Verordening op de organisatie van het ambtelijk apparaat van de gemeente Hof van Twente

1. De ambtelijke organisatie wordt ingedeeld in de volgende sectoren:

• a.

  Burgerzaken

• b.

  Middelen

• c.

  Openbare Werken

• d.

  Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu,

Daarnaast is er een Strategische Staf en een Staf Brandweerzaken.

2. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

3. Het college van burgemeester en wethouders regelt op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord het verantwoordelijk hoofd van de in lid 1 genoemde organisatieonderdelen de nadere onderverdeling van een sector/staf.

1. Onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is het hoofd van een sector integraal verantwoordelijk voor de voortbrenging van de producten van zijn sector en voor de realisatie van de managementdoelstellingen. Tot zijn verantwoorde-lijkheid behoort mede de inzet van de productiemiddelen personeel, informatie, organisatie, financiën en automatisering.

2. Tot de managementdoelstellingen behoort in ieder geval het effectief en efficiënt voort-brengen van de producten, zodanig dat de klantgerichtheid is gewaarborgd. De sector dient zodanig flexibel georganiseerd te zijn dat op veranderende behoefte kan worden ingespeeld.

3. Onder de directe verantwoordelijkheid van het hoofd van de sector geven afdelings-hoofden leiding aan de dagelijkse werkzaamheden van de in artikel 1, lid 3 nader bepaalde onderdelen binnen een sector. Zo nodig kan het college van burgemeester en wethouders een instructie voor afdelingshoofden vaststellen.

1. De sector Burgerzaken draagt zorg voor voorzieningen voor inwoners, groepen van inwoners en bestuurders.

2. De sector Middelen is gericht op het ontwikkelen van het middelenbeleid, het beheer van de middelen en de advisering over middelen. Daarnaast is de sector verantwoordelijk voor het belastingbeleid en voor de belastingheffing.

3. De sector Openbare Werken draagt zorg voor (de ontwikkeling ten aanzien van) de feitelijke inrichting en het beheer van de gemeentelijke gebieden en eigendommen.

4. De sector Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu is gericht op het ontwikke-len en beheren van de inrichting en het gebruik van het grondgebied van de gemeente.

5. Alle activiteiten/werkzaamheden binnen een sector worden gerelateerd aan een primair proces. De uitkomst van een primair proces is altijd een product. De te leveren producten worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders; elk product wordt toegewezen aan één van de sectoren. Voor één product is steeds één sector verantwoordelijk. De sector draagt integrale verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door hem te leveren producten, ook indien andere dan de eigen sector daaraan bijdragen.

6. Vooralsnog zijn de sectoren ingedeeld in de volgende afdelingen:

• a.

  De sector Burgerzaken:

  • -

    Afdeling Sociale dienstverlening

  • -

    Afdeling Bevolking

  • -

    Afdeling Onderwijs/jeugdzorg

  • -

    Afdeling Welzijn

  • -

    Afdeling Algemeen bestuurlijk juridische zaken/voorlichting

• b.

  De sector Middelen:

  • -

    Afdeling Financiën

  • -

    Afdeling Belastingen

  • -

    Afdeling Facilitaire zaken

• c.

  De sector Openbare Werken:

  • -

    Afdeling Nieuwe werken

  • -

    Afdeling Beheer en onderhoud

• d.

  De sector Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu:

  • -

    Afdeling Ruimtelijke ontwikkeling

  • -

    Afdeling Milieu

  • -

    Afdeling Economische zaken

1. De strategische staf is gericht op de ondersteuning van de gemeentesecretaris in zijn taak om voor de gehele gemeente de strategische (organisatie) ontwikkeling vorm te geven.De strategische staf formuleert randvoorwaarden en uitgangspunten waarbinnen de sectorhoofden/sectoren hun verantwoordelijkheden kunnen uitvoeren. Dit betreffen aspecten op personeelsbeleid, I&A-beleid, financieel en juridische control alsmede kwaliteitszorg.

2. Vooralsnog is de strategische staf ingedeeld in de volgende secties c.q. onderdelen:

• -

  sectie Personeel en Organisatie

• -

  sectie Informatisering en automatisering

• -

  control, coördinatie frontoffice en kwaliteitszorg

1. De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders.

2. Als secretaris van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders is hij verantwoordelijk voor de verslaglegging van de respectieve vergaderingen en bevordert hij een goed functioneren van deze organen.

3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders.

4. De gemeentesecretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raadsvergaderingen

5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

• a.

  de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen bestuur en ambtelijke organisatie;

• b.

  de verstrekking aan het college van complete en besluitrijpe voorstellen;

• c.

  de snelle en adequate afhandeling van vragen van het bestuur aan het ambtelijk apparaat.

6. De gemeentesecretaris:

• a.

  geeft directe leiding aan het hoofd van de Strategische Staf, het hoofd Brandweerzaken en de hoofden van de sectoren;

• b.

  beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde onder meer verantwoordelijk voor werving en selectie, beoordeling en ontslag.

7. De gemeentesecretaris is indirect verantwoordelijk voor de hiërarchische leiding aan het totale ambtelijke apparaat, met uitzondering van het openbaar onderwijs. De gemeentesecretaris stuurt aan en ondersteunt in deze functie de hoofden van de sectoren bij hun leidinggevende functie.

8. De gemeentesecretaris zorgt voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid.

9. Als eerste lijnmanager draagt de gemeentesecretaris integrale verantwoordelijkheid voor de realisatie van de in artikel 2, lid 2 genoemde managementdoelstellingen.

10. De gemeentesecretaris beoordeelt (voor zover nodig) welke sector de eerste verantwoordelijkheid draagt bij de beleidsadvisering en –uitvoering.

11. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.

12. De gemeentesecretaris vertegenwoordigt, in opdracht van het college van burgemeester en wethouders, de gemeente naar buiten en draagt zorg voor een goede behartiging van het algemeen gemeentelijke belang.

1. Het dagelijks beheer en de leiding van een sector zijn opgedragen aan het hoofd van de sector. Zo nodig kan het college van burgemeester en wethouders een instructie voor het hoofd van de sector vaststellen.

2. Het hoofd van een sector is eerstverantwoordelijke voor de voortbrenging van producten op het desbetreffende beleidsveld en voor de realisatie van de managementdoelstellingen.

3. Het hoofd van de sector is verantwoordelijk houder van het sectorbudget.

4. Het hoofd van de sector:

• a.

  geeft leiding aan de direct ondergeschikte medewerkers;

• b.

  beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde onder meer betrokken bij werving en selectie, beoordeling en ontslag van het personeel van de sector.

5. Het hoofd van de sector pleegt regelmatig overleg met de ondergeschikte hoofden over het te voeren beleid binnen hun beleidsveld(en), over de voortgang van de werkzaamheden en over alle overige zaken die de sector betreffen en waarvan informatie-uitwisseling van belang is.

6. Het hoofd van de sector:

• a.

  is indirect verantwoordelijk voor de hiërarchische leiding uitgeoefend door de direct aan hem ondergeschikte afdelingshoofden;

• b.

  ondersteunt deze afdelingshoofden bij hun leidinggevende functie;

• c.

  ziet erop toe dat de afdelingshoofden regelmatig werkoverleg binnen hun afdeling houden.

7. Het hoofd van de sector zorgt, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, voor een goede afstemming tussen de onder zijn verantwoordelijkheid vallende beleidsvelden en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid.

8. Het hoofd van de sector heeft periodiek overleg met de portefeuillehouder over beleids-aangelegenheden die tot het gebied van zijn sector behoren. Essentiële punten worden door het hoofd van de sector aan de voorzitter van het managementteam gemeld.

9. Het hoofd van de sector is lid van het managementteam.

1. Het dagelijks beheer en de leiding van de Strategische Staf zijn opgedragen aan het hoofd van de Strategische Staf.

2. Het hoofd van de Strategische Staf is eerstverantwoordelijke voor de voortbrenging van producten op het desbetreffende beleidsveld en voor de realisatie van de managementdoelstellingen.

3. Het hoofd van de Strategische Staf is verantwoordelijk houder van het budget van de staf.

4. Het hoofd van de Strategische Staf:

• a.

  geeft leiding aan de direct ondergeschikte medewerkers;

• b.

  beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde onder meer betrokken bij werving en selectie, beoordeling en ontslag van het personeel van de sector.

5. Het hoofd van de Strategische Staf zorgt, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, voor een goede afstemming tussen de onder zijn verantwoordelijkheid vallende beleidsvelden en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid.

6. Het hoofd van de Strategische Staf ondersteunt de gemeentesecretaris bij de uitoefening van diens taken.

7. Het hoofd van de Strategische Staf is zelfstandig adviseur en neemt uit dien hoofde deel aan vergaderingen van het managementteam.

1. Het dagelijks beheer en de leiding van de Staf Brandweerzaken zijn opgedragen aan de commandant Brandweer

2. De commandant Brandweer is eerstverantwoordelijke voor de voortbrenging van producten op het desbetreffende beleidsveld en voor de realisatie van de managementdoelstellingen.

3. De commandant Brandweer is verantwoordelijk houder van het budget van de staf Brandweerzaken.

4. De commandant Brandweer:

• a.

  geeft leiding aan de direct ondergeschikte medewerkers en de postcommandanten van de vrijwillige brandweer;

• b.

  beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde onder meer betrokken bij werving en selectie, beoordeling en ontslag van het personeel van de sector.

5. De commandant Brandweer zorgt, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, voor een goede afstemming tussen de onder zijn verantwoordelijkheid vallende beleidsvelden en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid.

6. De commandant Brandweer heeft periodiek overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden die tot het gebied van zijn staf behoren. Essentiële punten worden door de commandant Brandweer aan de voorzitter van het managementteam gemeld.

7. De commandant Brandweer is agendalid van het managementteam en neemt op uitnodiging deel aan vergaderingen van het managementteam.

1. Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd daar waar zij functioneel zijn.

2. (Onder-)mandatering dient (binnen de geldende rechtsregels) schriftelijk te geschieden door het bevoegde orgaan.

Hoofdstuk IV Managementteam

1. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris en de hoofden van de sectoren. Het Hoofd Strategische staf is vaste adviseur en de Commandant Brandweer is agendalid. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.

2. Het managementteam stelt, onverlet het gestelde in deze verordening, een Managementstatuut op en legt dit ter goedkeuring voor aan het college van burgemeester en wethouders. In het Managementstatuut worden tenminste geregeld de vergaderfrequentie, de wijze van besluitvorming, de vervanging van de leden, de wijze van informeren en de te behandelen onderwerpen.

3. In het managementteam vindt afstemming plaats over de centrale middelensturing en over de centrale beleidscoördinatie en –integratie.

4. Daarnaast heeft het managementteam onder meer de volgende taken:

• a.

  managementafspraken op centraal niveau en afstemming van managementstijl;

• b.

  vertaling van politieke doelen in operationele termen;

• c.

  zorg voor de organisatie

• d.

  bevorderen van bestuurlijk-ambtelijke relaties;

• e.

  afstemmen van de ambtelijke capaciteit op de bestuurlijke ontwikkelingen