Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Hollands Kroon 2018

Investeringen in duurzame goederen worden geactiveerd. Soms zijn de investeringen beperkt in de financiële omvang of in de levensduur. Om de administratieve lasten te beperken maken we gebruik van de volgende twee criteria:

• 1.

  een minimumbedrag waaraan een investering moet voldoen (≥ € 50.000)

• 2.

  een minimale gebruiksduur waaraan een investering moet voldoen (≥ 2 jaar)

Als investeringen aan beide voorwaarden voldoen worden ze geactiveerd. Door investeringen die niet aan de voorwaarden voldoen in één keer ten laste van de exploitatie te brengen wordt veel administratief werk bespaard. Ook bevordert het de inzichtelijkheid van de staat van activa.

Gronden en terreinen moeten altijd worden geactiveerd, maar hierop mag niet worden afgeschreven (zie ook paragraaf 4.2.2).

3.1 Vaststelling financiële waarde

Het totale bedrag van een investering wordt geactiveerd. Gemeenten mogen bijvoorbeeld geen bedragen uit een reserve halen en in mindering brengen op de investering om de (structurele) kapitaallasten te verlagen.

Een uitzondering hierop zijn bijdragen van derden die in directe relatie staan met een activum. Deze mogen op de activering in mindering worden gebracht. Dit kan bijvoorbeeld een subsidie zijn die specifiek voor een bepaalde investering wordt verstrekt.

3.2 Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd.

De toepassing van de componentenbenadering kan worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand:

• •

  grond niet op afschrijven;

• •

  gebouw afschrijving in 40 jaar;

• •

  Installaties (bijvoorbeeld verwarming) afschrijving in 15 jaar;

• •

  Inventaris afschrijving in 10 jaar.

   

De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd.

Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard engebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld.

4.1 Inleiding

In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen worden geactiveerd en tegen welk bedrag en welke niet. In dit hoofdstuk komen de lasten van de investeringen die geactiveerd worden aan bod.

4.2 Afschrijven

Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Er zijn wel kaders gesteld. De belangrijkste zijn:

• •

  De afschrijvingsmethode die gebruikt wordt om de kapitaallasten te berekenen wordt in de toelichting op de balans uiteengezet.

• •

  Afschrijving vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar

• •

  Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur

4.2.1 Afschrijvingstermijnen

In bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven. Deze levensduur is bepaald aan de hand van ervaringsgegevens en algemeen gebruikelijke normen. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze notaactiveren en afschrijven wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast.

4.2.2 Afschrijving op gronden

Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in omdat gronden duurzame goederen zijn die niet aan slijtage onderhevig zijn. Op gronden vindt alleen afwaardering plaats als de grond op basis van bestemmingswijziging minder waard wordt.

4.2.3 Methoden van afschrijving

Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waarvan de lasten worden toegerekend. De te gebruiken methode is:

• –

  een vast percentage van de aanschafwaarde (lineaire afschrijvingsmethode).

De gemeente Hollands Kroon hanteert momenteel de annuïtaire afschrijvingsmethode. Door de laatste wijzigingen in het BBV is het toepassen van de annuïtaire methode echter bijna niet meer uitvoerbaar. Bij het toepassen van de annuïtaire methode moet namelijk elk jaar getoetst worden of de annuïtaire rente minder dan 25% afwijkt van het (voor gecalculeerde) omslagrente-percentage van de gemeente. Als de afwijking groter dan 25 % is moet verplicht een correctie worden toegepast op de toegerekende rente tot maximaal het rentebedrag bij toepassing van omslagrente. Als het annuïteiten bedrag niet aangepast wordt zal bij een stijging van de rente component de afschrijving lager worden en bij de daling van de rentecomponent de afschrijving hoger worden. Een aanpassing zal dan dus altijd leiden tot eenaanpassing van de afschrijvingstermijn. Dit is echter alleen toegestaan in het geval dat de (economische) levensduur van het activum ook daadwerkelijk wijzigt.

Om deze reden wordt dus gekozen voor de lineaire afschrijvingsmethode omdat op die manier de administratieve lasten beperkt en voorspelbaar blijven.

Voor bestaande activa wordt de afschrijvingsmethode aangepast. De nog resterende boekwaarde wordt over de nog resterende looptijd lineair afgeschreven.

4.2.4 Wijziging van methode van afschrijving

De methode van afschrijven mag alleen om gegronde redenen worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar.

4.2.5 Afwaarderen

Afwaarderen is verplicht als de boekwaarde van het activum hoger is dan het verwachte toekomstige (economische) nut. Dit geldt ook voor gronden.

4.2.6 Restwaarde

De restwaarde van de meeste investeringen is moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is, de investering wordt volledig afgeschreven.

Indien bij inruil of verkoop van een productiemiddel sprake is van een restwaarde levert dit een boekwinst op. Deze boekwinst wordt ten gunste van de exploitatie gebracht. De boekwinst kan bij de resultaatbestemming eventueel ten gunste van een reserve, bijvoorbeeld egalisatie kapitaallasten / vervangingsinvesteringen, worden geboekt.

4.3 Rente

Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen word gekozen voor het werken met het omslagpercentage. Door te werken met een (vooraf vast bepaald) omslagrentepercentage zijn er minder schommelingen in de toegerekende rente aan investeringen. Dit percentage wordt berekend en vastgesteld met een nauwkeurigheid van “2 cijfers achter de komma” (= x,xx %), naar boven afgerond.

Een eventueel rente voordeel of nadeel wordt zichtbaar op het taakveld treasury. Als het verschil tussen de werkelijke rentelasten en de toegerekende rentelasten meer dan 25 % is wordt de gemeente verplicht een correctie van de toegerekende rentelasten op taakvelden op basis van de nacalculatie door te voeren.

4.4 Aanvang kapitaallasten

Er zijn verschillende momenten waarop we kunnen starten met afschrijven. Deze zijn:

• •

  medio het begrotingsjaar waarin het activum gereed komt/verworven wordt;

• •

  in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het activum gereed komt/verworven wordt;

• •

  vanaf het moment dat het activum door de gemeente in gebruik kan worden genomen.

Om extra administratieve lasten zoveel mogelijk te voorkomen wordt gestart met afschrijven op 1 januari van het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het activum gereed komt of verworven is. Op investeringen die op 1 januari van het begrotingsjaar nog niet gereed zijn wordt wel rente toegerekend.

4.5 Kapitaallasten na einde verwachte levensduur

Activa worden conform de verwachte levensduur afgeschreven (zie bijlage 1). Het kan voorkomen dat een activum al geheel is afgeschreven is maar nog niet vervangen hoeft te worden. In de begroting blijven hiervoor wel kapitaallasten geraamd worden om toekomstige vervanging mogelijk te blijven maken. Bij de jaarrekening vallen deze kapitaallasten vrij en worden, na besluitvorming bij de jaarrekening door de gemeenteraad en voor zover het (brede) scholen betreft, toegevoegd aan de reserve egalisatie kapitaallasten vervangingsinvesteringen (brede) scholen. Hiermee kunnen de kosten van (tussentijdse) prijsstijgingen en schommelingen in de kapitaallasten voor (brede) scholen worden opgevangen.

De vrijgevallen kapitaallasten voor de overige investeringen kunnen in principe aan de algemene reserve toegevoegd worden als onderdeel van de bestemming van het jaarrekeningresultaat. Dit omdat voor deze investeringen meerjaren onderhouds- en (vervangings)investeringsplannen aanwezig die minimaal elke 4 jaar worden geactualiseerd.

Bij de jaarlijkse evaluatie van de reserves wordt voor deze egalisatiereserve aangegeven of deze voldoende is en wat met een eventueel tekort of overschot gedaan moet worden.

Er wordt standaard minimaal tweemaal per jaar gerapporteerd over investeringen:

• •

  In de jaarrekening over het afgelopen jaar

• •

  In de bestuursrapportage(s)  alleen over afwijkingen groter dan € 25.000 ten opzichte van het krediet.

In de jaarrekening rapportage worden onderstaande zaken opgenomen:

• •

  uit welk jaar het krediet stamt

• •

  het oorspronkelijke krediet

• •

  welk restant dat jaar nog beschikbaar is

• •

  de stand van zaken

• •

  geplande einddatum

• •

  of het krediet kan worden afgesloten.

Bij de begroting wordt een overzicht van de nieuwe investeringen per investeringssoort opgenomen.

• 1.

  Met de vaststelling van de programmabegroting stelt de gemeenteraad de hierin opgenomen investeringen voor het eerstvolgende begrotingsjaar beschikbaar.

• 2.

  Investeringen die nog niet in de begroting zijn opgenomen en niet uitstel baar zijn worden afzonderlijk aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd.

• 3.

  Bij de voorbereiding van de begroting en voor aanvang van de daadwerkelijke investering wordt door de verantwoordelijke budgethouder met de treasurer afgestemd of er voor de investering een lening moet worden aangetrokken en wat de verwachte en in de begroting op te nemen kosten zullen zijn.

7.1 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Hollands Kroon 2018.

7.2 Hardheidsclausule

Het college kan, indien er een gegronde reden is, vooraf in gevallen gemotiveerd afwijken van deze nota. Afwijkingen worden dan separaat aan de gemeentegemeenteraad voorgelegd.

7.3 Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.