Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

A. Ten aanzien van mandaat

1. mandaat: onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

2. mandaatverlener: degene die het mandaat verleent;

3. mandaatontvanger: degene die het mandaat ontvangt.

B. Ten aanzien van volmacht

1. volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten;

2. volmachtverlener: degene die de volmacht verleent;

3. volmachtontvanger: degene die de volmacht ontvangt.

C. Ten aanzien van machtiging

1. machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) te besluiten tot feitelijke handelingen en deze te verrichten;

2. machtigingverlener: degene die de machtiging verleent;

3. machtigingontvanger: degene die de machtiging ontvangt.

Artikel 2 Bevoegde en bevoegdheid personen

De functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat, volmacht of machtiging slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein en of takenpakket en passen binnen de in de begroting gestelde grenzen en de regels van het (deel)budgethouderschap zoals is opgenomen in het Organisatiebesluit gemeente Hof van Twente.

Artikel 3 Afwezigheid mandaatontvangers, volmachtontvangers of machtigingontvangers

1. Ingeval van afwezigheid van de mandaatontvangers, volmachtontvangers of machtigingontvangers worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervangers (1) zoals is neergelegd in het Organisatiebesluit.

2. Indien een bevoegdheid wordt uitgeoefend door een plaatsvervanger dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door gebruikmaking van het woord "plaatsvervangend" gevolgd door de functie die men vervangt.

Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging

1. Bij de verlening van een mandaat, volmacht of machtiging houden het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar in zijn algemeenheid rekening met de volgende uitgangspunten:

a. bestuurlijk/politiek gevoelige zaken komen niet in aanmerking voor mandaat (2) ;

b. er moet sprake zijn van efficiëntie en tijdwinst;

c. in principe wordt zo laag mogelijk in de organisatie gemandateerd;

d. besluiten van privaatrechtelijke aard dienen binnen daartoe bestemde budgetten te vallen waarbij de bevoegdheden in het kader van het budgethouderschap zoals is neergelegd in het Organisatiebesluit in acht dienen te worden genomen.

2. Van het bepaalde in lid 1 van dit artikel dient te worden afgezien van de vertegenwoordingsbevoegdheid in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding te nemen besluit, indien:

a. het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het dan toe gevoerde beleid;

b. het besluit niet past binnen de daartoe bestemde (afdelings)budgetten;

c. het college, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar dit kenbaar heeft gemaakt;

d. bij betrokkenheid van meerdere afdelingen één van de afdelingen over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht, dan wel de budgethouder een negatief advies heeft uitgebracht;

e. het een afwijzend besluit betreft, tenzij anders is geregeld in het Bevoegdheden- register.

3. Wanneer persoonlijke betrokkenheid van de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger bij het te nemen besluit bestaat, vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hoger geplaatste persoon op de afdeling, in het geval van een afdelings- manager door de gemeentesecretaris of een ander afdelingsmanager, en in het geval van de gemeentesecretaris door het bevoegde bestuursorgaan.

4. Ingeval de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger op basis van het bepaalde in het tweede lid een te nemen besluit voorlegt aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven de condities, waaronder de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid.

5. Indien door de mandaatontvanger wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit.

6. Bij de uitoefening van bevoegdheden als bedoeld in het Bevoegdhedenregister wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd van Europese, rijks-, provinciale- en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

Artikel 5 Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking

1. Indien het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woords (3), onverminderd het bepaalde in artikel 4 tweede lid.

2. Naast het nemen van besluiten wordt hieronder dan ook mede verstaan:

- Het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van voorbereidings-handelingen;

- Het nemen van beslissingen inhoudende verlenging, verdaging, opschorting als bedoeld in de Awb;

- Het intrekken van besluiten (niet in het kader van bestuurlijke handhaving);

- Verzoeken om aanvullende informatie;

- Verzoeken tot kosteloze advisering aan derden (politie, brandweer, nutsbedrijven, Rijksdiensten, etc);

- Verzoeken tot het betalen van legeskosten op grond van vastgestelde verordeningen; Het voeren van correspondentie die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

- Het verstrekken van inlichtingen over vastgesteld beleid;

- Het stellen van nadere voorwaarden;

- Het toekennen van bedragen in termijnen;

- Het opdracht verstrekken tot uitbetaling uitkering;

- Het toekennen van voorschotten;

- Het uitvoeren van selectie en gunning conform vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid;

- Het afleggen van verantwoording aan het Rijk;

- Het bekendmaken van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

- Het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

- Alle andere besluiten die genomen moeten worden, en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen de verleende bevoegdheid;

- De gemandateerden zijn bevoegd de gemeente buiten rechte te vertegenwoordigen, voor zover dat ter uitvoering van de gemandateerde bevoegdheid nodig is.

3. De bevoegdheid tot het verrichten van uitvoeringscorrespondentie en het verstrekken van informatie voor niet-gemandateerde bevoegdheden worden bij mandaat opgedragen aan alle ambtelijke functionarissen, voor zover een relatie hebbend met hun functie en geen nieuwe rechtsverhoudingen worden geschapen;

4. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot opzegging van die overeenkomst alsmede tot de eerste bewaking van de uitvoering van die rechtshandeling, waartoe een ingebrekestelling wordt gerekend.

Artikel 6 Terugkoppeling Portefeuillehouder

1. Een in mandaat namens het college te nemen besluit wordt vooraf aan de portefeuillehouder voorgelegd en een in mandaat namens de burgemeester te nemen besluit wordt vooraf aan de burgemeester voorgelegd, indien:

a. het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerd beleid;

b. uit het besluit aanzienlijke financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire consequenties kunnen voortvloeien;

c. het college, de burgemeester of een portefeuillehouder deze wens kenbaar heeft gemaakt. Indien de portefeuillehouder dit nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming aan het college voorgelegd. Indien de burgemeester dit nodig acht, neemt hij zelf een besluit in de zaak voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft.

d. er verschil van interpretatie bestaat of zou kunnen bestaan over de inhouden/of reikwijdte van de beleidskaders van de gemeente Hof van Twente.

2. Indien een te nemen besluit als bedoeld in het eerste lid wordt voorgelegd aan een portefeuillehouder of de burgemeester, wordt het managementteam hiervan op de hoogte gesteld.

Artikel 7 Ondertekening

1. Daar waar door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten.

2. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: Namens het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar en dan naam en de functie van de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger.

Artikel 8 Bekendmaking

Daar waar door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar een bevoegdheid is verleend, wordt tevens de bevoegdheid tot bekendmaking hiervan verleend.

Artikel 9 Aanhaling en inwerkingtreding

1. Dit besluit wordt aangehaald als het "Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit Hof van Twente 2020".

2. Het besluit treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2020.

Voetnoten:

(1) Plaatsvervangers zoals genoemd in het Organisatiebesluit

(2)Toelichting

Indien een te nemen beslissing politiek bestuurlijk beladen is, delicaat is of ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente, legt de mandaatontvanger de zaak met advies voor aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar. In geval van twijfel hieromtrent pleegt de mandaatontvanger overleg met zijn leidinggevende en/of de gemeentesecretaris

(3) In de jurisprudentie wordt aangenomen dat het mandaat van bevoegdheid tot het nemen van een besluit op een aanvraag zowel het honoreren als het weigeren van een aanvraag omvat. De reikwijdte van een mandaat mag breder worden opgevat dan strikt genomen is geformuleerd. Zie onder meer ECLI:NL:CRVB:2013:721, CRvB, 25-06-2013, r.o. 4.3.