Besluit Informatiebeheer gemeente Kapelle

Besluit Informatiebeheer gemeente Kapelle

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

A.KPI’s

Als hulpmiddel bij de horizontale verantwoording heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) opgesteld aan de hand waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeenten kan worden getoetst.

B.Proceseigenaar

Bevoegde om te bepalen hoe een werkproces verloopt en degene die de verantwoordelijkheid heeft ervoor zorg te dragen dat het werkproces aan de klantverwachtingen en bedrijfsdoelstellingen blijft voldoen.

C.Verordening

De in de artikel 30, lid 1, artikel 32, lid 2 van de Archiefwet bedoelde verordening, zijnde de Informatieverordening gemeente Kapelle.

D.Beheereenheid

De organisatie van de gemeente Kapelle

E.Beheer

De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren

F.Kwaliteitssysteem

Kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling.

G.De wet

Hiermee wordt bedoeld de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid voor de informatie

Artikel 2

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn op strategisch niveau verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatiehuishouding; zij stellen het beleid vast en sturen (middel)lange termijn ontwikkelingen.

• 2.

  Gemeentesecretaris en afdelingshoofden/proceseigenaren zijn op tactisch niveau verantwoordelijk voor de toepassing van het beleid ten aanzien van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

• 3.

  Afdelingshoofden (proceseigenaren) zijn op operationeel niveau verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen hun afdelingen.

• 4.

  De medewerkers zijn in hun rol als procesbeheerders verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete werkprocesgebonden informatie, volgens vast te stellen kwaliteitseisen.

• 5.

  De adviseur en medewerkers van de cluster Documentaire Informatievoorziening zijn in hun rol van informatiebeheerder concernbreed verantwoordelijk voor advisering, ondersteuning, rapportering, reparatie en overdracht van de werkprocesgebonden informatie.

Artikel 3

De gemeentesecretaris is als hoofd van de beheereenheid verantwoordelijk voor het informatiebeheer conform artikel 4 van de Informatieverordening gemeente Kapelle.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders stellen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) in, bestaande uit de gemeentesecretaris en de archivaris, dat de regie heeft over het informatiebeleid en tenminste éénmaal per jaar bijeen komt.

Hoofdstuk 3 De inrichting van het informatiebeheer

Artikel 5

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid stelt elke 2 jaar een geactualiseerd Informatiebeheerplan op, zendt dit aan burgemeester en wethouders en de archivaris en ziet toe op de volledigheid van het Informatiebeheerplan.

• 2.

  Het Informatiebeheerplan bevat tenminste de volgende elementen:

  • a.

    de beschrijving van de beheereenheid en de hoofdtaken, alsmede de wijze waarop het informatiebeheer georganiseerd is;

  • b.

    een verwijzing naar de beschrijving van de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen in het vigerend mandaatregister;

  • c.

    een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de digitale systemen waarin de informatie wordt beheerd;

  • d.

    een verklaring dat digitale systemen, waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan vastgestelde of gangbare eisen en normeringen (NEN);

  • e.

    de wijze waarop de betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit, toegankelijkheid, duurzaamheid en beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

  • f.

    een actueel overzicht van de aan de hand van de KPI’s geconstateerde knelpunten, inclusief een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

Artikel 6

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid bericht tijdig aan de archivaris het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

  • c.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een of meerdere informatiesystemen;

  • d.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

  • e.

    over te gaan tot uitlening, vervroegde overbrenging en (nood)vernietiging van informatie;

• 2.

  Het hoofd van de beheereenheid betrekt met betrekking tot de in lid 1 beschreven situaties, het gevraagd en/of ongevraagd advies van de archivaris in zijn voorstel aan burgemeester en wethouders.

Artikel 7

Indien het hoofd van de beheereenheid de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren, is vooraf positief advies van de gemeentearchivaris vereist:

a vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

b vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

• c.

  bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting en verandering van archiefruimten;

• d.

  overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 8 intrekking

Het Besluit informatiebeheer gemeente Kapelle 2013, vastgesteld op 28 mei 2013, wordt ingetrokken.

Artikel 9 inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer gemeente Kapelle.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Kapelle,