Regeling vervallen per 19-01-2024

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014

Geldend van 18-08-2016 t/m 18-01-2024

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014

De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel,

  • •

    Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 03-09-2014;

  • •

    Overwegende dat het gewenst is de huidige verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning aan te passen;

  • •

    Gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

B E S L U I T

Vast te stellen de volgende

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014.

Paragraaf 1 AMBTELIJKE BIJSTAND

Artikel 1 Verzoek om bijstand

  • 1. Een raadslid of burgerlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie;

    • b.

      inzage of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Een raadslid of burgerlid went zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het

    opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 3. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meerdere ambtenaren aan te wijzen, die de

    gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Verlenen ambtelijke bijstand

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij;

    • a.

      het raadslid of burgerlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het algemeen belang kan schaden;

    • c.

      indien inwilliging van het verzoek een onevenredig beslag legt op de ambtelijke

      capaciteit van de ambtelijke organisatie.

  • 2. De gemeentesecretaris beoordeelt of de ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met reden omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid of burgerlid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Weigering ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordtgeweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid of burgerlid het verzoek voorleggen de burgemeester. Deze beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4 Kwaliteit verleende bijstand

  • 1. Indien een raadslid of burgerlid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand doet hij, of de griffier, hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

  • 2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. Deze beslist dan zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Informatie verzoek (leden) college

Indien (een lid van) het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid of burgerlid.

PARAGRAAF 2 FRACTIEONDERSTEUNING

Artikel 6 Financiële bijdrage fracties

  • 1. Fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergadering van de gemeenteraad, kunnen een beroep doen op financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel per fractie en een vast deel per zetel.

  • 3. Het bedrag wordt jaarlijks vastgesteld in de begroting.

Artikel 7 Besteding bijdrage

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende-, kaderstellende- en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politiek partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoefte van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolgehet rechtspositiebesluit raad- en commissieleden toekomen.

Artikel 8 Uitbetaling bijdrage

  • 1. Uitbetalingen vinden plaats op basis van declaratie.

  • 2. Declaraties worden ingediend middels het daarvoor ontworpen formulier.

  • 3. Alleen volledig ingevulde formulieren worden in behandeling genomen.

  • 4. Declaraties dienen altijd voorzien te zijn van de originele facturen.

  • 5. Declaraties worden uitbetaald tot het maximum van het toegekende bedrag aan de

    fracties.

  • 6. Declaraties worden in ieder geval elk jaar in december ingediend. Tussentijdse declaraties bedragen cumulatief minimaal € 50,00.

Artikel 9 Wijziging aantal zetels

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie te gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt debijdrage op de eerste dag van de nieuwe maand na de verkiezingen.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt op grond van artikel 6, tweede lid, vastgestelde bijdrage verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 10 Reserve

  • 1. De raad kan in enig jaar het niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie reserveren ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

  • 3. Indien een fractie gebruik wil maken van zijn reserve dient dat vooraf schriftelijk te worden aangevraagd.

  • 4. De reserves zullen worden ondergebracht in de Bestemmingsreserve

    Fractieondersteuning.

  • 5. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 6. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 7. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan de 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

PARAGRAAF 3 SLOTBEPALING

Artikel 11 Titel en inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 20 maart 2014 en kan worden aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014.

  • 2. Vanaf die datum vervalt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2010, vastgesteld door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel op 2 februari 2010.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel op 2 oktober 2014.

Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden en burgerleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Voor fracties bestaat daarnaast het recht op fractieondersteuning.

De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. De griffier is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raads- en burgerleden en de ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende rol spelen. De positie van burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding bettreft tussen de raads- en burgerleden en de ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Ambtenaren (behalve die van de griffie) werken voor het college.

Dat de raad beschikt over een griffier met een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de ambtelijke organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen , moties en regelingen zal een beroep op de organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van het recht.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. De raad van Krimpen stel burgerleden gelijk aan raadsleden. Op deze verordening kan dus door alle raads- en burgerleden een beroep worden gedaan.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijkt. Indien het gaat om een verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar.

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het heeft in de Wet openbaarheid bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van Wet openbaarheid bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad, het Reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt er toe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren wordt gesproken, worden ambtenaren uit de organisatie bedoeld die onder gezag staan van het college en dus niet de griffiemedewerkers. Dat neemt niet weg dat griffiemedewerkers ook ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid betreft.

Artikel 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van de ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig met het betrokken raads- of burgerlid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 van de Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien –naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

Artikel 5

Wanneer een collegelid of het college als geheel informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van een advies kunnen zij zich wenden tot raads- of burgerlid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De fractieondersteuning bestaat uit een vast deel per fractie en een vast deel per fractielid. Dat garandeert dat iedere fractie een substantieel deel krijgt. Het spreekt voor zich dat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied en dat zij daar een hogere vergoeding voor krijgen.

Artikel 7

De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinanceerd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgesteld in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Ondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van ambtenaren voor fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

De bijdrage mag worden besteed aan bijvoorbeeld:

  • -

    Inhuren van extern advies

  • -

    Vergoeding aan fractiemedewerkers voor secretariële, organisatorische of inhoudelijke ondersteuning

  • -

    Financiële en facilitaire ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de kaderstellende rol

  • -

    Financiële en facilitaire ondersteuning bij het organiseren van bijeenkomsten, gesprekken of presentaties ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol

  • -

    Het uitgeven van een nieuwsbrief

  • -

    Organiseren van bijeenkomsten om college- of initiatiefvoorstellen met burgers te bespreken

  • -

    Publiciteit via de website of andere media om contacten te leggen met burgers ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol

 

Artikel 8

De bijdrage wordt op declaratiebasis toegekend. Om administratieve lasten te voorkomen worden de declaraties in elk jaar in december ingediend. Tussentijdse declaraties is mogelijk maar om dezelfde reden moeten deze dan minimaal € 50,00 bedragen.

 

Artikel 9

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage wordt aangepast als de fractie groter of kleiner wordt. Meestal gebeurt dat na verkiezingen maar het kan ook tussentijds gebeuren door bijvoorbeeld splitsing van een fractie. De gewijzigde bijdrage gaat dan in op de eerste dag van de opvolgende maand.

 

Artikel 10

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. De reserve is gebonden aan een maximum van 30% van de bijdrage van het jaar daarvoor. De reserve wordt aangehouden in een bestemmingsreserve zodat het geoormerkt geld en dus beschikbaar is.

 

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.