Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Houten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b)

  termijnagenda: bestuurlijke planning voor de behandeling van stukken, waarop ook de producten van de P&C-cyclus staan ingepland.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per programma weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde krediet weergegeven. Voor vervangingsinvesteringen wordt een totaalbedrag in de begroting opgenomen.

• 3.

  In de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie.

• 4.

  In de jaarrekening wordt de uitputting van de kredieten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan met beleids- en financiële kaders voor de begroting van het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze perspectiefnota vervolgens vast.

• 2.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

Artikel 5. Autorisatie begroting, kredieten en (maandelijkse) begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling autoriseert de raad de nieuwe vervangingsinvesteringen. De raad kan tijdens de begrotingsbehandeling aangeven, dat zij over een bepaalde specifieke nieuwe vervangingsinvestering op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het krediet wil ontvangen. Dit geldt ook voor alle nieuwe investeringen, welke tijdens de begrotingsbehandeling nog niet bekend waren.

• 3.

  Bij de behandeling van de bestuursrapportages en separate voorstellen in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en nieuwe kredieten en bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen/ wijziging geautoriseerde budgetten in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen en uitgaan boven de grens zoals genoemd in het Algemeen delegatiebesluit, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel of een voorstel tot wijziging van het geautoriseerde budget aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 5 miljoen informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

• 5.

  Buiten de reguliere P&C-producten worden, door middel van een maandelijkse begrotingswijziging, financiële mutaties doorgevoerd in de begroting. Deze betreffen wijzigingen die beleidsarm, technisch van aard of budgetneutraal zijn dan wel mutaties die gedelegeerd zijn aan het college (exploitatie structureel < € 25.000 of incidenteel < € 50.000). Deze maandelijkse begrotingswijzigingen worden door de raad in de besluitvormende raadsvergadering vastgesteld.

Artikel 6. Bestuursrapportages

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de verwachte afwijkingen in de realisatie van de begroting van de gemeente. De momenten waarop dat gebeurt worden vastgelegd in de planningscyclus en de termijnagenda. De raad stelt deze bestuursrapportage(s) vervolgens vast.

• 2.

  De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting van de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a)

    de baten en lasten per programma.

  • b)

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen.

  • c)

    het effect op het saldo van baten en lasten, volgend uit de onderdelen a en b.

  • d)

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.

  • e)

    het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d.

  • f)

    kredieten.

• 3.

  In de bestuursrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s en kredieten in de begroting groter dan de rapportagetolerantie voor de jaarrekening toegelicht. Administratieve wijzigingen tussen de programma’s worden in één bedrag gepresenteerd.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat conform Wet HOF alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  Materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven. Uitzondering hierop zijn de activa ten behoeve van de producten riolering en afvalinzameling. Op deze activa wordt annuïtair afgeschreven.

• 4.

  De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden afgeschreven in:

  • a)

    gronden en terreinen: niet en 10-40 jaar.

  • b)

    gebouwen: 15-50 jaar.

  • c)

    grond-, weg en waterbouwkundige werken: 8-70 jaar.

  • d)

    vervoermiddelen: 6-11 jaar.

  • e)

    machines, apparaten en installaties (incl. theatertechniek): 5-30 jaar.

  • f)

    automatisering: 4-11 jaar.

• 5.

  Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 6.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Financieel-technische gronden kunnen de oorzaak zijn om bij raadsbesluit hiervan af te wijken. Dan wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 9. Reserves en voorzieningen

• 1.

  De raad besluit tot het instellen en opheffen van reserves en de dotaties en onttrekkingen aan reserves.

• 2.

  De raad besluit tot het instellen en opheffen van voorzieningen en de dotaties aan voorzieningen.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  • a)

    het specifieke doel van de reserve.

  • b)

    de voeding van de reserve.

  • c)

    het plafond van de reserve.

  • d)

    de looptijd en het bestedingsplan.

• 4.

  Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding, dan valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• 5.

  Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening wordt minimaal aangegeven: a) het specifieke doel van de voorziening.

  • b)

    de voeding van de voorziening.

  • c)

    het plafond van de voorziening.

  • d)

    het bestedingsplan.

Artikel 10. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken, die al dan niet rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betreffende activa betrokken evenals de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  Voor de rentetoerekening aan de activa wordt het vastgestelde rekenrentepercentage gebruikt.

Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen. De raad stelt deze tarieven vast.

• 2.

  De besluiten voor het vaststellen van de actuele grondprijzen worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

• 3.

  De besluiten voor het vaststellen van de gemeentelijke tarieven voor rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen anders dan genoemd in het tweede lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a)

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren.

  • b)

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s.

  • c)

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen.

  • d)

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a)

    overtollige liquide middelen worden uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat (schatkistbankieren) of lagere Nederlandse overheden en overheidsinstanties, zoals gemeenschappelijke regelingen en gemeentelijke diensten.

  • b)

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

  • c)

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten.

  • d)

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.

  • e)

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 13. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Dit plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen, alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het rioleringsplan vast.

• 2.

  Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een beheerplan openbare ruimte aan. Dit beheerplan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het beheerplan vast.

• 3.

  Het college biedt eens in de vijf jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en buitensportaccommodaties, evenals de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het plan vast.

Artikel 14. Financiering

De paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken bevat naast de verplichte onderdelen:

• a)

  de kasgeldlimiet (Wet fido).

• b)

  de renterisiconorm (Wet fido).

• c)

  de liquiditeitsplanning voor het begrotingsjaar en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar.

• d)

  de rentevisie.

• e)

  de rapportage over het EMU-saldo (Ministeriële richtlijn).

Artikel 15. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

• 1.

  De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken bevat tenminste:

  • a)

    een inventarisatie van de weerstandscapaciteit.

  • b)

    een inventarisatie van de risico’s.

  • c)

    een waardering van het weerstandsvermogen aan de hand van de ratio weerstandsvermogen.

  • d)

    het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

• 2.

  Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 16. Grondbeleid

• 1.

  De paragraaf Grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken bevat tenminste:

  • a)

    het beleid en een verslag van de ontwikkelingen omtrent de grondexploitatie.

  • b)

    een waardering van het weerstandsvermogen grondexploitaties aan de hand van de ratio weerstandsvermogen.

• 2.

  Het college legt gelijktijdig met de behandeling van de jaarstukken de herziene grondexploitaties voor, welke de raad vaststelt.

• 3.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente.

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten en soortgelijke informatie.

• c)

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en kredieten en voor het maken van kostencalculaties.

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking. Ook wordt voor het rechtmatig zijn van de baten en lasten en de balansmutaties de rechtmatigheid van de beheershandelingen getoetst. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a)

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen.

• b)

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

• c)

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en kredieten.

• d)

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

• e)

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

• f)

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• g)

  de regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• h)

  de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen

Artikel 20. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De ‘Financiële verordening’ vastgesteld door de raad op 24 mei 2011 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als ‘Financiële verordening’.