BELEIDSNOTITIE VTH 2013 - 2017

Inhoudsopgave

Inleiding

Doel

Vergunningen

Toezicht en Handhaving

Ondersteunende Processen

Bijlagen

Inleiding

Deze beleidsnotitie vormt het geactualiseerde beleid van de gemeente Houten voor de periode 2013-2017. Het betreft hier het beleid voor vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van de fysieke leefomgeving.

In de kaderstellende beleidsnota Integrale handhaving 2004 wordt vooral het integrale karakter van toezicht en handhaving binnen Houten benadrukt. Vergunningverlening wordt aan deze notitie toegevoegd. Daarnaast wordt met deze notitie de vervolgstap gezet om het beleid binnen onze gemeente cyclisch op te zetten: een cyclus van beleidsvorming, planning, uitvoering, evaluatie en bijstelling.

Ook sluit het beleid aan op de actuele wet- en regelgeving. De basisprincipes van het 3-stappenplan en de integrale werkwijze zoals beschreven in de Kaderstellende beleidsnota Integrale handhaving 2004 (bijlage A) blijven in stand. Tot slot zijn genomen besluiten over deregulering en risicomatrices vertaald en bij elkaar gebracht in deze notitie.

Deze beleidsnotitie is opgebouwd uit drie hoofdstukken, namelijk Vergunningverlening, Toezicht/Handhaving en Ondersteunende processen. Deze opbouw is aangehouden om een relatie te leggen met de drie clusters waaruit de afdeling VTH is opgebouwd.

Deze beleidsnotitie voorkomt versnippering van het VTH-beleid.

Waarom een beleidsnotitie

De aanleiding voor deze beleidsnotitie Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving is drie ledig:

• 1.

  De huidige kaderstellende nota Integrale Handhaving 2004 moet opgefrist worden aan de hand van actuele wetgeving en regelgeving;

• 2.

  Voldoen aan de professionaliseringscriteria;

• 3.

  Aansluiten bij de landelijke kwaliteitscriteria;

• 4.

  Vertaling en uitwerking van genomen besluiten (deregulering, risicomatrix, verbeterplan audit etc).

Uitgangspunten van deze notitie

Het programma dienstverlening, het inrichtingsplan VTH, de kwaliteitsmeting Wabo-taken, de Nota deregulering en het Handboek Casemanagement zijn zoveel mogelijk verweven in deze beleidsnotitie. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de interne organisatie, capaciteit, taakverdeling, protocollen, formulieren en communicatie wordt verwezen naar de genoemde documenten.

De notitie wordt vastgesteld door het college en wordt ter kennisgeving aan de gemeenteraad toegezonden.

De concrete uitvoering van het beleid wordt uitgewerkt in het twee jaarlijkse “uitvoeringsprogramma”. Dit uitvoeringsprogramma wordt apart vastgesteld en beschrijft de uitvoering op een meer gedetailleerd niveau.

Reikwijdte van de beleidsnotitie

Deze notitie richt zich primair op de VTH-taken die betrekking hebben op de leefomgeving. Het gaat dan om de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavende taken op basis van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), aangevuld met enkele andere wettelijke kaders en regelgeving die betrekking hebben op de leefomgeving, zoals het Activiteitenbesluit, het Bouwbesluit en de Algemene plaatselijke verordening (APV). Deze notitie is geschreven met de bedoeling dat uiteindelijk andere disciplines kunnen aanhaken. De notitie kan ook van toepassing zijn op andere wetgeving.

Het is de bedoeling om alle VTH-taken van de gemeente binnen afzienbare termijn te laten vallen onder de reikwijdte van deze notitie.

Wanneer de regionale uitvoeringsdienst (RUD) operationeel is, blijft de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk voor het stellen van de kaders en het formuleren van beleid voor de inzet van de VTH-instrumenten voor de gemeentelijke bevoegdheid.

Deze notitie is dé richtlijn voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Niet alleen in de huidige organisatie, maar ook zoveel mogelijk bij taakuitvoering door externe (regionale) diensten.

Doel

De Gemeente Houten werkt continu aan verbetering van een duurzame leefomgevingskwaliteit.

Afdeling VTH levert een bijdrage aan de organisatiedoelen veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid.

Een goed dienstverleningsproces draagt er toe bij dat burgers, bedrijven en instellingen zich met recht gestimuleerd voelen om initiatieven te nemen. De afdeling VTH draagt als volgt concreet bij aan het vervullen van de organisatiedoelen:

• a.

  Vergunningverlening aan burgers, bedrijven en instellingen

• b.

  Toezicht op naleving van (vergunning)voorschriften

• c.

  Handhaving van regels

• d.

  Signaleren van behoefte aan ruimtelijk beleid

• e.

  Pro-actief bijdragen aan ruimtelijke planvorming

• f.

  Analyse en onderzoek naar nieuwe dienstverleningsproducten c.q. actualisatie van bestaande dienstverleningsproducten

• g.

  Borging van regelnaleving bij ruimtelijke beleidsontwikkel-, realisatie-, onderhouds- en beheeractiviteiten

De omgeving verandert continu en vraagt om een effectief en efficiënt gebruik van ons juridische en financiële instrumentaria. Deze notitie beoogt hiervoor richting aan te geven.

Deze beleidsnotitie vormt de basis voor de uitvoering van professioneel toezicht en handhaving en een afgewogen besluitvorming in het vergunningenproces.

Vergunningen

Inleiding

Omdat handhaving zeer nauw verbonden is met vergunningen vinden wij het (ondanks dat het geen wettelijke verplichting is) noodzakelijk om voor het vergunningengedeelte beleid op te stellen. Immers, goede handhaving staat of valt bij heldere, eenduidige regels en vergunningen.

Beleid voor vergunningen is het geheel van regels, voorwaarden en processen waar binnen de behandeling van aanvragen om vergunning plaatsvindt. Het doel van het beleid is om de besluitvorming, motivering van de besluiten en de voorbereiding van besluiten te vergemakkelijken en transparant te maken. Het geheel kan een positief effect hebben op de klantvriendelijkheid.

Dit beleid omvat alleen de vergunningen die verleend worden door de afdeling VTH of een regionale uitvoeringsdienst die in opdracht van afdeling VTH taken uitvoert. Vanaf een nog te bepalen moment in 2013 voert de regionale uitvoeringsdienst minimaal het zogenaamde basistakenpakket uit.

Aanleiding voor het ontwikkelen van beleid voor vergunningenverlening

Op dit moment gelden er nog geen kwaliteitscriteria voor de vergunningverlening omdat hoofdstuk 7.1 Vergunningverlening uit het voorontwerp uiteindelijk niet in het Bor terecht gekomen is. Ook wordt in de nota van toelichting op het Bor opgemerkt dat de regels in de Mor ten aanzien van de uitwerking van de probleemanalyse, de toezichtstrategie en de monitoring en de opleidingsverplichting voor toezichthouders alleen betrekking hebben op de handhaving op de Wabo.

Ook de landelijke kwaliteitscriteria ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn nog niet verankerd in de wet. Het gaat hierbij om beleidsformulering, programmering, rapportering, monitoring en bijstelling van de uitvoering en het beleid. Het ziet er naar uit dat in de toekomst deze kwaliteitscriteria wel een wettelijke status krijgen. Daarom is bij de formulering van deze notitie hierop op geanticipeerd.

Beleidsruimte

De beleidsruimte die aanwezig is richt zich op het niveau van toetsing aan de wet- en regelgeving. Ook ten aanzien van de volledigheidstoets is er speelruimte voor het bevoegd gezag. Hierbij valt te denken aan de informatie die we als bevoegd gezag zelf aanvullen, de termijn die we de aanvrager gunnen om aanvullingen aan te mogen leveren en de vraag in welke gevallen we een aanvraag buiten behandeling stellen.

De wet stelt maximale termijnen waarbinnen op een vergunningaanvraag beslist moet worden. Binnen deze termijn(en) heeft de gemeentelijke overheid uiteraard de vrijheid om kortere termijnen te bepalen.

Casemanagement

Om integraal werken te implementeren is casemanagement ontwikkeld.

Per case (vergunningaanvraag) is één casemanager verantwoordelijk voor het hele proces dat doorlopen moet worden, onder verantwoording van een trajectregisseur. Het casemanagement draagt ook zorg voor de samenhangende aansluiting tussen de verschillende deeladviezen van vakspecialisten. Maatgevend is niet de vergunning maar de ontwikkeling. Binnen de organisatie vindt dit proces zodanig plaats dat de aanvrager zijn vraag maar één keer bij één digitaal loket hoeft te stellen.

De complete uitwerking en de inbedding van het casemanagement in de organisatie is beschreven in handboek Casemanagement en in het inrichtingsplan VTH. Het handboek is een dynamisch document.

Communicatie

Verdere investering in communicatie over met name het vergunningentraject is noodzakelijk om tot een kwalitatief hoogwaardige vergunningaanvraag te komen. Een kwalitatief hoogwaardige vergunningaanvraag draagt bij aan een efficiënte behandeling van de aanvraag en dus het wel of niet tijdig verlenen van een vergunning.

De gemeentelijke website is het meest voor de hand liggende communicatiemiddel om, voorafgaand aan het indienen, ondersteuning aan te bieden. In principe wordt alleen ondersteuning in de vorm van een vooroverleg aangeboden om zo snel mogelijk tot een complete aanvraag te komen. Het vooroverleg is niet bedoeld als principeverzoek en is in beginsel bedoeld voor bedrijfsmatige aanvragers. Deze investering verdient zich naar verwachting terug omdat bedrijfsmatige aanvragers gezien kunnen worden als vaste partners in het proces.

Aanvragers die zonder raadplegen van de gemeentelijke website direct naar de landelijke website gaan om de aanvraag in te dienen kunnen niet worden geattendeerd op de mogelijkheid van het vooroverleg.

Notitie beleidsregels vereenvoudiging beleid en bestemmingsplannen in woongebieden

De notitie ‘’ beleidsregels vereenvoudiging beleid en bestemmingsplannen in woongebieden’is in eerste instantie een handzame gids die het gemeentelijke beleid op dit gebied voor de burger op een prettige en leesbare manier duidelijk maakt.

De notitie fungeert als toetsingskader om bouwplannen die niet in het bestemmingsplan passen te beoordelen. Bij gewijzigde inzichten biedt de notitie de mogelijkheid om toch voor een bouwplan medewerking te verlenen. Het kan zijn dat het bestemmingsplan voor een nieuwbouwwijk nog niet klaar is. Ook dan kan een (bouw)plan worden getoetst op deze notitie. Middels een afwijkingsprocedure kan dan toch planologische medewerking worden verleend.

De notitie ‘beleidsregels vereenvoudiging beleid en bestemmingsplannen in woongebieden’ is in 2012 vastgesteld en gepubliceerd. Verwacht wordt dat de notitie een efficiencyslag zal opleveren voor het vergunningverleningsproces voor het afwijken van een bestemmingplan.

Welstand

Met ingang van 23 juni 2011 is de preventieve welstandstoetsing in de gemeente Houten afgeschaft. Het gevolg van deze beleidskeuze is dat een aantal kleine bouwplannen vergunningsvrij geworden is. Voor grotere plannen komt het accent van toetsing op beeldkwaliteit te liggen in de ontwerpfase. Beeldkwaliteitsplannen worden vertaald in bestemmingsplannen.

Wabo Stappenplan

In het dynamische Wabo-stappenplan wordt in het kader van casemanagement beschreven welke stappen er bij een reguliere- en welke stappen er bij een uitgebreide procedure genomen moeten worden. Het stappenplan maakt deel uit van het handboek Casemanagement.

Volledigheidstoets

In de Ministeriële regeling omgevingsrecht (Mor) is vastgelegd welke gegevens een aanvrager moet indienen bij een aanvraag voor een Wabo vergunning. In de Nota van toelichting van het Besluit Omgevingsrecht (Bor) staat ook dat een bevoegd gezag geen gegevens mag opvragen die al bekend zijn bij dat bevoegde gezag.

Gemeente Houten heeft zelf controlelijsten ontwikkeld waarop moet worden aangegeven over welke gegevens we al beschikken en welke gegevens nog moeten worden aangeleverd. De zelf ontwikkelde (dynamische) controlelijsten maken onderdeel uit van het handboek casemanagement.

Toetsprotocol Bouwbesluit

Om een Wabo-aanvraag eenduidig te kunnen toetsen is een toetsprotocol onontbeerlijk. Gemeente Houten heeft een eigen toetsprotocol (bijlage B) dat gebruikt kan worden wanneer er sprake is van een volledige aanvraag voor een omgevingsvergunning.

Actualisatie van vergunningen

Het aantal omgevingsvergunningen voor de activiteit milieu neemt de komende jaren af omdat steeds meer bedrijfsmatige activiteiten onder een AMvB worden geplaatst.

Er wordt jaarlijks een lijst opgesteld van de vergunningen met voorschriften die ouder zijn dan 10 jaar. Deze vergunningen worden beoordeeld op de noodzaak om de voorschriften te actualiseren. De vergunning wordt gewijzigd door het aanvullen met actuele voorschriften.

Als er geen reden is te actualiseren wordt dit vastgelegd in het dossier. Als bij een milieucontrole wordt vastgesteld dat een vergunning die nog geen 10 jaar oud is, ontoereikende voorschriften bevat , dan worden deze binnen een jaar geactualiseerd.

Bedrijfsvoering

In 2009 heeft InterConcept in opdracht van de gemeente Houten onderzoek gedaan naar de benodigde formatie van de afdeling VTH. Om een goede inschatting te kunnen maken van de benodigde capaciteit voor vergunningverlening zijn wij toen uitgegaan van het landelijk geadviseerd niveau voor toetsing. Aan de hand daarvan zijn door college en raad keuzes gemaakt over een lager toetsingsniveau en de daarbij behorende risico’s en formatie (februari 2011).

De risicoanalyses worden door middel van werksessies met ervaringsdeskundigen (toezichthouders en handhavers) actueel gehouden.

Aanvullend uitvoeringsbeleid

Vakspecialistisch uitvoeringsbeleid op bijvoorbeeld geluidaspecten, externe veiligheid, bodem, flora en fauna heeft zowel raakvlak met de vergunningverlening als toezicht en handhaving. Voor deze aspecten wordt verwezen naar de paragraaf aanvullend uitvoeringsbeleid van het hoofdstuk Toezicht en Handhaving.

LeanEnt

In het kader van het verbeteren van de dienstverlening is gekeken naar het proces van vergunningverlening en de mogelijkheden om de termijnen te kunnen verkorten. Op basis van de principes van LeanEnt is het werkproces van de vergunningverlening tegen het licht gehouden. Het volgende kan geconcludeerd worden:

• ·

  Reguliere Omgevingsvergunningen zonder adviezen van vakspecialist kunnen binnen 14 werkdagen verleend worden;

• ·

  Reguliere Omgevingsvergunningen met adviezen van vakspecialist kunnen binnen 17 werkdagen verleend worden;

• ·

  Flitsvergunningen kunnen binnen 2 dagen verleend worden op voorwaarde dat de aanvraag volledig is.

De Wabo aanvragen die de uitgebreide procedure moeten doorlopen vallen buiten de hier genoemde termijnen. Op termijn is het de bedoeling ook de uitgebreide procedure overeenkomstig de LeanEnt methodiek te gaan screenen. De doorlooptijden en het proces worden op basis van de bevindingen aangepast.

Vergunningverlening in uitvoeringsplan

Het uitvoeringsprogamma omvat een duidelijke verbinding met gestelde prioriteiten en doestellingen in het kader van vergunningverlening. Ook worden activiteiten concreet beschreven (inclusief bijbehorende capaciteit). Daarnaast zal voor alle betrokken organisatieonderdelen op basis van het uitvoeringsprogramma een concrete werkplanning worden opgesteld.

Toezicht en handhaving

Regels hebben alleen zin als die ook gehandhaafd worden. Burgers en bedrijven moeten de wettelijke normen naleven, maar moeten er ook op kunnen vertrouwen dat de overheid toeziet op de naleving ervan. Ook draagt het opstellen van handhavingsbeleid bij aan het creëren van een extern draagvlak voor de handhaving. In het beleid geeft de gemeente aan welke visie zij heeft op handhaving. De gemeente laat hiermee zien dat ze daadwerkelijk verantwoording neemt voor de handhaving en er publiekelijk verantwoording over aflegt. Het maatschappelijk draagvalk wordt hiermee vergroot, wat de spontane naleving bevordert.

Om een bijdrage te leveren aan de vermindering van de toezichtlast voor bedrijven vinden de controles zoveel mogelijk integraal plaats. Daarnaast zoekt de gemeente contact met andere inspectiediensten, zoals de milieupolitie, de Arbodienst en de Voedsel- en Warenautoriteit, om externe partijen bij integrale controles te betrekken.

Door deze integrale werkwijze wordt voldaan aan de gecoördineerde uitvoering van het handhavingstraject alsmede aan de gemeentelijke ambitie om de toezichtlast voor het bedrijfsleven te beperken.

De handhaving vindt geprogrammeerd, thematisch en soms ad hoc plaats. Op basis van de risicoanalyse wordt een uitvoeringsprogramma opgesteld voor een periode van twee jaar. Hierbij gaat het hoofdzakelijk om programmatisch toezicht en handhaving. Het uitvoeringsprogramma geeft ook ruimte om een meer projectmatige en/of thematische uitvoering toe te passen op het toezicht en de handhaving. Meldingen waarbij naar oordeel van de behandelend ambtenaar sprake is van noodzaak om ad hoc in actie te komen hebben altijd voorrang. Een formeel handhavingsverzoek krijgt altijd voorrang op de reguliere werkzaamheden.

Risicogericht toezicht en prioritering

De in 2004 vastgestelde integrale risicomatrix is geactualiseerd. De analyses hebben per ‘levensfase’ (plan, realisatie, gebruik, sloop) plaatsgevonden. Elke fase kent namelijk andere risico’s. De afstemming van toezicht en handhavingsactiviteiten van de diverse disciplines onderling (bouw, milieu, brandveiligheid) vindt plaats in de uitvoeringsplannen.

Milieu-matrix

Bij het uitvoeren van de risicoanalyse milieu (bijlage C) is het actuele bedrijvenbestand als basis gehanteerd. In diverse werksessies zijn de bedrijven ingedeeld in 12 branches (in de analyse van 2005 waren dit er nog circa 58). De analyse richt zich in tegenstelling tot het verleden uitsluitend op de gebruiksfase van de 12 gedefinieerde bedrijfsbranches.

Op brancheniveau zijn de risico's bepaald door een onderscheid te maken tussen de milieuessenties van de bedrijfsvoering en overige aspecten. De aspecten zijn benoemd op basis van lokale ervaring en verdeeld in essentiële, relevante en niet-relevante aspecten. De niet-relevante aspecten zijn minder risicovolle aspecten die niet van toepassing zijn of gericht zijn op de eigen verantwoordelijkheid van een bedrijf.

Met deze nieuwe risicomatrix is het systeem van inplannen van milieucontroles flexibeler en duidelijker geworden.

Op basis van goede argumenten kan structureel worden afgeweken van de reguliere controlefrequentie voor een bepaalde inrichting.

Tevens is een bonus/ malussysteem ingevoerd. Dit wordt per uitgevoerde controle bepaald aan de hand van het dossier. De afweging bij het toepassen van dit nieuwe systeem wordt door de betreffende toezichthouder gemaakt aan de hand van enkele vastgestelde basiscriteria in de toelichting die hoort bij de risicomatrix. Naast de resultaten van de laatst uitgevoerde controle (zie basiscriteria) kunnen ook incidenten bij of klachten over een bedrijf reden geven om de bezoekfrequentie (malus) aan te passen.

Na toepassing van een bonus valt de inrichting pas weer terug in de oorspronkelijke controlefrequentie als een overtreding is geconstateerd.

De risicoanalyse milieu zal periodiek gemonitord en geëvalueerd worden. Indien er aanleiding is voor tussentijdse bijstelling dan kan dit op elk moment plaatsvinden (ook op basis van de nalevingcijfers).

Bouw-matrix

Toezicht op bouwactiviteiten vindt plaats op basis van het integraal toezichtprotocol (iTP). Door een lager niveau van toezicht tijdens de bouw voor de thema’s energie en gezondheid wordt afgeweken van het landelijk geadviseerd niveau; de veiligheid blijft gewaarborgd. Deze werkwijze is in september 2011 vastgesteld door het college en zal periodiek geëvalueerd en herzien worden. Ook wordt geen actief toezicht gehouden op vergunningvrij bouwen. Meldingen hierover worden nog wel in behandeling genomen. Bij de bouwcontroles in de realisatiefase is het risicoprofiel vertaald naar de intensiteit van de controles. In de nota deregulering (rbs feb 2011) zijn de niveaus van toezicht op de bouw vastgelegd, evenals de risico’s van de deels verlaagde toezichtniveaus.

De prioritering van bouwgerelateerde handhavingszaken zal plaatsvinden op basis van een actuele risicomatrix. Deze werkwijze is uitgewerkt in een memo (bijlage D).

Brandveiligheid-matrix

Gebouwen die gebruiksvergunningsplichtig zijn worden gecontroleerd door de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). De matrix (bijlage E) die wordt toegepast is opgesteld door de VRU. De gemeente Houten is bevoegd gezag.

3- stappenplan (van toezicht naar handhaving)

De toezichthouder is de eerste die de overtreding ziet. Bij lichte overtredingen wordt eerst geprobeerd om met een goed gesprek te zorgen dat de overtreding ongedaan wordt maakt. Lukt dat niet dan is er een scala van handhavingsinstrumenten beschikbaar.

In de Kaderstellende nota Integrale handhaving 2004 is het 3-stappenplan vastgesteld. Het basisprincipe van deze werkwijze kenmerkt zich in het consequent handelen vanaf het moment dat er een overtreding is geconstateerd. Deze werkwijze heeft zijn nut bewezen en is nog steeds actueel. Vanzelfsprekend wordt er geen verschil gemaakt tussen het optreden naar externe partijen en (eigen) overheidsinstanties.

De werkwijze komt er kortweg op neer dat de overtreder, bij een overtreding die niet direct ongedaan kan worden gemaakt, een bestuurlijke waarschuwing ontvangt. Bij een voortduring van de overtreding wordt een voornemen tot een last onder dwangsom verstuurd. De laatste stap (3) betekent dat de overtreder de overtreding na stap 1 en 2 niet ongedaan heeft gemaakt. In dat geval wordt een definitieve dwangsom opgelegd, of wordt overgegaan tot bestuursdwang. In het dwangsombesluit staan de consequenties (vaak financiële) beschreven om de overtreder toch te dwingen om de overtreding direct ongedaan te maken. Indien sprake is van een milieuovertreding wordt gebruik gemaakt van de sanctierichtlijn gemeenten Zuid-West Utrecht (bijlage F).

Daarnaast worden de landelijke Richtlijn dwangsom en de Leidraad handhavingsacties en begunstigingstermijnen 2012 gehanteerd. Als sprake is van jurisprudentie wordt deze meegenomen in het handhavingsbesluit. De stappen die genomen moeten worden zodra (de eerste som van) een last onder dwangsom van rechtswege verbeurd is zijn beschreven inhet documentProcesbeschrijving inning last onder dwangsom (bijlage G).

Daar waar het mogelijk en noodzakelijk is om bestuursdwang toe te passen, neemt de gemeente haar verantwoordelijkheid en maakt zij de overtreding ongedaan. De gedetailleerde uitleg die ongewijzigd voortgezet wordt kunt u terugvinden in hoofdstuk 6 van de Kaderstellende nota Integrale Handhaving 2004.

Voor milieu is er een verfijning aangebracht op het 3 stappenplan. Concreet houdt dit in dat bij lichte overtredingen gebruik wordt gemaakt van een formulier. Dit formulier blijft direct na de controle achter bij de ondernemer. Door gebruik van dit formulier wordt een praktische invulling gegeven aan de bestuurlijke waarschuwing.

Als een overtreding niet binnen twee weken ongedaan is gemaakt, wordt direct een voornemen dwangsom verstuurd (stap 2). In principe verschuift een deel van de handhavingstaak hiermee naar de toezichthoudende taak en wordt daardoor tijd bespaard.

Verslaglegging, registratie en monitoring

Voor de verslaglegging van controlemomenten wordt gebruik gemaakt van digitale checklisten die gebaseerd zijn op het integraal toezichtsprotocol. De checklists fungeren per controle als werkplan en als controleverslag. Het niveau van diepgang wordt geborgd in de checklisten. De checklists worden bij wijzigingen in de wet- en regelgeving opnieuw gegenereerd. In het kader van monitoring worden alle controlebevindingen via een digitale managementtool gepresenteerd.

Door registratie en monitoring wordt handhaving meetbaar. Het handhavingsproces wordt hiermee inzichtelijk(er) en handhavingsperiodes kunnen met elkaar vergeleken worden. Daarnaast is altijd inzicht in de actuele werkvoorraad en kan tevens zorg worden gedragen voor roulatie van toezichthouders over de inrichtingen (maximaal 3 controlemomenten van een toezichthouder bij 1 bedrijf).

Handhavingsacties en het naleefpercentage worden periodiek in het beleidsoverleg besproken. Naar aanleiding daarvan kan bijsturing plaatsvinden (sluiting beleidscyclus).

Naast de vastlegging van controlebevindingen via de digitale checklisten worden uitgevoerde controles op hoofdlijnen ook geregistreerd in het centrale registratie- en planningsysteem GISVG. De invoerinstructie is bijgevoegd in bijlage H en I.

Als tijdens een controle geen digitale middelen beschikbaar zijn dan wordt bij milieu gebruik gemaakt van het Controleformulier Milieu (bijlage J) en bij Wabo-overtredingen het Constateringsrapport Vergunningverlening, Toezicht, en Handhaving (bijlage K).

Milieuklachten

Milieuklachten hebben voorrang op de reguliere werkzaamheden. Een milieuklacht wordt in principe altijd via de dienstdoende coördinator uitgezet.

Milieuklachten kunnen bijvoorbeeld gaan over: geluidsoverlast, stank, bodemverontreiniging en luchtverontreiniging die afkomstig is van een bedrijf. Afdeling VTH neemt geen klachten/meldingen in behandeling waarbij de oorzaak bij een particulier ligt. Ook klachten over vliegtuiglawaai worden niet in behandeling genomen.

Voor elke milieuklacht wordt het milieuklachtenformulier (bijlage L) gehanteerd. Als de veroorzaker een inrichting betreft dan wordt de klacht ook in het registratiesysteem GISVG (conform handleiding GISVG) ingevoerd.

Bereikbaarheid en beschikbaarheid

Vanuit het Besluit omgevingsrecht (Bor) is de verplichting opgenomen dat de organisatie van het bestuursorgaan ook buiten kantooruren bereikbaar en beschikbaar moet zijn. Om hier uitvoering aan te geven is VTH- piketdienst georganiseerd. Hierdoor is de gemeente gedurende 7 dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar.

De dienstdoende piketambtenaar heeft een smartphone en een laptop met internet tot zijn of haar beschikking en heeft 24 uur toegang tot het gemeentehuis.

De piketambtenaren maken gebruik van een logboek (bijlage M). Het piket wordt periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Gedogen

Gedogen vindt uitsluitend plaats bij hoge uitzondering en indien daarvoor een dringende noodzaak aanwezig is. Als besloten wordt om te gedogen, vindt dit alleen plaats op basis van een gedoogbesluit. Een dergelijk besluit wordt alleen genomen in gevallen waar er sprake is van een aflopende zaak of als er concreet zicht is op legalisatie binnen 2 jaar.

Een en ander is uitgewerkt in hoofdstuk 5 van de kaderstellende nota integrale Handhaving en blijft ongewijzigd.

Aanvullend uitvoeringsbeleid

Flora en Fauna

De gemeente Houten wordt voor de uitvoering bevoegd gezag. De verwachting is dat het om een beperkt aantal controles zal gaan. Voor de uitvoering van deze taak wordt uitgegaan van het wettelijk minimumniveau.

Geluid

Aanvullend op wettelijke voorschriften heeft de gemeente geluidbeleid vastgesteld waarmee bij nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen rekening moet worden gehouden. Dit geluidbeleid heeft betrekking op geluidhinder veroorzaakt door weg- en railverkeer en is strenger dan de wettelijke normen.

Behandeling van klachten over weg- en railverkeerslawaai vindt plaats op basis van het wettelijk minimumniveau.

Geur

Omdat wetgeving voor geur vanuit Wet milieubeheer inrichtingen enkel een zorgplichtartikel kent, wordt in Houten gebruikt gemaakt van een reeds bestaande methode die ontwikkeld is door enkele gemeenten en milieudiensten met veel ervaring op het gebied van geurhinder. Deze methode wordt de 20-punten methode genoemd en is opgenomen in bijlage N.

Met deze methode waarmee geurklachten kunnen worden beoordeeld is een systeem opgezet om te komen tot een uniforme en heldere wijze van afhandeling. De beschreven methodiek is bedoeld voor het indicatief in beeld brengen van geurbelasting. De registratie is opgenomen in het reguliere milieu-klachtenformulier.

Zodra toekomstige wetgeving meer handvatten voor de handhaving biedt dan zal deze leidend zijn.

Luchtkwaliteit

Op grond van het Nationaal samenwerkingsprogramma luchtkwaliteit moet Houten jaarlijks aan het rijk rapporteren over de luchtkwaliteit. De afgelopen jaren zijn er in Houten geen overschrijdingen meer van de luchtkwaliteitsnormen. Monitoring van en rapportage over de luchtkwaliteit wordt op het minimaal vereiste niveau uitgevoerd.

Externe Veiligheid

Bij ruimtelijke ontwikkelingen langs de spoorlijn en in de nabijheid van risicovolle bedrijven moeten eventuele gevolgen voor de veiligheid in kaart worden gebracht. Vanaf 2013 worden de taken op het gebied van Externe Veiligheid uitgevoerd door de regionale uitvoeringsdienst.

Bodemenergie

Naar verwachting zal op 1 juli 2013 het besluit bodemenergiesystemen in werking treden. Dit besluit heeft als doel om enerzijds het gebruik van bodemenergiesystemen te bevorderen en anderzijds aantasting van de bodemkwaliteit te voorkomen. Het besluit stimuleert het gebruik van bodemenergiesystemen door procedures waar mogelijk te verkorten. Om ongebreidelde groei van bodemenergiesystemen te voorkomen, krijgen gemeenten de mogelijkheid om interferentiegebieden aan te wijzen en hiervoor beleidsregels op te stellen. Gemeenten worden het bevoegd gezag voor gesloten energiesystemen.

Houten neemt deel aan een regionaal project Bodemenergie. Op basis van de resultaten wordt bepaald of bodemenergie een onderwerp is, dat leeft binnen de regio Zuidoost Utrecht. Als er geen noodzaak is voor regulering van het thema wordt een afsluitend rapport opgesteld. Als er wel behoefte is aan verdere implementatie van bodemenergie kan worden doorgeschakeld naar een volgende fase.

Na afronding van het totale project heeft de regio een afwegingskader zodat iedere gemeente individueel kan beslissen of zij interferentiegebieden aan wil wijzen en hiervoor beleidsregels opstelt.

Het project wordt op kosten van het Rijk begeleid door een Technisch specialist bodemenergie en een beleidsadviseur.

Grondverzet

De gemeente speelt, als lokaal bevoegd gezag, een belangrijke rol in de handhaving van het Besluit bodemkwaliteit. Het lokaal bevoegd gezag ontvangt de meldingen voor het toepassen van partijen grond, baggerspecie en bouwstoffen en controleert of de toepassing is toegestaan.

De landelijke Handhavings Uitvoeringsmethode Besluit bodemkwaliteit (HUM-Bbk) velduitgave vormt de basis voor de invulling van de controle- en handhavingsmogelijkheden en is door de schema’s en tabellen toegankelijk en werkbaar in de dagelijkse praktijk. De gemeente Houten volgt deze werkwijze.

De uitvoering van deze taak wordt vanaf medio 2013 overgeheveld naar de regionale uitvoeringsdienst. Hiermee wordt de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de toezichthouders op centraal, regionaal en lokaal niveau geïntensiveerd.

Bodeminformatie

Iedereen kan digitaal via de website van gemeente Houten bodeminformatie over de bodemgesteldheid opvragen. Afdeling VTH beschikt over veel gegevens van uitgevoerd bodemonderzoek, eventuele ondergrondse tanks en de historie van een perceel. Deze informatie wordt up-to-date gehouden.

Afstemming andere partijen

Gemeente Houten heeft de basis gelegd voor en neemt deel aan het overleg met het RIEC (Regionaal Informatie- en Expertise Centrum Midden Nederland) en het lokaal overleg georganiseerde criminaliteit. Hier vindt afstemming plaats over met name strafrechtelijke zaken die integraal aangepakt kunnen worden.

Afstemming met de provincie vindt regelmatig plaats in het periodieke “kernoverleg handhaving”. In dit overleg wordt ook kennis gedeeld met andere deelnemers zoals andere gemeenten, waterschappen en milieudiensten. Daarnaast wordt ook deelgenomen aan de Wabo kwartaalbijeenkomst waarbij in een soortgelijke setting de samenwerking in het kader van de Wabo wordt bevorderd.

Jaarlijks geeft de gemeente Houten uitvoering aan de handhavingsestafette om praktische uitvoering te geven aan afstemming met partners uit de omgeving.

Vanaf 1 januari 2013 vindt afstemming plaats van handhavingszaken met het Openbaar Ministerie door de regionale uitvoeringsdienst, die ook de handhaving op IPPC-bedrijven gaat uitvoeren. Afstemming met andere partijen wordt uitgevoerd op basis van een (nog op te stellen protocol).

Voor het vakgebied Asbest wordt deelgenomen aan het Regionaal Overleg Asbest (ROA). Om de intergemeentelijke samenwerking te bevorderen neemt gemeente Houten ook deel aan het overleg van het Regionaal Interventie Team Asbest Handhaving (RITAH).

Om kennis te delen over bouwconstructies wordt deelgenomen aan het Regionaal Overleg Bouwconstructies (ROB-midden Nederland).

Vanaf 1 november 2010 is de gemeentelijke brandweer van de gemeente geregionaliseerd. De VRU houdt toezicht op het gebied van brandveiligheid. De VRU heeft hierbij een adviserende rol richting de toezichthouders van de gemeente.

Na afstemming worden afspraken tussen de gemeente en de VRU vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst.

Ondersteunende Processen

Inleiding

De komende vier jaren staan in het teken van de implementatie van de in deze notitie beschreven beleidsdoelstellingen en werkwijzen, welke gefaseerd zullen worden uitgevoerd.

Bijlage O bevat een overzicht van de landelijke kwaliteitscriteria en de kwaliteitseisen Wabo en de borging daarvan in de Houtense organisatie.

Vaste cyclus beleidsdocumenten

Bestuurlijke aansturing vindt plaats door te werken in een vaste cyclus van beleidsdocumenten:

• ·

  VTH-beleidsnotitie: wordt één maal per vier jaar herzien en bevat richtinggevende uitspraken over de manier waarop de gemeente denkt de risico's in de Houtense samenleving te beheersen. Aan de herziening van dit beleidsdocument wordt tevens een evaluatie gekoppeld.

• ·

  VTH-uitvoeringsplan: Een document waarin 2-jaarlijks mogelijk wijzigende prioriteiten en doelen (risicomatrices, geprogrammeerde handhavingsthema's e.a.) worden gerelateerd aan de beschikbare capaciteit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Beleidsoverleggen en jaarverslagen vormen de basis voor (tussentijdse) bijsturing op het uitvoeringsplan. Het uitvoeringsplan wordt voor vaststelling afgestemd met andere betrokken bestuursorganen zoals bijvoorbeeld het waterschap HDSR, provincie Utrecht, Politie en uitvoeringsdiensten.

• ·

  VTH-jaarverslag: Verantwoording over het VTH-beleid wordt jaarlijks afgelegd via het VTH-jaarverslag. Hierin zal in ieder geval gerapporteerd worden over het aantal verleende vergunningen en toestemmingen, het aantal uitgevoerde controles, de geconstateerde overtredingen en ontvangen klachten (aantal en aard).

Het Integraal Handhavingsoverleg, Vergunningenoverleg en de clusteroverleggen van het team Vergunningverlening én het team Toezicht en Handhaving leveren structureel input aan de beleidsoverleggen. Van al deze overleggen wordt verslag gelegd. In het beleidsoverleg worden ook structureel monitoringsgegevens aangeleverd en besproken. Indien nodig wordt tussentijds bijgestuurd op het uitvoeringsplan. In het laatste beleidsoverleg van het jaar wordt het jaar geëvalueerd, deze evaluatie wordt opgenomen in het jaarverslag. Door de tussentijdse bijsturing is het einde van de 2-jarige cyclus dus niet per definitie het enige moment om het uitvoeringsplan te monitoren. Wanneer de jaarplanning niet wordt gehaald wordt dit tussentijds ook gerapporteerd in de bestuursrapportages.

In de VTH-jaarverslagen en uitvoeringsplannen zal standaard een aparte paragraaf worden opgenomen waarin concreet wordt gemaakt welke onderdelen van deze notitie zijn of worden geïmplementeerd en hoeveel capaciteit en middelen daarvoor worden gereserveerd.

Kwaliteit

Vergunningverlening, toezicht en handhaving draait om het beheersen van risico's voor de samenleving. Onze inwoners moeten er op kunnen vertrouwen dat de gemeente zicht heeft op de fysieke risico’s in de omgeving en de belangrijkste risico's zo goed als mogelijk onder controle heeft. Om dit vertrouwen waar te kunnen maken is het belangrijk dat de gemeentelijke organisatie tot op zekere hoogte de kwaliteit van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving kan garanderen. Dit is niet alleen van belang voor de gemeente en haar inwoners zelf. Ook externe instanties zoals de provincie als toezichthouder op de gemeente en diverse rijksinspecties eisen een vorm van kwaliteitsbewaking waarmee de beheersing van de risico’s kan worden geborgd.

Op basis van deze visie zullen wij de kwaliteitsborging als volgt invullen:

Wanneer is sprake van een goede kwaliteitsborging?

De kern van de meeste definities over kwaliteit is samen te vatten in de volgende elementen:

• ·

  beloven wat je gaat doen: De nadruk ligt hierbij op het helder krijgen van de wederzijdse verwachtingen. Dit kunnen de verwachtingen van klanten zijn, maar in het geval van het VTH-domein moeten dit vooral de verwachtingen van het bestuur zijn, omdat juist zij verantwoordelijkheid dragen voor de risico's die men als Houtense - samenleving durft te nemen, gegeven de beperkte mogelijkheden om alle risico’s te beheersen.

• ·

  doen wat je belooft: De nadruk ligt hier bij de VTH-organisatie om aan de verwachtingen c.q. gemaakte afspraken te voldoen in termen van bijvoorbeeld toe te passen toetsniveaus, aantallen controles en uitvoering van het gedoog- en sanctiebeleid. Zo mogelijk wordt meer gedaan dan is afgesproken. Men overtreft dan de verwachtingen en levert kwaliteit plus.

• ·

  kunnen laten zien wat je beloof d hebt en in hoeverre je beloftes bent nagekomen: Dit onderdeel, dat in de meeste kwaliteitsdefinities voorkomt, veronderstelt dat de organisatie afspraken vastlegt en ook de uitvoering conform de afspraken transparant weet te maken.

Goede kwaliteitsborging betekent in dit verband dat de bovengenoemde drie centrale punten in onze gemeente voor wat betreft het VTH-domein goed en structureel zijn afgedekt.

Basis is het kennen van de risico’s die de Houtense samenleving bedreigen. De eerste voorwaarde voor het kunnen geven van vertrouwen is te zorgen dat we zo veel mogelijk weten over de aard en omvang van de risico's in de Houtense fysieke leefomgeving die ons potentieel kunnen bedreigen.

Alleen dan kan op de meest adequate wijze de beschikbare mensen en middelen worden ingezet om deze risico's te beheersen.

Het steeds beter leren kennen van de risico's die beheerst moeten worden en het effect van onze VTH-interventies daarop zal daarom een centrale plaats innemen in onze systematiek van kwaliteitsborging.

We hebben de volgende maatregelen voorgenomen om een beter zicht te krijgen op de risico's:

• ·

  Uitvoeren van risicoanalyses per doelgroep/branche middels ambtelijke werksessies (ervaringsdeskundigen in het werkveld van Houten).

• ·

  Informatie-uitwisseling met ketenpartners en andere toezichthouders

• ·

  Een persoon heeft de opdracht de uitkomsten van controles te controleren op registratie en te analyseren, met het oog op aanpassing van de risicomatrices achter de toetsing- en toezichtprotocollen.

Wij werken met professionals die continu streven naar verbetering

De bij de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving betrokken medewerkers beschouwen zichzelf als professionals. Zij zijn doordrongen van hun verantwoordelijkheid om de risico's voor de Houtense samenleving te beheersen.

Onder professionaliteit verstaan wij hierbij minimaal dat men trots is op zijn of haar vak, dat men zich bewust is van de eigen tekortkomingen en die van de VTH-organisatie en dat men er naar streeft om continu te werken aan het optimaliseren van de eigen werkwijze, gegeven het ultieme doel van maximale risicobeheersing met zo min mogelijk inspanningen en zo weinig mogelijk overlast voor burgers en bedrijven.

We initiëren de volgende activiteiten om onze medewerkers zo professioneel mogelijk te maken en te houden:

• ·

  Selectie van nieuwe medewerkers die expliciet aan deze professionele basishouding voldoen;

• ·

  opleiding en/of training;

• ·

  Samenwerking met de RUD Utrecht waarin professionals bewust regelmatig interactie hebben en kunnen klankborden met collega's uit andere gemeenten;

• ·

  Stimuleren van het vermogen van de medewerkers om verbeteringen te vinden en door te voeren in hun werk die ten goede komen aan de efficiency en effectiviteit van de VTH-inspanningen van de gemeente.

Externe ogen houden ons scherp

Om er voor te zorgen dat we onszelf scherp houden en ook de toets der kritiek ten opzichte van andere overheden kunnen doorstaan laten we ons werk incidenteel periodiek door een onafhankelijke externe partij beoordelen.

De verwachting is dat in uitvoeringsdienst-verband visitaties zullen worden uitgevoerd en dat er geschikte benchmarks zijn waar we aan deel kunnen nemen. Zowel bij visitaties als bij benchmarks zijn we afhankelijk van de deelname en organisatie van externe partijen. De uitkomsten van audits, benchmarks en visitaties door derden worden ter informatie aan de raad ter beschikking gesteld. Aanpassingen in beleid en werkwijze die daaruit voortkomen worden via de reguliere besluitvormingsinstrumenten verwerkt.

Borging werkwijze in cultuur en systemen

We hebben de volgende maatregelen voorgenomen om het besef van risicobeheersing te verankeren in het gedrag van onze medewerkers:

• ·

  Gebruik van protocollen op basis van ITP (integraal toezichtprotocol);

• ·

  Inbedding van het kwaliteitsdenken in ons P&O-instrumentarium voor het selecteren en ontwikkelen van onze medewerkers;

• ·

  Medewerkers intensief te betrekken bij een jaarlijkse kwaliteitscriteria toets via daarvoor ontwikkelde software (zelfevaluatie tool). Bij tekortkomingen wordt een verbeterplan opgesteld en gerapporteerd aan het bestuur.

• ·

  Er wordt gebruik gemaakt van een kwaliteitskalender waarmee periodiek interne controles worden ingepland. Deze worden gerapporteerd in GISVG registratiesysteem.

• ·

  Steekproefsgewijs wordt de kwaliteit van verleende vergunningen op inhoud van de beschikking getoetst. De wijze waarop dit gebeurt, is beschreven in het protocol vergunningverlening.

• ·

  1% van de uitgevoerde milieucontroles in een jaar (alleen risicovolle bedrijven) wordt opnieuw uitgevoerd door een andere collega (collegiale toets). Bij bouwcontroles in de realisatiefase vindt ten minste 1% van de controles plaats met 2 toezichthouders tegelijk. In de praktijk wordt, in het belang van de continuïteit, het ‘vier ogen principe’ vaker toegepast (bij uitval van een toezichthouder loopt het toezicht vlekkeloos door).

• ·

  Vertaling van kwaliteitsfunctie in organisatieopbouw en functie (zie inrichtingsplan VTH 2010 en functiebeschrijving beleidsadviseur A)

• ·

  De hoeveelheid leges gebonden activiteiten wordt gemonitord. Door middel van een rekenmodel (met daarin kentallen) wordt regelmatig gecontroleerd of de werkvoorraad correspondeert met de aanwezige capaciteit die op dat moment bij afdeling VTH aanwezig is. Zodra afwijkingen ontstaan kan tijdig worden bijgestuurd.

Op basis van een interne afweging op financiën, integraliteit en kwaliteitscriteria kunnen taken eventueel worden ondergebracht bij een regionale uitvoeringsdienst.

Een gesloten kwaliteitscyclus zorgt dat we leren van onze interventies

Wat we leren uit de doorlichtingen door externen, het zelf registreren van de uitkomsten van onze toetsen en controles en het monitoren van de te beheersen risico's, gebruiken we om onze werkwijze te verbeteren.

We monitoren continu onze prestaties en evalueren in het VTH-jaarverslag periodiek of de doorgevoerde veranderingen ook tot het gewenste resultaat leiden;

• ·

  In het VTH-uitvoeringsplan worden de te gebruiken risicomatrices en de prioriteiten voor vergunningverlening, toezicht en handhaving aangepast aan de nieuwste inzichten;

• ·

  In het VTH-uitvoeringsplan worden op basis van de leerpunten ook de overige acties benoemd om de efficiency, effectiviteit en klantgerichtheid in het nieuwe plan te verbeteren.

Met de in te zetten externe audits, de eigen monitorinstrumenten, het 2 jaarlijkse uitvoeringsplan, het jaarverslag en deze beleidsnotitie als manieren om ook met bestuurlijke dekking te kunnen bijsturen geven wij invulling aan de door het Rijk voorgestane inrichting van VTH-kwaliteitssystemen volgens de ‘Big 8’, ook wel de dubbele regelkring genoemd.

Het model maakt vanuit een strategisch kader de vertaling naar operationeel beleid ten behoeve van de kwaliteitsborging samen met een sluitende planning- en control cyclus. Daarbij is sprake van een bovenste (beleidsmatige) cyclus en de onderste (operationele cyclus) volgens het principe van de kwaliteitscirkel van Deming (plan-do-check-act).

Vanuit de Wabo worden ook eisen gesteld aan de beleidscyclus voor handhaving. Bij toepassing van de Big 8, wordt voldaan aan deze wettelijke eisen.

Borging van middelen

In de Nota deregulering (bijlage P) en in het inrichtingsplan VTH (bijlage Q) zijn de benodigde middelen benoemd voor het uitvoeren van de VTH taken. Ook de functiescheiding tussen vergunningverlening en handhaving komt hieruit voort.

De vertaling vindt jaarlijks plaats in de gemeente begroting en het afdelingsprestatieplan (APP). Deze middelen, formatie en financiën, zijn nodig om de VTH taken op een goede manier te kunnen uitvoeren.

Communicatie

Een communicatieprotocol beschrijft de wijze waarop over toezichtresultaten, aangekondigde en opgelegde sancties wordt gecommuniceerd met de gecontroleerde, overige belanghebbenden, andere handhavingsorganisaties en het publiek. Dit protocol wordt nog opgesteld.

Bevoegdheden

Regels met betrekking tot de verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan ambtenaren van de gemeente Houten worden vastgelegd in de Mandaatregeling gemeente Houten.

Bijlagen

• A.

  Kaderstellende Nota Integrale Handhaving

• B.

  Toetsprotocol Vergunningverlening

• C.

  Hernieuwde Risicomatrix milieu

• D.

  Prioritering handhavingszaken

• E.

  Matrix brandveiligheid (VRU)

• F.

  Sanctierichtlijn Regio Utrecht

• G.

  Procesbeschrijving inning last onder dwangsom

• H.

  Constateringsrapport Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (Milieu)

• I.

  Constateringsrapport Vergunningverlening, Toezicht (Bouw)

• J.

  Instructie GISVG Milieu

• K.

  Instructie GISVG Bouw

• L.

  Milieu- klachtenformulier

• M.

  Logboek Wabo-piket

• N.

  Handhaving op geur

• O.

  Kwaliteitseisen op hoofdlijnen

• P.

  Nota Deregulering

• Q.

  Inrichtingsplan VTH