Regeling inzake de commissie ruimtelijke kwaliteit gemeente Kaag en Braassem 2011, eerste wijziging

1 De commissie bestaat uit maximaal 5 leden, alsmede de secretaris die niet als lid meetelt. Er moet bij de commissieleden tenminste deskundigheid bestaan op één of meerdere van de volgende terreinen:a. cultuurhistorie/lokale historieb. molenbouwc. architectuur en architectuurhistoried. restauratie/bouwkunde

2 De leden worden door de burgemeester en wethouders benoemd en ontslagen.

3 Een ambtenaar in dienst van de gemeente kan niet tevens lid zijn van de commissie ruimtelijke kwaliteit.

4 Tenminste twee van de leden dienen inwoner te zijn van de gemeente.

1 De leden worden voor eenzelfde periode als commissie benoemd voor een termijn van vier jaar. Zij kunnen terstond worden herbenoemd.

2 Zij kunnen tussentijds ontslag nemen door tenminste drie maanden vooraf een brief te zenden aan het college van burgemeester en wethouders.

3 De aftredende leden kunnen voor een volgende zittingsperiode worden benoemd. Een lid, dat ter vervulling van een – anders dan ten gevolge van een periodieke aftreding – opengevallen plaats wordt benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, moest aftreden.

4 Tussentijdse benoemingen gelden tot aan de datum van het aftreden van de gehele commissie.

5 Een lid kan bij een met redenen omkleed besluit tussentijds worden ontslagen door het college van burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders stellen de raad hiervan in kennis.

1 De leden van de commissie wijzen uit hun midden zelf een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

2 De voorzitter roept, in samenspraak met de secretaris, de leden voor een vergadering bijeen, stelt de agenda vast en leidt de vergaderingen van de commissie.

3 De voorzitter is belast met het houden van de orde in de vergadering.

1 Het college van burgemeester en wethouders wijst een ambtenaar aan als secretaris van de commissie.

2 De secretaris verzorgt de administratieve begeleiding van de commissie.

3 De secretaris woont de vergaderingen van de commissie bij en maakt van het besprokene een verslag.

4 De secretaris heeft in de vergaderingen van de commissie een informatieve rol.

5 De secretaris formaliseert alle stukken die van de commissie uitgaan.

6 Bij verhindering of afwezigheid van de secretaris wordt hij vervangen door een daartoe door de afdelingsmanager van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling aangewezen ambtenaar.

7 De secretaris houdt een presentielijst bij op de vergaderingen en regelt aan het eind van het jaar de presentiegelden voor de leden.

1 De commissie komt bijeen:a. op die dagen welke op het jaarlijkse vergaderschema staan aangegeven;b. op verzoek van tenminste twee van haar leden;c. op verzoek van het college van burgemeester en wethouders;d. op verzoek van de secretaris.

2 De voorzitter/secretaris zendt ten minste 7 dagen voor de vergadering de leden de schriftelijke oproep met daarin aangegeven de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

3 De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

4 De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

5 Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip er nog onvoldoende leden aanwezig zijn, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

6 In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd worden afgeweken van het in lid 1 en 2 gestelde.

7 De vergadering wordt in de gemeente via de gemeentelijke website en de gemeentelijke huis-aan-huis krant bekend gemaakt.

8 Mits de aard van het agendapunt het toelaat bestaat de mogelijkheid om:a. samen te komen met een delegatie van de commissie. Hierin nemen minimaal plaats: 2 mensen met inhoudelijke expertise op het gebied van de agendapunten.b. commissiebreed overleg te plegen via e-mail om vervolgens op basis van de reacties een advies vast te stellen welke vervolgens per hamerslag wordt bevestigd in de eerst volgende vergadering.

9 Alleen in het geval van een positief advies, mag de delegatie de aanvraag afhandelen. Bij een negatief advies dient het te worden behandeld in de eerstvolgende vergadering.

1 De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.

2 Indien door een lid wordt verzocht om behandeling van een agendapunt in beslotenheid, dan wel de voorzitter dit gewenst acht, beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren over dit verzoek.

3 Dit verzoek wordt slechts ingewilligd, indien anders een zwaarwegend algemeen of particulier belang hierdoor zou kunnen worden geschaad. De commissie kan over een agendapunt in beslotenheid een besluit nemen.

1 Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast. Op deze agenda worden in ieder geval de door het college van burgemeester en wethouders aangegeven onderwerpen of voorstellen opgenomen.

2 In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3 Bij de aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4 Wanneer de commissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college nadere inlichtingen of advies vragen. De commissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

5 Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1 Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

2 Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of er een advies aan het college wordt uitgebracht.

3 Indien de commissie een advies aan het college uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4 Indien een lid van de commissie persoonlijk belang heeft bij een voorstel waarover in de commissie wordt gestemd, onthoudt het lid zich ten aanzien van dit onderwerp van stemming. Dit is te allen tijde het geval voor de secretaris.

5 In het geval van een gelijk aantal stemmen voor als tegen, zal er een verdeeld advies worden uitgebracht naar het college.

6 In het advies worden de standpunten van de leden opgenomen.

7 Indien binnen drie weken na agendering van een punt nog geen advies is uitgebracht door de commissie, wordt het als positief advies geïnterpreteerd.

1 De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden aan de leden toegezonden, gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De notulen worden na vaststelling op de gemeentelijke website geplaatst.

2 Bij het begin van de vergadering worden, zo mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3 De leden hebben het recht een voorstel tot wijziging van de notulen aan de commissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. De notulen moeten inhouden:a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden.d. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 14 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslaging.

4 De notulen worden opgesteld onder de zorg van de secretaris.

5 De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

1 De commissie kan omtrent een onderwerp waarover zij gaat adviseren (aanvullende) informatie vragen aan de secretaris.

2 De commissie kan zich bij haar beraadslagingen laten bijstaan door externe deskundigen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, dient van tevoren toestemming van het college van burgemeester en wethouders te worden verkregen.

1 De commissie ruimtelijke kwaliteit kan bepalen dat belanghebbenden van een op de agenda staand onderwerp mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2 Een beslissing daartoe wordt op voorstel van een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1 Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze regeling te herinneren;b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog kan afronden.

2 Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3 De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

1 Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing, voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

2 De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgestuurd, maar worden opgesteld door de secretaris en enkel ter inzage gehouden voor de leden.

1 De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2 Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3 De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.