Regeling vervallen per 19-09-2014

Verordening op de auditcommissie van Hoorn

Geldend van 27-04-2006 t/m 18-09-2014

Intitulé

Verordening op de auditcommissie van Hoorn

De Raad van de gemeente Hoorn;

  • -

    gelet op de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet, ofwel de Controleverordening gemeente Hoorn;

  • -

    overwegende dat de raadsbesluiten inzake de Commissieverordening 2006 en het Reglement van Orde voor de gemeenteraad 2006 een aanpassing van de verordening op de auditcommissie noodzakelijk maken;

besluit:

vast te stellen de

Verordening op de auditcommissie van Hoorn

Artikel 1 Begripsbepaling

  • 1. De auditcommissie is een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 84, lid 1 van de Gemeentewet en is bedoeld voor het voeren van periodiek afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de Controleverordening gemeente Hoorn en voor de bespreking van het verslag van bevindingen zoals vermeld in artikel 7 lid 4 van de Controleverordening gemeente Hoorn.

  • 2. Onder de accountant wordt verstaan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 2 Algemene bepalingen

  • 1. De Commissieverordening 2006 is met uitzondering van het bepaalde in artikel 2, lid 2, artikel 4, lid 2, artikel 5, lid 1, onder b, lid 4 en 5, artikel 6, lid 1 en 2, artikel 7, lid 5, artikel 10, lid 1, artikel 11 en artikel 25 van toepassing.

  • 2. Voor het in artikel 1 lid 1 van deze verordening genoemde afstemmingsoverleg worden in ieder geval de raadsgriffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller uitgenodigd.

  • 3. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 3 Leden van de auditcommissie

  • 1. De auditcommissie bestaat uit een vertegenwoordiging namens de raad. Iedere fractie is met 1 lid vertegenwoordigd in de auditcommissie. Deze leden hebben stemrecht en worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

  • 2. Iedere fractie wijst een plaatsvervangend lid van de commissie aan. Deze vervangt het lid bij verhindering of ontstentenis.

  • 3. Een lid kan raadslid of niet-raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op leden van de auditcommissie niet zijnde raadsleden. Zij ondertekenen daartoe een door de griffier opgestelde verklaring.

  • 4. De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter. De voorzitter heeft geen stemrecht.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

  • 1. De auditcommissie voert namens de raad het periodieke overleg met de accountant zoals bepaald in artikel 4 van de Controleverordening gemeente Hoorn.

  • 2. De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over het programma van eisen voor de accountantscontrole waarin wordt opgenomen: de goedkeuringstoleranties; apart te controleren deelwaarnemingen; een inrichtingsplan voor verslag van bevindingen; eventuele tussentijdse controles, de frequentie en inrichting daarvan; posten van de jaarrekening of deelcontroles en afwijkende rapporteringtoleranties.

  • 3. De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over de jaarrekening.

  • 4. De auditcommissie kan, indien zij dat nodig vindt, de raad adviseren over de kwaliteit van de “governance” binnen de gemeente Hoorn. Onder governance wordt verstaan het maatschappelijk verantwoord besturen.

  • 5. De auditcommissie adviseert de raad over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole.

Artikel 5 Vergaderfrequentie

  • 1. De auditcommissie vergadert zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak. In ieder geval vindt het overleg plaats als bedoeld in de leden 2 en 3.

  • 2. Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie over de in dat specifieke boekjaar te besteden bijzondere aandacht aan posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen, functies en/of gemeentelijke organisatieonderdelen en daarbij te hanteren rapporteringtoleranties.

  • 3. Jaarlijks, na afronding door de accountant van de controle van de jaarrekening en voorafgaande aan de behandeling van de jaarrekening in de raad, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie over de bevindingen van de accountant bij de controle van de jaarrekening. Ook controlebevindingen met betrekking tot andere in dat jaar uitgevoerde controles, zoals deelverantwoordingen, kunnen aan de orde komen.

Artikel 6 Agenda

  • 1. De voorzitter van de commissie stelt, gehoord de andere genodigden uit artikel 2, lid 2 van deze verordening, de conceptagenda van de commissie vast.

  • 2. De voorzitter stelt, gehoord de andere genodigden uit artikel 2, lid 2, voor aanvang van een kalenderjaar de data vast waarop de overleggen in artikel 5, lid 2 en 3 van deze verordening plaatsvinden. Extra vergaderingen die, op verzoek van de voorzitter of een lid, door de commissie worden belegd worden door de voorzitter in het vergaderschema opgenomen. Indien er problemen zijn met andere geplande vergaderingen of evenementen van raad of college, vindt er overleg plaats tussen de voorzitter van de commissie en de commissiesecretaris om tot een oplossing te komen.

  • 3. Artikel 12 en 13 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 7 Stemrecht

Uitgezonderd de personen genoemd in artikel 3, lid 1 en 2, kan geen van de aanwezigen deelnemen aan een stemming van de auditcommissie.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Op grond van de Controleverordening gemeente Hoorn die voorvloeit uit artikel 213 van de gemeentewet en door de raad is vastgesteld op 7 oktober 2003, dient er periodiek afstemmingsoverleg plaats te vinden tussen de accountant, (een delegatie van) de raad, de raadsgriffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Op grond van artikel 7 lid 4 van de Controleverordening dient de accountant voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel ingestelde vertegenwoordiging) van de raad te bespreken.

Artikel 2

Het in lid 1 bepaalde dient er onder meer toe om te zorgen dat de zittingsduur van de leden gelijkloopt met de raadsperiode en dat de gang van zaken is zoals de raadscommissies. De auditcommissie is heeft echter eigenstandige taken, vergadert minder frequent en bestaat vaak uit financieel specialisten. Dientengevolge is reguliere afstemming in de agendacommissie niet nodig. De voorzitter van de auditcommissie kan desgewenst wel door de agendacommissie worden uitgenodigd om de vergadering van de agendacommissie bij te wonen.

Daar waar deze verordening afwijkt van de commissieverordening, bijvoorbeeld over het aantal leden en het totstandkomen van de agenda, gaat deze verordening (als een verbijzondering van de algemenere Commissieverordening 2006) voor. Ook de mogelijkheid tot wisselen van woordvoerder gedurende de behandeling in de auditcommissie is niet overgenomen. Mocht de verordening niet in bepaalde zaken voorzien of is er twijfel over de juiste toepassing, dan beslist de commissie zelf op voorstel van de voorzitter.

Artikel 3

Om de auditcommissie slagvaardig te houden is iedere fractie met maximaal 1 lid vertegenwoordigd. In tegenstelling tot de vorige raadsperiode is de voorzitter technisch voorzitter en maakt hij geen deel uit van de commissie. Hiermee wordt deze constructie gelijkgesteld aan die van de andere raadscommissies. Bovendien komt de voorzitter niet in de spagaat van het leiden van de vergadering en gelijktijdig het standpunt van zijn fractie onder het voetlicht te moeten brengen.

Artikel 4

In dit artikel zijn in lid 1 en 2 de taken voor de raad opgenomen die voorvloeien uit de controleverordening. In lid 4 wordt de auditcommissie de bevoegdheid gegeven om de raad te adviseren over governance. Governance staat voor goed bestuur, niet in politieke zin maar in termen van maatschappelijk verantwoord besturen. In het bedrijfsleven heeft de commissie Tabaksblat met betrekking tot governance grote invloed uitgeoefend. Kernbegrippen zijn transparantie, een zuivere rolvervulling en heldere verantwoordingen.

De mogelijkheid om te adviseren over governance geeft de auditcommissie de gelegenheid om zich niet te beperken tot het desbetreffende boekjaar, maar ook om een visie/ontwikkelingsrichting voor de jaren daarna neer te leggen. Het advies bedoeld in lid 5 wordt gegeven als de benoemingsperiode van de accountant ten einde loopt.

Artikel 5

Lid 2 vloeit voort uit de Controleverordening. Lid 3 is hiervan het logisch gevolg: om de afspraken die met de accountant zijn gemaakt te evalueren en om de controlebevindingen van de accountant te bespreken.

Artikel 6

De voorzitter maakt geen deel uit van de agendacommissie (zie ook de toelichting bij artikel 2). Hij stelt zelf de conceptagenda voor de vergadering op, maar overlegt hiervoor met de overige deelnemers aan het afstemmingsoverleg. Twee vergaderingen zijn verplicht. Deze kunnen door de voorzitter worden ingepland. Mocht er behoefte zijn aan meer vergaderingen of tussentijdse vergaderingen, dan kunnen deze flexibel worden ingepland.

Artikel 7

Dit artikel is opgenomen om in het geval dat er andere genodigden zijn - al dan niet tevens raadslid - het misverstand te voorkomen dat deze eveneens stemrecht hebben.