Regeling vervallen per 21-06-2022

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Langedijk houdende regels omtrent vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Langedijk 2020)

Geldend van 25-04-2020 t/m 20-06-2022

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Langedijk houdende regels omtrent vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Langedijk 2020)

Vervangen zullen worden:

  • -

    alle fysieke archiefwaardige documenten. Digitalisering van deze documenten die met behulp van Corsa beheerd worden, wordt op door of op basis van afspraken onder regie van Informatiebeheer uitgevoerd. Voor de met behulp van Green Valley / Alfresco beheerde documenten wordt dit gedaan door de behandelende afdelingen. Dit gebeurt op basis van afspraken onder regie van Informatiebeheer;

  • -

    alle bij de uitvoering van taken waarvoor de gemeente Langedijk verantwoordelijk is gesteld vervaardigde documenten die worden geprint t.b.v. het zetten van een “natte” handtekening, waarna het ondertekende exemplaar wordt verzonden en een scan van het ondertekende document wordt gearchiveerd.

Uitzonderingen:

  • -

    niet vervangen worden de ontvangen facturen en de documenten die behoren tot de dossiers van Jeugd- en Ouderenzorg;

  • -

    tevens zullen documenten die op grond van hun intrinsieke waarde niet voor vervanging in aanmerkingen komen niet vervangen worden ( zie paragraaf 2.2 ).

    Daarnaast mogen nooit vervangen worden:

    • o

      aktes burgerlijke stand;

    • o

      documenten die na ontvangst in fysieke vorm (eventueel na ondertekening) geretourneerd moeten worden.

College van burgemeester en wethouders van Langedijk

gelet op:

  • -

    de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

  • -

    artikel 7 van de Archiefwet.

b e s l u i t:

Artikel 1

  • 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de hierboven omschreven analoge archiefbescheiden die op grond van “de selectielijst gemeenten en inter-gemeentelijke organen 2017” voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd;

  • 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging: “Gemeente Langedijk: Handboek routinematige digitale vervanging 2020”.

Artikel 2

  • 1. dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad;

  • 2. het besluit routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Langedijk 2016, vastgesteld op 9 februari 2016, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als “Besluit routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Langedijk 2020”.

Ondertekening

Langedijk, 17 maart 2020

Burgemeester en wethouders van Langedijk,

E. (Erik) Annaert

gemeentesecretaris/directeur

L.A.M. (Leontien) Kompier

burgemeester

Bijlage:

Gemeente Langedijk: Handboek routinematige digitale vervanging 2020 (versie 1.0)

Toelichting:

Dit vervangingsbesluit en het daaraan ten grondslag liggende Handboek vervanging ( zie bijlage) zijn opgesteld door de afdeling Informatisering & Automatisering, team Informatiebeheer van de gemeente Langedijk. Gedurende dit proces heeft zorgvuldige afstemming plaatsgevonden met het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Zowel het vervangingsbesluit als het daaraan ten grondslag liggende Handboek vervanging voldoen daarmee aan de daaraan op grond van de Nederlandse Archiefwetgeving te stellen eisen en geven inzicht in bijvoorbeeld de afwegingen die gemaakt zijn uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling.