MANDAATREGELING GEMEENTE HOUTEN

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Houten, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

overwegende, dat het wenselijk is ter bevordering van de dienstverlening alsmede de efficiency van de gemeentelijke organisatie, ten aanzien van bepaalde bevoegdheden mandaat, volmacht en machtiging te verlenen aan ambtenaren van de gemeente Houten;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de overige van toepassing zijnde wettelijke voorschriften;

besluiten vast te stellen de:

MANDAATREGELING GEMEENTE HOUTEN

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Definities

a. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

b. Onder volmacht wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

c. Onder machtiging wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

d. Onder HR21-functienaam wordt verstaan: de generieke functienaam van de functionaris binnen het waarderingssysteem van HR21.

e. Onder werknaam wordt verstaan: de functienaam van de functionaris waarmee de inhoud van diens werk wordt aangeduid in bijvoorbeeld zijn aanstelling en waarmee hij, bijvoorbeeld in de ondertekening van brieven en e-mailberichten of op een visitekaartje, naar buiten treedt.

Hoofdstuk 2. Mandatering van bevoegdheden

Artikel 2. Uitoefening bevoegdheden

1. De uitoefening van de bevoegdheden, aangeduid in het bij deze regeling behorende register, worden opgedragen aan de daarbij genoemde functionarissen.

2. De bevoegde functionaris wordt in het register aangeduid met zijn HR21-functienaam of met zijn werknaam. Als de functionaris is aangewezen voor de uitoefening van bepaalde taken kan hij ook als zodanig zijn aangeduid.

3. De bevoegdheid op aanvraag een besluit te nemen omvat elk op die aanvraag te nemen besluit, waaronder begrepen buiten behandeling laten, verlenen, verlenen onder voorwaarden, vaststellen, weigeren, intrekken en verlengen, opschorten of verdagen van de beslistermijn, tenzij uit de clausulering of de instructie het tegendeel blijkt.

4. Indien in het register in de kolom ‘samenvatting clausulering en/of instructie’ verwezen wordt naar een collegebesluit zijn alle instructies of voorwaarden uit dat collegebesluit van toepassing. De collegebesluiten waarin nog uitgegaan wordt van een afdelingsstructuur met afdelingshoofden en coördinatoren blijven (voor zover niet anders bepaald is) van toepassing met dien verstande dat er geen sprake meer is van afdelingen en afdelingshoofden, maar van teams en teammanagers.

5. Indien de uitoefening van de in het mandaatregister opgenomen mandaten het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt die beslissing onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting en voorts met inachtneming van de in de overzichten opgenomen clausuleringen en instructies.

6. Tot het mandaat behoren mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de gemandateerde bevoegdheden, alsmede het treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

Artikel 3. Ondermandaat

1. De teammanager aan wie bevoegdheden zijn gemandateerd, is bevoegd de aan hem gemandateerde bevoegdheid door te mandateren aan onder hem ressorterende medewerkers, tenzij daartoe in het register een verbod is opgenomen.

2. Aan een medewerker die niet in dienst is bij de gemeente Houten wordt geen ondermandaat verleend, tenzij de teammanager hem die bevoegdheid uitdrukkelijk en schriftelijk heeft gegeven.

3. Op ondermandaat zijn de overige bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4. Plaatsvervanging

1. Ingeval van ondermandaat aan medewerkers wordt bij afwezigheid of verhindering van de gemandateerde de aan hem gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door degene die het ondermandaat aan hem verstrekt heeft, tenzij anders aangegeven.

2. Bij afwezigheid of verhindering van een teammanager of programmamanager worden de aan hem gemandateerde bevoegdheden, welke niet verder zijn ondergemandateerd, uitgeoefend door:

a. een andere teammanager of programmamanager, indien sprake is van routinematige zaken;

b. de gemeentesecretaris/algemeen directeur (dan wel zijn

plaatsvervanger), in andere gevallen.

Hoofdstuk 3. Kaders voor de toepassing van het mandaat

Artikel 5. Geen mandaat

De beslissing op de hierna te noemen bevoegdheden wordt voorbehouden aan het gehele college c.q. de burgemeester indien:

1. het om het vaststellen van algemeen verbindende regels gaat;

2. het om onderwerpen of beslissingen gaat, waarvoor nieuwe beleidslijnen vastgesteld moeten worden;

3. het om onderwerpen of beslissingen gaat, waarvoor weliswaar beleidslijnen zijn vastgesteld, doch welke vanwege omstandigheden van bijzondere aard, afwijken van normale gevallen en als zodanig niet als routinebeslissingen kunnen worden gekwalificeerd;

4. de mandans, de mandataris of de gemeentesecretaris daartoe de wens te kennen geeft;

5. het uitgaven betreft die niet passen binnen de begroting of de daarvoor ter beschikking gestelde kredieten dan wel wanneer de desbetreffende budgethouder niet daarmee instemt.

Artikel 6. Kaders

1. De mandaten kunnen en dienen pas te worden uitgeoefend wanneer is voldaan aan alle voor de te nemen besluiten wettelijk voorgeschreven eisen die verbonden zijn aan de bevoegdheid.

2. De mandaten dienen te worden uitgevoerd in overeenstemming met de daarvoor geldende richtlijnen of gedragsregels.

Artikel 7. Voorleggen van zaken aan portefeuillehouder

1. Indien in enig geval wordt vastgesteld dan wel sterk moet worden vermoed, dat de voorgenomen uitoefening van de bevoegdheid niet in overeenstemming is met het bepaalde in artikel 6, legt de gemandateerde, als het gaat om een bevoegdheid van het college, de betreffende zaak vooraf voor aan de wethouder onder wiens portefeuille de zaak valt. Indien deze dat nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het college. Wanneer het gaat om een bevoegdheid van de burgemeester wordt de zaak ter besluitvorming voorgelegd aan de burgemeester.

2. Zaken worden in elk geval aan de portefeuillehouder voorgelegd, indien:

• a. het voornemen bestaat tot afwijking of aanvulling van het tot dan toe gevoerde beleid;

• b. uit het te nemen besluit niet voorziene financiële consequenties kunnen voortvloeien.

Artikel 8. Teamoverstijgende besluiten

1. Indien bij een te nemen besluit een ander team belang heeft of de betreffende zaak mede het taakgebied van een ander team raakt, legt de gemandateerde de zaak vooraf voor aan de teammanager van dat team.

2. Indien met deze geen overeenstemming wordt bereikt, legt de gemandateerde de zaak ter nadere besluitvorming voor aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Hoofdstuk 4. Ondertekening

Artikel 9. Ondertekening uitgaande stukken

1. In geval van uitoefening van bevoegdheden namens het college of namens de burgemeester worden uitgaande stukken uit naam van het desbetreffende bestuursorgaan opgesteld.

2. De uitgaande stukken van het college worden als volgt door de gemandateerde ondertekend:

Met vriendelijke groet,

namens het college van burgemeester en wethouders,

gevolgd door de functienaam van de (onder)gemandateerde en zijn naam en handtekening.

3. De uitgaande stukken van de burgemeester worden als volgt door de gemandateerde ondertekend:

Met vriendelijke groet,

namens de burgemeester,

gevolgd door de functienaam conform de functienamenlijst van de (onder)gemandateerde en zijn naam en handtekening.

Artikel 10. Geen ondertekeningsmandaat

De (onder)gemandateerde maakt geen gebruik van de bevoegdheid tot ondertekening van stukken

indien:

a. de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt;

b. het correspondentie betreft die is gericht aan de gemeenteraad;

c. het correspondentie betreft waarvan ondertekening door het bestuursorgaan uit een oogpunt van

representatie van de gemeente gewenst is;

d. zich na beslissing van het bestuursorgaan nieuwe feiten voordoen of bekend worden als gevolg waarvan het besluit heroverweging verdient of aan het besluit alsnog bestuurlijke, politieke of andere zwaarwegende aspecten verbonden raken;

e. het betreft de formele verzending van besluiten van de gemeenteraad en brieven uitgaande van de gemeenteraad.

Hoofdstuk 5. Volmachten en machtigingen

Artikel 11. Volmachten en machtigingen

De hoofdstukken 1 tot en met 4 en hoofdstuk 7 zijn van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Hoofdstuk 6. Het mandaatregister

Artikel 12. Mandaatregister

1. Het bij deze regeling behorende mandaatregister geeft een overzicht van de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, evenals de van toepassing zijnde ondermandaten.

2. Het mandaatregister geeft ten behoeve van de overzichtelijkheid en volledigheid tevens een overzicht van de verleende mandaten aan externe personen c.q. externe

organisaties. De bepalingen van deze algemene regeling zijn niet als zodanig op hen van toepassing. Voor deze gemandateerden gelden de voorwaarden en afspraken die door het bevoegde bestuursorgaan met hen zijn overeengekomen.

3. Het overzicht van verleende mandaten aan externen bevat niet de mandaten die zijn verleend in het kader van een gemeenschappelijke regeling.

Artikel 13. Openbaarheid

Het mandaatregister is openbaar en wordt gepubliceerd op www.overheid.nl.

Hoofdstuk 7. Toezicht

Artikel 15. Verantwoording

1. In geval van ondermandaat draagt de functionaris die rechtstreeks leiding geeft aan de gemandateerde, zorg voor het toezicht op de rechtmatige uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

2. In het kader van het toezicht als bedoeld in het eerste lid, rapporteert de gemandateerde in overeenstemming met de daarbij gegeven instructies, over de wijze waarop uitvoering is of wordt gegeven aan de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 16. Wijzigingen

De in het mandaatregister opgenomen mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen.

Artikel 17. Nieuwe mandaten

1. De in deze regeling opgenomen algemene regels voor de verlening van mandaat, volmacht en machtiging gelden ook voor de mandaatbesluiten die na inwerkingtreding van deze regeling separaat worden vastgesteld door het bevoegde bestuursorgaan.

2. De mandaatbesluiten als bedoeld in het eerste lid worden na vaststelling digitaal verwerkt door deze in het mandaatregister op te nemen. Daarbij wordt de datum van het collegebesluit vermeld. Daartoe worden deze tussentijdse wijzigingen doorgegeven aan de juridisch adviseur die belast is met het bijhouden van het mandaatregister.

Artikel 18. Inwerkingtreding

1. Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2019.

2. De mandaatregeling gemeente Houten, zoals vastgesteld op 15 maart 2016, wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld op 26 november 2019,

burgemeester en wethouders van de gemeente Houten

de secretaris,

A.J. Barink

de burgemeester,

G.P. Isabella

de burgemeester van de gemeente Houten,

G.P. Isabella