Regeling vervallen per 01-01-2019

Financiele verordening gemeente Kerkrade 2008

Geldend van 04-07-2016 t/m 31-12-2018

Intitulé

FINANCIELE VERORDENING GEMEENTE KERKRADE 2008

"Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Kerkrade" ex artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening 2008).

Paragraaf 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities en begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. organisatorische eenheid: Iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade danwel de Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade is aangewezen en die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

b. administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Kerkrade en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. beleidsvelden, prioriteiten, programma’s en producten Een beleidsveld is een samenhangend geheel van activiteiten dat betrekking heeft op de diverse reguliere en min of meer vaste beleidsterreinen. De raad wil hier sturen op uitzonderingen.

Een prioriteit is een afzonderlijk herkenbaar onderdeel van een beleidsveld, bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie, waaraan de raad een bijzonder belang hecht en waarop hij intensief wil sturen. Een prioriteit kan ook investeringen omvatten. De prioriteiten worden als programma (nieuwe stijl) in de begroting opgenomen.

Voor administratieve doeleinden is een onderverdeling van beleidsvelden naar producten en zonodig deelproducten mogelijk. De toedeling van de producten aan de beleidsvelden en programma’s volgens de productenbegroting en productenrekening is inzichtelijk, eenduidig en consistent.

Daar waar in het Besluit begroting en verantwoording wordt gesproken over programma’s, betreft dit in Kerkrade de beleidsvelden.

Paragraaf 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Indeling begroting en jaarstukken

  • 1. De raad stelt de indeling van de beleidsvelden vast.

  • 2. De raad stelt binnen de beleidsvelden de programma’s vast waarop hij intensief wil sturen.

  • 3. De raad stelt ten behoeve van het college vast de rapportagekaders voor de programma’s en voor de beleidsvelden.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. De raad stelt mede op voorstel van het college, voor zover mogelijk en zinvol, voor elk programma en bij voorkeur ook voor elk beleidsveld vast:

    a. relevante indicatoren voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid

    b. de (veronderstelde) onderlinge samenhang en relaties tussen doelen, activiteiten en metingen/indicatoren

  • 2. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van relevante gegevens, opdat (de realisatie van) het gemeentelijk beleid toetsbaar is.

  • 3. In de begroting wordt voor elk beleidsveld weergegeven de totale lasten en baten. In het jaarverslag/jaarrekening wordt voor elk beleidsveld weergegeven de gerealiseerde lasten en baten.

  • 4. De lasten, baten, investeringskredieten en reservemutaties van programma’s worden ter informatie afzonderlijk weergegeven.

  • 5. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting resp. bij de tussentijdse rapportages wordt van de toekomstige investeringen per investering het beschikbare investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 6. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

  • 7. Naast de begroting resp. jaarverslag/jaarrekening wordt verstrekt een productenbegroting resp. productenrekening.

Artikel 4 Kaders begroting

  • 1. Algemeen uitgangspunt is een evenwichtige en sluitende begroting in meerjarenperspectief, rekening houdend met het meerjarig investeringsprogramma.

  • 2. Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode worden de politieke wensen financieel vertaald naar een meerjarenbeleidsplan en -begroting, hetgeen de basis is voor de jaarlijkse begroting.

  • 3. In de begroting wordt een post voor onvoorziene lasten opgenomen, rekening houdend met de richtlijnen van de provinciale toezichthouder. Indien gewenst kan deze post nader worden onverdeeld.

  • 4. Het college draagt in overleg met het presidium zorg voor een tijdsplanning van alle producten uit de bestuurlijke planning & control cyclus.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting en de daarin opgenomen financiële positie de totale lasten en de totale baten per beleidsveld, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de investeringskredieten.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling kan de raad indien gewenst aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

  • 3. De bij een programma behorende lasten, baten of investeringskredieten maken deel uit van de totale lasten en totale baten van een beleidsveld, de algemene dekkingsmiddelen en/of de investeringskredieten. Zij worden niet afzonderlijk geautoriseerd. Het vermelden daarvan in de begroting, tussenrapportages en jaarstukken heeft slechts een informatief karakter ten behoeve van de (bij)sturing door de raad.

Artikel 6 Uitvoering begroting

  • 1. Het college draagt er zorg voor dat:

    a. de lasten en baten van de beleidsvelden en, voorzover relevant, van de programma’s eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

    b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

    c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde beleidsveld onder druk komt.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de beleidsvelden, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

  • 3. In afwijking van lid 2 en mits voorzien van een budgettair neutrale begrotingsbijstelling geldt dat overschrijdingen op beleidsveldniveau gecompenseerd mogen worden:

    a. vanuit een ander beleidsveld mits geen noemenswaardige gevolgen voor de realisatie van de doelstellingen van dat andere beleidsveld;

    b. vanuit het nog vrije deel van de totale post onvoorzien;

    c. door extra daarmee samenhangende baten;

    d. vanuit de algemene dekkingsmiddelen;

    e. door inzet van de daarvoor bedoelde reserves met een budgettair egaliserend karakter, zoals benoemd in de vigerende Nota Reserves en Voorzieningen.

  • 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor bijstelling van het beleid en wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten.

  • 5. De budgettair neutrale begrotingsbijstellingen die omwille van een adequate budgetbewaking plaatsvinden ná vaststelling van de laatste tussentijdse rapportage maar vóór vaststelling van de jaarrekening, worden door de raad in beginsel als geautoriseerd beschouwd, mits deze transparant blijken uit de jaarrekening.

  • 6. Met het vaststellen van de tussenrapportages resp. de jaarstukken worden alle wijzigingen en bijstellingen tot dan toe geautoriseerd door de raad.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

  • 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar en doet zonodig voorstellen tot bijstelling van beleid.

  • 2. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden conform de tijdsplanning zoals bedoeld in artikel 4 lid 4.

  • 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

  • 4. De tussenrapportages gaan indien en voorzover daartoe aanleiding is, in op bestuurlijk relevante ontwikkelingen en afwijkingen, zowel wat betreft beleidsmatige zaken, de lasten, de baten, de investeringskredieten, de geleverde goederen en diensten, de maatschappelijke effecten en indicatoren. Daartoe geven mede nader richting de door de raad vastgestelde rapportagekaders volgens artikel 2 lid 3.

  • 5. De tussenrapportages bevatten in elk geval een bijgestelde raming van: a. de baten en lasten per beleidsveld;

    b. de algemene dekkingsmiddelen;

    c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

    d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per beleidsveld;

    e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d,

  • 6. De tussenrapportages bevatten in elk geval de uitputting alsook een actueel meerjarig overzicht van de beschikbare investeringskredieten.

  • 7. De tussenrapportages bevatten informatief en voorzover van toepassing de geraamde en gerealiseerde baten, lasten, mutaties in reserves en uitputting van de investeringskredieten die specifiek betrekking hebben op de programma’s.

Artikel 8 Informatieplicht

  • 1. Het college informeert de raad in elk geval, voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

    a. investeringen, aankopen van goederen en diensten, of toekennen van subsidies groter dan € 50.000;

    b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000;

    c. verkoop van goederen en diensten of eigendommen groter dan € 100.000.

  • 2. Het college informeert de raad indien het college nieuwe verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten of baten gedurende één of meer dienstjaren groter zijn dan € 100.000.

  • 3. Lid 1 en lid 2 geldt niet indien de verplichting wordt afgedekt uit een eerder voor dat doel én financiële omvang gevormde bestemmingsreserve of voorziening. Voorzover de verplichting groter blijkt dan het voorziene bedrag, geldt voor het meerdere het bepaalde onder lid 1 en/of lid 2.

  • 4. Het college legt over het aangaan van de verplichtingen zoals genoemd in lid 1 en lid 2 en de financiële dekking daarvan in elk geval zo spoedig mogelijk doch uiterlijk verantwoording af via de eerstvolgende tussentijdse rapportage en/of de jaarrekening.

Paragraaf 3 Financieel beleid

Artikel 9 Waarderen en afschrijven vaste activa

Voor het afschrijven van vaste activa worden de uitgangspunten, methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “Afschrijvingsbeleid” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van ervaringscijfers en/of een beoordeling van openstaande vorderingen.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt minimaal vierjaarlijks een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

  • 2. De nota behandelt o.a. (wijzigingen in) de vorming en besteding van reserves en voorzieningen, de aard en doelstelling per reserve en voorziening en de wenselijk geachte minimale en maximale omvang per reserve en voorziening.

  • 3. Tussentijds noodzakelijk geachte maar niet reeds begrote vorming of opheffing van reserves en voorzieningen, danwel toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen, kunnen zonder afzonderlijk voorafgaand raadsbesluit plaatsvinden. In de tussentijdse rapportages resp. de jaarstukken dienen deze mutaties zichtbaar te zijn. Middels het vaststellen van tussentijdse rapportages resp. de jaarstukken vindt formele autorisatie door de raad plaats.

  • 4. Voorwaarde voor toepassing van lid 3 is dat deze mutaties noodzakelijk zijn om de in de programma's aangegeven doelstellingen of activiteiten te realiseren of wanneer deze op grond van geldende verslaggevingsregels noodzakelijk blijken. In het geval van onttrekkingen dienen de te dekken lasten duidelijk te passen bij aard en doelstelling van de reserve of voorziening.

Artikel 12 Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd, waarbij de directe en indirecte kosten worden verbijzonderd naar de producten en diensten voorzover zij daarmee redelijkerwijs en rechtstreeks samenhangen.

  • 2. Bij de kosten kunnen ook worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing ook de compensabele BTW.

  • 3. De hoogte van de bij de begroting ingecalculeerde financieringsrente en de bij de jaarrekening gerealiseerde financieringsrente is bepalend voor de rentetoerekening aan de nieuwe activa van het betreffende dienstjaar. Het rentepercentage van de reeds bestaande activa blijft ongewijzigd.

Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  • 1. Het college biedt jaarlijks voor het komende begrotingsjaar een tarievennota aan. Deze nota bevat een overzicht van de diverse belastingen, rechten, heffingen en prijzen/leges.

  • 2. De raad stelt de tarievennota en de bijbehorende verordeningen vast.

Artikel 14 Financieringsfunctie

  • 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de begroting uit te kunnen voeren;

    b. het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;

    c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    d. het zoveel mogelijk beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie in acht:

    a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die gevestigd zijn in door de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) aangegeven staten en die minimaal de door Ruddo aan de looptijd van de uitzetting gekoppelde vereiste rating hebben;

    b. de (overige) bepalingen van de Wet Fiddo en de Ruddo, waaronder inbegrepen eisen aan de toegestane productvormen en het gebruik daarvan;

    c. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd van langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

    d. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

  • 3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Indien van toepassing motiveert het college in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke transacties.

Paragraaf 4 Financieel beheer en interne controle

Artikel 15 Administratie

De administratie in brede zin is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatorische eenheden;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 17 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt zoveel mogelijk vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke verordeningen, regelingen en eigendommen. Deze regels zijn bij voorkeur opgenomen in de betreffende gemeentelijke verordeningen en regelingen zelf en de bijbehorende werkprocedures.

Paragraaf 5 Financiële organisatie

Artikel 18 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt zonodig in een besluit vast:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatorische eenheden;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-, beheers- en toezichtsorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. de kostenverdeelmethodiek en –sleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 19 Inkoop en aanbesteding

  • 1. Het college zorgt voor en legt in een besluit vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten.

  • 2. De regels waarborgen onder meer dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Europese en overige regelgeving.

Artikel 20 Verstrekking subsidies en steunverlening

  • 1. Het college biedt ter besluitvorming een subsidieverordening aan. Deze bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies.

  • 2. Het college dient te waarborgen dat in het geval van (mogelijke) steunverlening aan ondernemingen en instellingen er wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Europese en overige regelgeving.

Artikel 21 Onderhoud kapitaalgoederen

Het college zorgt voor periodiek geactualiseerde onderhoudsplannen voor gemeentelijke kapitaalgoederen, waaronder wegen, riolering, gebouwen en openbaar groen. Deze onderhoudsplannen maken inzichtelijk het te plegen onderhoud en de meerjarige financiële dekking van de kosten.

Paragraaf 6 Paragrafen

Artikel 22 Paragrafen

  • 1. In de verplichte paragrafen bij begroting en rekening dient minimaal voldaan te worden aan de wettelijke eisen. Daarnaast kan het college aanvullende relevante informatie opnemen. Ook kan de raad verzoeken om aanvullende informatie op te nemen.

  • 2. Voorts kunnen de betreffende onderwerpen ten behoeve van de kaderstelling door de raad nader worden uitgediept in afzonderlijke nota’s.

Paragraaf 7 Slot-en overgangsbepalingen

Artikel 23 Nadere regels

  • 1. Het college kan voor de uitvoering van deze verordening nadere regels en instructies geven.

  • 2. Daar waar te verstrekken informatie de onderhandelingspositie of andere belangen van de gemeente in individuele gevallen naar het oordeel van het college kan aantasten, kan worden volstaan met het niet of niet afzonderlijk herkenbaar opnemen van deze informatie in begroting, jaarstukken en andere openbare stukken.

Artikel 24 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking vanaf begrotingsjaar 2008.

Artikel 25 Overgangsbepaling

Bij de toepassing van deze verordening mag in aanmerking worden genomen dat voor wat betreft de programmabegroting nieuwe stijl, conform de aanbevelingen in het rapport “Doelen aan de horizon” van de rekenkamercommissie Kerkrade, in elk geval tot en met begrotingsjaar 2011 sprake is van een groeimodel. Dat betekent dat niet direct ten volle aan alle hieraan gerelateerde bepalingen van deze verordening kan worden voldaan.

Artikel 26 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Kerkrade 2008".

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Kerkrade in zijn openbare vergadering van 25 juni 2008 en 24 februari 2010.
De voorzitter van de raad, de griffier
J.J.M. Som mr. drs. H.J.W. Jacobs-van Dongen

Bijlage “Afschrijvingsbeleid”

§1. Definities en uitgangspunten

Uiteraard zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en de uitspraken van de landelijke commissie BBV leidend. Binnen deze landelijke kaders hebben gemeenten een bepaalde mate van vrijheid. De invulling daarvan wordt als lokaal kader in deze bijlage vastgelegd.

Onder een investering wordt verstaan het vastleggen van vermogen in een object, waarvan het nut zich over meer jaren uitstrekt. Investeringen worden conform het BBV onderscheiden in:

- Investeringen met een economisch nut Indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Voorbeelden zijn gebouwen, voertuigen en riolen.

- Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Deze genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen.

Activeren is het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde object met meerjarig nut (kapitaalgoed), dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Als een investering is geactiveerd, moet er op worden afgeschreven, enkele uitzonderingen daargelaten. Afschrijven is het op methodische wijze – volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur – ten laste van de exploitatie brengen van (een) kapitaalgoed(eren). Dat gebeurt om de lasten toe te kunnen rekenen naar het jaar waarop ze betrekking hebben.

Als gevolg van het activeren ontstaan er jaarlijkse kapitaallasten, totdat de investering geheel is afgeschreven. Deze kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en toegerekende rentekosten.

Een eerste uitgangspunt is dat lineair wordt afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur van een actief. In sommige gevallen, wanneer de technische levensduur langer is dan de economische en het actief als zodanig ook nog kan worden gebruikt, kan worden afgeschreven over maximaal de technische levensduur (voorbeeld: computers, kantoormeubilair).

Een tweede uitgangspunt is dat alle redelijkerwijs met de vervaardiging of verkrijging van een activum samenhangende directe en indirecte kosten voor activering in aanmerking komen, althans voorzover het uiteindelijke voortgebrachte object binnen de BBV-voorschriften ook activeerbaar is.

Of sprake is van een investeringsuitgave of onderhoudsuitgave is overigens niet altijd duidelijk aan te geven. Van een investeringsuitgave is in elk geval sprake bij het optreden van een levensduur / gebruiksduurverlenging (langer dan oorspronkelijk voorzien)¹, een capaciteitsvergroting, een verbetering van de output en/of een verlaging van de productiekosten. Ook is van een investeringsuitgave sprake, indien dit het gevolg is van aanscherping van milieu-, hinderwet- en/of veiligheidseisen (milieu-investeringen, geluidsisolatie, veiligheidsinvesteringen)². De kosten die gemaakt moeten worden om redelijkerwijs de (oorspronkelijk) verwachte levensduur te kunnen halen, kwalificeren als onderhoudskosten.

Verlenging van de afschrijvingstermijn kan worden overwogen indien een nieuwe beoordeling van de voorheen gekozen looptijd tot de conclusie leidt dat de levensduur van een activum een verlenging rechtvaardigt (gegronde reden, conform BBV art.64). Omgekeerd kan natuurlijk ook. Daarbij heeft het de voorkeur om de bestaande boekwaarde gedurende de resterende (kortere) afschrijvingstermijn af te schrijven³.

Tot slot geldt dat de bepalingen en termijnen die hieronder worden genoemd leidend zijn, doch niet absoluut. In individuele gevallen kan het namelijk gerechtvaardigd zijn een andere termijn of methodiek te hanteren. Een andere termijn kan aan de orde zijn afhankelijk van bijvoorbeeld de aard van de investering, de technische kwaliteit van de gebruikte materialen of omgevingsfactoren waarin het activum wordt gebruikt. Een andere methodiek, bijvoorbeeld annuïteiten, kan aan de orde zijn wanneer het wenselijk is om de totale kapitaallasten van het activum jaarlijks gelijk te houden.

[1] Commissie BBV, Notitie Kapitaalgoederen, Stellige Uitspraak 35-3, mei 2007

[2]Deloitte, Handboek Jaarrekening Gemeenten 2007, januari 2007, pag.31

§2. Specifieke bepalingen

Omschrijving

Afschrijving

Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000, uitgezonderd gronden en terreinen

Komen ten laste van de exploitatie, worden dus ook niet geactiveerd en afgeschreven

Gronden en terreinen

Niet, voorzover de boekwaarde niet hoger is dan de marktwaarde. (m.u.v. de "improductieve" gronden waar al sinds 1987 op werd afgeschreven, in verband met de relatief beperkte nog resterende afschrijvingsduur en die inmiddels meer het karak- ter hebben van openbaar groen)

Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio

Lineair, maximaal 5 jaar. (NB: Hierin schuilt het vraagstuk tussen afbakening van enerzijds de ontwikkeling en voorbereiding van een investering en anderzijds die investering zelf. Als scheidslijn wordt in beginsel gehanteerd het besteksgereed maken en aanbesteden.4 Voorzover hier bijv. nog een architect of andere deskundige wordt ingeschakeld om e.e.a. verder uit te werken, wordt als voorbereiding beschouwd de keuze voor de architect/deskundige. De inzet van de architect/ deskundige wordt als investering beschouwd.

Kosten voor het afsluiten van geldleningen

Komen ten laste van de exploitatie, worden dus ook niet geactiveerd en afgeschreven. Voorzover de kosten groter zijn dan € 50.000 en de lening een looptijd heeft langer dan 1 jaar, mogen ook deze kosten lineair worden afgeschreven gedurende de looptijd van de lening.

Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut (openbare ruimte)

Komt onder aftrek van eventuele bijdragen van derden en eventuele inzet (na resultaatbestemming) van reserves ten laste van de exploitatie. Indien hiervan wordt afgeweken wordt het actief bij voorkeur zo snel mogelijk afgeschreven en in elk geval niet langer dan over de verwachte levensduur van het actief (zie hierna bij "afschrijvingstermijnen.

Financiële bijdragen aan activa in eigendom van derden

Bij voorkeur zo snel mogelijk afschrijven, maar mag worden afgestemd op de verwachte levensduur van het betreffende actief van de derde, met een maximum van 25 jaar. Overigens moet wel worden voldaan aan de specifieke voorwaarden die het BBV voor activering stelt.

[3]Zie ook: Deloitte, Handboek Jaarrekening Gemeenten 2007, januari 2007, pag.30 ; Commissie BBV, V&A deel 12/13, 2005

[4] Zie ook: Deloitte, Handboek Jaarrekening Gemeenten 2007, januari 2007, pag.23

§3. Afschrijvingstermijnen

Investeringen economisch nut

jaren

omschrijving

50

(nieuwe) rioleringen en relining

25

nieuwbouw, renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen inclusief daarin inbegrepen voorzieningen en (technische) installaties mits inbegrepen in totaalkrediet

10

afzonderlijke bouwkundige of andere voorzieningen, technische installaties, meubilair, levensduurverlengend onderhoud (upgrading) NB: wanneer bijv. als gevolg van reconstructie feitelijk en technisch sprake is van een nieuw activum, kan er als zodanig ook op worden afgeschreven.

6

transportmiddelen

5

automatiseringsapparatuur en programmatuur

5

rolstoelen en overige WMO-hulpmiddelen NB: bepaalde hulpmiddelen kunnen langer meegaan, bijvoorbeeld trapliften 10 jaar.

I nvesteringen maatschappelijk nut openbare ruimte

Bij voorkeur zo snel mogelijk, doch maximaal

jaren

omschrijving

25/35

wegen/straten/pleinen, bruggen, viaducten en overige civieltechnische kunstwerken NB: voorzover de technische levensduur van een bepaald nieuw of gereconstrueerd activum 35 jaar of meer is, kan vanaf 2008 dit activum in maximaal 35 jaar worden afgeschreven.

25

begraafplaatsen, sportcomplexen/velden (voorzover eigendom gemeente)

15

openbare verlichting, openbaar groen/groenvoorzieningen, vri

10

straatmeubilair, speelvoorzieningen, hondenuitlaatplaatsen, verkeersmaatregelen, fiets/voetpaden

§4. Moment en bedrag van activeren en afschrijven.

Er wordt afgeschreven op basis van de oorspronkelijke kredietvoteringen en de boekwaarde per 1/1 van het jaar dat volgt op het jaar waarin met de productie of aanschaf van het object wordt gestart, althans voorzover er voldoende uitgaven zijn gedaan om op af te kunnen schrijven.5 Er mag immers geen negatieve boekwaarde ontstaan. In bepaalde situaties, bijvoorbeeld bij majeure langlopende projecten, kan er voor worden gekozen om de ingebruikname van het object maatgevend te laten zijn voor het startjaar voor de afschrijvingen.

Deze systematiek heeft als kenmerken voorzichtigheid en vooral gelijkmatigheid, waardoor er begrotingstechnisch geen onnodige fluctuaties in de kapitaallasten ontstaan. Voorzover sprake is van vertragingen van investeringen, zijn in de eerste jaren de afschrijvingen relatief wat hoog ten opzichte van de tot dan toe gedane uitgaven, maar in de latere jaren wat lager. Over de volledige afschrijvingsperiode bezien heffen de verschillen elkaar op en heeft deze systematiek geen nadelige financiële consequenties.

Uitgangspunt is volledige afschrijving van een object. Er wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde. Indien een object met een bepaalde restwaarde wordt afgestoten, dient afboeking van de restwaarde (sanering) plaats te vinden. Indien bij het afstoten een boekwinst wordt gerealiseerd, dient deze boekwinst na overdracht te worden verwerkt als incidentele bate. De opbrengst mag niet direct met de aanschafwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend.

[5] Voorbeeld : Stel investering € 100.000 volledig in 2007 geraamd, 10 jaar afschrijven = € 10.000 per jaar.

a) Als totale uitgaven (=boekwaarde) per 1/1/2008 € 100.000, dan wordt in 2008 € 10.000 afgeschreven, enz.

b) Als uitgaven per 1/1/2008 € 15.000, dan wordt in 2008 € 10.000 afgeschreven, enz. (dus oorspronkelijke reeks).

c) Als uitgaven per 1/1/2008 minder dan € 10.000, dan wordt in 2008 niets afgeschreven en in 2009 begint de reeks van € 10.000 (mits dan wel voldoende uitgaven).

§5. Inzet van reserves bij investeringen en versneld afschrijven

Volgens het BBV moeten investeringen met economisch nut op de balans “bruto” worden geactiveerd. Bijdragen uit reserves mogen dan niet op het investeringsbedrag in mindering worden gebracht. Dat leidt tot hogere kapitaallasten, omdat het bedrag waarover wordt afgeschreven daardoor hoger is. Deze extra kapitaallasten werden tot 2006 gedekt door jaarlijkse onttrekkingen uit de in 2004 speciaal daarvoor gevormde “reserve dekking kapitaallasten investeringen economisch nut”. Bij meerdere investeringen werd dit echter een bijzonder complexe administratie.

Zoals in de jaarrekening 2006 reeds uitvoerig toegelicht (algemene beschouwingen, onderdeel reserves en voorzieningen), is in 2006 gekozen voor een andere en meer eenvoudige verwerkingswijze en is de genoemde reserve opgeheven middels een budgettair neutrale operatie.

De aangepaste verwerkingswijze is redelijk boekhoudkundig van aard. Kort en bondig samengevat is deze als volgt. Voorzover reserves worden ingezet voor investeringen met een economisch nut, worden deze investeringen conform het BBV bruto geactiveerd. Tegelijkertijd vinden voor het bedrag van de in te zetten reserves extra afschrijvingen plaats op bepaalde investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Voor die categorie investeringen is dat namelijk wel toegestaan en het verlaagt de kapitaallasten van die investeringen. Met deze verlaging kunnen dan worden opgevangen de hogere kapitaallasten van de verplichte bruto activering van de investering met economisch nut. Per saldo is het een budgettair neutrale operatie.

Er kan overigens ook voor worden gekozen om extra af te schrijven op “bijdragen aan activa in eigendom van derden”, aangezien ook voor deze categorie investeringen het BBV spreekt van een “kan”-bepaling (bijdragen kunnen worden geactiveerd, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan).

Tot slot geldt in het algemeen dat meevallers kunnen worden ingezet om de “investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut” of “bijdragen aan activa in eigendom van derden” versneld af te schrijven.

d) Als aan het einde van het project de totale uitgaven kleiner of groter zijn dan € 100.000, dan worden de afschrijvingen over de resterende looptijd herberekend, hetgeen een voordeel of nadeel in de begroting betekent.

Toelichting op de artikelen

Artikel 1. Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. De overige begrippen uit de verordening worden hier verduidelijkt.

De onderscheiden organisatorische eenheden zijn vastgelegd in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade. De Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade onderkent nog als eenheid de griffie.

De definities m.b.t. de beleidsvelden en programma’s zijn opgenomen conform de door de raad onderschreven aanbevelingen van het rekenkamerrapport “Doelen aan de horizon” en de verdere uitwerking van deze aanbevelingen door de ingestelde “werkgroep programmabegroting”. In de verdere artikelen worden deze aanbevelingen consequent doorgetrokken.

De beleidsvelden betreffen momenteel de voormalige 11 programma’s: 1. Bouwen en wonen, 2. Verkeer en vervoer, 3. Milieu, 4. Economie en toerisme, 5. Veiligheid en handhaving, 6. Jeugd, 7. Welzijn, sport en cultuur, 8. Zorg, 9. Werk en Inkomen, 10. Bestuur en bedrijfsvoering en 11. Beheer.

Artikel 2. Indeling begroting en jaarstukken en Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de informatie waarop en waarmee de raad wil sturen en controleren. Meestal zal die vaststelling voor meerdere jaren gelden. Het is niet de bedoeling om de indeling steeds overhoop te halen, dat is ook niet raadzaam voor een consistent beeld. Alleen indien daartoe een echte aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.

In deze verordening is al rekening gehouden met de aanbevelingen van het rekenkamerrapport “Doelen aan de horizon” en de verdere uitwerking van deze aanbevelingen door de ingestelde “werkgroep programmabegroting”.

Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Een vierde w-vraag wordt ook wel gesteld: wanneer zijn we tevreden? Deze systematiek kan overigens ook op de beleidsvelden worden toegepast. Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten te beoordelen.

Het investeringsprogramma geeft inzicht in de investeringskredieten.

Artikel 4. Kaders begroting

Hierin zijn de algemene uitgangspunten vastgelegd.

In jaar 1 van een nieuwe raadsperiode worden de politieke wensen uit het collegeprogramma financieel vertaald naar een meerjarenbeleidsplan en -begroting, hetgeen de grondslag vormt voor de jaarlijkse begroting. In jaar 2 t/m 4 van de raadsperiode evalueren de voorjaarsnota maar ook de najaarsnota jaarlijks de voortgang van het meerjarenbeleidsplan, zodat tussentijdse bijsturing mogelijk is.

De beleidsmatige doelstellingen worden doorvertaald naar beleidsvelden en programma's. Naast de realisatie van beleid is ook van belang de continue doorvertaling van incidentele en structurele financiële mee- en tegenvallers naar de verschillende producten uit de bestuurlijke planning & control cyclus (o.a. voorjaarsnota - begroting - najaarsnota - jaarrekening - voorjaarsnota - etc.).

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten.

Autorisatie van budgetten vindt plaats op het niveau van de beleidsvelden, om ook voor de reguliere beleidsterreinen waar de raad wil sturen op uitzondering, toch het budgetrecht van de raad intact te laten. De programma’s zijn immers slechts onderwerpen die de bijzondere belangstelling van de raad hebben. Dat betekent niet dat de overige onderwerpen er niet meer toe doen. De lasten, baten, investeringskredieten en reservemutaties van programma’s (prioriteiten) worden ter informatie afzonderlijk weergegeven, maar niet afzonderlijk geautoriseerd. Door de afzonderlijke weergave heeft de raad toch voldoende mogelijkheden om (bij) te sturen.

Artikel 6. Uitvoering begroting

In dit artikel geeft de raad expliciet aan dat het college verantwoordelijk is voor een goede uitvoering van de begroting. In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het college.

Overigens is in de Wet dualisering gemeentebestuur bepaald dat een privaatrechtelijke rechtshandeling, zoals het aan- en verkoop van goederen en diensten, het aangaan van geldleningen en bankkredieten, etc. een taak is voor het college. De raad neemt daarover niet direct een besluit meer, maar houdt via het vaststellen van de uiteenzetting van de financiële positie en de financieringsparagraaf bij de begroting en rekening inzicht en invloed.

Compensatie binnen beleidsvelden is zonder meer mogelijk. Hiervoor zijn op ambtelijk niveau in de vigerende budgethoudersregeling nadere eisen gesteld, o.a. de eis van budgettair neutrale begrotingsbijstellingen. Deze neutrale bijstellingen vinden plaats op het niveau van de productenbegroting, waarvan de raad zo spoedig mogelijk bij de tussentijdse informatievoorziening (vjn/njn) en/of jaarrekening (net wat eerder komt) kennis kan nemen c.q. die achteraf formeel worden geautoriseerd door het vaststellen van de tussentijdse rapportages en jaarrekening. Compensatie tussen de beleidsvelden onderling is onder voorwaarden mogelijk en zal zo spoedig mogelijk door de raad moeten worden goedgekeurd, hetgeen uiterlijk gebeurt bij de tussentijdse rapportages en/of jaarrekening (net wat eerder komt).

Door de intern stringente budgetbewaking worden in beginsel geen betalingen gedaan zonder dat er budget is. Daarom worden intern zgn. budgettair neutrale begrotingsbijstellingen verlangd. Omdat formeel de raad de begrotingsbijstellingen dient te autoriseren, doet zich de paradoxale situatie voor dat de stringente budgetbewaking leidt tot een begrotingsonrechtmatigheid voor wat betreft de bijstellingen die plaatsvinden ná vaststelling van de laatste tussentijdse rapportage maar vóór vaststelling van de jaarrekening. Om dit te verzachten is bepaald dat deze bijstellingen door de raad in beginsel als geautoriseerd beschouwd, mits deze transparant blijken uit de jaarrekening. De raad kan zich dan alsnog een oordeel vormen. In het uiterste geval kan dit leiden tot een idemniteitsprocedure conform de gemeentewet (de raad heeft dan "bedenkingen" tegen de jaarrekening waardoor deze niet kan worden vastgesteld).

Begrotingsoverschrijdingen in een jaar kunnen ook nog na 31 december worden goedgekeurd door de raad, wanneer deze herkenbaar in de jaarrekening worden opgenomen. In het uiterste geval kan dit leiden tot een eerder genoemde idemniteitsprocedure.

Artikel 7. Tussentijdse rapportages

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus zijn de tussentijdse rapportages. Het betreft hier de Voorjaarsnota en de Najaarsnota. Middels deze rapportages kan de raad indien nodig bijsturen. Het artikel bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Voor wat betreft de programma’s/prioriteiten die veelal meerjarig zullen zijn, zal er overigens niet elke tussenrapportage iets zinvols te melden zijn.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college heeft op grond van artikel 169 Gemeentewet altijd een informatieplicht. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen van de raad inwinnen. Deze bepaling, in combinatie met de eis van een sluitende begroting en een transparante verantwoording zorgt voor een natuurlijke “rem” bij het toepassen van dit artikel.

Dit artikel is dan ook een aanvulling op de Gemeentewet, waarmee de raad aangeeft over welke zaken hij in ieder geval tussentijds (achteraf) geïnformeerd wil worden. De genoemde bedragen gelden per investeringsproject, per goed of dienst, lening, waarborg of garantie afzonderlijk. Het uitgangspunt van meerjarig sluitende begroting blijft echter onverminderd overeind. Derhalve zal ook steeds dekking moeten worden gevonden, bij voorkeur binnen het betreffende programma.

Lid 3 regelt vervolgens dat indien dekking plaatsvindt via een onttrekking aan een specifiek voor dat doel én financiële omvang gevormde bestemmingsreserve of voorziening, het informeren van de raad niet nodig is. Immers, die bestemmingsreserve of voorziening was daar ook voor bedoeld. Relevante voorbeelden zijn de onderhoudsfondsen of de reeds dichtverplichte bedragen van de "reserve parkeerfonds exploitatie" en de "reserve reeds bestemde nog uit te geven middelen". De geraamde mutaties dienen wel tijdig in de (meerjaren)begroting te worden vastgelegd, zodat een niet geraamde mutatie een uitzondering blijft.

Voor uitgaven die via opname onder de post "nog te betalen bedragen" al vorig dienstjaar waren gedekt omdat toen de verplichting al bestond, is er natuurlijk geen probleem, daar deze lasten al hebben gedrukt op het oude dienstjaar.

In lid 4 tenslotte wordt geregeld dat het college ongeacht de hoogte van het bedrag zich achteraf zo spoedig mogelijk tegenover de raad verantwoord ten aanzien van alle aangegane verplichtingen. Via het vaststellen van de eerstvolgende tussentijdse rapportage en jaarrekening (net wat eerder komt) worden namelijk alle financiële mutaties door de raad geaccordeerd.

Artikel 9. Waarderen en afschrijven vaste activa

Op grond van de Gemeentewet dient in de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving te bevatten. Er is voor gekozen dit beleid in een bijlage vast te leggen, welke onderdeel uitmaakt van deze verordening.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Spreekt voor zich. In de exploitatie is al een bedrag geraamd. De voorziening dient om additionele tegenvallers op te vangen. Op basis van ervaringscijfers (historische percentages, m.n. voor de bulkfacturen) en/of een individuele beoordeling van posten wordt het bedrag bepaald. Momenteel is er een voorziening voor de oninbare belastingdebiteuren en een voorziening voor de oninbare sozawe-debiteuren.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen zijn belangrijke componenten bij het beoordelen van de financiële positie van een gemeente. De periodieke nota reserves en voorzieningen speelt een belangrijke rol in de kaderstelling. Lid 3 en 4 geven het college onder voorwaarden ruimte om over reserves en voorzieningen te beschikken, voorzover mutaties nog niet waren geraamd. Daartoe zijn dan vooraf geen afzonderlijke raadsbesluiten nodig, in lijn met de gedachte van het sturen op hoofdlijnen door de raad. Uiteraard blijft artikel 8 onverkort van toepassing.

Artikel 12. Kostprijsberekening

Artikel 212 GW bepaalt in het tweede lid, letter b, dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht.

In dit artikel staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen. Deze kaders vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen. Daarbij dient een kosten/baten-afweging voorop te staan. Een zeer complex systeem van kostenverdeling is weliswaar nauwkeuriger, maar ook duurder en tijdsintensiever.

Lid 1 spreekt voor zich. Lid 2 bepaalt dat een aantal bijzondere componenten ook onder de indirecte kosten worden verstaan. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt. Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. De systematiek en hoogte van rentetoerekening bij begroting en rekening wordt gevolgd om de (door te berekenen) kosten te bepalen. Het rentepercentage van de reeds bestaande activa blijft ongewijzigd, aangezien ook de financiering destijds tegen die condities heeft plaatsgevonden. Tot slot moet voor het vaststellen van de tarieven inzicht bestaan in de geraamde hoeveelheden/aantallen.

De kostentoerekening dient minimaal elke bestuursperiode geactualiseerd te worden en in elk geval bij grote organisatorische wijzigingen of bij grote wijzigingen in het producten/dienstenbestand (bijv. bij uitbreiding gemeentelijk takenpakket).

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen/leges

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 GW). Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken(welke niet vallen onder artikel 229 GW) is een privaatrechtelijke besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (artikel 160 GW).

In Kerkrade worden alle (wijzigingen in) tarieven/prijzen/etc. opgenomen in de jaarlijkse door de raad vast te stellen Tarievennota, waar nodig in een later stadium nog aangevuld met separate raadsbesluiten (bijv. omdat bij het opstellen van de tarievennota een aantal tarieven nog niet kunnen worden ingevuld door afhankelijkheid van derden zoals Rijk of RD4).

Artikel 14. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Artikel 212 GW bevat de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In dit artikel wordt hieraan invulling gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen. Het verstrekken van leningen, garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Het laatste lid speelt hierop in, waarbij waar mogelijk zekerheden dienen te worden bedongen.

Tot slot bepaalt artikel 160 GW dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

Artikel 15. Administratie

Hierin zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 16. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het college op maatregelen te treffen zodat gedurende het jaar de gemeente zelf al een interne toetsing uitvoert. De interne controle wordt daarbij gezien als “tool of management”, waarmee het “zelfreinigend vermogen” van de organisatie wordt vergroot. Het totale stelsel van “checks & balances” is daarbij van belang. Procesmatige tekortkomingen kunnen namelijk worden gecompenseerd door aanvullende maatregelen elders in de organisatie.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Dit artikel bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen. De afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen is uiteraard een politiek besluit. Bij de behandeling van een nieuwe of geactualiseerde verordening of regeling kan deze afweging plaatsvinden.

Artikel 18. Financiële organisatie

Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Hieraan kan het college middels het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie een nadere invulling geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden. De regels van a en b zijn vervat in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade danwel de Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade. De regels van letter c zijn vervat in de vigerende mandaat- en volmachtregeling. De regels van letter d zijn vervat in het vigerende treasurystatuut.

Artikel 19. Inkoop en aanbesteding

Dit artikel draagt het college op een inkoop- en aanbestedingsreglement op te stellen. Het zijn namelijk belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effecten kunnen hebben. Europese en nationale aanbestedingsregels moeten daarbij worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld.

Artikel 20. Verstrekking subsidies en steunverlening

De subsidieverordening(en) worden door de raad vastgesteld en vormen het kader waarbinnen gemeentelijke subsidies worden verstrekt. Voor de steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen en instellingen zijn op dit moment de Europese staatssteunregels (artikel 87, 88 en 89 EG-verdrag), de Europese regels voor diensten van algemeen economisch belang (artikel 86 EG-verdrag), de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht en de eigen subsidieverordening(en) van toepassing.

Artikel 21. Onderhoud kapitaalgoederen

Dit artikel spreekt voor zich en vloeit voort uit aanbevelingen van de landelijke commissie BBV.

Artikel 22. Paragrafen

Dit artikel geeft zowel het college als de raad de mogelijkheid om aanvullend op de wettelijke eisen specifieke informatie op te nemen. Het geeft voorts de mogelijkheid om bepaalde informatie uit te diepen in afzonderlijke nota’s, zonder dat deze uitdieping in afzonderlijke nota’s direct verplicht wordt gesteld. Als de paragraaf op zichzelf voldoende informatie bevat, is een afzonderlijke nota namelijk niet altijd even zinvol.

Artikel 23. Nadere regels

Dit artikel spreekt voor zich. Bepaalde informatie op een verkeerd tijdstip openbaar maken via begroting, rekening, of andere openbare stukken kan de onderhandelingspositie of andere belangen van de gemeente schaden. Informatie over grondbeleid/grondexploitaties bijvoorbeeld kan op enig moment gevoelig zijn, net als informatie over lopende juridische procedures.

Artikel 24. Inwerkingtreding

Behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 25. Overgangsbepaling

Behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 26. Citeertitel

Behoeft geen nadere toelichting.