Klachtenregeling gemeente Laren 2008

1 Door of namens burgemeester en wethouders wordt een klachtencoördinator en een plaatsvervangend klachtencoördinator aangesteld.

2 De klachtencoördinator ziet erop toe, dat de behandeling van een klacht conform de bepalingen van afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde in deze regeling plaatsvindt.

3 Desgewenst verleent de klachtencoördinator klager medewerking bij het op schrift stellen van een klacht.

4 De klachtencoördinator adviseert het bestuursorgaan over het voorkomen van klachten.

5 De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van elke ingediende klacht en stelt het jaarverslag als bedoeld in artikel 12 op.

6 Bij de klachtbehandeling in tweede instantie is de klachtencoördinator contactpersoon voor de Nationale ombudsman.

1 Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend.

2 Mondeling kan een klacht zowel telefonisch worden ingediend als tijdens een bezoek aan het gemeentehuis. Hierop wordt door degene bij wie de klacht wordt geuit direct geprobeerd tot een oplossing te komen. Hierbij betrekt de ontvanger van de klacht degene op wie de klacht betrekking heeft (informele bemiddeling).

3 Van elke mondeling geuite klacht wordt een notitie gemaakt, welke zo spoedig mogelijk aan de klachtencoördinator wordt overhandigd.

4 Een schriftelijk ingediende klacht moet zijn ondertekend en ten minste de volgende gegevens bevatten:

a. de naam en het adres van de klager;

b. de dagtekening;

c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

5 Bij het klaagschrift worden zo mogelijk kopieën van relevante stukken overgelegd.

6 Het klaagschrift dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld dan wel te zijn voorzien van een Nederlandse vertaling.

1 Een klacht over de gemeenteraad of (raads)commissie, diens voorzitter of een lid ervan wordt behandeld door de gezamenlijke fractievoorzitters (d.w.z. het presidium), tenzij een of meer fractievoorzitters zelf het onderwerp van de klacht zijn, in welk geval de bedoelde fractievoorzitter(s) niet aan de behandeling van de klacht deelneemt/deelnemen.

2 Een klacht over het college van burgemeester en wethouders of over een lid ervan wordt behandeld door de burgemeester, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval lid 3 van dit artikel van toepassing is.

3 Een klacht over de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester.

4 Een klacht over de gemeentesecretaris wordt behandeld door de burgemeester.

5 Een klacht over de griffier of een griffiemedewerker wordt behandeld door het presidium als bedoeld in het eerste lid van deze bepaling.

6 Een klacht over een medewerker in dienst van de gemeentelijke organisatie wordt behandeld door de gemeentesecretaris.

7 Alle overige klachten worden behandeld door de burgemeester.

1 De ontvangst van een schriftelijk ingediende klacht wordt binnen één week schriftelijk aan de klager bevestigd.

2 In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht zal behandelen en hoe het verloop van de procedure zal zijn.

1 Elke ingediende klacht wordt voorgelegd aan de klachtencoördinator, die zorg draagt voor de registratie van de klacht.

2 Een mondeling ingediende klacht die niet in de informele fase wordt afgedaan, wordt door de klachtencoördinator op schrift gesteld en ter ondertekening voorgelegd aan de klager ter bevestiging van de juiste notering van de klacht. De klacht wordt vervolgens als een schriftelijke klacht in behandeling genomen.

1 De begeleiding van de behandeling van elke klacht vindt plaats door de klachtencoördinator.

2 De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.

3 De klachtencoördinator kan, na overleg met de klachtbehandelaar, bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen om te worden gehoord. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging nodig van het college van burgemeester en wethouders, tenzij bedoelde kosten per advies niet meer bedragen dan

€ 300,00.

1 Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, ontvangt een kopie van de klacht, de eventueel daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging.

2 De klachtbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid door hem te worden gehoord. Het horen van beide partijen vindt in elkaars aanwezigheid plaats en is in beginsel openbaar.

3 Op verzoek van partijen of ambtshalve kunnen getuigen worden gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht aan deze oproep gehoor te geven.

4 Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten vergezellen of doen bijstaan.

5 Van het horen wordt door de klachtencoördinator een verslag gemaakt, dat wordt ondertekend door de klachtbehandelaar en de klachtencoördinator. Het wordt zo spoedig mogelijk ter kennisneming aan partijen toegezonden of uitgereikt.

1 De klachtbehandelaar zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan het bestuursorgaan. Het verslag van het horen wordt aan dit rapport gehecht. Het rapport wordt ondertekend door de klachtbehandelaar en de klachtencoördinator.

2 Het bestuursorgaan handelt de klacht binnen zes weken of, na verdaging, binnen tien weken na de ontvangst van het klaagschrift af. Van een verdaging wordt door de klachtencoördinator voor afloop van de termijn van zes weken schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

3 Het bestuursorgaan informeert de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de eventuele conclusies die daaruit getrokken zijn.

1 Bij de toezending van de bevindingen als bedoeld in artikel 10, derde lid, wordt klager meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de conclusie die uit het onderzoek is getrokken, binnen één jaar na de ontvangst van de bevindingen zijn klacht kan voorleggen aan de Nationale ombudsman te 's-Gravenhage. Informatie over de Nationale ombudsman wordt als bijlage bij de bevindingen gevoegd.

2 De klachtencoördinator treedt namens de gemeente op als contactpersoon voor de Nationale ombudsman en is in die hoedanigheid belast met de volgende taken:

a. het registreren en coördineren van de schriftelijke klachten die bij de Nationale ombudsman tegen de gemeente zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daaromtrent;

b. het adviseren van de bestuursorganen naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale ombudsman;

c. het opstellen van het verslag als bedoeld in artikel 12, eerste lid.

1 De klachtencoördinator brengt jaarlijks vóór 1 april aan het college van burgemeester en wethouders resp. de gemeenteraad verslag uit van alle klachten die in het voorafgaande jaar binnen de gemeente zijn behandeld, aangevuld met een verslag van alle klachten die in het voorafgaande jaar zijn ingediend bij de Nationale Ombudsman.

2 Het verslag bevat informatie over het aantal en de aard van de klachten die formeel in behandeling zijn genomen alsmede over de wijze waarop in de informele fase met klachten wordt omgegaan en voorts over de wijze waarop alle klachten zijn behandeld.