Budgethoudersregeling gemeente Hoogeveen 2011

Artikelsgewijze toelichting op de budgethoudersregeling 2011

Algemeen

De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. De tweede stap is het door het college – binnen de algemene en financiële kaders van de programmabegroting – vaststellen van de productenraming. De regeling budgethouders spitst zich toe op de uitvoering van de productenraming. Kortom, de regeling is er ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad.

De regeling beoogt het budgethouderschap duidelijk te regelen. Daarom zijn hoofdthema’s uit andere regelingen, als dat de duidelijkheid dient, ook kort verwoord in deze regeling.

Artikel 1

De definities zijn grotendeels gebaseerd op het Organisatiereglement van de gemeente Hoogeveen. De controller bedrijfsvoering is geen functie, maar een rol. Voor wat betreft de budgethouder of –beheerder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren van de budgetten binnen de kaders van de productenraming.

Artikel 2

De aanwijzing van budgethouders en –beheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus: de bevoegde personen kunnen overgaan tot aanwijzing. In dit kader: volgens de regeling kunnen clustermanagers mensen van hun eigen, maar ook van andere clusters aanwijzen. In de dagelijkse praktijk lost dat veel rompslomp en onduidelijkheid op, met name daar waar beleid en uitvoering in verschillende clusters plaats vindt. Het is wel zaak dat in dat geval de manager van de andere cluster wordt geïnformeerd. De budgetbeheerder van de andere cluster kan de betaalopdrachten rechtstreeks naar BMO/Bedrijfscontrol sturen. De aanwijzing van een persoon op een andere cluster doet niet af aan de verantwoordelijkheid voor het budget van de clustermanager die aanwijst.

In verband met de overzichtelijkheid, voor met name de interne controle, is het gewenst dat het aantal budgetbeheerders (in totaal of per cluster) niet te groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen budgetbeheerders is niet in de regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de clustermanager. Hij kan het beste bepalen – op basis van het aantal nota’s dat langskomt – hoeveel budgetbeheerders uit een oogpunt van efficiency en effectiviteit nodig zijn. Om eventuele wildgroei te kunnen beteugelen, rapporteert de controller Bedrijfsvoering eens per jaar over het aantal aangewezen budgetbeheerders, mogelijk in overleg met de accountant. De algemeen directeur kan op basis van de rapportage het aantal budgetbeheerder wijzigen.

Voor wat betreft plaatsvervanging: in de plaats van de budgethouder treedt de persoon op die (door de directie) is aangewezen als vervanger van de clustermanager. De budgethouder blijft als (financieel)mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Hij mag de aanwijzing als budgetbeheerder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen.

In het kader van interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook voor akkoord tekenen. Bij voorkeur is degene die voor akkoord tekent, niet de budgethouder of –beheerder. Dit uit een oogpunt van functiescheiding. De paraaf van de budgethouder of de budgetbeheerder is strikt noodzakelijk voor de opdracht tot betaling aan BMO/bedrijfscontrol. Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt afgesproken, is de budgethouder of -beheerder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet BMO/bedrijfscontrol. Bedrijfscontrol moet er op toezien dat de juiste budgethouder of -beheerder heeft getekend. In dit verband: Bedrijfscontrol is ondersteunend en het is van belang dat zij richting de clusters wijst op mogelijke gebreken in het voortraject. De verantwoordelijkheid voor het voortraject blijft echter bij de budgethouder of –beheerder.

ATTENTIE

Op dit punt vermelden we de centrale budgetten afzonderlijk. Daarbij gaat het om regeling van budgethouderschap voor budgetten van gemeentesecretaris en griffier, om hulpkostenplaatsen en stelposten. Kernthema is: de afspraken zodanig maken dat ze binnen deze eenduidige regeling passen.

Er is in het verleden afgesproken dat de budgethouders van de centrale budgetten met name verantwoordelijk zijn voor het tijdig signaleren van afwijkingen op de budgetten. Ze zijn in feite alleen belast met beleidsadvisering, en niet met de uitvoering. Anders gezegd: ze zijn verantwoordelijk voor het signaleren van een overschrijding, maar kunnen daarop niet worden aangesproken. Wel kunnen ze bij hun signalering een advies voor een (betere) oplossing geven. Opmerking: bij de uitvoering kunnen budgetbeheerders worden aangewezen.

Artikel 3

Een speciale budgethouder is de griffier die uit hoofde van zijn functie de ‘eigen’ budgetten van de gemeenteraad beheert en daarvoor in principe geen verantwoording is verschuldigd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Als we het betreffende budgethouderschap 100% in het geheel willen laten meelopen, is het noodzakelijk een andere budgethouder aan te wijzen.

Artikel 4

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de beheersing van de productenraming van het hele concern. Het college kan daarin tussentijds wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een bestuursrapportage. Betreft het verschuivingen binnen een programma, dan is het college bevoegd. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. En daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig.

Artikel 5

De clustermanager die is aangewezen als budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn cluster, zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. Voor de ambtelijke opdrachtgever geldt hetzelfde ten aanzien van zijn project. De algemene regels over mandaat (Algemene wet bestuursrecht) zijn van toepassing.

Artikel 6

Het eerste lid van dit artikel legt vast tot welke grens uitgaven mogen worden gedaan. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Voor investeringskredieten kan dat anders liggen; het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en definitieve raming van de investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, ligt het voor de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag. Eventueel kan de cluster bij de betreffende informatie ook een voorstel doen voor invulling van een eventueel overschot. Is er een tekort, dan zal de cluster een oplossing moeten voorstellen binnen eigen budget dan wel moeten vragen om extra middelen. Kern van de zaak is dat ook hier recht wordt gedaan aan de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad. M.a.w.: is er onvoldoende budget dan wordt dat aangevuld door degene die bevoegd is en is er budget over bij de invulling van de taak dan valt het terug naar de houder van het budgetrecht.

Met de verwijzing in het tweede lid naar het Besluit mandaat, volmacht en machtiging wordt duidelijk gemaakt dat de bevoegdheid om een budget te besteden onderscheiden moet worden van de bevoegdheid om de gemeente Hoogeveen juridisch te binden. Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging bepaalt of de budgethouder of –beheerder bevoegd is om verplichtingen aan te gaan met derden (b.v. via het sluiten van een overeenkomst of het geven van een opdracht) en met welke restricties. Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging heeft externe werking. De gemeente kan onder verwijzing naar dit Besluit zich jegens een derde beroepen op de onbevoegdheid van een medewerker en de derde kan zich in zo’n geval niet succesvol beroepen op de goede trouw.

Het artikel legt voor de vorderingen van de gemeente de nadruk op de tijdigheid en volledigheid van de registratie c.a. Kortweg: het tijdig en volledig informeren van de financiële administratie moet voorkomen dat er vorderingen tussen wal en schip vallen.

Verder regelt dit artikel een aantal belangrijke afspraken voor wat betreft de verwerking van gegevens in de financiële administratie, met name inzake verplichtingen en de wijze van aanlevering van nota’s. De detailregelingen op dit punt worden meegenomen binnen het kader van de algemene regels van de Administratieve Organisatie en Interne Controle.

Artikel 7

Artikel 7 geeft de algemeen directeur de machtiging tot budgettair neutraal overhevelen tussen interne budgetten van de hulpkostenplaatsen voor soortgelijke producten. Voorbeeld: de algemeen directeur kan personeelsbudget van cluster A naar B schuiven. Dit is expliciet genoemd, omdat de algemeen directeur op het vlak van bedrijfsvoering ‘eigen’ bevoegdheden heeft waarmee hij slagvaardig moet kunnen handelen. In feite kan hij op genoemde onderdelen ingrijpen in het (inhoudelijke) productievolume. In het licht van de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht ligt het voor de hand dat het college hierover wordt geïnformeerd.

De hulpkostenplaatsen zijn:

KP 100: Kapitaallasten

KP 200: Personeel

KP 205: Interne zaken

KP 210: Automatisering

KP 215: Tractie

Artikel 8

Artikel 8 verplicht de budgethouder tot aparte melding van niet begrote inkomsten aan de algemeen directeur. Dit is noodzakelijk, omdat hier sprake is van extra financiële ruimte die nog niet voor een bepaald doel is bestemd. Het college neemt hiervan kennis via de verslagen van het directieoverleg of door middel van een aparte melding van de algemeen directeur. Het is aan het college om te bepalen of de gemeenteraad wordt geïnformeerd. Dat laatste zal met name het geval zijn bij verlening van bijvoorbeeld een aanzienlijk subsidie voor een bepaald werk. In dat geval zullen de kosten van dat werk ook nog in de programmabegroting moeten worden opgenomen, en de subsidie dient daarvoor als dekkingsmiddel. Meevallers in verschillende inkomstenposten van de productenramingen, bijv bouwleges, komen tot uitdrukking in de managementrapportage en eventueel in de daarop gebaseerde bestuursrapportage.

Artikel 9

Artikel 9 regelt dat de budgethouder of –beheerder voor het budgettair neutraal overhevelen tussen twee producten toestemming nodig heeft van het college. Van de toestemming wordt een administratieve wijziging gemaakt. Dit betreft overheveling tussen bijvoorbeeld onderhoud openbaar groen (product nr 560) en onderhoud wegen (product nr 210). Binnen hetzelfde product is de budgethouder of –beheerder gemachtigd tot verschuivingen, als het volume (kan ook inhoudelijk) van de productie niet wijzigt. Voorbeeld: binnen het product wegen (210) meer geld naar asfalt en minder naar klinkers. Kern van de zaak is hier de kwaliteit van het onderhoud. Voor wat betreft investeringen kent de regeling een apart regime. Zie ook artikel 6 van deze regeling.

Artikel 10

Hier staat een aantal afspraken dat ook in het kader van de P&C cyclus is vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook beeldbepalend: de algemeen directeur verantwoordt zich bij het college, de clustermanager bij de algemeen directeur.

Artikel 11

Hier staat dat alle financiële informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.

Artikel 12

Het is belangrijk dat de controller bedrijfsvoering uit hoofde van zijn rol nauw betrokken is bij de uitvoering van de budgethoudersregeling. Hij en de budgethouders en –beheerders kunnen daarbij gebruik maken van de adviseurs van BMO/Bedrijfscontrol.