Ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003, Gewijzigde verordening op de

Artikel 1 Indienen verzoeken en verlening bijstand

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Weigering bijstand

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan de dienst of een onderdeel daarvan opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4 Conflictregeling

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 7 Geheimhouding

• 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

• 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

• 3. Als er toch problemen rond de geheimhouding ontstaan is voor de ambtenaar de secretaris en voor het raadslid en de wethouder de burgemeester de eerstaangewezene voor hulp om hieruit te komen.

• 4. Wanneer de betrokken ambtenaar van mening is dat op de gevraagde bijstand waarover geheimhouding is opgelegd artikel 2 lid 1 van toepassing is, is het de ambtenaar toegestaan om deze kwestie voor te leggen aan de secretaris, die daarmee vervolgens omgaat zoals in artikel 2 de leden 2 en 3 is aangegeven.

Artikel 8 Hoogte van de bijdrage

• 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad, kunnen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie ontvangen.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit maximaal zestienhonderd euro voor elke fractie, verhoogd met tweehonderd euro per fractielid, en wordt uitgekeerd op declaratiebasis.

• 3. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, worden declaraties vergoed naar rato van het aantal maanden dat een fractie deel uitmaakt van de raad.

Artikel 9 besteding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen, waaronder nadrukkelijk fiscale regels;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie en die voldoen aan de definitie van lid 1 van dit artikel, op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor raads- en commissieleden, met uitzondering van commissieleden niet zijnde raadsleden.

Artikel 10 Verandering in grootte van een fractie

• 1. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8 te verstrekken bijdrage voor dat kalenderjaar verstrekt aan de fractie die de oorspronkelijke naam van de gesplitste fractie behoudt, als bedoeld in het tweede lid. Eventuele verdeling in dat kalenderjaar van de bijdrage wordt aan de betrokken fracties overgelaten.

• 2. Onder de oorspronkelijke naam van de fractie wordt verstaan de lijstnaam waaronder de betreffende partij aan de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen heeft deelgenomen.

• 3. Vanaf het op de afsplitsing volgende kalenderjaar ontvangt het afgesplitste raadslid c.q. de afgesplitste groepering wel zelf een maximale bijdrage, zoals bedoeld in artikel 8.

Artikel 11 Verantwoording

• 1. De fractievoorzitter is belast met het indienen van de declaratie van een fractie bij de griffier. Hij/zij onderbouwt de declaratie met deugdelijke bewijsstukken en tekent de declaratie voor akkoord, ten teken dat voldaan is aan de voorwaarden genoemd in artikel 9 van deze verordening.

• 2. De griffier maakt na afloop van ieder kalenderjaar van alle ingediende declaraties een totaalverantwoording, voert interne controle uit op de declaraties en doet hiervan verslag aan de raad binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar in een rapport.

• 3. De externe controle van de totaalverantwoording van de ingediende declaraties vindt plaats door de accountant in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente. Deze maakt hierbij gebruik van het rapport van de griffier. De accountant wordt niet gevraagd een separate accountantsverklaring over de declaraties af te geven; wel heeft hij/zij de mogelijkheid hierover in zijn rapport van bevindingen bij de jaarrekening verslag te doen.