Regeling E-werken gemeente Kampen

Artikel 1 Wat wordt verstaan onder E-werken?

Als iemand op grond van de aanstelling of arbeidsovereenkomst gemiddeld minimaal een halve dag per week structureel (gedeeltelijk) voor de gemeente werkt vanuit de eigen woning met behulp van informatie- en communicatietechnologie, spreken we van (structureel) E-werken.

Artikel 2 E-werken kan op verschillende manieren.

Er zijn twee manieren van E-werken mogelijk, namelijk via een digipass token en via e-mailcontact. Met een token wordt ingelogd op het gemeentelijk netwerk. De medewerker is afhankelijk van de beschikbaarheid van het gemeentelijke automatiseringssysteem. Er kan alleen voor technische problemen aan het gemeentelijke systeem contact worden opgenomen met de helpdesk.

Verder kunnen bestanden en andere informatie wordt uitgewisseld via mailverkeer. Deze incidentele E-werker werkt op de eigen PC enkel met eigen sofware en kan bij technische problemen geen beroep doen op de gemeentelijke helpdesk.

Artikel 3 Voor wie is E-werken bedoeld?

E-werken is geen recht, maar een mogelijkheid die in principe voor iedereen geldt. Wel moet het dienstverband tenminste 28 uur per week zijn en moet  de medewerker minimaal een halve dag en maximaal anderhalve dag per week E-werken. Verder moet thuis over een werkruimte met inrichting (w.o. computer) worden beschikt die aan de normen van de arbowetgeving voldoet (zie  Intranet). De woon-werkafstand kan verder een van de criteria zijn bij het bepalen van de wenselijkheid van E-werken.

Artikel 4 Procedure aanvragen E-werken.

De  medewerker vraagt eerst goedkeuring aan zijn direct-leidinggevende. Vervolgens wordt het aanvraagformulier (intranet/smartdocs) ingevuld (incl. ondertekening eenheidsmanager) en (via de  P-adviseur van de betreffende eenheid) aan het team PJC voor verdere behandeling voorgelegd.  Team PJC beziet in overleg met team I&A onder meer of er een token beschikbaar is. Is dit het geval dan regelt team PJC  o.a. de toetsing van de thuiswerkplek en het  eventueel in bruikleen verstrekken van materialen, ondertekening overeenkomst enz. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 3 jaar, maar eindigt wanneer de medewerker de gemeente Kampen voor het verstrijken van deze termijn verlaat.

Jaarlijks wordt tijdens het voortgangsgesprek (PJK) de wenselijkheid van E-werken besproken.

Artikel 5 Wie beslist over E-werken?

De direct-leidinggevende (vaak de teammanager) beslist in eerste instantie over de haalbaarheid en wenselijkheid van E-werken. De eenheidsmanager moet een verzoek om te mogen E-werken onderschrijven.

De teammanager PJC beoordeelt uiteindelijk of E-werken mogelijk is. Een afwijzing is een besluit in het kader van de Awb. De medewerker kan hiertegen bezwaar aantekenen bij het college van B&W.

Artikel 6 Welke functies/taken zijn E-werkbaar?

Op voorhand worden geen functies/taken uitgesloten. De werkzaamheden moeten voldoende kunnen worden geïsoleerd om thuis aan te werken.

Artikel 7 De volgende afspraken worden gemaakt.

De E-werker maakt vooraf met zijn leidinggevende tenminste afspraken over:

• -

  de te verrichten werkzaamheden

• -

  de wijze van terugkoppeling met de organisatie

• -

  de periode waarin de medewerker E-werkt

• -

  het aantal dagen per week waarop de medewerker E-werkt

• -

  de dagen in de week waarop de medewerker E-werkt

• -

  informatiebeveiliging privacy-aspecten

• -

  de bereikbaarheid van de medewerker

De E-werker moet tijdens de afgesproken werktijden/op gezette tijden thuis telefonisch en via mail voldoende bereikbaar zijn voor klanten en collega’s. De ‘kantoortelefoon’ wordt daarom zoveel mogelijk doorgeschakeld naar de telefoon op de thuiswerkplek.

De medewerker krijgt de verantwoordelijkheid en het vertrouwen om die resultaten op de voor hem meest effectieve en efficiënte wijze te behalen.

De leidinggevende kan,  indien het belang van de organisatie dat vereist,  de medewerker opdragen in afwijking van bovenstaande afspraken de werkzaamheden elders te verrichten.

De medewerker wordt hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld, maar uiterlijk 24 uur van tevoren.

Artikel 8 Arbo-eisen

De gemeente is op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk voor de thuiswerkplek van de (structurele) E-werker. De gemeente laat vooraf de thuiswerkplek toetsen en stelt zonodig hulpmiddelen in bruikleen beschikbaar.

De E-werker verklaart schriftelijk er zelf zorg voor te dragen dat de thuiswerkplek aan de gestelde normen van de arbowetgeving voldoet en blijft voldoen en dat volgens de eisen wordt gewerkt (inspanningsverplichting).

De E-werkplek moet aan de volgende eisen voldoen:

• -

  Een rustige werkomgeving

De E-werker draagt zelf zorg voor een goede werkruimte waar gewerkt kan worden zonder te zeer gestoord te worden.

• -

  Een goede bureaustoel

Als de E-werker thuis geen goede bureaustoel heeft, verstrekt de gemeente er één in bruikleen (op advies na toetsing E-werkplek). Heeft de E-werker op Arbo-advies op kantoor een speciale stoel, dan heeft degene die thuis ook nodig.

• -

  Een bureau (werktafel)

Een in hoogte instelbaar bureau of een bureau met een vaste hoogte van 74 of 75 cm.  Als het bureau te hoog is wordt een voetensteun gebruikt. Bij werken met een laptop verdienen een los toetsenbord en een losse muis de voorkeur. De gemeente stelt deze voorzieningen niet beschikbaar (ook geen tegemoetkoming in de aanschafkosten ervan).

• -

  Een beeldscherm van tenminste 15 inch

Voor een goede opstelling kan de telewerker verder zonodig een beeldschermverhoger gebruiken. De gemeente stelt deze voorzieningen niet beschikbaar (ook geen tegemoetkoming in de aanschafkosten ervan).

Voldoet de thuiswerkplek niet (meer) aan de  Arbo- richtlijnen, dan zal de leidinggevende besluiten dat de medewerker niet kan E-werken. Er wordt dan geen E-werkovereenkomst aangegaan dan wel de E-werkovereenkomst wordt beëindigd.

Artikel 9 Verder regels en afspraken

• -

  Er worden geen tegemoetkomingen in de kosten van E-werken verstrekt.

• -

  Wanneer sprake is van een reiskostenvergoeding worden de reiskosten herberekend op basis van het aantal afgesproken dagen dat de E-werker op kantoor aanwezig is.

• -

  In bruikleen ontvangen materialen blijven eigendom van de gemeente.

• -

  Bij beëindiging van het E-werken is de medewerker zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van het in bruikleen ontvangen materiaal. De leidinggevende ziet hier op toe.

• -

  In bruikleen ontvangen materiaal moet hoofdzakelijk gebruikt worden voor het E-werken. Schade hieraan die te wijten is aan zijn schuld of nalatigheid kan geheel of gedeeltelijk op de medewerker worden verhaald.

• -

  De medewerker neemt passende maatregelen om te voorkomen dat anderen toegang krijgen of hebben tot vertrouwelijke informatie. De gemeente kan voorschriften geven voor extra beveiligingsmaatregelen.

• -

  Derden mogen geen gebruik maken van de netwerkfaciliteiten van de gemeente Kampen.

• -

  Het token is persoonsgebonden, de medewerker leent het aangeboden token niet uit aan derden.

• -

  Verlies of diefstal van het  token meldt de medewerker onmiddellijk aan de gemeente Kampen.

• -

  Daar waar deze regeling niet in voorziet, neemt de teammanager en/of eenheidsmanager van de medewerker een besluit met inachtneming van het advies van PJC.

• -

  De gemeente Kampen behoudt zich het recht voor dit reglement te wijzigen.