Beleidsregel e-mailprotocol 2004

E-mail behoort tot het formele berichtenverkeer.

De wetgeving op het gebied van e-mail is volop in ontwikkeling.

Momenteel zijn de volgende wetten van toepassing: de Wet openbaarheid van bestuur, de Archiefwet 1995 en de Algemene wet bestuursrecht.

Alle e-mail wordt beschouwd als post voor de Gemeente Hof van Twente. In de e-mail adressen is de naam van de gemeente opgenomen zodat er geen sprake is van een privé e-mail adres. De tenaamstelling is daarmee te vergelijken met een enveloppe waarop vermeld staat: “ter attentie van “.

De externe e-mail wordt volledig geïntegreerd met de interne e-mail aangeboden. Dit betekent dat de externe e-mail gezamenlijk met de interne berichten in het “postvak in”, ”postvak uit” terechtkomt.

De berichten in de algemene postbus info@hofvantwente.nl zullen door Documentaire Informatievoorziening van de afdeling Facilitaire Zaken worden beoordeeld en indien nodig worden geregistreerd. De berichten worden doorgezonden naar de vakinhoudelijke afdelingen en, indien ze op naam gesteld zijn, naar de persoon zelf.

Stukken die voor registratie in aanmerking komen, worden geprint, gescand en voorzien van een registratienummer naar het archief verzonden nadat het bericht via de interne mail is verstuurd naar de vakinhoudelijke afdeling. (zie ook: procedure postbehandeling)

Het e-mail adres

Het e-mail adres bestaat uit de naam van de medewerker en eindigt met “@hofvantwente.nl“. De naam van de medewerker wordt als volgt in het adres opgenomen:

• -

  Voorletter (of voorletters) gevolgd door een punt

• -

  Tussenvoegsel gevolgd door een punt

• -

  Achternaam

• -

  Gehuwde vrouwelijke medewerkers dienen aan te geven welke achternaam gehanteerd moet worden.

Waar dient men in de dagelijkse praktijk op te letten?

• -

  Kijk elke dag in de e-mail postbus. Het gaat erom dat men de e-mail berichten tijdig leest en behandelt.

• -

  Adressering; let bij het selecteren van de adressen goed op. Een e-mail is al snel naar de verkeerde gestuurd.

• -

  Gebruik het veld “Aan”: voor degene van wie men een actie verwacht, “CC”: voor degene die alleen maar geïnformeerd dient te worden.

• -

  Schoon de mailbox regelmatig op

• -

  Zorg er bij verlof en vakantie voor dat je de afwezigheidsassistent inschakeld, in geval van ziekte is het afdelingshoofd bevoegd om maatregelen te treffen voor het kunnen inzien van de postbus.

Bijlagen bij berichten

Het is mogelijk dat een bijlage niet door een systeem kan worden geopend omdat het in een onbekend bestandsformaat is opgemaakt. Neem in dat geval contact op met de afzender.Naast medewerkers zijn vanzelfsprekend de leidinggevenden verantwoordelijk voor een correcte toepassing van het protocol binnen de organisatieonderdelen.Zoals gesteld is de wetgeving op het gebied van e-mail volop in ontwikkeling. Dit kan betekenen dat het hierbij gaande protocol bijstelling behoeft. Ook kan het zijn dat het dagelijks gebruik noopt tot bijstelling van het protocol.

Gemeente Hof van Twente is bereikbaar per e-mail op het algemene adres info@hofvantwente.nl. Op de website, correspondentiepapier en via de gemeentelijke advertenties in de dag- en weekbladen wordt dit aan de burgers bekend gemaakt.

• -

  Als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt. (artikel 2:17 Awb)

• -

  Berichten die naar hun inhoud bestemd zijn voor de gemeente Hof van Twente en onderdeel uitmaken van te nemen of genomen besluiten moeten worden geregistreerd. Het gaat hier om documenten waaraan een juridische waarde, beleidswaarde of historische waarde moet worden toegekend.

  Dergelijke documenten dienen door de medewerkers ter registratie worden aangeboden aan Documentaire Informatievoorziening van de afdeling Facilitaire Zaken. Documentaire Informatievoorziening voorziet het bericht van een registratienummer. Het bericht wordt op dezelfde manier behandeld als overige geregistreerde post.

  Deze werkwijze geldt in ieder geval voor alle berichten waarop een reactie van of namens een gemeentelijk bestuursorgaan wordt verwacht. De medewerkers beoordelen zelf of berichten geregistreerd moeten worden.

• -

  In verband met het feit dat beveiliging en de duurzaamheid van elektronische berichten nog niet gegarandeerd zijn worden te registreren berichten afgedrukt en verder afgehandeld conform de voor schriftelijke documenten bepaalde wijze.

• -

  De berichten in de algemene postbus info@hofvantwente.nlworden door Documentaire Informatievoorziening beoordeeld en (zonodig) geregistreerd. Het registratienummer wordt vermeld op het afgedrukte document, gescand en doorgezonden naar de vakinhoudelijke afdeling.

• -

  Weigeren van e-mail (artikel 2:15 Awb)

  1. Het bestuursorgaan kan elektronisch verschafte gegevens en bescheiden weigeren voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden.

  2. Het bestuurorgaan kan een elektronisch verzonden bericht weigeren voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van dit bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

  3. Het bestuursorgaan deelt een weigering op grond van dit artikel zo spoedig mogelijk aan de afzender mee.

• -

  Ontvangstbevestiging

  Bij binnenkomst van een e-mail in algemene gemeentelijke postbus info@hofvantwente.nl, wordt per ommegaande een automatische ontvangstbevestiging gestuurd. Indien nodig geeft Documentaire Informatievoorziening aanvullende informatie.

• -

  Afhandeling

  Op naam van een medewerker gestelde e-mail wordt rechtstreeks doorgezonden naar de medewerker en (indien nodig) geregistreerd, gescand en op papier het archief aangeboden.

  Bij de afhandeling van e-mail wordt onderscheid gemaakt naar eenvoudige en complexe vragen. Eenvoudige vragen hebben betrekking op procedures, zoals openingstijden, parkeerregels, vergunningprocedures, etc. Dit soort vragen dient binnen twee dagen te worden afgehandeld. Complexe vragen of verzoeken kunnen meer tijd in beslag nemen. In ieder geval wordt de afzender binnen 10 werkdagen geïnformeerd over de verwachte afhandelingstermijn. Wanneer men voorziet dat een toegezegde afhandelingstermijn niet kan worden nagekomen, stelt men de afzender hiervan direct op de hoogte en geeft een nieuwe termijn af.

• -

  Men kan besluiten de aanvraag niet te behandelen (artikel 4:5 Awb), indien:

  1. De aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag

  2. de aanvraag is geweigerd op grond van artikel 2:15

  3. de verstrekte gegevens onvoldoende zijn voor beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een gestelde termijn de aanvraag aan te vullen.

• -

  Niet geregistreerde berichten, die volgens de medewerker die deze in behandeling heeft gehad gearchiveerd moeten worden, worden door deze medewerker afgedrukt op papier en aan Documentaire Informatievoorziening op locatie ter archivering aangeboden.

  E-mail wordt op een goede en veilige manier gearchiveerd, volgens dezelfde regels die gelden voor overige poststukken. (zie: procedure postbehandeling)

• -

  Van uitgaande berichten, die via de mail zijn verzonden, worden (tijdelijk) kopieën bewaard. Deze berichten draaien mee met de backup van de mailserver zolang de verstuurde mail in de verzonden items van de gebruiker blijft staan.

• -

  Tenzij bij wettelijk voorschrift anders bepaald, geschiedt de bekendmaking niet elektronisch (artikel 3:42 Awb).

  Documenten waaraan een juridische waarde, beleidswaarde of historische waarde moet worden toegekend mogen niet per e-mail maar moeten als een schriftelijk document worden verstuurd.

  Dit geldt in ieder geval bij de volgende onderwerpen:

  - Het bekend maken van besluiten ( inhoudende een publieksrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandeling) van of namens het college, raad en/of burgemeester.

  - Het aangaan van verplichtingen, overeenkomsten, het doen van bestuurlijke toezeggingen en dergelijke. Documenten die deel uitmaken van deze correspondentie moeten op de gebruikelijke manier worden verwerkt en aangeboden aan Documentaire Informatievoorziening.

  Documentaire Informatievoorziening draagt zorg voor registratie in het documentair informatiesysteem.

• -

  E-mail wordt incidenteel uitsluitend informatief gebruikt richting de burger. Wanneer een bestuursorgaan op eigen intiatief zich tot de geadresserde richt moet men er zeker van zijn dat de geadresseerde langs elektronische weg bereikbaar is.

• -

  Ingeval een reactie op een uitgaand bericht moet worden geregistreerd dient in het uitgaande bericht een tekst opgenomen te worden dat de reactie naar de algemene gemeentelijke postbus info@hofvantwente dient te worden gestuurd.

• -

  In officiële stukken wordt alleen het centrale e-mail adres vermeld. Dit adres is door het college aangewezen als elektronisch postadres van de gemeente Hof van Twente.

• -

  Het per e-mail verzenden van als vertrouwelijk aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan is niet toegestaan.

• -

  Disclaimer: aan elk uitgaand e-mail adres wordt standaard de tekst toegevoegd dat aan het bericht geen rechten ontleend kunnen worden.

• -

  Indien een e-mail met een formeel juridische status (bijvoorbeeld een bezwaarschrift of aanvraag) niet ondertekend is met een elektronische handtekening moet bij de ontvangst van deze e-mail door de vakinhoudelijke afdeling schriftelijk de afzender gevraagd worden het stuk, per post, voorzien van een handtekening retour te zenden.

• -

  Bekendmaking (artikel 3:42 Awb) tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, geschiedt de bekendmaking niet elektronisch.

• -

  In verband met de vaststelling van het tijdstip van verzending, geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt of het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde. (artikel 2.17 Awb)

De gemeente hanteert heldere richtlijnen voor de afhandeling van e-mail. Burgers kunnen hier kennis van nemen via de website van de gemeente. Ook worden burgers geïnformeerd over de wijze waarop klachten over de behandeling van e-mail worden ingediend.

De gemeente meet regelmatig haar prestaties met betrekking tot de afhandeling van e-mail en maakt deze openbaar, bijvoorbeeld via publicatie op haar website of in haar jaarverslag.