Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Lansingerland 2019

Geldend van 01-01-2019 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Lansingerland 2019

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland,

gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht, de Financiële verordening gemeente Lansingerland;

BESLUIT:

vast te stellen de

‘Budgethoudersregeling gemeente Lansingerland 2019’

BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

College: het college van burgemeester en wethouders van Lansingerland.

De algemeen directeur: de gemeentesecretaris.

De concerndirecteuren: team bestaande uit de gemeentesecretaris en 3 concerndirecteuren die ieder een eigen domein als aandachtsgebied hebben.

Concerndirectie: team bestaande uit de gemeentesecretaris en 3 concerndirecteuren die ieder een eigen domein als aandachtsgebied hebben.

Domein: verzameling teams die samen verantwoordelijk zijn voor beleid en uitvoering van de tot het domein behorende processen.

Team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van deze regeling een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

Teammanager: de functioneel en hiërarchisch leidinggevende aan een team direct onder het directielid tot wiens aandachtsgebied het domein behoort.

Concerncontroller: de ambtenaar belast met de ontwikkeling van een samenhangend, integraal beleid (concernkaders) ten behoeve van het realiseren van door de directie gestelde doelen taken, zoals beschreven in het Organisatiebesluit;.

Budget: de middelen die via de programmabegroting (inclusief het overzicht overhead) en uitgewerkt in baten en lasten per beleidsveld zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken.

Investeringskrediet: de middelen die via het vaststellen van de programmabegroting of aparte raadsbesluiten zijn toegekend voor het realiseren van investeringen.

beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de budgetten.

Hoofdbudgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente.

Deelbudgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor een deel van het totale budget van de gemeente.

Budgethouder: de medewerker aan wie het beheer van middelen is toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie (onder)mandaat is verleend bestedingen te verrichten ten laste van die budgetten en investeringskredieten.

Budgetbeheerder: de medewerker die voor de beheersing van een deel of delen van een budget als budgethouder is aangewezen.

Begrotingswijziging: een door de raad genomen besluit tot wijziging van het volume van de begroting of de verdeling van budget(ten) over de programma’s, gedurende het lopende begrotingsjaar, zoals bedoeld in artikel 18 van het Besluit Begroting en Verantwoording.

Administratieve begrotingswijziging: een door het college, algemeen directeur, concerndirecteur of teammanager genomen besluit tot wijziging van budget(ten) binnen de beleidsvelden en tussen de kostenplaatsen van de door de raad goedgekeurde begroting, gedurende het lopende begrotingsjaar.

Mandaatregeling: de mandaatregeling van de gemeente Lansingerland; daarin is onder andere opgenomen tot welk bedrag budgethouders verplichtingen mogen aangaan.

AANWIJZING VAN BUDGETHOUDERS

Artikel 2

  • 1. De algemeen directeur is de hoofdbudgethouder.

  • 2. De hoofdbudgethouder kan de concerndirecteur aanwijzen als deelbudgethouder voor beleidsvelden of kostenplaatsen binnen zijn/haar domein.

  • 3. Per beleidsveld of kostenplaats kan de deelbudgethouder één of meerdere teammanager(s) en/of de concerncontroller aanwijzen als budgethouder.

  • 4. De teammanager kan gemeentelijke medewerk(st)ers aanwijzen als budgetbeheerder en kan deze aanwijzing intrekken.

  • 5. De aanwijzing als budgetbeheerder en het intrekken hiervan vindt, met vermelding van de betreffende budgetten, schriftelijk plaats.

  • 6. De teammanager meldt schriftelijk elke aanwijzing of intrekking, bedoeld in het vierde lid, aan de teammanager van het team Financiën, Inkoop & Facilitair.

  • 7. De aanwijzing als bedoeld in het vierde lid gaat vergezeld van de paraaf van de betreffende teammanager en de betreffende budgetbeheerder.

  • 8. De teammanager van het team Financiën, Inkoop & Facilitair laat de aanwijzing van budgetbeheerders en intrekking hiervan binnen vijf werkdagen na melding in de administratie verwerken.

  • 9. Het team Financiën, Inkoop & Facilitair houdt een totaaloverzicht bij van de budgetten, met daarbij de verantwoordelijke budgethouders en budgetbeheerders.

Artikel 3

  • 1. De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

  • 2. Voor de budgetten, bedoeld in het eerste lid, kan de griffier eventueel een budgetbeheerder aanwijzen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 4

De concerndirecteur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn/haar domein binnen de financiële kaders van de beleidsvelden.

Artikel 5

Een als budgethouder aangewezen teammanager is, onverminderd de bepalingen van de in deze regeling opgenomen taken voor budgetbeheerders, eindverantwoordelijk voor de beheersing van de aan hem of haar toegewezen budgetten inclusief de realisatie van inkomsten die tot deze budgetten behoren.

BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen van de budgethouder en budgetbeheerder

  • 1. De algemeen directeur, de concern directeuren, de budgethouder en –beheerder zijn namens het college, en binnen de bevoegdheden van de mandaatregeling, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de begroting, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

    • a.

      tot maximaal de in de begroting opgenomen budgetten waarvoor hij als budgethouder of –beheerder is aangewezen;

    • b.

      tot maximaal het saldo van de in de begroting geraamde aanwending van de voorzieningen die onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder of –beheerder vallen;

    • c.

      tot maximaal de kosten van uitvoering van een door de Raad ter beschikking gesteld investeringskrediet waarvoor hij als budgethouder of -beheerder is aangewezen.

  • 2. De budgethouder of –beheerder zorgt er voor dat facturen of vergelijkbare betaalopdrachten geaccordeerd en tijdig aan de financiële administratie worden geleverd, zodat facturen binnen de betalingstermijn(en) kunnen worden betaald. De budgethouder of –beheerder accordeert alleen facturen of vergelijkbare betaalopdrachten waarvoor door, of namens hem zichtbaar is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en de prijs conform de daartoe gemaakte afspraken is.

  • 3. De directie kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

  • 4. Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende wetten en interne regelingen nageleefd.

  • 5. Bij afwezigheid van de algemeen directeur, de concern directeur, de budgethouder of budgetbeheerder gaan zijn/haar verantwoordelijkheden over op de officieel aangewezen plaatsvervanger. Mocht er geen plaatsvervanger zijn of ook deze afwezig is, dan gaan de verantwoordelijkheden over op het hoger liggend mandaatniveau.

  • 6. De budgethouder of budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en juist in rekening brengen van bedragen voor door de gemeente geleverde goederen en diensten, belastingen en heffingen en leges.

  • 7. Alle (administratieve) boekingen die ten laste van een budget van een budgethouder of budgetbeheerder komen dienen door de verantwoordelijke budgethouder of budgetbeheerder te worden geaccordeerd.

Artikel 7 Administratieve begrotingswijzigingen

  • 1. Het college is bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigen tussen beleidsvelden binnen een programma. Van deze wijzigingen worden administratieve begrotingswijzigingen gemaakt. Voor verschuivingen tussen programma’s zijn de bepalingen van de financiële verordening van toepassing.

  • 2. De teammanagers zijn bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigingen van de budgetten voor formatie en inhuur binnen de aan hen toegewezen kostenplaatsen. Hierbij is leidend dat door de wijzigingen nog steeds alle beoogde activiteiten binnen de kostenplaats uitgevoerd worden. Van deze verschuivingen worden administratieve begrotingswijzigingen gemaakt en goedgekeurd door de teammanager.

  • 3. De directie is bevoegd tot het budgettair neutraal wijzigen van:

    • a.

      budgetten tussen kostenplaatsen;

    • b.

      budgetten binnen de beleidsvelden van een programma en;

    • c.

      tussen budgetten (anders dan formatie en inhuur) binnen het ‘overzicht overhead’.

      Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten in het betrokken beleidsveld of de kostenplaats uitgevoerd worden.

      Van deze verschuivingen worden administratieve begrotingswijzigingen gemaakt en goedgekeurd door de directie.

  • 4. De directie is bevoegd tot het toekennen van middelen uit en toevoegen van budget aan de nog niet toegewezen formatiebudgetten.

Artikel 8 Investeringskredieten en grondexploitatiebudgetten

  • 1. Het is niet toegestaan budgetten te verschuiven tussen verschillende investeringskredieten. Deze bevoegdheid ligt op grond van de financiële verordening gemeente Lansingerland 2017 bij de gemeenteraad.

  • 2. Het is niet toegestaan budgetten te verschuiven tussen verschillende grondexploitatieprojecten.

  • 3. Binnen een grondexploitatie is het toegestaan uitvoeringsbudgetten te verschuiven mits het resultaat van de grondexploitatie hierdoor niet nadelig wordt beïnvloed. Via de herziening grondexploitatie wordt over dergelijke wijzigingen (achteraf) gerapporteerd.

RAPPORTAGE, VERANTWOORDING EN INTERNE CONTROLE

Artikel 9

  • 1. De teammanager die is aangewezen als budgethouder legt aan de betreffende concerndirecteur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

  • 2. Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

INFORMATIEVERSTREKKING

Artikel 10

  • 1. De teammanager van het team Financiën, Inkoop & Facilitair draagt er zorg voor, dat de algemeen directeur, de concerndirecteuren, de budgethouders en –beheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

  • 2. De algemeen directeur, de concerndirecteuren, de budgethouders en –beheerders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 11

  • 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

  • 2. Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum en vorige gemeenten ingetrokken.

  • 3. De regeling kan worden aangehaald als de “Budgethoudersregeling Lansingerland 2019”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 18 december 2018.

de secretaris,

L. Vokurka

de burgemeester,

drs. P. van der Stadt

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP DE BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE LANSINGERLAND 2019

Algemeen De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. In de programmabegroting zijn de budgetten per programma opgenomen die daarna onderverdeeld zijn in beleidsvelden. Het college is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de begroting binnen de programma’s en heeft dus het budgetrecht binnen een programma. De regeling budget-houders spitst zich toe op de uitvoering van de dit budgetrecht dat per beleidsveld is ingedeeld. Kortom, de regeling is er uiteindelijk ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad. De regeling beoogt het budgethouderschap duidelijk te regelen. De Raad is en blijft verantwoordelijk voor het wijzigen van de programmabegroting. Deze bevoegdheid kan op grond van de Gemeentewet niet aan het college worden gedelegeerd. Wijzigingen van de begroting binnen de programma’s zijn, op grond van de door de Raad vastgestelde financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet, de bevoegdheid van het college. De mandaatstructuur die hierbij wordt gehanteerd ziet er als volgt uit:

Mandaatverlener

Mandaatniveau

Gemandateerde

 

 

 

College

Beleidsveld

Algemeen directeur (hoofdbudgethouder)

Algemeen directeur

FCL en kostenplaatsen

Concern directeur (deelbudgethouder)

Concern directeur

FCL en kostenplaatsen

Teammanager (budgethouder)

Teammanager

FCL/ECL

Medewerk(st)er (budgetbeheerder)

Artikel 1 De definities zijn grotendeels gebaseerd op de mandaatregeling van de gemeente Lansingerland. Voor wat betreft de budgethouder of –beheerder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren van de budgetten binnen de kaders van de begroting.

Artikel 2 De aanwijzing van budgethouders en –beheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus: de bevoegde personen kunnen overgaan tot aanwijzing. In dit kader: volgens de regeling kunnen teammanagers mensen van hun eigen, maar ook van andere teams aanwijzen. In de dagelijkse praktijk lost dat veel romps-lomp en onduidelijkheid op, met name daar waar beleid en uitvoering op verschillende afdelingen plaats vindt. Het is wel zaak dat in dat geval de teammanager van het andere team wordt geïnformeerd. De budgetbeheerder van het andere team kan de betaalopdrachten rechtstreeks naar het team Financiën, Inkoop& Facilitair sturen. De aanwijzing van een persoon in een ander team doet niet af aan de verantwoordelijkheid voor het budget van de teammanager die aanwijst. In verband met de overzichtelijk-heid, voor met name de interne controle, is het gewenst dat het aantal budgetbeheerders (in totaal of per afdeling) niet te groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen budgetbeheerders is niet in de regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de teammanager. Hij of zij kan het beste bepalen – op basis van het aantal nota’s dat langskomt – hoeveel budgetbeheerders uit een oogpunt van efficiency en effectiviteit nodig zijn. De concerncontroller en het team Financiën, Inkoop & Facilitair kunnen hierbij ondersteunen. Voor wat betreft plaatsvervanging: in de plaats van de budgethouder treedt de persoon die (door de concerndirecteur) is aangewezen als vervanger van de teammanager. De budgethouder blijft als (financieel)mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Hij mag de aanwijzing als budgetbeheerder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen. In het kader van interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook digitaal voor akkoord tekenen (in Key2Financien is dit de rol ‘codeur’). Bij voorkeur is degene die voor akkoord tekent een andere medewerker dan degene die de opdracht heeft verstrekt. Dit uit een oogpunt van functiescheiding. De paraaf van de budgethouder of de budgetbeheerder (in Key2Financien is dit de rol ‘controleur’) is strikt noodzakelijk voor de opdracht tot betaling aan het team Financiën, Inkoop & Facilitair. Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt afgesproken, is de budgethouder of -beheerder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet het team Financiën, Inkoop & Facilitair. Financiën, Inkoop & Facilitair moet er op toezien dat de juiste budgethouder of -beheerder heeft getekend.

Artikel 3 Een speciale budgethouder is de griffier die uit hoofde van zijn functie de ‘eigen’ budgetten van de gemeenteraad beheert en daarvoor in principe geen verantwoording is verschuldigd aan de gemeentesecretaris maar aan de (voorzitter) van de gemeenteraad.

Artikel 4 De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de beheersing van de beleidsveldenbegroting voor zover het betrekking heeft op zijn/haar domein. De concerndirecteur kan binnen de beleidsvelden en tussen de kostenplaatsen tussentijds wijzigingen aanbrengen voor zover het saldo van de begroting hierdoor niet wijzigt. Als het verschuivingen tussen beleidsvelden binnen een programma betreft die geen invloed hebben op het saldo van de begroting, dan is het college bevoegd. Randvoorwaarde daarbij is dat de verschuiving geen invloed heeft op de te realiseren prestaties en producten maar het een andere inzet van middelen is om de tussen de Raad en het college afgesproken doelen en maatschappelijke effecten te bereiken. Deze verschuivingen door concerndirecteur of college vinden plaats door middel van door hen goedgekeurde administratieve begrotingswijzigingen. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. Daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig.

Artikel 5 De teammanager die is aangewezen als budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn team, zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. De algemene regels over mandaat (Algemene wet bestuursrecht) zijn van toepassing.

Artikel 6 Het artikel legt in de eerste plaats de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Verder regelt dit artikel de wijze van aanlevering van nota’s. Voordat een factuur door de budgethouder voor betaling geaccordeerd kan worden zal deze voorzien moeten zijn van een codering inclusief prestatieverklaring door een andere medewerker. Zowel het akkoord van de budgethouder als het akkoord voor levering van de prestatie worden zichtbaar gemaakt in de digitale workflow voor facturen in de financiële administratie.

De controle op de prestatielevering en de codering van de factuur is zichtbaar door middel van een digitaal akkoord van de ‘codeur’ en het akkoord van de budgethouder om de uitgaven ten laste van zijn of haar budget te brengen wordt zichtbaar gemaakt door middel van een digitaal akkoord van de ‘controleur’. Voor facturen geldt dus altijd een ‘vier-ogen-principe’. Het akkoord van de codeur en controleur dat zichtbaar is in de digitale workflow geeft aan dat is vastgesteld dat:

  • -

    De gefactureerde werken zijn uitgevoerd;

  • -

    De goederen en diensten zijn geleverd;

  • -

    De factuur correct is en voldoet aan de wettelijke eisen

  • -

    De factuur ten laste van het betreffende budget mag worden verantwoord (het budget is daarvoor bedoeld en er is genoeg budgetruimte).

Belangrijk is dat er functiescheiding is tussen de persoon die een opdracht geeft (budgethouder of budgetbeheerder) en de persoon die vaststelt dat de prestaties zijn geleverd.

De budgethouder en –beheerder worden geacht een dusdanige administratie te voeren dat achteraf zichtbaar en controleerbaar is op grond waarvan een factuur is goedgekeurd (en de prestatie levering is vastgesteld). Dit betekent dat onderliggende documentatie zoals getekende termijnstaten, meerwerkbrieven, ontvangst-bonnen, getekende urenstaten beschikbaar moet zijn. Bij voorkeur zit deze informatie reeds achter een ingediende factuur van de leverancier (als bewijsstuk van de prestatie) of wordt deze opgenomen in Corsa dan wel het Zaaksysteem waarna in het memoveld bij de factuur in Key2Financien naar het betreffende Corsa- (of Zaaksysteem)document wordt verwezen. Zo is achteraf ook voor de interne controle en externe accountant vast te stellen dat facturen terecht zijn goedgekeurd.

Tot slot regelt dit artikel aan wie de verantwoordelijkheden overgaan bij afwezigheid van algemeen directeur, budgethouder of budgetbeheerder.

Artikel 7 Dit artikel geeft de algemeen directeur de machtiging tot het budgettair neutraal overhevelen tussen interne budgetten van de (hulp)kostenplaatsen. Voorbeeld: de concerndirecteur kan personeelsbudget van team A naar B schuiven, binnen zijn eigen domein. Dit is expliciet benoemd, omdat de algemeen directeur op het vlak van bedrijfsvoering ‘eigen’ bevoegdheden heeft waarmee hij slagvaardig moet kunnen handelen. In feite kan hij op genoemde onderdelen ingrijpen in het (inhoudelijke) productievolume. In het licht van de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht ligt het voor de hand dat het college hierover wordt geïnformeerd. Daarnaast worden dergelijke verschuivingen door middel van een administratieve begrotingswijziging in de administratie zichtbaar gemaakt.

Binnen een kostenplaats is de teammanager verantwoordelijk voor de formatie en inhuurbudgetten en kan hij of zij budgetten verschuiven (tussen kostensoorten). Mits het saldo van de kostenplaats hierdoor niet wijzigt. Binnen reeds toegekende formatiebudgetten kan een teammanager dus zelf over gaan tot tijdelijke inhuur. In specifieke gevallen heeft de directie tijdelijk formatiebudget ter beschikking gesteld.

De aard van de gemeente (groei en dynamiek) brengt met zich mee dat in de begroting ruimte is opgenomen om flexibel te kunnen inspelen op personele omstandigheden. Zo kan er gedurende het jaar tijdelijk behoefte zijn aan extra capaciteit of er moet worden vervangen in verband met ziekte of zwangerschap. De algemeen directeur is budgethouder van dit centrale (flexibele) formatiebudget. Dit budget is in de begroting deels opgenomen onder het programma ‘algemene dekkingsmiddelen’ en deels onder het overzicht ‘overhead’. De teammanagers kunnen gedurende het jaar een beroep doen op dit budget. Zij maken hiervoor in overleg met de betreffende concerndirecteur een directievoorstel waarbij ook een administratieve begrotingswijziging is opgenomen. Indien de algemeen directeur akkoord gaat met de inzet wordt deze begrotingswijziging in de administratie verwerkt.

Artikel 8 Geen specifieke toelichting noodzakelijk.

Artikel 9 Hier staan een aantal afspraken die ook in het kader van de P&C cyclus zijn vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook beeldbepalend: de algemeen directeur verantwoordt zich bij het college, de concerndirecteur verantwoordt zich bij de algemeen directeur, de teammanagers bij de concerndirecteur.

Artikel 10 Hier staat dat alle financiële informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.