Besluit vervanging van analoge bescheiden door digitale reproducties gemeente Landsmeer

Geldend van 01-10-2017 t/m heden

Intitulé

Besluit vervanging van analoge bescheiden door digitale reproducties gemeente Landsmeer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer maakt bekend dat in de vergadering van 18 juli 2017 op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 een besluit heeft genomen over de toepassing van vervanging (papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties) voor bescheiden die voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in het Handboek Vervanging gemeente Landsmeer.

De fysieke documenten worden gedigitaliseerd door middel van scanning. Daarna worden deze archiefbescheiden opgeslagen als origineel bestand (in het originele bestandsformaat) en in PDF/A als archiefformaat in het Document Management Systeem (DMS). Dit PDF/A formaat is een archiefkopie zodat de documenten duurzaam en volgens de open standaard gearchiveerd worden.

Aan elke registratie worden specifieke metadata (gegevens over gegevens) toegevoegd, voor de terugvindbaarheid van de registraties en de mogelijkheid om het document in zijn context te kunnen plaatsen.

De fysieke (papieren) documenten worden na 3 maanden daadwerkelijk vernietigd. De documenten worden nog 3 maanden bewaard zodat er nog voldoende tijd is om:

  • •

    Eventuele foutieve scans te verbeteren c.q. aan te passen;

  • •

    De metadata behorende bij het archiefbescheid te vergrendelen (dit kan pas nadat de behandelaar het document heeft afgehandeld).

De digitale reproducties die zijn aangemerkt om de analoge bescheiden te vervangen, worden voorzien van 2 extra metadata:

  • •

    Het veld ‘digitaal origineel’ wordt aangevinkt;

  • •

    Het veld ‘datum vernietiging analoog document’ wordt –na daadwerkelijke vernietiging– ingevuld.

Er is een Procedure Kwaliteitscontrole opgesteld. Deze procedure behelst het controleren van de kwaliteit van het volledige vervangingsproces op diverse criteria zodat de digitale reproducties de plaats van de analoge bescheiden kunnen innemen.

Dit besluit treedt op 1 oktober 2017 in werking.