medewerker meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij de leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met zijn/haar functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als hij/zij activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf die op een of andere manier banden heeft met de gemeente.

3. De medewerker meldt activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar hij/zij in de functie mee te maken heeft.

4. De medewerker meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie, bijvoorbeeld als de productiviteit eronder lijdt of als sprake is van ethisch of politiek omstreden privéactiviteiten van ambtenaren.

5. De medewerker realiseert zich dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. Als de nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit schadelijk voor het vertrouwen in de overheid. Ook financiële belangen in de privé-sfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Heeft de medewerker in zijn/haar functie een relatie met een bedrijf waar hij/zij persoonlijk een financieel belang in heeft, dan vermijd hij/zij risico’s en bespreekt dit met de leidinggevende.

1. De medewerker accepteert een geschenk alleen als zijn/haar onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Hij/zij gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Hij/zij bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk.

2. Een geschenk van een derde dat de medewerker in verband met het werk heeft gekregen is in principe eigendom van de gemeente.

3. Geschenken die de medewerker accepteert meldt hij/zij bij de leidinggevende. Geschenken die naar zijn/haar idee meer dan € 50 waard zijn accepteert hij/zij niet. Hij/zij meldt ook aangeboden geschenken die hij/zij niet heeft geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Kleine bedrijfsattenties, zoals kalenders of pennen hoeven niet te worden gemeld.

4. Aanbiedingen voor privé-werkzaamheden, kortingen op privé-goederen en andere gunsten accepteert de medewerker niet.

5. Geschenken die op het huisadres worden aangeboden accepteert de medewerker niet. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreekt hij/zij de bestemming daarvan met de leidinggevende.

6. Geschenken die worden aangeboden door een relatie die nog iets van de medewerker ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteert hij/zij niet.

7. De medewerker accepteert geen geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor zijn/haar verrichtingen, dan gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente.

8. Vanzelfsprekend vraagt de medewerker nooit gunsten voor hemzelf/haarzelf aan derden.

1. De medewerker beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente. Hij/zij bespreekt alle uitnodigingen met de leidinggevende.

2. De medewerker reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente.

3. De medewerker neemt verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Hij/zij zorgt dat ervoor ‘nee’ te kunnen blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn.

4. De medewerker is ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen zijn/haar functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, dan laat hij/haar dit dan aan de leidinggevende weten.

1. De medewerker houdt privé-gebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. Hij/zij zorgt ervoor dat dit de dagelijkse werkzaamheden niet hindert.

2. De medewerker laat privé-gebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zien, zodat hij/zij erop kan worden aangesproken.

3. De medewerker neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privé-gebruik is alleen mogelijk als daarvoor toestemming van de leidinggevende is verkregen.

4. De medewerker doet geen privé-bestellingen via de gemeente. Hij/zij verzendt geen ongefrankeerde privé-post via de postkamer.

5. De medewerker declareert alleen kosten die hij/zij heeft gemaakt. Hij/zij maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel.

6. Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de werktijden en de regels bij ziekteverzuim.

1. De medewerker is alert op situaties in het werk waarin hij/zij met privé-relaties te maken krijgt. Hij/zij licht de leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Hij/zij voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf.

2. De medewerker is terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privé-sfeer. Hij/zij is bedacht op botsing van belangen.

3. De medewerker let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Hij/zij kan motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige nodig en verantwoord is. Hij/zij realiseert zich hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Hij/zij bespreekt de risico’s met de leidinggevende.

1. De medewerker bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht hij/zij de leidinggevende, de vertrouwenspersoon, de burgemeester of een wethouder in.

2. De medewerker is ook zelf aanspreekbaar op zijn/haar handelen en uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen zijn/haar werkwijze en woorden anders ervaren dan bedoeld.

3. De medewerker meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij de leidinggevende, het bestuur of de vertrouwenspersoon. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kan hij/zij gebruik maken van de Klokkenluidersregeling bedoeld in hoofdstuk 17.

1. De leidinggevende geeft het goede voorbeeld. Hij/zij is open over zijn/haar manier van werken en aanspreekbaar op zijn/haar werkwijze en houding naar medewerkers.

2. Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers bij de leidinggevende terecht. Hij/zij bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen.

3. De leidinggevende is alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen.

4. De leidinggevende spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen.

1. In dit hoofdstuk wordt verstaan onder bestuurder: een lid van het college van burgemeester en wethouders.

2. Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.

3. Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

4. Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente.

5. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.

6. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.

1. Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente.

2. Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is.De gemeentesecretaris houdt hiervan een register bij dat openbaar is.

3. De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. In situaties waarin daarvan geen of in onvoldoende mate sprake kan het college daarover een afzonderlijk besluit nemen. Dit besluit wordt in het register opgetekend.

4. Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten.

1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie, zulks met in achtneming van artikel 25 van de Gemeentewet.

2. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

3. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

1. Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.

2. Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd.

3. Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.

1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan in relatie tot de omvang van het bedrag kunnen worden aangetoond.

2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd: met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en de uitgave vloeit voort uit de functie.

1. De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

3. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld digitaal formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

4. Gemaakte kosten worden binnen drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

5. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

6. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

1. Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt.

3. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

4. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

5. Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

6. Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.

1. Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

2. Leden van het college kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een mobiele telefoon en computer in bruikleen ter beschikking krijgen.

3. In bijzondere situaties en als het belang van de gemeente daarmee is gediend kan het college van B&W besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto/taxi met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd.