Verordening op de organisatie van het financieel beheer van het hoogheemraadschap van Rijnland

Artikel 1

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  de administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, beheren en functioneren van het hoogheemraadschap en ten behoeve van de verantwoording die daar over moet worden afgelegd;

• •

  financiële administratie:

  de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van het hoogheemraadschap, om te komen tot een goed inzicht in:

  -de financieel-economische positie;

  -het beheer van vermogenswaarden;

  -de uitvoering van de begroting;

  -het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• •

  administratieve organisatie:

  De organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging.

• •

  Rechtmatigheid:

  De administratieve verantwoording en het beheer van vermogenswaarden moeten formeel en materieel juist zijn;

• •

  Doelmatigheid:

  Het leveren van prestaties bij gegeven doelstellingen met inzet van zo weinig mogelijk middelen;

• •

  Doeltreffendheid:

  De mate waarin het beoogde effect van het beleid ook daadwerkelijk wordt behaald;

• •

  het beheer van vermogenswaarden:

  alle beheerdaden die voortvloeien uit het door de algemene vergadering vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het hoogheemraadschap;

• •

  het financieel beheer:

  het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiële middelen en het uitoefenen van financiële rechten voor het Hoogheemraadschap.

• •

  Planning en Control:

  Planning is het in plannen vastleggen wat: 

  -de doelstellingen zijn

  -met welke omgevingsfactoren moet rekening worden gehouden,

  -welke instrumenten moeten worden ingezet om de doelstellingen te bereiken

  -wat je met de doelstellingen wilt bereiken

  Control heeft betrekking op de middelen die worden gebruikt om het plan uit te voeren: het gaat hier om het vergelijken van de actuele en geplande uitkomsten, hetgeen moet resulteren in verdere besluitvorming en acties.

Artikel 3

Dijkgraaf en hoogheemraden wijzen een ambtenaar aan -hierna te noemen hoofd afdeling financieel beheer- die zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering van de administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van het hoogheemraadschap.

Artikel 6

Het hoofd afdeling invordering draagt er zorg voor dat de uit rechten en verplichtingen van het hoogheemraadschap voortspruitende invorderingen en betalingen tijdig in behandeling worden genomen.

Artikel 11

Indien dijkgraaf en hoogheemraden de ontwerpjaarrekening, het verslag ter verantwoording van het financieel beheer en het verslag van de registeraccountant bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet aanvaardt, strekt dit mede tot décharge van de directeur financiën, behoudens later in rechte gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden.

4.1 Algemeen

Het doel van het financieel beheer is het voeren van de financiële huishouding van Rijnland overeenkomstig het door het Algemeen bestuur vastgestelde beleid.

Binnen Rijnland oefent het Algemeen bestuur het budgetrecht uit. Dit komt tot uitdrukking in het vaststellen van de begroting en het beschikbaar stellen van investeringskredieten.

Nadat het Algemeen bestuur de begroting heeft vastgesteld, krijgt het dagelijks bestuur mandaat voor de uitvoering van het financieel beleid. Voor het op grond van dit financieel beleid gevoerde financieel beheer is het dagelijks bestuur verantwoording schuldig tegenover het Algemeen bestuur. Dit gebeurt door het overleggen van de jaarrekening en het verslag dat ingevolge artikel 109, tweede lid, door de registeraccountant van het hoogheemraadschap wordt uitgebracht.

Voor de uitoefening van het financieel beheer beschikt het dagelijks bestuur over het ambtelijk apparaat. Omdat verschillende financiële middelen van Rijnland door verschillende afdelingen wordt aangewend, heeft de organisatie van het financieel beheer niet alleen betrekking op de administratieve afdelingen van Rijnland maar op het gehele ambtelijk apparaat.

In het voorafgaande is al opgemerkt dat de organisatie van het financieel beheer betrekking heeft op de totale financiële huishouding van Rijnland.

Ingevolge artikel 2 van de verordening moet de organisatie van het financieel beheer worden beschreven. Hierbij moeten ondermeer de werkprocedures die in het kader van het financieel beheer een rol spelen worden vastgelegd. Zo kan worden beoordeeld of een juiste verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tot stand is gebracht. Bij de beoordeling daarvan zullen de volgende inzichten een rol spelen:

• •

  de beslissingsbevoegdheid van functionarissen op verschillend hiërarchisch niveau in samenhang met de bevoegdheden op grond van hun taken;

• •

  de controleverplichtingen van de onderscheiden functionarissen op grond van door hen aan andere medewerkers gemandateerde bevoegdheden;

• •

  de informatie die betrokkenen nodig hebben;

• •

  de betekenis die moet worden toegekend aan de mate van betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van informatie en de periodiciteit daarvan;

• •

  de communicatiebehoeften die uit één en ander voortvloeien.

Uit het bovenstaande blijkt dat ook de wijze van informatievoorziening aandacht vraagt in het kader van de organisatie van het financieel beheer. De informatiebehoefte strekt verder dan de gegevens van de financiële administratie. Bij de organisatie van het financieel beheer komt de totale administratieve organisatie van het hoogheemraadschap aan de orde.

4.2 De sector Financiën

Hierna worden de taken van de verschillende afdelingen van de sector Financiën kort samengevat. Deze taken vallen onder de verantwoordelijkheid van de verschillende afdelingen en afdelingshoofden. Bij iedere taak staat vermeld welke afdelingshoofd verantwoordelijk is.

Hoofd Financiële Planning en Control

Het verstrekken van beleidsadviezen op het gebied van het financieel beheer (adviserende taak);

Tot het financieel beheer behoort ook de advisering omtrent die financiële aspecten van beleidsvoorstellen die aan het bestuur worden voorgelegd. Gelet op zijn zelfstandige verantwoordelijkheid zal hoofd financiële planning en control in beginsel degene zijn die met deze taak wordt belast.

Bij de voorbereiding van beleidsadviezen zal hij zich vooral richten op aspecten van bedrijfseconomische aard

De kwaliteit van de advisering wordt bevorderd als hoofd financiële planning en control in een vroeg stadium bij de voorbereiding van beleidsadviezen wordt betrokken. De indiener van het voorstel zorgt voor een integrale afstemming van het voorstel.

Het oordeel van hoofd financiële planning en control moet bij voorkeur in het voorstel worden verwerkt, zodat er sprake is van een integraal advies. Dit betekent overigens niet dat hoofd financiële planning en control zijn goedkeuring moet geven aan ieder voorstel dat vanuit het ambtelijk apparaat aan het dagelijks bestuur wordt voorgelegd. Het betekent ook niet dat hoofd financiële planning en control bij ieder voorstel aan het dagelijks bestuur een afzonderlijk advies inbrengt.

Hoofd Financieel Beheer

Hoofd afdeling financieel beheer zorgt voor het effectief en efficiënt beheer van financiële gegevens.  Hiermee kan de organisatie voorzien worden van  tijdige, volledige en juiste financiële informatie.

Het betreft het volledige proces van binnenkomende en uitgaande facturen en de administratieve en fysieke afhandeling en bewaking van betalingen.

Door een juiste en tijdige registratie kan de exploitatiebegroting worden gecontroleerd op overschrijdingen en worden daar waar nodig de budgethouders geïnformeerd.

Hoofd Belastingen en hoofd Invordering

Naast de adviserende en registrerende taak is de sector Financiën tevens belast met de heffing en invordering van de waterschapsbelastingen. Hoofd afdeling belastingen is verantwoordelijk voor het tijdig opleggen van de juiste aanslagen waterschapsbelasting. Zo wordt het hoogheemraadschap op het gewenste moment voorzien van inkomsten zodat de taken van het hoogheemraadschap kunnen worden uitgevoerd.

Hoofd afdeling invordering zorgt voor tijdig, juist en volledig verwerken van de betalingen van belastingaanslagen. Door het treffen van invorderingsmaatregelen tracht hij zoveel mogelijk belastingaanslagen te innen. Hierbij wordt het wettelijk kader en het vastgestelde kwijtscheldingsbeleid in acht genbomen.

4.3 De positie van de secretaris in het kader van financieel beheer

De secretaris is degene binnen het ambtelijk apparaat van het hoogheemraadschap die het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter ter zijde staat bij de uitoefening van hun taak.

In het kader van het financieel beheer houdt dit in de praktijk in dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen van een voorstel aan het dagelijks bestuur inzake de organisatie van het financieel beheer.

4.4 Interne controle en functiescheiding

Onder interne controle wordt verstaan die controle die het dagelijks bestuur moet uitoefenen om de verantwoording voor de gang van zaken in de organisatie te kunnen dragen.

Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de rechtmatigheid en doelmatigheid van handelingen en werkzaamheden.

In tegenstelling tot de externe controle leent die interne controle zich nauwelijks voor vastlegging in een verordening.  Interne controle moet in beginsel overal aanwezig zijn, niet zozeer in de vorm van een speciaal daarvoor aangewezen functionaris die op elke handeling toeziet, maar juist in de handeling zelf.

Maatregelen om een goede interne controle tot stand te brengen zijn onder andere:

• •

  transparante administratieve organisatie

• •

  functiescheiding tussen het beheer, die administratie en de bewaring van gelden;

• •

  voorafgaande fiattering van betalings- en inningsstukken;

• •

  bevordering van het giraal geldverkeer;

• •

  verantwoord ontworpen procedures.

De interne controle is er op gericht in handelingen of werkzaamheden een controlerend element te leggen, zodat daarmee direct of indirect controle wordt uitgeoefend op één of meer andere handelingen.

De uitoefening van deze controle “verzekert” een objectieve berichtgeving en juiste verslaglegging in de administratie. De basisgegevens in de administratie en de verwerking daarvan vormen het uitgangspunt voor het nemen van veel beslissingen en voor het uitoefenen van controle.

De organisatie van het financieel beheer moet vanuit het oogpunt van de interne controle zo worden opgezet, dat daarin een functiescheiding is aangebracht. Dit houdt in dat er bij de verdeling van taken op is gelet dat geen werkzaamheden en verantwoordelijkheden in één taak worden verenigd die elkaar “kwaad kunnen doen”.

De beherende functie, de registratieve functie en de bewarende functie moeten van elkaar worden gescheiden.

De beherende functie:

Het beschikken over de middelen van het hoogheemraadschap.

Het beschikken over de begrotingskredieten behoort in beginsel tot de bevoegdheden van het dagelijks bestuur en wordt overgedragen aan functionarissen in het ambtelijk apparaat. Een belangrijk aspect van de interne controle hierbij is dat de bevoegdheden van deze functionarissen tot het geven van bestellingen en/of opdrachten (aard, voorwaarden en limiet van de bestellingen c.q. opdrachten) schriftelijk worden vastgelegd in de mandateringsverordening

Hoofd Financieel Beheer moet er op toe te zien dat de bij hem ingediende stukken aan de daaraan gestelde eisen voldoen.

De verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur brengt met zich mee dat dit college toezicht uitoefent op de uitvoering van het financieel beheer.

De registratieve functie:

Het op de juiste wijze vastleggen van de inkomende en uitgaande facturen in de financiële administratie. Waar in de financiële administratie de facturen moeten worden vastgelegd wordt aangegeven door de budgetverantwoordelijken. Medewerkers van de afdeling Financieel Beheer checken of dat wat door de budgethouder wordt aangegeven in overeenstemming is met de begroting en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

De kassiersfunctie (=bewarende functie):

Bewaring van de middelen van het hoogheemraadschap.

Een medewerker van de afdeling Financieel Beheer vervult de functie van kassier.

De kassier is uitsluitend bewaarder van de chartale en girale gelden van het hoogheemraadschap. Het initiatief tot het afgeven c.q, ontvangen van gelden mag nooit van deze functionaris zelf uitgaan, maar van budgethouders. De kassier mag de geldmiddelen uitsluitend regelen ingevolge schriftelijke opdrachten van de budgethouders.

Van belang is dat zo min mogelijk geldtransacties in contanten worden uitgevoerd. Het gebruikmaken van de diensten van banken en girodienst staat voorop. In de administratieve organisatie wordt het maximum dat wordt gesteld aan het kassaldo vastgelegd.

De betaling:

De organisatie van de betalingen gericht  op het voorkomen van onrechtmatige betalingen en op het zo doelmatig mogelijk verrichten van het betalingsverkeer. Betalingsopdrachten voor bank of giro moeten worden voorzien van de handtekening van tenminste twee daartoe aangewezen personen. Voor zij hun handtekening plaatsen worden de betalingsopdrachten gecontroleerd op juistheid.

Budgetbewaking:

Een belangrijk aspect van de administratieve functie is budgetbewaking. Regelmatig moeten betrokken functionarissen op de hoogte worden gehouden van de stand van de diverse budgetten. Doel is op de verschillende niveaus in de organisatie die gegevens te verstrekken die op dat niveau belangrijk zijn, met een snelheid en frequentie die bij dat niveau passen en in een vorm die aanspreekt. Voor het overige verwijzen we hier naar de budgethoudersregeling.

4.5 De “Verordening op de organisatie van het financieel beheer van het hoogheemraadschap Rijnland” artikelsgewijs toegelicht