Verordening Vaste Adviescommissies Delfland

Artikel 13. Vergaderfrequentie

• 1.

  De vergadering van de vaste adviescommissies zijn ten minste twee weken vóór een vergadering van de verenigde vergadering. En voorts zo dikwijls als de voorzitter of de agendacommissie het nodig acht, dan wel ten minste drie van het aantal zitting hebbende leden het schriftelijk met opgave van redenen verzoekt.

• 2.

  Indien drie van het aantal zitting hebbende leden om een vergadering verzoekt, wordt deze gehouden binnen drie weken nadat dit verzoek is ontvangen. De voorzitter is bevoegd in bijzondere gevallen met opgave van redenen van deze termijn van drie weken af te wijken.

• 3.

  Vergaderdata worden jaarlijks vastgelegd in een schema dat uiterlijk in november van het jaar daarvoor door het college in overleg met de agendacommissie aan de verenigde vergadering wordt aangeboden. De vergaderingen worden in de regel gehouden in het Gemeenlandshuis te Delft.

• 4.

  De voorzitter bepaalt datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in de agendacommissie.

Artikel 14. Agenda en Oproep

• 1.

  De secretaris zorgt, namens de voorzitter, dat de leden ten minste twee weken vóór een vergadering –spoedeisende vergaderingen uitgezonderd– een schriftelijke oproep onder vermelding van de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering ontvangen.

• 2.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de conceptagenda van de vergadering vast.

• 3.

  Bij de uitnodiging wordt de agenda gevoegd met bijbehorende stukken.

  De agenda vermeldt, in de voorgestelde behandelvolgorde, de onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden. In de agenda wordt tevens vermeld welke stukken voor de leden ter inzage worden gelegd.

• 4.

  De voorzitter kan na het verzenden van de oproepingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde stukken worden zo spoedig mogelijk aan de leden gezonden of voor hen ter inzage gelegd.

• 5.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de adviescommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de adviescommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 6.

  Wanneer de adviescommissie een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan zij besluiten terugzending naar het college om nadere inlichtingen of advies.

Artikel 15. Openbare kennisgeving ern ter inzage legging

• 1.

  De vergadering wordt ter openbare kennis gebracht door plaatsing op de website van Delfland.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  b. de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, kan inzien;

  c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het inspreekrecht ex artikel 20 van deze verordening.

• 3.

  In afwijking van het bepaalde in het tweede lid onder b, blijven stukken, omtrent de inhoud waarvan ingevolge artikel 37, eerste dan wel tweede lid, van de Waterschapswet geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier, die de leden inzage verleent.

Artikel 16. Zitplaatsen

De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor personen die voor de vergadering uitgenodigd zijn.

Artikel 17. Presentielijst

• 1.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de adviescommissie onmiddellijk de presentielijst.

• 2.

  De presentielijst blijft gedurende de vergadering bij de secretaris beschikbaar ter tekening door tijdens de vergadering binnengekomen leden.

• 3.

  Bij vertrek uit de vergadering wordt het tijdstip van vertrek opgenomen op de presentielijst.

• 4.

  Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de secretaris en de voorzitter getekend.

• 5.

  Zonder voorafgaande tekening van de presentielijst kan geen lid in de vergadering het woord voeren of aan een stemming deelnemen.

Artikel 18. Mededeling van verhindering

Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen geeft hiervan voor aanvang van de vergadering, kennis aan de secretaris.

Artikel 19. Opening vergadering; Quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op de vastgestelde aanvangstijd, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden blijkens de presentielijst aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een half uur na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de afwezigen leden, datum, aanvangstijd en plaats van de volgende vergadering.

• 3.

  Deze volgende vergadering vindt plaats ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproepingsbrief.

• 4.

  a. Op de vergadering bedoeld in het derde lid, is het eerste lid van dit artikel niet van toepassing;

  b. In deze vergadering kunnen alleen onderwerpen worden behandeld die op de agenda stonden van de vergadering bedoeld in het eerste lid van dit artikel;

  c. De beperking genoemd onder het vierde lid sub b geldt echter niet indien op deze vergadering het vereiste aantal leden als bedoeld in het eerste van dit artikel aanwezig is.

Artikel 20. Inspreekrecht

• 1.

  Onmiddellijk na de opening van de vergadering kunnen niet-leden het woord voeren over op de agenda vermelde onderwerpen of over een door henzelf aangekondigd onderwerp dat middels een orde voorstel bij de vaststelling van de agenda is geagendeerd voor deze vergadering.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden:

  a. Over een besluit van het hoogheemraadschap waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  b. Over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  c. Indien er een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3.

  Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste zestien uur voor aanvang van de vergadering bij de secretaris. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De totaal beschikbare spreektijd bedraagt 30 minuten. Zij die zich als spreker hebben gemeld, krijgen van de voorzitter in volgorde van aanmelding gedurende maximaal 5 minuten het woord. Indien zich meer dan zes sprekers hebben gemeld, wordt de totaal beschikbare spreektijd evenredig over de sprekers verdeeld. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de adviescommissie toestaan aan de spreker verhelderende vragen te stellen.

• 6.

  De voorzitter of een lid kan een voorstel doen voor behandeling van de inbreng van de spreker.

Artikel 21. Notulen

• 1.

  De notulen vermelden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren, en de insprekers;

• b.

  de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene;

• d.

  een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich met een genomen besluit niet hebben verenigd dan wel die zich overeenkomstig artikel 38a van de Wet van stemming hebben onthouden;

• e.

  de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, moties en (sub)amendementen.

• 2.

  De voorzitter en de leden hebben het recht een voorstel tot verandering van de notulen aan de adviescommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. De ontwerpnotulen van de openbare vergadering worden hiertoe binnen twee weken na de vergadering aan de leden toegezonden.

• 3.

  De leden kunnen maximaal vier weken na hun vergadering, doch uiterlijk de dag voor verzending van de agenda en voorstellen voor hun volgende vergadering, voorstellen tot wijziging op de ontwerpnotulen insturen, die

• a.

  als ze van technische aard zijn door de voorzitter worden verwerkt;

• b.

  als ze van inhoudelijke aard zijn door de voorzitter aan de orde zullen worden gesteld bij de volgende vergadering.

• 4.

  In de eerstvolgende openbare vergadering worden de notulen van de vorige openbare vergadering vastgesteld.

• 5.

  De vastgestelde notulen worden door de secretaris en de voorzitter ondertekend.

Artikel 22. Ingekomen stukken en mededelingen

• 1.

  Bij de adviescommissie ingekomen stukken, waaronder de schriftelijke mededelingen van het college aan de verenigde vergadering, worden vergezeld van een voorstel tot afdoening, op een lijst geplaatst.

• 2.

  Na vaststelling van de notulen stelt de adviescommissie op voorstel van het college of de agendacommissie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Artikel 23. Spreekregels, handhaven vergaderorde

• 1.

  Geen lid voert het woord dan na het van de voorzitter te hebben verkregen. De voorzitter verleent het woord in het algemeen in de volgorde, waarin het is gevraagd.

• 2.

  Van de in het voorgaande lid bedoelde volgorde wordt afgeweken, wanneer een lid het woord vraagt over een persoonlijk feit of om een voorstel van orde voor te stellen.

• 3.

  Een spreker mag in zijn rede niet worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter beslist, dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties zal afronden.

• 4.

   

  • a.

    Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dat plaatsvindt, over het onderwerp het woord ontzeggen.

  • b.

    Onder "beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen" worden in ieder geval begrepen het doen van uitlatingen of uitingen, in welke vorm dan ook, met racistisch, seksistisch of anderszins discriminatoir karakter.

  • c.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

  • d.

    De voorzitter kan voorstellen om een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen. Voor de eerste maal voor de vergadering waarin het besluit wordt genomen en bij herhaling voor een bepaalde tijd, doch niet langer dan voor drie achtereenvolgende vergaderingen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd. Bij aanvaarding van het voorstel moet het lid de vergadering onmiddellijk verlaten. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen.

• 5.

  De voorzitter kan het woord verlenen aan de secretaris of aan andere ambtenaren.

• 6.

  De leden spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.

• 7.

  Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de leden vanaf een andere plaats spreken.

• 8.

  Indien een spreker bij de behandeling van een voorstel ter verduidelijking van zijn woorden van hulpmiddelen gebruik wenst te maken, behoeft hij daartoe toestemming van de voorzitter.

• 9.

  De agendacommissie kan bij de conceptagenda het instellen van spreektijd voorstellen.

• 10.

  Bij aanvang van de beraadslaging over het betreffende agendapunt, kan een lid of de voorzitter een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.

• 11.

  Indien de adviescommissie een spreektijd instelt, verdeelt de voorzitter de tijd naar billijkheid. Nadat de gestelde tijd is verstreken, beëindigt de spreker zijn rede, zodra de voorzitter hem daartoe uitnodigt.

Artikel 24. Spreektermijnen

• 1.

  De beraadslaging geschiedt als regel in twee, echter indien de adviescommissie dit wenst, in drie termijnen.

• 2.

  Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 3.

  Het bepaalde in het tweede lid is niet van toepassing op:

• a.

  de hoogheemraad die in het bijzonder is belast met het betreffende onderwerp;

• b.

  de rapporteur van een commissie;

• c.

  het lid dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend,

voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel.

• 4.

  Elke termijn is afgesloten nadat het college, of het lid, geen deel uitmakende van het college dat zijn voorstel verdedigt, de sprekers heeft beantwoord.

• 5.

  Na sluiting van de beraadslaging wordt zo nodig over het aan de orde gestelde onderwerp gestemd.

Artikel 25. Beraadslaging; schorsing

• 1.

  De adviescommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over een of meer onderdelen van een ontwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2.

  Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de adviescommissie besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

• 3.

  Wanneer de voorzitter van oordeel is, dat een voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de adviescommissie voortzetting wenst.

• 4.

  De voorzitter vat de door de vergadering te nemen beslissing samen aan het eind van de beraadslaging.

Artikel 26. Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat tot stemming wordt overgegaan, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 27. Beslissing

Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt, na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel, zoals het dan luidt, in zijn geheel, tenzij geen stemming wordt gevraagd.

Artikel 28. Stemmen algemeen

• 1.

  De voorzitter vraagt, of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2.

  In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de notulen vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich ex artikel 38a van de Waterschaps-wet stemming dienen te onthouden.

• 3.

  Geen van de leden onthoudt zich van stemming, anders dan in de gevallen van artikel 38a van de Wet. De reden van onthouding wordt in de notulen aangetekend.

• 4.

  Indien door een of meerdere leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling; de stemming geschiedt bij handopsteken.

• 5.

  In afwijking van het derde lid, vindt er hoofdelijke stemming plaats indien een lid daarom vraagt. Bij hoofdelijke stemming worden de volgende regels in acht genomen:

• a.

  De voorzitter of de secretaris roept de leden bij naam op hun stem uit te brengen.

• b.

  De stemming begint bij het lid met het volgnummer van de presentielijst dat daartoe bij loting is aangewezen. Indien het getrokken nummer een lid betreft, dat of niet aanwezig is, of niet bevoegd is om aan de stemming deel te nemen, vangt de stemming aan bij het stembevoegde lid dat op de presentielijst volgt op het eerst bedoelde lid.

• c.

  Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, is verplicht zijn stem uit te brengen.

• d.

  De leden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

• e.

  Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.

• 6.

  De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming direct mee, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

• 7.

  Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen over zaken het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.

• 8.

  Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of voor de tweede maal over hetzelfde voorstel, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

• 9.

  Onder een voltallige vergadering wordt voor de toepassing van dit artikel verstaan een vergadering, waarin alle zitting hebbende leden aanwezig zijn.

Artikel 29. Stemmen over amendementen en moties

• 1.

  Indien een amendement op een voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

• 2.

  Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over dat subamendement gestemd en vervolgens over het amendement zoals dat na die stemming luidt.

• 3.

  Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerste in stemming wordt gebracht.

• 4.

  Indien aangaande een voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie gestemd en vervolgens over het voorstel.

Artikel 30. Stemmen over personen

• 1.

  Voor stemmingen over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen benoemt de voorzitter drie leden tot stembureau.

• 2.

  Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De adviescommissie kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op een briefje.

• 3.

  Het stembriefje vermeldt de naam van de persoon die de voorkeur van het lid heeft en dient gesloten en niet ondertekend te zijn.

• 4.

  Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

• 5.

  Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in 38c van de Waterschapswet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

• a.

  een blanco ingevuld stembriefje;

• b.

  een ondertekend stembriefje;

• c.

  een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

• d.

  een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

• e.

  een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

• 6.

  De inhoud van elk stembriefje wordt door een van de leden van het stembureau duidelijk verstaanbaar voorgelezen, door een ander nagezien en door de derde opgetekend. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de adviescommissie, op voorstel van de voorzitter.

• 7.

  Een van de leden van het stembureau meldt de uitslag van de stemming aan de voorzitter. De voorzitter maakt de uitslag van de stemming bekend.

• 8.

  Onder de zorg van de secretaris worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 31. Herstemming over personen

• 1.

  Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 2.

  Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatsvinden.

• 3.

  Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist direct het lot.

Artikel 32. Beslissing door het lot

• 1.

  Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

• 2.

  Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

• 3.

  Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.