Besluit archiefomgevingen gemeente Houten

Geldend van 26-03-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit archiefomgevingen gemeente Houten

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten;

gelet op artikel 31, van de Archiefwet 1995;

overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;

besluit vast te stellen het :

Besluit archiefomgevingen gemeente Houten

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

- archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;Hoofdstuk 2. Archiefomgevingen

Artikel 2. Aanwijzing Archiefbewaarplaats

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de gemeenschappelijke archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht, gevestigd aan de Karel de Grotestraat 30 te Wijk bij Duurstede.

Artikel 3. Archiefruimte voor papieren archiefbescheiden

1. Papieren archiefbescheiden in de dynamische staat worden bewaard in kamer 1.25 (het archief), of kamer 1.67 (archiefruimte sociale zaken) op de eerste verdieping van het gemeentehuis aan het Onderdoor 25 te Houten.

2. Permanent te bewaren papieren archiefbescheiden in de semi-statische staat worden opgeslagen in de ‘kluis’, in de kelder van het gemeentehuis aan het Onderdoor 25 te Houten.

3. Op termijn te vernietigen papieren archiefbescheiden in de semi-statische staat worden opgeslagen in de diverse archiefruimten in de kelder van het gemeentehuis aan het Onderdoor 25 te Houten.

4. Akten van de Burgelijke Stand worden opgeslagen in de kluis van het team Dienstverlening op de begane grond, of de ‘kluis’ in de kelder van het gemeentehuis aan het Onderdoor 25 te Houten.

Artikel 4. Archiefruimte voor digitale archiefbescheiden

Archiefbescheiden in digitale vorm worden in principe opgeslagen in archiefwaardige beheeromgevingen. Daar waar deze archiefbescheiden niet in de archiefwaardige beheeromgevingen kunnen worden opgenomen wordt er gepoogd om te koppelen, de beheeromgeving archiefwaardig te maken, of om de archiefbescheiden op te nemen in een nieuwe archiefwaardige beheeromgeving.

Als digitale beheeromgevingen voor archiefbescheiden wijst het college aan:

1. Digitale archiefbescheiden worden opgeslagen in het DMS van het zaaksysteem Onegov van de gemeente Houten.

2. Daar waar dit nog niet lukt blijft papier leidend tot er een oplossing is gevonden om deze archiefbescheiden alsnog in deze beheeromgeving op te nemen of om een andere beheeromgeving archiefwaardig te maken.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 5. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit besluit treedt in werking één dag na bekendmaking.

2. Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit archiefomgevingen.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten, 17 maart 2020,

de secretaris,

A.J. Barink

de burgemeester

G.P. Isabella