Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  De commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Hier wordt invulling aan gegeven door de reguliere P&C producten te agenderen, maar ook financieel technische onderwerpen zoals financiering, vraagstukken over vermogensontwikkeling en bestuurlijke dossiers met complexe e/o vertrekkende financiële componenten.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

• 3.

  Onder de in het eerste lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

• a.

  de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

• b.

  het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

• c.

  een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet van de gemeente Hollands Kroon;

• d.

  een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

• e.

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• f.

  het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

• g.

  een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamercommissie en het college en over uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;

• h.

  het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

• 4.

  De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1.

  De raad benoemt de leden van de commissie.

• 2.

  De commissie bestaat uit een minimum van drie leden en een maximum van één afgevaardigd raadslid per fractie.

• 3.

  De griffier of diens plaatsvervanger draagt zorg voor het secretariaat van de commissie.

• 4.

  De commissie heeft als adviseurs de concerncontroller of door hen aan te wijzen interne adviseurs.

• 5.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4 Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 2.

  De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5 Voorzitter

• 1.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervanger.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

• 2.

  Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 4.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 5.

  De portefeuillehouder financiën wordt uitgenodigd de vergadering van de commissie bij te wonen.

• 6.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 8.

  Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de interne adviseurs.

Artikel 7 Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad via het presidium en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 8 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018’.

Artikel 9 Inwerkingtreding nieuwe verordening en vervallen oude verordening

• 1.

  De ‘Verordening tot eerste wijziging van de Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon’ vastgesteld door de raad van Hollands Kroon op 23-04-2015 komt te vervallen.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 november 2018