Verordening audit- en rekeningcommissie

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

• 1.

  Er is een audit- en rekeningcommissie.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de commissie: de audit- en rekeningcommissie;

  • b.

    de raad: de gemeenteraad;

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    de accountant: de accountant zoals aangewezen overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 Gemeentewet;

  • e.

    raadslid: lid van de raad;

  • f.

    adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3 lid 3 van deze verordening;

  • g.

    rekenkamercommissie: de commissie als bedoeld in de Gewijzigde verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie 2006 of een later vastgestelde verordening betreffende de rekenkamercommissie.

Artikel 2 Taken

• 1.

  De commissie heeft in haar hoedanigheid van auditcommissie in elk geval tot taak:

  • a.

    het adviseren van de raad over de uitvoering en de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212 en 213 Gemeentewet;

  • b.

    het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouders van financiën en onderzoek op het gebied van planning en control;

  • c.

    het voorbereiden van en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een externe accountant;

  • d.

    het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van zijn opdracht;

  • e.

    het in overleg op elkaar afstemmen van onderzoeken van het college als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, onderzoeken van de rekenkamercommissie en, voor zover nodig, onderzoeken van de accountant.

• 2.

  De commissie heeft in haar hoedanigheid van rekeningcommissie in elk geval tot taak het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en het jaarverslag door de raad. Zij beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid, mede aan de hand van de accountantsverklarig en het accountantsverslag.

• 3.

  De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van raad en college.

• 4.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit vier leden, waaronder een voorzitter. De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter.

• 2.

  De leden zijn raadslid, waarbij bij voorkeur twee leden afkomstig zijn uit de fracties die deelnemen aan het college en twee leden uit de overige fracties. De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.

• 3.

  De commissie heeft als adviseurs de portefeuillehouders van financiën en onderzoek, de concerncontroller van de gemeente, de onderzoekscoördinator van de gemeente, de accountant en de voorzitter van de rekenkamercommissie.

• 4.

  De gemeentesecretaris stelt een ambtelijk secretaris, afkomstig uit de Concernstaf, ter beschikking aan de commissie.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

• 1.

  De leden van de commissie worden benoemd door de raad.

• 2.

  De raad benoemt een van de leden van de commissie tot voorzitter.

• 3.

  Het lidmaatschap van een lid eindigt:

  • a.

    aan het einde van de zittingsperiode van de raad;

  • b.

    indien het lid aftreedt als raadslid.

• 4.

  Voorts eindigt het lidmaatschap:

  • a.

    op eigen verzoek;

  • b.

    door tussentijds ontslag door de raad.

Artikel 5 Voorzitter en secretaris

• 1.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het, tijdig, bijeenroepen van de commissie;

  • b.

    het leiden van de vergaderingen van de commissie;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening;

  • d.

    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

• 2.

  De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1.

  Ter uitvoering van haar taak, genoemd in artikel 2 lid 1, onder e, vergadert de commissie in ieder geval één keer in elk najaar. Ter uitvoering van de taken, genoemd in artikel 2 lid 2, vergadert de commissie in ieder geval één keer in elk voorjaar. Daarnaast vergadert zij zo vaak als zij nodig acht.

• 2.

  De adviseurs zijn, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 4.

  Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt een verslag gemaakt van iedere vergadering van de commissie. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 5.

  Het conceptverslag wordt ter kennis gebracht aan de raad, het college en de rekenkamercommissie.

Artikel 7 Informatie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede het onderzoeksplan, gemaakt ingevolge het bepaalde in artikel 213a Gemeentewet, tijdig ter beschikking van de commissie worden gesteld.

• 2.

  De rekenkamercommissie brengt haar onderzoeksplan tijdig ter beschikking van de commissie.

• 3.

  De commissie is bevoegd tot het opvragen en inzien van alle informatie die zij voor de uitoefening van haar taken nodig acht.

Artikel 8 Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1.

  De taken genoemd in artikel 2 behoren, voor zover zij voorheen vielen onder de taken van de rekenkamercommissie, vanaf het moment van inwerkingtreding van deze verordening niet meer tot de taken van de rekenkamercommissie, maar tot die van de audit- en rekeningcommissie.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking in het Houtens Nieuws.

• 3.

  Het Reglement gemeentelijke rekeningcommissie Houten 2006 wordt ingetrokken.

Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 26 januari 2010

Toelichting Verordening audit- en rekeningcommissie

Inleiding

In 2009 is een evaluatie uitgevoerd door onderzoeksbureau SGBO naar het functioneren van de rekenkamercommissie in de gemeente Houten.

De rekenkamercommissie voerde onderzoeken uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur (raad, college en burgemeester) gevoerde bestuur, overeenkomstig artikel 182 Gemeentewet.

Voor deze taak is door de raad een verordening vastgesteld, de verordening rekenkamercommissie Houten 2006, laatstelijk gewijzigd in 2007 (Gemeenteblad 2007, 23).

Naast deze taak, waren de personen die in de rekenkamercommissie waren benoemd ook aangesteld om op te treden als rekeningcommissie. De rekeningcommissie had tot taak het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en het jaarverslag door de raad conform het gestelde in artikel 198 Gemeentewet. Voor deze specifieke rol is een reglement vastgesteld, het reglement gemeentelijke rekeningcommissie Houten 2006 (Gemeenteblad 2006, 44).

De rekeningcommissie kreeg in dit reglement tevens de taak de raad te adviseren over de opdrachtverlening aan de externe accountant. (artikel 213 Gemeentewet).

Het grote verschil tussen de functie van de rekenkamercommissie en de rekeningcommissie is dat de eerste onafhankelijk is in de keuze van onderwerpen waarnaar onderzoeken wordt gedaan, terwijl de tweede rechtstreeks in opdracht van de gemeenteraad werkt en alleen onderzoek doet naar de jaarrekening en adviseert over de opdrachtverlening aan de accountant.

Uit de evaluatie bleek dat de werkzaamheden die werden uitgevoerd in het kader van de taak van rekeningcommissie een te groot tijdsbeslag vergden. Het kwam dan ook voor dat de onderzoeken van de rekenkamercommissie hierdoor qua planning niet op tijd konden worden afgerond. Een van de aanbevelingen van het onderzoek van SGBO was dan ook om de rekenkamercommissie niet meer te belasten met de werkzaamheden van de rekeningcommissie.

De wetgever heeft bepaald dat er in een gemeente verschillende onderzoeken dienen te worden uitgevoerd. Voorafgaand aan het onderzoek van de jaarrekening door de raad wordt de jaarrekening onderzocht en beoordeeld door de accountant. De accountant kan daarbij inzoomen (al dan niet op verzoek) op bepaalde onderwerpen. Het college van burgemeester en wethouders onderzoekt zelf de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur op grond van artikel 213a Gemeentewet en daarnaast is er het eerder genoemde onderzoek door de rekenkamercommissie. Uit voorgaande opsomming kan de conclusie worden getrokken dat afstemming tussen alle partijen die onderzoek kunnen doen, gewenst is.

Deze afstemmingstaak is opgenomen in deze nieuwe verordening.

In een aanvullende notitie heeft SGBO enkele modellen beschreven die gehanteerd kunnen worden door de gemeente als het gaat om de verdeling van de hiervoor genoemde taken.

De voorliggende verordening regelt de taken van de rekeningcommissie, tevens auditcommissie. De rekeningcommissie heeft primair de taak om namens de raad de jaarrekening te onderzoeken, terwijl de auditcommissie tot taak heeft het afstemmingsoverleg te initiëren, de contacten te onderhouden met de accountant en te adviseren over de opdrachtverlening aan de accountant.

Artikel 1 instelling en begripsbepaling

In dit artikel worden een aantal relevante begrippen uiteengezet. Onder lid 2 sub g wordt gesproken over de verordening op de rekenkamercommissie. Op het moment dat dit deze verordening wordt behandeld bestaat nog geen duidelijkheid over de invulling van de rekenkamerfunctie in de periode 2010-2014. Er wordt onderzocht op welke wijze beste vorm kan worden gegeven aan deze functie, waarbij samenwerking met andere gemeenten niet wordt uitgesloten.

Artikel 2 Taken

In artikel 2 worden de taken van de auditcommissie en de rekeningcommissie uiteen gezet. Bij planning en control gaat het met name om de advisering van de raad en het college over de manier waarop de begroting en de jaarrekening worden ingericht. Er kan bijvoorbeeld advies worden gegeven over het meer SMART maken van de begroting, waardoor bij de beoordeling van de jaarrekening en het jaarverslag beter kan worden gemeten wat de prestaties van de gemeente zijn geweest.

In lid 3 wordt opgemerkt dat de commissie niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college treedt. Hier wordt mee bedoeld dat de commissie geen zelfstandige bevoegdheden heeft en ook niet in mandaat bevoegdheden van de bestuursorganen kan uitoefenen. In lid 4 wordt expliciet benoemd dat de commissie geen opdrachtgevende rol heeft.

Artikel 3 Samenstelling

Bij de samenstelling van de commissie is bewust gekozen voor het benoemen van vier leden. De commissie zit met diverse partijen om tafel en moet als zodanig praktisch en effectief kunnen acteren. Een grote(re) commissie kan hieraan in de weg staan. Wel is belang toegekend aan een evenwichtige verdeling tussen fracties in de raad die samen een coalitie vormen enerzijds en de overige overige fracties in de raad anderzijds. De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter, terwijl de voorzitter rechtstreeks door de raad wordt benoemd. In het onderzoek van SGBO wordt geadviseerd, - indien mogelijk- te kiezen voor personen die affiniteit hebben met de materie. Commissieleden, niet zijnde raadslid komen niet in aanmerking om benoemd te worden in de audit- en rekeningcommissie.

De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, die werkzaam is bij de Concernstaf. Er is gekozen voor een secretaris uit de Concernstaf en niet voor de griffier als secretaris vanwege de inhoudelijke expertise die de betrokken secretaris vanuit de Concernstaf kan leveren aan de commissie. In de praktijk is niet uit te sluiten dat naast deze ondersteuning vanuit de griffie administratieve ondersteuning wordt verleend. Het ter beschikking stellen van de secretaris geschiedt door de gemeentesecretaris, omdat deze de Concernstaf aanstuurt en ook kan waken voor eventuele belangenverstrengeling. Ambtenaren die direct betrokken zijn bij het totstandkomen van de jaarrekening kunnen niet optreden als secretaris.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

De leden worden benoemd door de raad, dit geldt ook voor het lid dat tevens optreedt als voorzitter. Het lidmaatschap eindigt onmiddellijk van rechtswege in de gevallen zoals beschreven in lid 3 en in lid 4 onder a. In bijzondere gevallen kan de raad een lid tussentijds ontslaan.

Artikel 5 Voorzitter en secretaris

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 6 Vergaderingen

In dit artikel wordt benoemd dat er in ieder geval minimaal twee vergaderingen per jaar dienen plaats te vinden, eenmaal om de jaarrekening te bespreken en eenmaal om de onderzoeken van de verschillende partijen af te stemmen.

In lid 2 worden de adviseurs opgenoemd die worden verondersteld aanwezig te zijn tijdens de vergadering indien er onderwerpen zijn die liggen op het terrein waarop zij kunnen adviseren. De commissie hoeft dus niet expliciet uit te nodigen, maar het ligt wel voor de hand dat de commissie de betrokkenen steeds op de hoogte houdt van het vergaderschema en de te bespreken onderwerpen.

Het is van belang dat de leden van de raad, het college en de rekenkamercommissie weten wat er in de audit- en rekeningcommissie speelt. Daarom ontvangen zij op korte termijn het concept verslag. Omdat er soms lange tijd kan liggen tussen de vergaderingen is niet gekozen voor de mogelijkheid om het verslag pas na vaststelling te verspreiden.

Artikel 7 Informatie

Om het afstemmingsoverleg over de onderzoeken mogelijk te maken, dient de commissie wel te beschikken over relevante informatie van diegenen die voornemens zijn onderzoeken uit te gaan voeren. Om die reden worden rekenkamercommissie en het college expliciet verplicht hun onderzoeksplannen aan te leveren bij de commissie.

Artikel 8 Uitleg verordening

Deze bepaling behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 9 Slotbepalingen

Omdat de rekenkamercommissie enkele taken niet meer hoeft uit te oefenen, wordt in deze bepaling opgenomen dat die taken met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening niet meer behoren tot de taken van de rekenkamercommissie.