Cadeaus, vieringen en uitjes

Regels bij vieringen, diners en borrels, cadeaus bij geboorte en huwelijk, afscheid en gratificaties

Inhoudsopgave

• Afscheid medewerkers

• Houden van diners en borrels

• Geven van cadeaus aan medewerkers

• Beleid gratificaties

Afscheid medewerkers

Als het gaat om afscheid van medewerkers in het kader van pensionering is de regelgeving helder en duidelijk.

In de ‘Beleidsregels voor ambtsjubilea en afscheid personeel 2005’ is het afscheid voor medewerkers die naar elders vertrekken als volgt geregeld:

• 1

  De ambtenaar die op eigen verzoek uit dienst treedt van de gemeente Leeuwarden, kan onder bepaalde voorwaarden een tegemoetkoming krijgen in de door hem gemaakte kosten van een receptie of activiteit;

• 2

  Hiertoe dient hij aan te geven op welke wijze het afscheid gevierd zal gaan worden, inclusief een begroting van de kosten.

• 3

  na schriftelijke toestemming van het college wordt de tegemoetkoming op declaratiebasis betaald.

• 4

  de hoogte van de maximaal te betalen tegemoetkoming is afhankelijk van het aantal volle jaren dat de ambtenaar bij de gemeente (aaneensluitend) heeft gewerkt, met dien verstande dat de ambtenaar die nog geen twee volle jaren bij de gemeente werkzaam is geweest geen aanspraak heeft op een tegemoetkoming.

• 5

  Het bedrag van de maximale tegemoetkoming bedraagt:

  • a

    2 tot en met 5 dienstjaren € 150,--

  • b

    6 tot en met 10 dienstjaren € 300,--

  • c

    11 tot en met 15 dienstjaren € 450,--

  • d

    16 tot en met 20 dienstjaren € 600,--

  • e

    21 dienstjaren en hoger € 750,--

• 6

  de ambtenaar kan er voor kiezen om de door hem te organiseren receptie of activiteit binnen de daarvoor beschikbaar gestelde ruimten in het stadhuis dan wel het stadskantoor, of buiten de gemeentelijke gebouwen te houden.

Als het gaat om het afscheid van medewerkers die naar elders vertrekken of wanneer medewerkers van Dienst/sector wisselen is de regelgeving voor afscheidcadeaus en het vieren van afscheid, voor zover niet geregeld in de ‘Beleidsregels voor ambtsjubilea en afscheid personeel 2005’, als volgt:

• 1

  Wanneer medewerkers minder dan een jaar dan wel 1-2 jaar gewerkt hebben, en uit dienst treden, kan intern afscheid worden genomen (desgewenst met cluster/team of sector) met koffie en gebak op kosten van de werkgever waarbij degene waarvan afscheid wordt genomen een bloemetje, boek o.i.d. van max. € 20,-- ontvangt (aan te halen als ‘koffieregeling’).

• 2

  Wanneer er van Dienst of sector wordt gewisseld wordt er de eerste 2 jaar volgens de koffieregeling gehandeld. Wanneer er langer bij een sector is gewerkt wordt maximaal een vergoeding verstrekt als vermeld bij 5a. De hoogte van een eventueel cadeau als dank voor bewezen diensten is dan € 75,--.

• 3

  Voor medewerkers die naar elders (dus extern) vertrekken en langer dan 2 jaar bij een sector hebben gewerkt geldt dat zij ook een cadeau als dank voor bewezen diensten kunnen ontvangen naar rato van maximaal de helft van de tegemoetkoming, zoals benoemd bij de dienstjaren.

Houden van diners en borrels

Lid 1

Het houden van diners en borrels op kosten van de werkgever is niet toegestaan voor zo ver dit niet aan een zakelijke sectoractiviteit (bijv. integriteits-training, sectorbijeenkomsten, aftrap nieuwe sector, teambuilding etc.) is verbonden.

Lid 2

Bij sectoractiviteiten kan aan het eind van de dag, vooral wanneer deze dag in een externe locatie plaats heeft gevonden, wat hapjes en drankjes met elkaar worden genuttigd met als maximum € 10,-- per persoon per dag. Het is niet de bedoeling om daarna nog met elkaar op kosten van de werkgever te gaan dineren.

Lid 3

Gewenste afwijkingen op bovenstaande lijn worden vooraf met de directeur afgestemd.

Geven van cadeaus aan medewerkers

Lid 1

Bij geboorte of huwelijk kan vanuit het sectorbudget een bloemetje o.i.d. ter waarde van max. € 20,-- worden gegeven.

Lid 2

Andere vieringen zoals verjaardagen e.d. vallen hier niet onder. Sectoren hebben hier overigens vaak een eigen lief- en leedpot voor.

Beleid gratificaties

In 2007 is binnen de DR, en vervolgens ook met de OR, afgesproken om per 2008 in december via intranet bekend te maken wie een gratificatie heeft gekregen en waarom. Dit dan vanaf € 100,--. Bij de bekendmaking zullen ter bescherming van de privacy geen bedragen worden genoemd. Voor de volledigheid de regels die gelden voor gratificaties:

Het kader waarbinnen het toekennen van gratificaties plaats vindt is artikel 15:1:28 CAR/UWO en de door het college van Burgemeester & Wethouders, i.o.m. het Georganiseerde Overleg, vastgestelde nota Gedifferentieerd Belonen d.d. 7-02-1990.

Een gratificatie is bedoeld als blijk van waardering voor een buitengewone individuele arbeidsprestatie.

Checklist

• -

  Is er sprake van een buitengewoon goed functioneren in de eigen functie of in relatie tot werkzaamheden die niet tot de “normale” functie behoren, waarbij een extra inspanning is geleverd door betrokkene (bijv. zwaardere inzet dan eigen functieniveau, extra werkzaamheden naast de eigenlijke functie-uitoefening, bijzondere verantwoordelijkheid in relatie tot afbreukrisico).

• -

  Is de gratificatie gebaseerd op na te trekken informatie. Uit deze informatie – mede verkregen op basis van het minimaal 1 x per jaar gehouden functioneringsgesprek – dient een positieve waardering te blijken.

• -

  Draagt het resultaat van de inzet bij aan de organisatie-/afdelingsdoelstellingen.

• -

  Is de reeds op een andere wijze geregelde financieel gewaardeerde inzet (bijv. waarnemingstoelage, extra periodiek, toelage) meegenomen in de beoordeling van de hoogte van de gratificatie.

De hoogte van de gratificatie:

• -

  De hoogte van de gratificatie wordt uitgedrukt in een netto bedrag.

• -

  Gratificaties tot € 100,-- kunnen door de sectormanager zelfstandig toegekend worden.

• -

  Gratificaties van € 100,-- tot € 500,-- worden vooraf door de sectormanager gemeld bij de directeur.

• -

  Gratificaties boven € 500,-- worden vooraf door de directeur gemeld in de Directieraad.

• -

  Dienstbrede attenties worden door de directeur vooraf gemeld in de Directieraad.

Bij ambtenaren die ingeschaald zijn in schaal 12 en hoger wordt terughoudendheid betracht bij het toekennen van gratificaties omdat van personeel in deze functieschalen zo nu en dan bepaalde extra inspanningen mogen worden verwacht.

Alle gratificaties, alvorens ze toe te kennen, in het managementteam van de desbetreffende dienst worden besproken.

VVV-bonnen en dergelijke worden als gratificatie aangemerkt en dienen als zodanig te worden beschouwd, dat wil zeggen dat deze tot € 100,-- door de sectormanager zelfstandig kunnen worden toegekend, daarboven volgens voorgaande route. Verstrekte bonnen tot € 100,-- worden niet op intranet gemeld.