Openbaar register Wet bescherming persoonsgegevens

Inleiding

Binnen de gemeentelijke overheid worden persoonsgegevens op tal van plaatsen gebruikt. De WBP bepaalt dat alle verwerkingen van persoonsgegevens gemeld moeten worden bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP), tenzij de verwerking onder de werking valt van het Vrijstellingsbesluit WBP.

Om een duidelijk overzicht te krijgen van de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente Leeuwarden is dit openbare register samengesteld. In dit register zijn alle verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen die onder de werking van het Vrijstellingsbesluit WBP vallen en daarom niet hoeven te worden gemeld bij het CBP. Elk jaar wordt opnieuw bekeken of er nieuwe of gewijzigde verwerkingen van persoonsgegevens zijn. Dit register wordt dus ook jaarlijks geactualiseerd.

Door middel van dit register kunnen zowel medewerkers van de gemeente als burgers kennisnemen van de registraties en op deze wijze is het mogelijk dat burgers vooraf kunnen weten dat de persoonsgegevens binnen de gemeente Leeuwarden worden gebruikt voor de doeleinden zoals in dit register omschreven.

Het register omvat alle verwerkingen die onder verantwoordelijkheid van de burgemeester en het college plaatsvinden. Naast het doel van de verwerking wordt beschreven welke gegevens worden verzameld van welke categorieën van betrokkenen en aan welke personen of instanties deze gegevens kunnen worden verstrekt.

Voor zover de verwerkingen van persoonsgegevens niet onder de werking van het Vrijstellingsbesluit WBP vallen zijn deze aangemeld bij het CBP.

**************

Samenvatting

In dit register zijn alle verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen die onder de verantwoordelijkheid van de burgemeester en het college worden verricht.

Per soort verwerking wordt aangegeven wat het doel is van de verzameling van die persoonsgegevens, welke gegevens daartoe worden verzameld en aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt.

Al deze verwerkingen vallen onder de werking van de WBP.

In het eerste hoofdstuk zijn de verwerkingen van persoonsgegevens vermeld die niet bij het CBP hoeven te worden gemeld, aangezien het verwerkingen betreft die zeer frequent voorkomen en een ieder wel weet waarvoor deze gegevens worden verzameld en wat met deze gegevens wordt gedaan. Deze verwerkingen vallen onder het zogenaamde Vrijstellingsbesluit WBP.

In het tweede hoofdstuk staan de verwerkingen van persoonsgegevens die handmatig worden verwerkt. Omdat het hier niet om geautomatiseerde verwerkingen gaat, hoeven deze verwerkingen hoeven niet te worden gemeld aan het CBP.

Het derde hoofdstuk omvat de verwerkingen van persoonsgegevens die zijn gemeld aan het CBP.

Hoofdstuk vier bevat de bijlagen.

1.Verwerkingen vallende onder het besluit vrijstellingen wet bescherming persoonsgegevens

1.1.Verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties

1.1.1 Naam van de verwerking

Personeelsvereniging De Schakel

Stichting Vakantieverblijven De Schakel

1.1.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 3)

• a.

  de activiteiten die gelet op de doelstelling van de vereniging en stichting gebruikelijk zijn of die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;

• b.

  het verzenden van informatie aan de betrokkenen;

• c.

  het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

• d.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

  1.1.3Categorieën van opgenomen gegevens

• a.

  naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

• c.

  gegevens betreffende het lidmaatschap of de begunstiging, waaronder begrepen de aard daarvan, alsmede de functie binnen en de deelname aan de activiteiten van de vereniging en stichting;

• d.

  gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften.

  • 1.1.4Verstrekkingen

    1.1.4 Personeelsvereniging: bestuursleden, medewerkers van de gemeente die werkzaamheden verrichten voor de vereniging

    1.1.4 Stichting: bestuursleden

  • 1.2.

    Sollicitanten

1.2.1 Naam van de verwerking

Open sollicitaties

Sollicitanten

Klantenbestand

1.2.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 5)

• a.

  de beoordeling van de geschiktheid van een betrokkene voor een functie die vacant is of vacant kan komen

• b.

  de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten

• c.

  de interne controle en bedrijfsbeveiliging

• d.

  het uitvoeren of toepassen van een andere wet

1.2.3 Categorieën van opgenomen gegevens

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

• b.

  administratienummer

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats

• d.

  bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

• e.

  gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

• f.

  gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;

• g.

  gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan;

• h.

  gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;

• i.

  andere gegevens met het oog op vervullen van de functie die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;

• j.

  andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren of toepassen van een andere wet.

1.2.4 Verstrekkingen

Betrokken managers

P&O-Advies

1.3.Personeelsadministratie

1.3.1 Naam van de verwerking

PION

Personeelsleden P&O-Advies

Plaatsingsbewijzen kinderopvang

Contracten en detacheringovereenkomsten

Diplomering en certificering brandweeropleiding

1.3.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 7)

• a.

  het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene;

• b.

  de behandeling van personeelszaken

• c.

  het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken

• d.

  het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;

• e.

  de opleiding van betrokkene

• f.

  de bedrijfsmedische zorg voor betrokkene

• g.

  het bedrijfsmaatschappelijk werk

• h.

  de verkiezing van de leden van de ondernemingsraad;

• i.

  de interne controle en bedrijfsbeveiliging

• j.

  de uitvoering van een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde

• k.

  het verlenen van ontslag

• l.

  het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen;

• m.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• n.

  detacheringen;

• o.

  de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.3.3 Categorieën van gegevens

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

• b.

  administratienummer

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats

• d.

  bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

• e.

  gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

• f.

  gegevens betreffende de functie of de voormalige functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;

• g.

  gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van de gegevens over de aard van de ziekte;

• h.

  gegevens die in het belang van betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden;

• i.

  gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

• j.

  gegevens met het oog op het organiseren van de personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij betrokkenen bekend zijn;

• k.

  andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.3.4 Verstrekkingen.

Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec.

Extern: belastingdienst, ABP, IZA, USZO, Levob, Arbo- Unie

Personeelsleden P&O-Advies ?P&O-Advies

Plaatsingsbewijzen kinderopvang ? mobiliteitscentrum.

Contracten en detacheringovereenkomsten ? P&O-Advies, sectorhoofden en financiële Administratie Dienst Welzijn

Diplomering en certificering brandweeropleiding ? Brandweer.

Externe ontvangers: Stichting Brandweer Opleiding Noord

Kennisinstituut voor brandweer en rampenbestrijding (Nibra)

Nederlands bureau brandweerexamens (NBBE)

1.4.Salarisadministratie

1.4.1 Naam van de verwerking

PION

1.4.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 8)

• a.

  het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene

• b.

  een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde

• c.

  het berekenen, vastleggen en betalen van belastingen en premies ten behoeve van betrokkene;

• d.

  de personeelsadministratie;

• e.

  het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;

• f.

  detacheringen

• g.

  het verlenen van ontslag

• h.

  het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van die vorderingen;

• i.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• j.

  de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.4.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

• b.

  administratienummer

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats

• d.

  bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

• e.

  gegevens met het oog op de berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van de betrokkene

• f.

  gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;

• g.

  gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

1.4.4 Verstrekkingen.

Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec.

Extern: belastingdienst, ABP, IZA, USZO, Levob, Arbo- Unie

1.5.Uitkering bij ontslag

1.5.1 Naam van de verwerking

PION

• 1.5.2.Doel van de verwerking (vallend onder artikel 9)

• a.

  de berekening, de vastlegging en de betaling van de aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van het dienstverband aan of ten behoeve van betrokkenen;

• b.

  de berekening, vastlegging en betaling van belastingen en premies ten behoeve van betrokkene;

• c.

  een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde

• d.

  de salarisadministratie;

• e.

  de vereniging van oud-personeelsleden

• f.

  detacheringen

• g.

  het verlenen van ontslag

• h.

  het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van die vorderingen;

• i.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• j.

  de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.5.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

• b.

  administratienummer

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats

• d.

  bij minderjarigen: gegevens van ouders c.q. voogden of verzorgers;

• e.

  gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden van de betrokkenen met het oog op de vaststelling van de hoogte van de aanspraak aan of ten behoeve van de betrokkenen;

• f.

  gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;

• g.

  gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

• h.

  gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een andere wet.

1.5.4 Verstrekkingen.

Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec

Extern: belastingdienst, ABP, IZA, UWV, Levob, ARDYN

1.6.Pensioen en vervroegde uittreding

1.6.1 Naam van de verwerking

PION

1.6.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 10)

• a.

  vaststelling van de hoogte van de aanspraak van betrokkene

• b.

  de berekening, vastlegging en inning premies;

• c.

  de berekening, vastlegging en betaling van de uitkering aan of ten behoeve van betrokkene

• d.

  de berekening, vastlegging of de afdracht van belasting en premies ten behoeve van betrokkenen;

• e.

  het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van die vorderingen;

• f.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• g.

  de uitvoering of toepassing van een andere wet.

1.6.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het bank- en girorekeningnummer;

• b.

  administratienummer

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats

• d.

  gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende andere begunstigden dan betrokkene met het oog op de vaststelling van de hoogte van de aanspraak van de betrokkenen;

• e.

  gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van de uitkering ten behoeve van betrokkene;

• f.

  gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.6.4 Verstrekkingen.

Pion ? Intern: P&O-Advies, bewerker: Parsec

Extern: belastingdienst, ABP, IZA, UWV, Levob, ARDYN

1.7 Debiteuren en crediteuren

1.7.1 Naam van de verwerking

CODA

1.7.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 12)

• a.

  het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;

• b.

  het doen van betalingen of het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden daarvan;

• c.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• d.

  het onderhouden van contacten door de verantwoordelijke met de debiteuren en crediteuren;

• e.

  de uitvoering of toepassing van een wet.

1.7.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van betrokkene;

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;

• c.

  gegevens met het oog op het doen van leveringen en bestellingen of het verlenen van diensten;

• d.

  gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

• e.

  gegevens voor het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;

• f.

  gegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in artikel 16 van de wet met het oog op het uitvoeren van een dienstverleningsovereenkomst;

• g.

  andere dan de onder a tot en met e. bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.7.4 Verstrekkingen

Betrokken afdelingen

1.8.Afnemers en leveranciers

1.8.1 Naam van de verwerking

Klantenbestand IT/personeel

1.8.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 13)

• a.

  het doen van leveringen en bestellingen of het verlenen van diensten;

• b.

  het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;

• c.

  het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen alsmede andere activiteiten van intern beheer;

• d.

  het verzorgen van het transport van de te leveren goederen en diensten naar de betrokkenen;

• e.

  het onderhouden van contacten door de verantwoordelijke met de afnemers of leveranciers;

• f.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• g.

  het verlenen van medewerking aan de heffing of invordering van gemeentelijke, provinciale en waterschapsbelastingen;

• h.

  de uitvoering of toepassing van een andere wet

1.8.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;

• c.

  gegevens met het oog op het doen van leveringen en bestellingen of het verlenen van diensten;

• d.

  gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

• e.

  gegevens voor het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;

• f.

  gegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in artikel 16 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens met het oog op het uitvoeren van een dienstverleningsovereenkomst;

• g.

  andere dan de onder a tot en met e bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

1.8.4 Verstrekkingen

Betrokken afdelingen

1.9.Huur en verhuur

1.9.1 Naam van de verwerking

Registratie huurders

1.9.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 14)

• a.

  de uitvoering van huurovereenkomsten;

• b.

  het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;

• c.

  het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;

• d.

  het aanvragen en verstrekken van huursubsidie;

• e.

  het onderhoud en de reparatie van de te huren en verhuren roerende en onroerende zaken;

• f.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

• g.

  activiteiten van intern beheer;

• h.

  de uitvoering of toepassing van een andere wet

1.9.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de huurder of verhuurder;

• b.

  gegevens als bedoeld onder a. van de voormalige huurder en van medehuurders of medebewoners;

• c.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a.;

• d.

  gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;

• e.

  gegevens ten behoeve van de aanvraag en verstrekking van huursubsidie;

• f.

  gegevens met het oog op onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;

• g.

  gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

• h.

  andere dan de onder a. tot en met g. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

1.9.4 Verstrekkingen

Intern gebruik: sector grond, economische zaken en vastgoed

• 1.10

  Leerplicht

• 1.

  10.1 Naam van de verwerking

Leerplichtwet

• 1.

  10.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 20)

• a.

  de uitvoering en toepassing van de Leerplichtwet 1969;

• b.

  de behandeling van geschillen

• 1.

  10.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de leerplichtige;

• b.

  een administratienummer;

• c.

  nationaliteit en geboorteplaats;

• d.

  gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van de leerplichtige;

• e.

  gegevens met betrekking tot de inschrijving of afschrijving van de leerplichtige;

• f.

  gegevens ten aanzien van het schoolverloop, het schoolverzuim en van het beroep op een vrijstelling van de leerplicht;

• g.

  andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de leerplichtwet

• 1.

  10.4 Verstrekkingen

Justitie (ter verwerking proces-verbaal)

Andere gemeenten bij verhuizing

• 1.11.

  Leerlingenvervoer

• 1.

  11.1 Naam van de verwerking

Leerlingenvervoer

• 1.

  11.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 21)

• a.

  het verstrekken van vergoedingen voor het leerlingenvervoer;

• b.

  het organiseren van het leerlingenvervoer;

• c.

  het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;

• d.

  het doen van betalingen en het innen van vorderingen;

• e.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

• 1.

  11.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de ouders, voogden of verzorgers van de leerling;

• b.

  een administratienummer;

• c.

  gegevens met het oog op het toekennen van de vergoeding, waaronder begrepen financiële gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van de leerling;

• d.

  gegevens ten behoeve van de identificatie en de begeleiding van de leerling;

• e.

  gegevens met betrekking tot de uitvoering van het leerlingenvervoer;

• f.

  gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen

• 1.

  11.4 Verstrekkingen

Intern: financiën Welzijn

Extern: Connexion (naam en adres)

• 1.12.

  Vergunning en melding

• 1.

  12.1 Naam van de verwerking

Gebruiksvergunningen

Handhaving van regelgeving met betrekking tot bouwwerken en gebruik grond

Administratie bouwvergunningen

Monumentenvergunningen

Sloopvergunningen

Aanvragen seksinrichtingen

Horecavergunningen

Kamerverhuur: omzettingsvergunning

Sloopmelding/asbestverwijdering particulieren

Milieu-informatiesysteem

Ontheffingen, vergunningen en meldingen APV en beheer openbare ruimte

Invalidenparkeerplaats en –kaart.

Ontheffingen Wegenverkeerswet 1994 en Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990

Uitwegvergunningen

• 1.

  12.2 Doel van de verwerking (vallend onder artikel 22)

• a.

  het voorbereiden of nemen van, dan wel het adviseren over besluiten die op grond van een wettelijk voorschrift met betrekking tot de vergunning, ontheffing of machtiging dan wel de melding worden genomen

• g.

  het toezicht op de naleving van de wettelijke voorschriften op grond waarvan de vergunning, ontheffing of machtiging is verleend dan wel de melding moet worden gedaan

• h.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

• 1.

  12.3 Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres,

  postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, van de personen die bij de verantwoordelijke een verzoek om verlening van een vergunning, ontheffing of machtiging hebben ingediend of aan wie deze is verleend, dan wel op wie ingevolge een wettelijk voorschrift een meldingsplicht rust, alsmede hun bank- en girorekeningnummer

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

• c.

  gegevens betreffende de aard, het tijdstip van afgifte en de geldigheidsduur van de vergunning, ontheffing of machtiging, de beperkingen waaronder deze is verleend en de voorschriften die daaraan zijn verbonden, alsmede gegevens betreffende de aard van de melding

• d.

  andere dan de onder a tot en met c bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een op de vergunning, ontheffing of machtiging of de melding betrekking hebbend wettelijk voorschrift

• 1.12.4.

  Verstrekkingen

Publicatie ingevolge wettelijke voorschriften

Eventuele afgifte aan andere overheidsinstanties ter handhaving of goedkeuring

• 1.13.

  Administratie gemeentelijke belastingen en Wet WOZ

• 1.13.1.

  Naam van de verwerking

Onroerende zaken

Leges

Precario

Hondenbelasting

Baatbelasting

Begraafrechten

Bruggelden

Havengelden

Marktgelden

Parkeerbelasting

Reinigingsheffing

Toeristenbelasting

Watertoeristenbelasting

Kwijtschelding

• 1.13.2.

  Doel van de verwerking (vallend onder artikel 23)

• a.

  het heffen en invorderen van belastinggelden

• b.

  het waarderen van onroerende zaken

• c.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

• d.

  de uitvoering en toepassing van een andere wet

• 1.13.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

• c.

  gegevens met betrekking tot de grondslag van de heffing en invordering

• d.

  gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van heffingen en invorderingen, het doen van betalingen en het innen van vorderingen

• e.

  gegevens met betrekking tot de waardering van onroerende zaken

• f.

  andere dan de onder a tot en met e bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

• 1.13.4.

  Verstrekkingen

Betrokken afdelingen

Notariskantoren, administratiekantoren (WOZ)

Curatoren en bewindvoerders

Waterschappen, Ministerie van Financiën en andere gemeenten

• 1.14.

  Reisdocumenten

• 1.14.1.

  Naam van de verwerking

Reisdocumenten

• 1.14.2.

  Doel van de verwerking (vallend onder artikel 24)

• a.

  de afgifte van reisdocumenten in het kader van de uitvoering van de Paspoortwet

• b.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole

• c.

  het voorraadbeheer

• 1.14.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, geslacht, woonplaats, adres en lengte van de houder van het reisdocument

• b.

  de geslachtsnaam van de echtgenoot of echtgenote dan wel van de gewezen echtgenoot of echtgenote van de houder van het reisdocument

• c.

  geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht van een minderjarige, jonger dan zestien jaren, die in het reisdocument van de onder a bedoelde houder van het reisdocument is bijgeschreven

• d.

  het sociaal-fiscaal nummer

• e.

  datum van verstrekking en het einde van de geldigheidsduur, alsmede de territoriale geldigheid

• f.

  nationaliteit van de houder dan wel diens verblijfsstatus

• g.

  het documentnummer

• h.

  de gegevens die bij de aanvraag van het reisdocumenten zijn overlegd

• i.

  foto en de handtekening van de houder

• j.

  gegevens betreffende ingehouden of vermiste reisdocumenten

• k.

  gegevens inzake de leges

• l.

  gegevens met betrekking tot de instantie die het reisdocument heeft afgegeven

• m.

  gegevens met betrekking tot het voorraadbeheer

• n.

  andere dan de onder a tot en met m genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de Paspoortwet

• 1.14.4.

  Verstrekkingen

Landelijk geautoriseerde afnemers

Politie

• 1.15.

  Grafrechten

• 1.15.1.

  Naam van de verwerking

Grafrechten (rechten van rechthebbenden op graven)

Beheer gemeentelijke begraafplaatsen en uitvoering van de Wet op de Lijkbezorging

• 1.15.2.

  Doel van de verwerking (vallend onder artikel 25)

• a.

  het administreren van de in gebruik zijnde graven en de daarvoor verschuldigde grafrechten;

• b.

  het administreren van de rechthebbenden;

• c.

  het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;

• d.

  het innen van vorderingen, daaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, ten behoeve van grafrechten;

• e.

  activiteiten van intern beheer;

• f.

  het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole de uitvoering of toepassing van een andere wet;

• 1.15.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de rechthebbende op het graf, diens partner of nagelaten betrekkingen

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

• c.

  gegevens met betrekking tot de in gebruik zijnde graven

• d.

  gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen en het innen vorderingen in verband met de rechten op een graf

• e.

  andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

• 1.15.4.

  Verstrekkingen

Intern: Burgerzaken

Rayon Beheer

Stadsontwikkeling en –Beheer, Financiën

• 1.16.

  Naturalisatie

• 1.16.1.

  Naam van de verwerking

Naturalisatie

• 1.16.2.

  Doel van de verwerking (vallend onder artikel 26)

• a.

  de behandeling van naturalisatieverzoeken ter uitvoering van de Rijkswet op het Nederlanderschap

• b.

  het behandelen van geschillen

• c.

  de uitvoering of toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap of een andere wet

• 1.16.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

• c.

  gegevens met betrekking tot de verklaringen tot verkrijging en afstand van het Nederlanderschap

• d.

  gegevens met bertrekking tot familierechtelijke relaties

• e.

  andere dan de onder a tot en met d bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap of een andere wet

• 1.16.4.

  Verstrekkingen

Ministerie van Justitie

Vreemdelingenadministratie

Landelijk geautoriseerde afnemers

• 1.17.

  Naamswijziging

• 1.17.1.

  Naam van de verwerking

Naamswijziging

• 1.17.2.

  Doel van de verwerking (artikel 27)

• a.

  de behandeling van verzoeken tot geslachtsnaamwijziging

• b.

  het behandelen van geschillen

• 1.17.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

• c.

  gegevens met betrekking tot het voor de wijziging van de geslachtsnaam verschuldigde recht

• d.

  andere dan de onder a tot en met c bedoelde gegevens met het oog op de behandeling van de verzoeken om geslachtsnaamwijziging

• 1.17.4.

  Verstrekkingen

Landelijk geautoriseerde afnemers

• 1.18.

  Dienstplicht

• 1.

  18.1 Naam van de verwerking (vallend onder artikel 28)

Dienstplicht

1.18.2 Doel van de verwerking

het uitvoeren van de Kaderwet Dienstplicht

• 1.18.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de betrokkene

• b.

  een registratienummer

• c.

  gegevens als bedoeld onder a, van de gezinsleden van de betrokkene of diens werkgever

• d.

  keuringsgegevens met betrekking tot de (on)geschiktheid van betrokkene voor het vervullen van de werkelijke dienst

• e.

  gegevens met betrekking tot de persoonlijke onmisbaarheid en tot de aanwezigheid van bijzondere omstandigheden van de betrokkene, waaronder mede begrepen gegevens met betrekking tot de werkgever van de betrokkene

• f.

  gegevens met betrekking tot de arbeidsomstandigheden van betrokkene

• g.

  gegevens met betrekking tot uitstel, ontheffing of vrijstelling van de dienstplicht

• h.

  andere gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet

• 1.18.4.

  Verstrekkingen

Ministerie van Defensie

• 1.19.

  Archiefbestemming

• 1.

  19.1 Naam van de verwerking (vallend onder artikel 29)

Archief

• 1.19.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  het archiefbeheer

• b.

  het behandelen van geschillen

• c.

  het verrichten van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek

• 1.19.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

Gegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden

1.19.4. Verstrekkingen

Intern gebruik

Historisch Centrum Leeuwarden: historische gegevens die aan de openbaarheid prijs kunnen worden gegeven overeenkomstig de geldende regelgeving

• 1.20.

  Documentenbeheer

• 1.20.1.

  Naam van de verwerking (vallend onder artikel 31)

Postregistratie/ Documentenbeheer

• 1.20.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  het organiseren van de ontvangst en verzending van de documenten

• b.

  de behandeling, de aanmaak, de afdoening en archivering van documenten

• c.

  intern beheer

• d.

  het behandelen van geschillen

• 1.20.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van betrokkene van de afzender of geadresseerde van het betrokken document

• b.

  een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a

• c.

  een aanduiding van het onderwerp waarop het betrokken document betrekking heeft en de naam en het zakelijk adres van degene die met de behandeling daarvan is belast

• d.

  andere gegevens dan bedoeld onder a tot en met c met het oog op de organisatie van de behandeling van de documenten

• 1.20.4.

  Verstrekkingen

Intern gebruik

• 1.21.

  Toegangscontrole

• 1.21.1.

  Naam van de verwerking (vallend onder artikel 35)

Pasjessysteem

Toegangsbeveiliging vliegbasis en penitentiaire inrichting

• 1.21.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  het verlenen van toegang tot gebouwen of informatiesystemen, dan wel onderdelen daarvan;

• b.

  het toekennen van toegangsbevoegdheden;

• c.

  de interne controle en bedrijfsbeveiliging

• 1.21.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer;

• b.

  gegevens met betrekking tot de aan betrokkene verleende bevoegdheden tot het betreden van ruimtes of toegang tot onderdelen van informatiesystemen en gegevens met betrekking tot het tijdvak waarbinnen deze bevoegdheden bestaan;

• c.

  gegevens met betrekking tot het feitelijk gebruik van de verleende bevoegdheden

• 1.

  21.4. Verstrekkingen

Intern (zie gedragscode)

Toegangsbeveiliging vliegbasis en penitentiaire inrichting ? Vliegbasis Leeuwarden, penitentiaire inrichting “De Marwei” in Leeuwarden en Huis van Bewaring “Blokhuispoort”.

• 1.22.

  Intern beheer

• 1.22.1.

  Naam van de verwerking (vallend onder artikel 36)

Applix

Verlofregistratie DI

Tim Coda

Planon

• 1.22.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  het interne beheer;

• b.

  de bedrijfsbeveiliging.

• 1.22.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer;

• b.

  Personeelsnummer;

• c.

  Feitelijke gegevens betreffende de functie en de taak binnen de organisatie;

• d.

  Feitelijke gegevens betreffende de door de betrokkene te verrichten werkzaamheden;

• e.

  Gegevens betreffende de aanwezigheid van betrokkene bij de verantwoordelijke en de afwezigheid in verband met ziekte, verlof of arbeidsduurverkorting;

• f.

  Gegevens omtrent de aan betrokkene beschikbaar gestelde werk- en bedrijfsruimte, gereedschappen, machines, kantoorbehoeften en ander materiaal of kleding, alsmede andere voorzieningen die met het oog op de werkzaamheden zijn verstrekt.

• 1.22.4.

  Verstrekkingen

Betrokken managers

Intern gebruik

• 1.23.

  Bezoekersregistratie

• 1.23.1.

  Naam van de verwerking (vallend onder artikel 37)

Registratie bezoekers HCL en Service Meldpunt

• 1.23.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  het interne beheer

• b.

  de bedrijfsbeveiliging

• 1.23.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer alsmede gegevens betreffende de organisatie/beroepsgroep waartoe de bezoeker behoort;

• b.

  gegevens betreffende de reden van het bezoek;

• 1.23.4.

  Verstrekkingen

Voor intern gebruik Historisch Centrum Leeuwarden en Service Meldpunt

• 1.24.

  Bezwaarschriften, klachten en gerechtelijke procedures

• 1.24.1.

  Naam van de verwerking (vallend onder artikel 39)

Bezwaarschriften en gerechtelijke procedures

Klachten

• 1.24.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  de behandeling van het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure

• b.

  het intern beheer;

• c.

  behandeling van geschillen;

• d.

  de uitvoering en toepassing van een andere wet

• 1.24.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de indiener van het bezwaarschrift, klacht, of gerechtelijke procedure;

• b.

  administratienummer;

• c.

  gegevens met betrekking tot de feiten en omstandigheden waarop het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure betrekking heeft, alsmede gegevens betreffende degenen tegen wie de klacht of procedure is gericht, voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn;

• d.

  andere gegevens met het oog op de organisatie van de behandeling van het bezwaarschrift, de klacht of het beroepschrift;

• e.

  andere gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

• 1.24.4.

  Verstrekkingen

Betrokken afdeling

Adviescommissie bezwaarschriften

Betrokken derden

Gerechtelijke instanties

Ten aanzien van klachten: eventueel de Nationale Ombudsman

• 1.25.

  Registers en lijsten

• 1.25.1.

  Naam van de verwerking (vallend onder artikel 40)

• 1.

  stuurgroepen

• 2.

  nevenfuncties gemeenteraads- en collegeleden

• 3.

  acces/excelbestanden

• 4.

  wijkmanagement

• 5.

  lijst met aansluitingen op riolering

• 6.

  administratie collectieve ongevallenverzekering

• 7.

  lijst met verstrekte gemeentegaranties

• 8.

  lijst van verkoop/reservering industriekavels

• 9.

  lijst van verkoop/reservering bouwkavels

• 10.

  lijst met abonnees van oa vergaderstukken

• 1.25.2.

  Doel van de verwerking

• a.

  het actueel houden van de register of lijst

• b.

  het nakomen van een wettelijke verplichting

• c.

  aanbieden van een voorziening

• d.

  uitvoering of toepassing van een andere wet

• e.

  het behandelen van geschillen of het doen uitoefenen van accountantscontrole

• 1.25.3.

  Categorieën van gegevens die worden verwerkt

• a.

  naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, alsmede bank en girorekeningnummer van betrokkene;

• b.

  een administratienummer;

• c.

  gegevens betreffende de hoedanigheid van betrokkene

• d.

  gegevens betreffende een gewenste hoedanigheid of een te leveren prestatie en de mate waarin betrokkene aan de voorwaarden daartoe voldoet;

• e.

  andere gegevens, waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

• 1.25.4.

  Verstrekkingen

Intern gebruik door de betrokken afdelingen die gegevens verzameld hebben

2. Verwerkingen gemeld bij het college bescherming persoonsgegevens

2.1.De melding bij het CBP

2.1. In de bijlage is aangegeven welke meldingen gemeld zijn bij het College Bescherming Persoonsgegevens. De verwerkingen zijn opgenomen in het openbare WBP-meldingenregister van het CBP. Dit register is te raadplegen op de site www.cbpweb.nl.

Alle meldingen zijn te raadplegen op www.cbpweb.nl