Financiële Beheersverordening 2017

Ondertekening

Nota-toelichting

Algemene toelichting

Artikel 2Kaders begroting

Aan de hand van aangedragen beleidsalternatieven (ruimtevragen en ruimtecreaties) en autonome ontwikkelingen wordt een Beleidsalternatievenplan (BAP) opgesteld.

De doelstelling van het BAP is om de raad kaderstellend invloed te laten uitoefenen op de uiteindelijke keuze van de beleidsalternatieven door de raad zo vroeg mogelijk, zo volledig mogelijk en zo juist mogelijk inzicht te geven in alle mogelijke beleidsalternatieven en relevante financiële ontwikkelingen.

Aan de hand van het opgestelde BAP worden de aangedragen beleidsalternatieven (ruimte-

vragen en ruimtecreaties) en autonome ontwikkelingen besproken tijdens een richtingendebat.

Een autonome ontwikkeling is een ontwikkeling die de raad niet meer kan terugdraaien of wijzigen omdat:

- sprake is van geoormerkte (rijks)middelen;

- de raad al in het gemeenteblad expliciet al heeft besloten deze middelen toe te wijzen zonder enig voorbehoud;

- sprake is van een besluit van een algemeen bestuur van één van de verbonden partijen waar de gemeente deel van uitmaakt en waarbij de raad in de gelegenheid is gesteld haar invloed aan te wenden;

- sprake is van wet of regelgeving waar niet van mag worden afgeweken.

Bij ruimtevragende beleidsalternatieven wordt het college geacht het beleid te intensiveren en bij ruimtecreërende beleidsalternatieven wordt het college geacht het beleid te verminderen of te temporiseren.

De resultaten van het richtingendebat, inbegrepen de eventueel aangegeven prioritering alsook de richtinggevende opmerkingen vanuit de raad, worden verwerkt in de kadernota.

De raad is in staat om bij de behandeling van de kadernota (meer gedetailleerde) bijsturing te geven aan de door haar gegeven prioritering.

In de kadernota staan de door de raad gemaakte keuzes die kaderstellend zijn voor het college bij de opmaak van de ontwerpbegroting. De kadernota wordt uiteindelijk door de raad vastgesteld.

Tussen vaststelling van de kadernota en aanlevering van de ontwerpbegroting vinden ontwikkelingen plaats. Aan de hand van het richtinggevende kader door de raad kan het college tijdens de verdere opmaak van de begroting anticiperen op de wensen van de raad. De raad ziet vervolgens in de ontwerpprogrammabegroting welke beleidskeuzes definitief zijn opgenomen door het college en heeft aan de hand van de kadernota tevens inzicht in de niet gekozen alternatieven.

Artikel 3Programmabegroting

Artikel 3 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de structuur van de begroting vast.

Een programma is gebaseerd op de vier w-vragen: wat willen we bereiken?, wat gaan we daarvoor doen?, wat mag dat kosten? en wat zijn de majeure risico's?

Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen.

Artikel 4Beleidsvelden

Lid 1.

Het begrip beleidsvelden wordt niet door alle gemeenten gebruikt. Daar waar andere gemeenten veelal spreken over producten bedoelen we in Landgraaf beleidsvelden. Daar waar andere gemeenten veelal spreken over deelproducten bedoelen we in Landgraaf producten. Er is dus sprake van drie niveaus; programma's, beleidsvelden en producten.

Lid 2.

Door de koppeling tussen beleidsvelden en programma's gedurende een raadsperiode zo veel mogelijk vast te houden wordt bewerkstelligd dat de meerjarige financiële informatie in de begroting zo consistent als mogelijk blijft zodat de raad de meerjarige financiële ontwikkeling (beter) kan monitoren.

Artikel 5Uitvoering begroting

Artikel 5 lid 1 geeft enkele eisen voor de uitvoering van de programmabegroting.

De uitvoering van de begroting dient rechtmatig te geschieden, dit wil zeggen conform de wet en binnen de gestelde kaders. Er is sprake van doelmatige uitvoering als deze geschiedt op de economisch meest voordelige wijze. De uitvoering is doeltreffend als de activiteiten leiden tot vooraf geformuleerde doelen en beoogde effecten.

De programmabegroting bevat een overzicht van voorgenomen investeringen voor het begrotingsjaar.

Om de door de raad vastgestelde investeringskredieten ook daadwerkelijk te kunnen besteden dienen deze kredieten eerst door het college via apart besluit beschikbaar te worden gesteld.

Artikel 6Tussentijdse rapportage

De raad stuurt op hoofdlijn bij aan de hand van de jaarlijkse begrotingscyclus, inbegrepen de daarin achtereenvolgens te nemen stappen. Gedurende het jaar legt het college tussentijds verantwoording af aan de raad over de voortgang van de begrotingsactiviteiten inbegrepen de daartoe door de raad ter beschikking gestelde financiële middelen.

Aan de hand van de zogenaamde stoplichtmethode wordt de haalbaarheid van de in de begroting geformuleerde prestaties tussentijds weergegeven, inbegrepen de daartoe behorende toelichting indien de prestaties onder druk staan. De rapportages zijn voor wat betreft vorm en structuur nagenoeg identiek aan de begroting. Daardoor is de voortgang eenvoudig te koppelen aan de planning. De in de begroting opgenomen geplande activiteiten en prestaties en de tussentijdse stand van zaken worden zoveel als mogelijk ook v.w.b. lay out in een logische samenhang met elkaar gepresenteerd. Het college legt bijstellingen ten aanzien van de door de raad in de begroting vastgestelde doelen, activiteiten, prestaties, indicatoren, normen, risico's en ter beschikking gestelde middelen, inbegrepen de investeringen, voor aan de raad.

Artikel 7Jaarstukken

Artikel 7 is het sluitstuk van de Planning- en controlcyclus, de verantwoording over de

begrotingsuitvoering door het college, c.q. de controle van de raad daarop.

Het onderscheid tussen de jaarrekening en het jaarverslag is ingegeven door het feit dat de

jaarrekening een financiële / technische verantwoording bevat en via het

jaarverslag beleidsverantwoording plaatsvindt. De jaarrekening bevat een analyse van de

verschillen tussen de begroting en de realisatie.

Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) bevat de regelgeving hoe de gemeente

jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen.

Het college zendt de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag binnen twee weken na

vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar, volgend op het begrotingsjaar, aan

gedeputeerde staten. Het college voegt daarbij, indien van toepassing, het besluit van de

raad over een voorstel voor een indemniteitsbesluit met de reactie.

Artikel 8Interne controle

Lid 1

Naast het treffen van maatregelen gericht op de interne beheersing draagt het college tevens zorg voor het uitvoeren van de zogenaamde verbijzonderde interne controle. Deze verbijzonderde interne controle betreft de achteraf controle namens de leiding gericht op de betrouwbaarheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Met dit artikel stelt de raad dus expliciet vast dat er binnen de gemeentelijke organisatie middelen worden vrijgemaakt ten behoeve van het uitvoeren van deze verbijzonderde interne controle achteraf.

Lid 2

Aan de hand van een op basis van een risicoanalyse opgesteld Interne Controleplan wordt zeker gesteld dat de beschikbare capaciteit zo efficiënt en effectief als mogelijk wordt ingezet. Aan de hand van tussentijdse voortgangsrapportages wordt zeker gesteld dat het college wordt geïnformeerd over de belangrijkste geconstateerde tekortkomingen en de daartoe genomen of nog te nemen aanvullende beheersingsmaatregelen.

Lid 3

Net als de rijksoverheid moeten ook gemeenten een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik ontwikkelen en uitvoeren. De accountant dient in de accountantsverklaring een expliciet oordeel op te nemen over de rechtmatigheid die verband houdt met baten, lasten en balansmutaties. Onder de rechtmatigheidtoets valt ook het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik. Wat de raad expliciet verstaat onder het tegengaan van "misbruik & oneigenlijk gebruik" is geborgd in beleidsregels misbruik en oneigenlijk gebruik. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert ten aanzien van de uitvoering van zijn regelgeving is er mogelijk sprake van een verhoogd risico ten aanzien van de (financiële) rechtmatigheid van de uitgaven c.q. inkomsten. Verwacht mag worden dat de accountant alsdan een bedenking zal hebben die op zich niet te kwantificeren is maar die, afhankelijk van de betrokken posten, wel bepalend kan zijn voor de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Ook een gebrekkige uitvoering van vastgesteld M&O-beleid kan aanleiding geven tot het uitspreken van een bedenking. De accountant gaat dus na of de gemeente over kenbaar beleid en (interne) procedures beschikt die (opzettelijk) misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies, uitkeringen of bijdragen ondervangen of die voorkomen dat het niet juist, niet volledig of niet tijdig verstrekken van gegevens een te laag bedrag aan belastingen, heffingen of bijdragen wordt betaald. Het M&O-beleid vormt dan ook een onderdeel van het systeem van risicobeheersing.

Artikel 9Actualisering kaders

De raad legt in dit artikel vast dat kleine aanpassingen van de (financiële) kaders zo mogelijk

verloopt via de paragraaf 'Actualisering kaders'. Voorbeelden van (financiële) kaders zijn: de

nota Reserve en voorzieningenbeleid, de nota Activabeleid en het Treasurystatuut.

De paragraaf  vormt een vast onderdeel van de tussen- en slotrapportage.

Hiermee worden kleinschalige actualiseringen van het (financiële) kader efficiënt geborgd in

de reguliere planning- en control-cyclus. De kan-bepaling stelt dat bij grote aanpassingen

van de (financiële) kaders een apart voorstel wordt geformuleerd.

Artikel 10Lokale heffingen

Lid 1

Jaarlijks wordt de hoogte van de tarieven bepaald voor de belastingsoorten die in de ge-

meente worden gehanteerd. Dat geldt ook voor de leges, de rioolheffing en de afvalstoffen-

heffing. In de programmabegroting specifiek de paragraaf lokale lasten, wordt de hoogte van de tarieven onderbouwd en toegelicht.

Lid 2

Wettelijk is een dekking van maximaal 100% toegestaan. Voor wat betreft de riool -en

afvalstoffenheffing is in Landgraaf het uitgangspunt 100% kostendekkendheid. In relatie

tot de leges wordt gestreefd naar 100% kostendekkendheid.

Artikel 11Bedrijfsvoering

Het domein van de bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college.

Conform artikel 14 van het BBV verschaft de paragraaf bedrijfsvoering inzicht in de stand van zaken ten aanzien van de bedrijfsvoering. Hierbij wordt o.a. inzicht gegeven in:

- organisatieontwikkeling;

- personeel & formatiezaken;

- ICT;

- planning & control;

- facilitaire zaken.

Artikel 12Financiering

Het BBV schrijft in artikel 12 voor dat de paragraaf Financiering in ieder geval de beleidsvoornemens respectievelijk –verantwoording bevat t.a.v. het risicobeheer van de financieringsportefeuille. In artikel 212 lid c is aangegeven dat in de uitvoering de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie worden belicht. Deze uitvoering komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en rekening.

Instrumenten om het risicobeheer inzichtelijk te maken zijn de instrumenten genoemd onder a t/m d. Als gevolg van de wetswijziging van de wet Fido in 2009 vervalt de kwartaalsgewijze inzending van de gegevens over de kasgeldlimiet aan de provincie, maar moet daarvoor in de plaats meer informatie in de financieringsparagraaf worden opgenomen omtrent de liquiditeitspositie en –planning zoals bedoeld onder e. en f.

Inzicht in de renteontwikkeling en de rentekosten en –opbrengsten completeren het beeld omtrent beleidsvoornemens en –verantwoording (h).

Overigens kan de raad altijd aangeven over meer zaken geïnformeerd te willen worden.

Artikel 13Verbonden partijen

Lid 1

In deze nota legt de raad de beleidskaders vast ten aanzien van de wijze waarop het college sturing en verantwoording van de Verbonden Partij vorm geeft.

Lid 2

In de paragraaf Verbonden Partijen geeft het college de raad inzicht in de vorm van toezicht. Daarnaast wordt in de bijlagen Verbonden Partijen inzicht gegeven in o.a. de visie en beleidsvoornemens omtrent de Verbonden Partij.

Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de verbonden partijen. Wel schrijft het Besluit begroting en verantwoording enige feiten verplicht voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:

- de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;

- de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.

Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van Verbonden Partijen te worden bijgehouden.

Lid 3

Er is sprake van relevante ontwikkelingen indien de ontwikkelingen van invloed zijn op het toe te passen toezicht.

Lid 4

In de paragraaf Verbonden Partijen van de jaarstukken geeft het college de raad inzicht in de

wijze waarop toezicht heeft plaatsgevonden. In de bijlagen van de Verbonden Partijen van de

jaarstukken actualiseert het de in de begroting opgenomen bijlage Verbonden Partijen.

Artikel 14Onderhoud kapitaalgoederen

In artikel 14 stelt de raad regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan de raad over het onderhoud van kapitaalgoederen.

In de periodiek aan te bieden nota ‘onderhoud en beheer van kapitaalgoederen’ zal het college ingaan op de integratie van het onderhoud aan de te onderscheiden soorten kapitaalgoederen. Voorts zal het college de kwaliteitskeuzes met betrekking tot dat onderhoud weergeven en de beleidsmatige gevolgen van de diverse keuzes. Met deze nota stelt de raad de kwaliteitsniveaus vast.

Het college draagt er vervolgens zorg voor dat het onderhoud vervolgens op een doelmatige wijze wordt uitgevoerd door, gegeven het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau en financieel kader, de werkzaamheden in enig jaar te prioriteren en volgens die prioriteiten uit te voeren.

Artikel 15Grondbeleid

Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke

ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen.

De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de

raad thuis.

Lid 1

Deze regelt dat het college periodiek een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter

behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het

toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.

In deze nota wordt aandacht besteed aan:

- de relatie met de programma’s van de programmabegroting;

- de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente Landgraaf;

- te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

- de voorraadverwerving en uitgifte van gronden.

Verder bevat de grondnota de kaders voor de omgang met bovenwijkse voorzieningen en de wijze waarop (tussentijds) winst genomen wordt op grondexploitaties.

Lid 2

Deze schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid waarover de raad in elk geval in de verplichte paragraaf Grondbeleid bij de begroting en jaarstukken moet worden geïnformeerd. Er wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen, zoals verlies/ winstverwachtingen, de verwerving van gronden en dergelijke en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het grondbeleid. Dit naast de verplichtingen die het Besluit begroting en verantwoording voorschrijft. Het besluit schrijft voor:

- een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

- een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

- een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

- een onderbouwing van de geraamde winstneming;

- de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.

Daarnaast kan men denken aan:

- huidige vastgoedpositie

- de aan- en verkoop van vastgoed

- de deelname in PPS-constructies

- de geraamde kosten en opbrengsten per in ontwikkeling genomen project

- in erfpacht uitgegeven gronden

Lid 3 tot en met lid 5

Deze stellen dat het college in de rapportages en de jaarstukken in de paragraaf Grondbeleid verslag doet van: grondaankopen, de relatie met de structuurvisie van de gemeente Landgraaf en het ruimtelijke kader van de Regio Parkstad. Ook wordt verslag gedaan van afwijkingen tussen de voortgang van de uitvoering en de hieraan verbonden financiële consequenties.

Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.

Artikel 16Weerstandsvermogen en risicomanagement

Organisaties lopen bij het uitvoeren van hun taken risico's. De (financiële) effecten van risico's kunnen door het nemen van beheersmaatregelen, bijvoorbeeld verzekeren, beperkt worden. Niet alle risico's zijn beheersbaar. Uiteindelijk loopt de gemeente in meer of minder mate nog risico. Het vermogen om als gemeente deze restrisico's op te kunnen vangen wordt het weerstandsvermogen genoemd. Met de nota weerstandsvermogen en risicomanagement wordt beoogd het risicomanagement binnen de gemeentelijke organisatie te structureren en te borgen.

In de paragraaf weerstandsvermogen van de achtereenvolgende planningsdocumenten wordt inzicht geboden in de ontwikkelingen ten aanzien van de majeure risico's (weerstandsbehoefte) per programma alsmede de middelen om deze risico's financieel af te dekken (weerstandscapaciteit). De verhouding tussen de weerstandsbehoefte en de weerstandscapaciteit wordt de weerstandsratio genoemd. Het college heeft bij de vaststelling van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement een bandbreedte afgesproken waarbinnen de weerstandsratio zich mag bewegen.

Artikel 17Activabeleid

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 17 stelt de hoofdregels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. In de nota Activabeleid worden deze regels verder uitgewerkt en toegelicht.

Reden om dit artikel in deze mate van detaillering hier op te nemen.

Artikel 18

Voorziening voor oninbare vorderingen

Artikel 18 geeft de regels voor het treffen van een voorziening voor oninbare vorderingen.

Artikel 63, lid 8 BBV, bepaalt dat eventuele voorzieningen voor oninbaarheid met de boekwaarde van de vorderingen verrekend moeten worden. Dergelijke voorzieningen worden dus niet opgenomen onder de passiva, maar als waarderingscorrectie in mindering gebracht op de boekwaarde van de desbetreffende vordering.

Artikel 19Reserves en voorzieningen

De nota reserve- en voorzieningenbeleid bevat het beleidsmatige kader ten aanzien van reserves en voorzieningen. Bij de vaststelling van dit kader zal de Raad een geactualiseerd overzicht van de reserves en voorzieningen worden voorgelegd.

Artikel 20Kostprijsberekening

Bij de kostprijsberekening van producten en diensten wordt naast de directe kosten ook overhead meegenomen. De directe kosten zijn de toerekenbare uren en andere kosten van personeel die direct toewijsbaar zijn aan het product of dienst. De overhead is niet direct toewijsbaar en betreft alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces, zoals onder andere huisvesting, automatisering, kosten van het management, perceptiekosten heffingen, toerekening kwijtschelding, straatreiniging en onkruidbestrijding.

In relatie tot de riool– en afvalstoffenheffing worden voorzieningen gehanteerd voor de vervanging van activa alsmede voor onderhoud daaraan. De bijdragen aan deze voorzieningen dienen onderdeel te zijn van de kostprijsberekening.

De BTW die in relatie tot riolen en afvalstoffeninzameling wordt betaald, wordt gecompenseerd door de Belastingdienst. Niettemin is bij het van kracht worden van het BTW compensatiefonds in 2003 bepaald dat de BTW onderdeel blijft uitmaken van de kostprijsberekening van riool –en afvalstoffenheffing. De reden hiervan is dat de tarieven van beide heffingen fors zouden moeten dalen hetgeen voor de gemeenten een budgettair probleem zou opleveren.

Artikel 21Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de programmabegroting, de tussen- en slotrapportage en de jaarstukken zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel draagt de raad het college op een nota Treasury (Treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering.

Het college stelt in een Treasurystatuut nadere regels op voor het dagelijks beheer en de be-

heersing van koersrisico's valutarisico's, kredietrisico's en relatiebeheer, interne liquiditeitenrisico' s en geldstromenbeheer, de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie, het aantrekken van langlopende leningen en het uitzetten van financieringsmiddelen.

Artikel 22Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders voor het maken van kostencalculaties;

d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 23Beheer organisatie

Lid 1

In het organisatiebesluit wordt inzicht gegeven in een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzen van de gemeentelijke taken aan de diverse organisatieonderdelen.

Lid 2

In het bevoegdhedenbesluit wordt inzicht gegeven in de verdeling van bevoegdheden van de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheden zijn onderverdeeld naar machtiging, mandaat en volmacht.

Lid 3

Hier wordt inzicht geboden in de toegekende budgetten en investeringskredieten aan de diverse functionarissen.

Lid 4

Medewerkers en management van een afdeling zijn aanspreekbaar op de producten en diensten die door een afdeling worden gemaakt. Daarbij is het van belang dat de bedrijfsprocessen zodanig worden ingericht dat de gewenste output wordt gerealiseerd.

Het werkplan is bedoeld om aan medewerkers, management en bestuur inzicht te beiden in de voorgenomen activiteiten van de afdeling en de productiemiddelen die daarvoor nodig zijn.

Lid 5

Het college zorgt voor en legt vast de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten en diensten.

Artikel 24Regeling budgetbeheer

Het college draagt zorg voor een eenduidige indeling van de financiële administratie en een adequate scheiding van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende functionarissen bij budgetbeheer.

Doel van de Regeling budgetbeheer is niet alleen het vastleggen van spelregels voor het financieel beheer van budgetten. Doelstelling is vooral om duidelijk te maken hoe de functionarissen in de praktijk naar deze spelregels dienen te handelen.

Artikel 25Aanbesteding en inkoop

De inkoop, aanbesteding van werken, leveringen en diensten zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van interne regels is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 24 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De Europese regelgeving en de daarvan afgeleide landelijke(verwoord in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) dienen daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de landelijke en Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels. De Europese/landelijke regelgeving voorziet echter niet in alle gevallen. De Gemeente Landgraaf heeft daarom een eigen Inkoop- en Aanbestedingsbeleid opgesteld dat in 2009 is geactualiseerd. Zodoende is er beleid voor alle aanbestedingen/inkopen ongeacht het bedrag.