Verordening Auditcommissie gemeente Langedijk 2011

Artikel 1 Instelling

Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de Audit-commissie gemeente Langedijk.

Artikel 2 Doel

De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 2 van de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet (Controleverordening) en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3.

Artikel 3 Taken (en bevoegdheden)

1. De Auditcommissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2. Onder de in het eerste lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 2 van de Controleverordening gemeente Langedijk 2004;

d. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f. het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de

accountant, de rekenkamer(functie) en het college;

h. het namens de raad overleggen met de rekenkamer(functie) over de door deze commissie uit te voeren onderzoeken alsmede het voeren van vooroverleg met de rekenkamer(functie) over uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;

i. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 door de raad benoemde raadsleden of burgerraadsleden, die een afspiegeling vormen van de raad.

2. De commissie kiest uit de in de commissie zitting hebbende raadsleden of burgerraadsleden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3. De commissie wordt bijgestaan door twee adviseurs, te weten: de portefeuillehouder Financiën en de afdelingsmanager Financiën.

4. De griffier is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Zittingsperiode

1. De zittingsperiode van de leden eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2. De raad kan een (burger-)raadslid als commissielid tussentijds ontslaan.

3. Een (burger-)raadslid kan te allen tijde als lid van de commissie ontslag nemen.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel als zij nodig acht ter bespreking van de in artikel drie benoemde taken.

2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

6. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie

Artikel 8 Informeren raad

1. De commissie informeert de raad via het presidium en/of het forum over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het forum van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Slotbepalingen

1. Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

2. Uiterlijk een half jaar voor afloop van iedere raadsperiode wordt het functioneren van de Auditcommissie geëvalueerd, zodat de zittende raad deze evaluatie nog kan behandelen.

Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie gemeente Langedijk”. De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.